Controle de estoque: não compre mais do que você precisa!17 min read

Ele garante que o seu capital não está amarrado desnecessariamente, e protege a produção se surgirem problemas com a cadeia de abastecimento.

Bem como protege os vendedores contra falta de produtos para serem vendidos. Acompanhe esse artigo!

Conceito de controle de estoque

O controle de estoque abrange as atividades de planejamento, organização e controle do fluxo de materiais na organização.

Em outras palavras, a movimentação e o armazenamento de matérias-primas, produtos (acabados ou inacabados), ferramentas e equipamentos.

Por que fazer: fazer controle de estoque não é uma opção das empresas, mas uma obrigação.

Além de otimizar espaço físico, este gerenciamento possui uma série de vantagens, tais quais:

• Gestão de produção eficiente, orientada ao que gira mais no estoque;
• Gestão de compras eficiente;
• Melhoria na comunicação entre as áreas – compras, vendas, estoque, logística e financeiro;
• Redução de perdas;
• Produtividade de forma geral;
• Controle de estoque;
• Análise Individual – Controle de Estoque.

Existem dois aspectos importantes no controle de estoque: o físico e o contábil. O físico se trata de como a sua operação estará organizada na prática.

Arrumação dos estoques e centros de distribuição, trânsito de mercadorias e equipamentos, expedição e burocracia.

A parte contábil se trata de como o estoque será contabilizado no balanço patrimonial.

O aspecto contábil parece besteira, mas vou mostrar um exemplo rápido de como a situação pode se complicar.

Digamos que você tem uma papelaria, ou seja, um negócio de revenda. Você faz as seguintes operações:

Importância do controle de estoque nas organizações

Utilizar um software para gestão de estoque faz com que controles manuais sejam evitados, o que reduz consideravelmente o risco de erros e retrabalhos, permite que os gestores analisem relatórios de dados, fornecendo apoio no processo de tomada de decisão.

Além de fazer com que os processos sejam mais ágeis, mais uma vez contribuindo para o aumento da produtividade.

Além disso, podemos dizer que a automação dos processos da área influencia diretamente na gestão financeira da empresa, que passa a ter maior controle sobre o capital que é empregado nos estoques e quanto é necessário disponibilizar para efetuar novas compras, com base na análise do giro do estoque.

Como podemos ver, o controle de estoque otimizado, além de trazer diversas vantagens para a área, é capaz de causar impactos benéficos tanto para a área de vendas (que passa a enxergar com mais clareza as saídas de cada item em determinados períodos).

Neste contexto, é bom para a área de compras (que possui dados mais precisos para realizar compras mais certas) e também para a área financeira (que passa a controlar melhor o capital que é empregado no estoque e não compromete o capital de giro com a compra errada dos itens).

Problemas da falta de controle de estoque

A tecnologia é uma grande aliada, mas sozinha não resolve o problema.

Processos operacionais são fundamentais, uma vez que a gestão de estoque no varejo é muito vulnerável a eventos do dia a dia.

Já parou para pensar quanta dor de cabeça é gerada pela falta de controle do estoque?

Para começar, onde está a origem do problema? Quais são as maiores causas desse problema que tira o sono do varejista?

Listamos causas de problemas no seu controle de estoque:

Comprar mais que o necessário

A compra em excesso traz risco de vencimento da validade dos produtos, necessidade de mais espaço para armazenamento, dificulta a realização de inventário, além de paralisar o capital de giro.

Falta de inventários periódicos

Sem a conferência periódica, perde-se a chance de encontrar possíveis falhas operacionais.

Não há como deixar de verificar as divergências entre o estoque no sistema e a quantidade presente no estoque físico da sua loja.

O inventário é o principal aliado do varejista na hora de encontrar problemas no estoque.

Veja esse artigo e entenda a importância de realizar um inventário de periódico em sua loja.

Falha na segurança

A falta de controle no acesso de pessoas no depósito e ausência de monitoramento por meio de câmeras, pode facilitar o furto de mercadorias, que geram rupturas.

Mau armazenamento

Manter produtos a altas temperaturas ou a ambientes de muita umidade pode levar a perdas.

As perdas podem representar um grande problema para o varejista. Entenda como evitar as perdas de produtos.

