Gestão do Conhecimento: Prepare-se Para um Caminho de Vitórias!17 min read

Refere-se a uma abordagem multidisciplinar para atingir os objetivos organizacionais, fazendo o melhor uso do conhecimento.

Uma disciplina estabelecida desde 1991, a gestão do conhecimento inclui cursos ministrados nas áreas de administração de empresas , sistemas de informação , gestão, bibliotecas e ciências da informação .

Outros campos podem contribuir para a pesquisa da gestão do conhecimento, incluindo informações e mídia, ciência da computação , saúde pública e políticas públicas.

Várias universidades oferecem mestrado especializado em gerenciamento de conhecimento.

Muitas grandes empresas, instituições públicas e organizações sem fins lucrativos possuem recursos dedicados aos esforços internos de gestão do conhecimento, muitas vezes como parte de seus departamentos de negócios , gerenciamento de TI ou de recursos humanos . 

Várias empresas de consultoria fornecem conselhos sobre a gestão do conhecimento a essas organizações.

Os esforços de gestão do conhecimento geralmente se concentram em objetivos organizacionais, como melhor desempenho, vantagem competitiva , inovação , compartilhamento de lições aprendidas, integração e melhoria contínua da organização.

Esses esforços se sobrepõem à aprendizagem organizacional e podem se distinguir por um foco maior na gestão do conhecimento como um bem estratégico e no incentivo ao compartilhamento de conhecimento .

Os esforços de gestão do conhecimento têm uma longa história, incluindo discussões no local de trabalho, aprendizado formal , fóruns de discussão , bibliotecas corporativas, treinamento profissional e programas de orientação.

Com o aumento do uso de computadores na segunda metade do século 20, específicos adaptações de tecnologias, tais como bases de conhecimento , sistemas especialistas , repositórios de informações , o grupo de sistemas de apoio à decisão , intranets e cscw ter sido Introduziu para aumentar ainda mais esses esforços.

Em 1999, o termo gestão do conhecimento pessoal foi introduzido; Refere-se à gestão do conhecimento a nível individual.

Na empresa, coleções iniciais de estudos de caso reconheceram a importância das dimensões de gerenciamento de conhecimento de estratégia, processo e medição .  

As principais lições aprendidas incluem as pessoas e as normas culturais que influenciam seus comportamentos são os recursos mais críticos para a criação, divulgação e aplicação de conhecimentos bem sucedidos;

Processos de aprendizagem cognitivos, sociais e organizacionais são essenciais para o sucesso de uma estratégia de gestão do conhecimento;

E medidas e incentivos são essenciais para acelerar o processo de aprendizagem e impulsionar a mudança cultural.

Em suma, os programas de gestão do conhecimento podem gerar benefícios impressionantes para indivíduos e organizações se forem propositadas,

Gestão do conhecimento como ferramenta de estratégia organizacional

Não se tem uma gestão do conhecimento se não houver gestão da informação, pois muitas empresas utilizam a gestão do conhecimento de forma errada, se saturando de informações e materiais inapropriados para tomada de decisões.

Há empresas que pensam em juntar toda quantidade de informação possível, mas não sabe gerir esta informação buscando um conhecimento agregado, e isso leva até a perda de mercado ou de posição, pois, quando mais se precisa do conhecimento para decidir algo, os gestores se vêem em situação difícil, por não conseguirem utilizar a melhor informação possível diante da quantidade de lixo.

É importante saber gerir as informações para utilizar o conhecimento extraído delas, e armazenar somente o que for necessário, abolindo a idéia de quanto mais informação, mais conhecimento terá.

Podemos citar hoje como ferramentas para gestão do conhecimento, os portais corporativos, as intranets, o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), Datawarehouse, entre outras ferramentas que visam criar, indexar, compartilhar e disseminar o conhecimento entre as pessoas, facilitando na busca de informações e conhecimentos precisos para tomada de decisão.

A gestão do conhecimento é um campo crescente, tanto na comunidade empresarial, quanto na área acadêmica.

Mesmo sendo um tema relativamente novo no contexto empresarial, vem tendo grandes proporções nos processos de negócios ressaltando a necessidade de entender como o conhecimento é gerado e usado na solução de problemas e tomadas de decisão.

Portanto, uma boa gestão do conhecimento, gera novos procedimentos de trabalho e amplia o conhecimento nas mentes humanas.

E uma organização que pretende definir uma estratégia adequada de gestão do conhecimento, deve dispor dos fundamentos para que a inovação e compartilhamento do conhecimento prevaleçam por toda ela.

Gestão do conhecimento: o grande desafio empresarial

De tempos em tempos, mudanças sensíveis na cultura empresarial acontecem e causam impactos diretos nos negócios. Foi-se o tempo em que apenas equipamentos e atividades operacionais geravam lucratividade para as organizações.

