5w2h: A Ferramente Certa Para Seu Projeto Não Dar Errado16 min read

O que é 5w2h

A planilha 5w2h é uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por quem, quando, onde, por que, como e quando irá custar para a empresa.

Se você é um gerente, supervisor ou líder de equipe, quantas vezes depois de designar tarefas você ficou desapontado com o resultado ou falta dele?

Pode até soar ruim o que vou falar, mas antes de culpar as pessoas, comece a refletir sobre o que você pediu e como você designou as tarefas à elas.

Você não acha que a maneira como foi passada a tarefa que poderia ser causa raiz da sua decepção?

E como encontrar uma maneira eficiente de delegar? Conheça o 5w2h.

Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contém todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:

• What (o que)
• Who (quem)
• When (quando)
• Where (onde)
• Why (por que)
• How (como)
• How Much (quanto)

Existem também duas variações da planilha 5W2H: uma sem o How Much (quanto custará) formando uma planilha 5W1H ou 5W3H que inclui a etapa “How many” (quantos).

Importância da planilha 5w2h

Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a planilha 5w2h é extremamente útil.

O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5w2h.

Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

Há ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento para fins de arquivamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual com outras pessoas envolvidas. 

Este documento também servirá para você coordenar, manter e controlar as ações que deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de ação.

O plano de ação 5w2h começa com o planejamento estratégico para a solução de determinado problema ou meta que se deseja alcançar.

O planejamento estratégico inicia-se com o levantamento de dados que você pode fazer sozinho com ajuda de fluxogramas ou em reuniões.

Com as ideias, dados e o objetivo em mãos basta desenvolver uma planilha com os 5w2h para preenchimento e impressão.

Para facilitar criei uma planilha para você usar:

Como utilizar a ferramenta de 5w2h

Para fazer a planilha 5w2h é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta.

Após o término de sua planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):

Como fazer planilha 5w2h

Em um primeiro momento, parece um nome complicado, mas de fato é exatamente o oposto.

Este nome é uma forma de simplificar o que está por trás desta ferramenta que é dividida em 7 fases descritas abaixo:

• What? O que vai ser feito? Passos e descrição da ação
• Why? Por que vai ser feito? Razão, justificativa
• Where? Onde vai ser feito? Área, local
• When? Quando vai ser feito? Data, prazo
• Who? Quem vai fazer? Quem é o responsável pela ação?
• How? Como a ação vai ser feita? Qual o método, processo?
• How Much? Quanto vai custar para fazer? Custo envolvido na ação

Se você observar as perguntas que são feitas em sequência do 1  ao 7, vai notar que 5 começam com W e 2 começam com H e poderá entender o motivo do nome 5w2h.

Vejamos abaixo como responder da melhor forma cada pergunta a fim de estruturar um excelente plano de ação.

WHAT (O que)?

5w2h what Qual é a atividade que você quer delegar para seu subordinado, pensando tanto no iniciante quanto no mais experiente?

Dedique tempo para criar uma sentença clara que faça sentido e seja tão precisa quanto possível na descrição.

Lembre-se: Ambiguidade pode ser útil em alguns casos como quando você diz ao seu filho que o cachorrinho sumiu, deixando a entender que ele possa ter fugido ou ter sido atropelado.

No entanto, por uma questão de eficiência nos negócios, você não deve permitir qualquer tipo de ambiguidade pois na maioria das vezes ela leva a mal entendidos e decisões ruins.

Pouquíssimas pessoas, para não falar nenhuma, consegue ler a sua mente.

Portanto, não espere que as pessoas entendam o que você não disse.

Explique de forma concisa e completa e adote como premissa que o que não é falado, não é entendido.

WHY? (Por que?)

5w2h why Quando delegar uma atividade considerada “generosa” utilizando a estratégia do 5w2h, não faça uma explanação mínima, mas explique o propósito pelo qual você está pedindo para que a atividade seja executada, pois ela não é óbvia somente pela sua descrição.

Quando você diz o porque ou para qual a finalidade, isso adiciona um pouco de motivação se comparado à uma ordem dada sem a explicação do motivo.

Além disso, compreender o que e o porque pode ajudar as pessoas a fazerem mais do que o necessário, se cercando de alguns riscos ou efeitos indesejáveis e dando mais foco ao resultado.

Sem saber o motivo e o porque, a pessoa não consegue antecipar o que pode acontecer ou pensar no que pode ser feito de melhor na execução da atividade.

WHERE? (Onde?)