Não registrar todas as movimentações

Deixar de registrar todas as saídas ou entradas gera inconsistência no controle do estoque, levando a compras desnecessárias ou a rupturas no estoque.

Utilização de “cadastro genérico”

Ao utilizar um cadastro genérico todo seu controle de estoque estará comprometido, uma vez que a mercadoria que está sendo vendida não sofrerá baixa no sistema.

Fator de conversão incorreto

Caso um produto seja registrado com fator de conversão incorreto prejudicará diretamente seu estoque.

Imagine um fardo com 6 unidades ser registrado com fator de 12 unidades!

Se for uma entrada, dobrará a quantidade lançada do produto, se for na saída baixará o estoque em dobro. Confira esse artigo para entender o impacto do fator de conversão.

Cadastrar produtos sem detalhar sua descrição.

Cadastrar um produto com uma descrição incompleta dificulta sua busca e consulta.

Caso não haja o código do item para fazer a movimentação, corre-se o risco de não lançar o item correto e gerar uma baixa para outro produto.

Não realizar conferências nas entradas

Não conferir a entrada da mercadoria é um grande erro, uma vez que o fornecedor pode ter enviado produtos e/ou quantidades e/ou preços diferentes do pedido efetuado.

Além disso, a conferência no ato do recebimento certifica se a quantidade constante na nota fiscal é a mesma recebida pelo conferente, a dar entrada no estoque. Além de evitar fraudes, o controle de estoque ficará correto.

A solução para acabar com esse problema é implementar processos de conferência no recebimento.

Confira esse artigo completo sobre o assunto.

Vinculações incorretas

Ocorre muito em produtos de produção, nos quais a mudança da receita dos produtos não é informada no sistema.

Dessa forma, o antigo produto continua sendo baixado, enquanto outro está sendo utilizado na produção e, consequentemente, sem baixa no estoque.

Confira esse artigo, explicamos melhor sobre a vinculação para baixa.

Cadastro de Produtos, Processos e Software

As causas de erro de estoque estão ligadas à falta de processos e/ou cadastro de produtos mal feito e/ou a não utilização ou utilização errada de tecnologia.

Fique atento a esses três fatores, basta um falhar para colocar em risco toda a operação.

Planejamento e controle de estoque

Já vimos que o controle de estoque é crucial na vida de uma empresa.

Um estoque mal administrado gera custos desnecessários, diminuindo a margem de lucro e afetando todos os cálculos de operação da companhia, como os pontos de equilíbrio.

Do ponto de vista do cliente, uma empresa que faz má gestão do seu estoque passa uma imagem de desorganização e falta de credibilidade.

Para que nada disso aconteça no seu dia a dia, hoje vamos detalhar 2 dos principais métodos de controle de estoque — o PEPS e UEPS — e ainda apresentar as demais opções. Confira:

PEPS

É um dos métodos de controle de estoque mais conhecidos, cuja sigla significa Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair.

A ideia é simples: no momento em que um produto é retirado do estoque, prioriza-se o produto mais antigo. Isso significa que os primeiros itens comprados pela sua empresa são os primeiros itens a serem vendidos para os clientes.

O PEPS é indispensável quando a empresa trabalha com produtos perecíveis, pois tende a fazer com que o item mais antigo seja o primeiro a ser vendido.

Outra vantagem do PEPS é facilitar a gestão financeira da sua empresa.

Ao trabalhar com o preço de custo por unidade do estoque, em vez da média do preço de custo de todas as unidades, é possível diferenciar o preço de venda do mesmo produto.

Isso favorece o repasse de aumentos e descontos obtidos nas compras mais antigas em relação às compras mais recentes.

Especialmente para quem trabalha com importação, este pode ser um diferencial competitivo, pois fazer uma compra com dólar mais baixo significa uma margem maior em um mesmo preço de venda.

Além disso, o PEPS é o método contábil utilizado pela Receita Federal do Brasil para o cálculo de tributos. É com base nele que o seu estoque é avaliado e, em cima dessa estimativa, são calculados os impostos e tributos.

UEPS

A sigla, de forma intuitiva, pode ser lida como Último a Entrar, Primeiro a Sair.