Hoje, o olhar empresarial também está voltado para o capital intelectual, ou seja, para as pessoas.

A importância dada a elas – suas capacidades criativas, motivações, competências e conhecimentos – é sentida como um diferencial e uma oportunidade para as empresas crescerem mais. Fato este apontado pela recente pesquisa da Deloitte, que indica que as organizações pretendem investir cerca de 2,4% de seu lucro em benefícios aos colaboradores.

Dar maior importância às pessoas do que aos bens tangíveis torna-se uma tendência porque são elas que detém os conhecimentos mais valiosos sobre como atingir melhores resultados, como diagnosticar problemas e otimizar processos internos, enquanto os equipamentos usados nas operações são meros coadjuvantes para tal fim.

A maneira de aproveitar melhor o conhecimento desses colaboradores é praticar a gestão do conhecimento, que nada mais é do que estimular e facilitar a troca, e o uso e a criação de conhecimento em toda a empresa.

Com a gestão do conhecimento, as pessoas são incentivadas a compartilhar aquilo que sabem, de forma a criar um ambiente de trabalho no qual toda experiência válida pode ser acessada pelos outros colaboradores e aplicada em suas atividades a fim de elevar a produtividade da companhia.

 

Falando em conhecimentos, há dois tipos básicos que podem ser aplicados pelo ser humano: o explícito e o tácito. O conhecimento explícito é o mais fácil de ser colocado em palavras, registrado e documentado.

É facilmente adquirido por meio da leitura de manuais, livros e artigos, por exemplo. Quando falamos das funcionalidades de um sistema, ou das etapas de um processo produtivo, tratamos do conhecimento explícito.

O segundo tipo – o tácito – é o mais difícil de ser colocado em palavras e é adquirido apenas com a prática.

O conhecimento tácito é aquele que só conseguirmos mostrar ao usar. Um líder gerindo sua equipe, um médico realizando um diagnóstico ou vendedor fechando uma venda difícil, são exemplos desse tipo de conhecimento. É difícil de explicar e só se aprende com a experiência, com a vivência.

Para as empresas, a gestão do conhecimento pode ser de grande valia, pois contribui para a geração de valor, otimização das operações e para melhora do atendimento ao cliente final. Por isso deve ser aplicado nas empresas.

Uma vez disseminado, o conhecimento pode ser retido por outros colaboradores, a fim de gerar resultados sempre superiores aos do passado.

Um engenheiro que opera uma plataforma de petróleo em alto mar tem uma experiência riquíssima que deve ser bem aproveitada. É preciso reconhecer e disseminar esse conhecimento para que a empresa esteja sempre evoluindo. É algo contínuo.

Um dos desafios para as empresas atualmente é aplicar a gestão do conhecimento de forma alinhada aos negócios, orientada para os objetivos estratégicos da empresa.

Não adianta implantar a gestão do conhecimento sem pensar em quais resultados se quer atingir. Caso contrário, a gestão do conhecimento gera pouco impacto.

Gestão do conhecimento organizacional

A criação do conhecimento organizacional é a ampliação do conhecimento criado pelos indivíduos, se satisfeitas as condições contextuais que devem ser propiciadas pela organização  e seus vários aspectos e componentes devem ser delimitados e levados em consideração, como, por exemplo, a cultura organizacional e o comportamento humano nas organizações.

 As questões da criação, compartilhamento e uso/aplicação, a política de informação e a visão organizacional do conhecimento e até mesmo as questões referentes aos locais de encontro e as políticas de seleção, contratação e manutenção do capital humano.

É necessário um profundo repensar do que são o trabalho e a gestão na era da informação, da inovação perpétua e do conhecimento.

Sob essa ótica, a compreensão da palavra gestão, quando da sua associação com a palavra conhecimento, não deve ser apreendida como controle.

Esse é um passo extraordinariamente complexo, uma vez que crescemos, trabalhamos e aprendemos em uma sociedade industrial, inserida em um modo de produção capitalista e que impingiu à palavra gestão, no contexto da práxis empresarial, o significado mais nefasto para a palavra controle.

Gestão do conhecimento, no contexto capacitante, significa promoção de atividades criadoras de conhecimento em nível organizacional.

A compreensão do contexto capacitante propicia à organização a possibilidade de fazer vir á tona as melhores informações e conhecimentos disponíveis na organização.

A questão crucial colocada é como criar o contexto organizacional adequado para o compartilhamento de informações e conhecimentos, para a aprendizagem coletiva, para um repensar do trabalho e das práticas de gestão na “Sociedade da Informação” e até mesmo atinar para questões como layout e política de remuneração pró-produtividade e vendas.

Pessoas trocam mais ou menos informações em um layout de escritório do tipo baias? Se a remuneração por vendas ou produtividade for feita em uma base individual, isso fará com que as pessoas compartilhem suas informações e conhecimentos em maior ou em menor grau?