A ideia também é simples: o último item comprado é o primeiro a ser vendido.

Se a sua empresa trabalha com itens perecíveis, o UEPS não é viável.

Nesse cenário, o uso desse método poderia fazer com que a primeira mercadoria comprada, no momento da venda, já estivesse vencida.

O UEPS, no entanto, é um dos métodos de controle de estoque mais eficientes para o planejamento da produção, ao permitir ajustes rápidos nos preços e quantidades a serem fabricadas de acordo com o consumo real.

Uma vez que os últimos itens adicionados são os primeiros a serem vendidos, tem-se uma média do consumo daquele período, permitindo prever o consumo futuro na medida em que novos produtos vão entrando no estoque.

O UEPS, porém, tende a reduzir a margem de lucro operacional das empresas, uma vez que, no momento da medição, os fatores externos momentâneos (inflação, variação cambial etc.) são repassados ao preço de custo da mercadoria.

Por esse motivo, ele não é aceito pela Receita Federal e deve-se usar o PEPS na precificação do estoque.

Independentemente do método escolhido, é fundamental garantir que haja um controle estrito sobre os produtos que entram e que saem do estoque do negócio.

No caso da metodologia UEPS, a questão mais importante a ser controlada é a data de entrada.

Produtos que chegam primeiro devem ser dispostos de forma que se tornem mais facilmente acessíveis.

A partir do faturamento de pedidos, a seleção e o despacho de itens devem acontecer de acordo com as datas.

Também é necessário revisar os preços dos produtos, de modo que o valor seja o mais ajustado possível para as condições.

Como normalmente é usado para o controle de produtos perecíveis, também vale a pena considerar o registro da data de validade, de modo a evitar possíveis desperdícios.

Já no caso do UEPS, o registro da data vai orientar no sentido inverso, já que os itens mais recentes vão ter que sair antes dos demais.

Nesse cenário, uma das possibilidades inclui manter o estoque mínimo, já que assim não há o risco de produtos encalharem.

Quanto aos preços, eles têm que ser ajustados conforme os valores do momento presente.

Quem importa com o dólar alto, por exemplo, vai precisar repassar o valor para o novo preço, o que pode levar à perda de competitividade.

Em ambos os casos, contar com um sistema de gestão integrada favorece o acompanhamento do estoque.

Com os registros de entrada acontecendo de maneira automática, a avaliação de valor também fica mais simples segundo a metodologia selecionada.

Além desses dois, que são os mais conhecidos, também é possível realizar o controle por meio do custo médio.

Basicamente, ele determina que a gestão realize uma média ponderada dos custos do estoque.

Para que isso seja possível, o cálculo do custo tem que ser refeito a cada aquisição.

Lotes maiores têm pesos maiores, então isso garante um controle maior sobre o que está armazenado.

Não é muito indicado para empresas que possuem uma grande movimentação de estoque em pouco tempo, mas também pode ser utilizado para fazer declarações de impostos.

Além desse, há também o preço específico, que leva em consideração o valor de cada unidade.

De uma forma geral, o valor final do estoque é baseado na soma de todos os custos individuais das unidades.

É pouco usado por grandes varejistas, mas pode fazer sentido para empresas cuja unidade de armazenamento seja composta por itens mais facilmente identificáveis, como grandes maquinários.

A escolha, portanto, depende da capacidade técnica do negócio e também do tipo de produto vendido.

Além disso, todo o estoque tem que ser avaliado pela mesma metodologia.

Viu como os métodos de controle de estoque são necessários e importantes para o sucesso da sua empresa?

Não somente para atender à legislação vigente, é preciso controlar rigorosamente o que entra e o que sai da companhia para evitar prejuízos, distorções nos cálculos operacionais e problemas com o Fisco que podem prejudicar a imagem da sua empresa.

Benefícios do controle de estoque

O controle de estoque é algo essencial para que a sua empresa ofereça os produtos certos na hora certa.

Afinal, ele funciona como uma ferramenta de monitoramento de tudo que está disponível no depósito e permite que você programe melhor as compras que devem ser feitas.

Logo, esta área precisa ser levada a sério e fazer parte do seu planejamento.