Gestão do conhecimento na prática

Estamos diante de um cenário de rara complexidade, no mundo corporativo e na sociedade em geral.

Fenômenos econômicos e sociais, de alcance mundial, são responsáveis pela reestruturação do ambiente de negócios. A globalização da economia, impulsionada pela tecnologia da informação e pelas comunicações, é uma realidade da qual não se pode escapar.

É nesse contexto que o conhecimento, ou melhor, que a gestão do conhecimento (KM, do inglês Knowledge Management) se transforma em um valioso recurso estratégico para a vida das pessoas e das empresas. Não é de hoje que o conhecimento desempenha papel fundamental na história.

Sua aquisição e aplicação sempre representaram estímulo para as conquistas de inúmeras civilizações.

No entanto, apenas “saber muito” sobre alguma coisa não proporciona, por si só, maior poder de competição para uma organização. É quando aliado a sua gestão que ele faz diferença.

A criação e a implantação de processos que gerem, armazenem, gerenciem e disseminem o conhecimento representam o mais novo desafio a ser enfrentado pelas empresas.

Termos como “capital intelectual”, “capital humano”, “capacidade inovadora”, “ativos intangíveis” ou “inteligência empresarial” já fazem parte do dia-a-dia de muitos executivos.

O conceito de gestão do conhecimento parte da premissa de que todo o conhecimento existente na empresa, na cabeça das pessoas, nas veias dos processos e no coração dos departamentos, pertence também à organização.

Em contrapartida, todos os colaboradores que contribuem para esse sistema podem usufruir de todo o conhecimento presente na organização.

Cada vez mais os executivos entendem a função da tecnologia da informação (TI) e seus serviços como meios para o sucesso de uma estratégia, e não como um fim em si mesmo.

Também admitem a necessidade de alinhamento da tecnologia com os processos da empresa e com as questões relativas a pessoas. Isso fica evidente nas respostas sobre o envolvimento da área de TI em projetos passados ou futuros de gestão do conhecimento, que foi superado pelo da alta gestão e pelo de RH.

O papel da área de TI é de suporte à gestão do conhecimento.

Seu desafio é identificar e/ou desenvolver e implantar tecnologias e sistemas de informação que dêem apoio à comunicação empresarial e à troca de idéias e experiências.

Isso facilita e incentiva as pessoas a se unir, a tomar parte de grupos e a se renovar em redes informais de aquisição e troca de conhecimento, além de compartilhar problemas, perspectivas, idéias e soluções em seu dia-a-dia profissional.

A área de RH foi sabiamente indicada pelos entrevistados como importante participante em projetos de gestão do conhecimento, já que idealmente é responsável pela definição, desenvolvimento e implantação de estratégias que tratam de aspectos relacionados às pessoas integrantes da organização.

Muitos entendem com naturalidade que os funcionários são cruciais para o sucesso da implantação de projetos de KM, estejam eles no papel de usuários ou de fornecedores de conhecimento. Assim como a TI, o RH tem papel de apoio em projetos de gestão do conhecimento.

Não se pode esquecer a importância do envolvimento da alta gestão nos projetos do KM.

Ferramentas de gestão do conhecimento

 

Ferramentas para a Gestão de Conhecimento vão além da administração de dados e de informações.

Elas facilitam a organização dos processos de conhecimento, possibilitando uma melhor e mais rápida geração, codificação e transferência do conhecimento. Como qualquer ferramenta elas foram criadas para facilitar o trabalho do homem, aumentando sua produtividade.

As ferramentas de Gestão do Conhecimento não são todas baseadas em sistemas de computador, entretanto as ferramentas mais usadas são essencialmente tecnológicas, devido à sua rápida capacidade de evolução, dinamismo e impacto organizacional.

É um assunto que está constantemente sendo discutido nos dias de hoje, por sua crescente importância em diversos setores empresariais.

Por isso, é importante que todos os administradores conheçam um pouco mais sobre este tema tão importante, a fim de difundirem sua aplicação, com o objetivo de maximizar o sucesso das organizações dentro e fora dos seus domínios.

Assim, os profissionais que souberem lidar com ativos intangíveis, como o conhecimento, terão cada vez mais espaço no mercado de trabalho.

Me dá um exemplo de como tudo isso funciona?

Claro. Imagine um setor de uma empresa que dependa única e exclusivamente de uma pessoa e de todo o conhecimento que ela adquiriu em 20 anos de trabalho. E, mais que de repente, esta pessoa saia da empresa.

Existe outra pessoa na empresa que conheça o serviço dela? Não. E agora? Caos total!

Por isso, é importante que o conhecimento seja bem gerenciado na empresa, incentivando a troca de experiências, vivências e o compartilhamento de informações relevantes para a empresa. Um sistema em que o conhecimento não seja monopolizado por uma ou duas pessoas. Entendeu?