Garantia de um excelente atendimento aos clientes

Independente da sua área de atuação, é fundamental buscar maneiras de atender as necessidades dos seus clientes para que eles estejam sempre satisfeitos com a sua empresa.

O controle do estoque é uma ferramenta essencial para isso.

Com ele, você sabe exatamente o que e quando comprar para não deixar os seus clientes na mão.

Nenhum desperdício de recursos

Se deixar produtos faltando é um problema que pode afetar a satisfação do cliente, ter produtos demais pode causar sérios prejuízos às finanças da empresa.

Quanto melhor é a gestão de estoque, menor é a probabilidade de que itens desnecessários sejam comprados.

Produção em dia

Caso a sua empresa atue com a fabricação de produtos, o mau controle do estoque também pode afetar o setor de produção.

Se falta alguma matéria-prima necessária para a confecção da mercadoria, é preciso parar o processo, fazer novo pedido de compra e esperar que o fornecedor faça a entrega.

Você já calculou quanto esse tipo de atraso representa em dinheiro para o seu negócio?

Entregas na data correta

Este controle também garante que as mercadorias vendidas sejam entregues na data certa.

Imagine fechar um pedido e só depois descobrir que a sua loja não tem o produto disponível.

Isso pode gerar uma grande confusão e, certamente, vai resultar em um cliente insatisfeito por não ter recebido o produto na data prometida.

Se você sabe o que tem em estoque, sabe quais prazos deve passar aos seus consumidores!

Momento correto de lançar promoções

Se há muita quantidade de determinada mercadoria em estoque, pode ser hora de lançar uma promoção para liberar espaço físico.

Além disso, se o sistema permite que você controle o prazo de validade dos itens armazenados e você identifica que o prazo de algum produto está perto do vencimento, este também pode ser um bom momento para colocar a mercadoria em oferta.

Vale lembrar que promoções funcionam muito bem como estratégias de marketing: ajudam a atrair a atenção de novos clientes e a engajar antigos.

Como fazer um bom controle de estoque

O gestor financeiro deverá manter controle do estoque por tipo de mercadorias/produtos existentes na empresa, da seguinte forma:

• Registrar no Controle de Estoque a quantidade, o custo unitário e o custo total das mercadorias/produtos vendidos.
• Periodicamente, confirmar se o saldo apurado no Controle de Estoque “bate” com o estoque físico existente na empresa.
• Calcular no Controle de Estoque o saldo em quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que ficaram em estoque.
• O custo unitário é calculado pelo custo médio ponderado dividindo-se o custo total pela quantidade.

Controle de estoque físico e financeiro

O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa, seja matéria-prima, seja mercadoria, e quanto essa quantidade significa em valores monetários.

Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de uma empresa.

Nem por isso é uma função menos importante, na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio.

Contudo, grande parte das pequenas empresas não realiza um controle eficaz dos insumos, apresentando, via de regra, “furos” de estoque (as quantidades físicas não “batem” com o registro em fichas ou sistema).

Uma das consequências da falta de controle está no fato de não ser possível checar se o consumo efetivo dos materiais está de acordo com a sua real necessidade.

Com efeito, não conhecer o consumo médio dos materiais dificulta a compra que vise diminuir a necessidade de capital de giro da empresa.

O estoque de alguns itens, por exemplo, pode estar superdimensionado, o que significa um capital desnecessariamente parado.

A falta de gestão tem como consequência, também, a parada na produção ou nas vendas pela falta de materiais ou mercadorias, com diminuição da produtividade.

A possibilidade de desvios da produção também é uma consequência da falta de um controle efetivo.

Recomendações

• O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente;
• Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado;
• Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída;
• Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou;
• Implantar o “Inventário Rotativo”. Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados.
• As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada;
• Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque.

Com informações estatísticas sobre o que está saindo, o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais, auxiliando na compra para melhor aproveitamento do capital de giro da empresa.

Além disso, terá segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa, e não desviadas.

Percebe-se que o controle de estoque é um dos fatores mais importante para as organizações, pois se bem feito as leva ao sucesso, e se for feito de maneira errada, as leva ao fracasso.

Vale sempre estudar as alternativas de determinar a melhor opção, levando em conta os dados que se tem à disposição.