Processo de gestão do conhecimento

A gestão do conhecimento pode mudar de forma substancial o gerenciamento de uma organização, mas muitas delas tem feito isso de forma estrita e reducionista.

Da mesma maneira que as outras atividades na organização são feitas de forma processual, a gestão do conhecimento também precisa ser processual e, sendo
assim, o caminho natural é desenhar um processo e não simplesmente executar um projeto de GC (gestão do conhecimento).

Como bem destacaram em sua obra, Davenport e Prusak (1998) “a gestão do conhecimento é uma coleção de processos que governa a criação, disseminação e
utilização de conhecimentos”.

Analisando desta forma, projetos são definidos como esforços temporários empreendidos para criar um produto ou serviço único e por isso têm um início e um término bem definidos. A data de início pode não ser bem definida no momento em que a ideia está transformando-se em um projeto.

O fim, contudo, tem de estar claramente definido para que todos os participantes cheguem a um consenso sobre o que se compreende ser o projeto completo. Todo projeto gera um produto singular e o resultado pode ser tangível (como uma edificação) ou pode ser intangível, como novas diretrizes de contratação de pessoal.

Mas, a gestão do conhecimento não tem fim. Ela tem um início bem definido e deve ser tratada na organização sob a forma de práticas rotineiras de gestão com foco no conhecimento.

Neste sentido, a gestão do conhecimento não pode ser vista como projeto e sim como um processo de apoio à gestão empresarial.

Isto não significa que as organizações não possam fazer projetos-piloto de Gestão do Conhecimento, mas que estas ações tenham seu início em alguns departamentos e processos e depois ganhem legitimidade e se tornando corporativos.
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Em primeiro lugar, a empresa deve assumir uma postura de aprendizagem e valorização do conhecimento e das pessoas que participam da organização.

Um exemplo ocorreu na fase de aplicação dos processos de enxugamento, quando muitas empresas tiveram que readmitir empregados que haviam sido dispensados, em função do conhecimento que possuíam. Estas organizações não tinham documentado e valorizado o conhecimento destas pessoas.

Um dos autores de destaque na área de aprendizagem organizacional é Senge (2004), que propõe um estilo gerencial baseado em 5 conjuntos de teorias e práticas: domínio pessoal, modelos mentais, visão compartilhada, aprendizagem em equipe e pensamento sistêmico.

Vejamos de forma um pouco mais detalhada cada um destes aspectos:

Domínio pessoal: é a disciplina que possibilita continuamente esclarecer e aprofundar nossa visão pessoal, no qual a vida é encarada como um trabalho
criativo.

Trata-se de um nível especial de proficiência que estimula a “tensão criativa”, ou seja, a análise do que queremos e onde estamos em relação ao que
queremos, estimulando uma visão sobre a realidade objetiva e se moldando como energia transformadora.

A disciplina do domínio pessoal começa esclarecendo aquilo que nos é realmente importante.

Modelos mentais: muitas modificações administrativas não podem ser postas em prática por serem conflitantes com modelos mentais tácitos. Muitas mudanças   organizacionais deixam de ser implementadas porque conflitam com idéias arraigadas e paradigmas que interferem sobre as nossas atitudes, muitas vezes
sem que tenhamos consciência disso.

Em um processo de aprendizagem, os líderes devem ser permanentemente estimulados a analisarem esses modelos e se abrirem às idéias alheias.

Visão compartilhada: a empresa deve ter princípios e práticas que unam os profissionais em torno de uma identidade comum, onde deve prevalecer o compromisso e o comprometimento em lugar da aceitação. A conexão das pessoas em torno de uma missão fornece o aprendizado organizacional efetivo.

Aprendizagem em equipe: a unidade de aprendizagem moderna é o grupo e não o indivíduo. O diálogo facilita a aprendizagem em equipe e, quando esta produz resultados, seus integrantes crescem mais rápido e a organização também.

A aprendizagem em equipe envolve 3 dimensões críticas: reflexão sobre problemas complexos, ação inovadora e disseminação de práticas e habilidades distintas entre as equipes.

Pensamento sistêmico: esta é a quinta disciplina, que integra todas as outras, o elemento de ligação, fundindo-as em um corpo coerente de teoria e prática.

O pensamento sistêmico ajuda-nos a enxergar as coisas como parte de um todo, não como peças isoladas, bem como criar e mudar a sua realidade.

Somente desvendando os fios invisíveis que compõem a rede integrada de relacionamento na qual o problema a ser atacado se insere é que temos a chance de efetivamente
resolve-lo.

É neste sentido que o pensamento sistêmico é integrador e permite a análise de eventos distantes no tempo e espaço, cujas conexões nem sempre são evidentes.