5w2h where: No 5w2h, a resposta para esta pergunta pode ser melhor estruturada juntamente com as respostas para as seguintes:

• Onde será realizada a tarefa?
• É um local importante?
• Precisa utilizar algum EPI (Equipamento de Proteção Individual)?
• Trata-se de uma atividade onde há a necessidade de enviar algo a alguém? Se sim, para onde?
• Se for um envio, há a necessidade de alguma identificação no destino?
• Se for uma área industrial, há a necessidade de comunicar algum setor como a qualidade, manutenção, segurança?
• Qual o horário permitido para a execução da atividade neste local?

WHEN (Quando?)

5w2h when: Quando a atividade deve ser concluída, qual é a data limite?

Dê uma indicação precisa e lembre-se disso, registrando no plano de ação, pois sua equipe vai odiar se você cobrar os resultados antes da data acordada ou você simplesmente esquecer esta data.

Se você pretender fazer checagens periódicas como por exemplo uma atividade que demandará 2 meses e você quiser saber o status toda semana, avise a equipe que fará isso.

As pessoas não gostam de controle inesperado, mas podem entender controles periódicos a fim de verificar o progresso.

WHO (Quem?)

5w2h who: Quando você aplica o 5w2h, a quem você está delegando a tarefa?

Ela é capaz de executar? Ela ou ele possui as habilidades ou o conhecimento necessário para realizar a tarefa?

Se a pessoa que você havia pensado inicialmente não estiver disponível, há alguém na equipe que possa fazê-la ou você poderia esperar uma pessoa mais qualificada ficar disponível?

Se você acha que um subordinado vai demorar muito tempo ou que ele não seja capaz de realizar a tarefa, hesite em fazer sozinho e pergunte a si mesmo se você fazer esta tarefa é realmente necessário.

Pode até ser que você seja capaz de executar a tarefa mais rápido, mas da próxima vez que precisar delegar vai enfrentar este mesmo dilema e estará perdendo a oportunidade de melhorar as habilidades de seus subordinados.

Quando falamos em quem fará a tarefa, não podemos esquecer de quem será beneficiado na execução desta.

Fale para os subordinados quem serão os mais beneficiados após a execução da tarefa. Todas as pessoas precisam entender o propósito e a quem os esforços são feitos.

HOW (Como?)

5w2h how: O Como pode ser interpretado de duas formas diferentes:

Se o subordinado for um profissional, você não vai falar pra ele como ele tem que fazer pois isso será uma perda de tempo para você líder ou supervisor e um vexame para ele.

As chances são muito maiores de que ele saiba fazer muito melhor do que você e você será melhor compreendido se perguntar a ele como ele pretende proceder com a atividade, exceto se a atividade for básica e simples.

As pessoas geralmente não gostam de falar sobre suas habilidades e experiências e se você perguntar, escute dando sua total atenção ou nem pergunte!

Se o subordinado precisar de uma direção e conhecimento, dê a ele um caminho para melhorar suas habilidades de forma que ele seja capaz de executar na próxima vez.

Se você não desenvolver sua equipe, tenha em mente que algum dia você não será necessário para a empresa e com certeza, pode até não ser dispensado, mas não será promovido.

HOW MANY (Quanto?)

“Qualquer coisa que pode ou deve ser expresso em números, deve ser expresso em números”.

Tempo, recursos, custos, distâncias, peso, temperatura, pressão, enfim… utilize números, pois é difícil interpretar mal os números e mais fácil de avaliar os resultados com base neles.

A origem do 5w2h

A ferramenta 5w2h tem origem na indústria automobilística, mais especificamente na do Japão, onde foi desenvolvida.

No início foi associada aos processos de gestão da qualidade total, nas linhas de produção de carros.

Logo depois foi expandida para outras áreas, sempre com a intenção de ajudar a coordenar o passo a passo da elaboração e execução de um projeto ou plano de ação, por exemplo.

O método atua como uma espécie de checklist das demandas, apoiando o profissional a ser bem mais assertivo no desenvolvimento do seu trabalho.

Um de seus diferenciais está em ajudar a formatar melhor as ideias e os projetos por meio da definição clara de cada uma de suas etapas e responsabilidades.

Usar o 5w2h é importante porque embora na teoria o líder tenha bem claro quais são os seus objetivos ao demandar as atividades, a efetividade de sua delegação só se mostra quando, na prática, os colaboradores envolvidos entendem perfeitamente qual é a meta, como fazer o trabalho e, especialmente, o seu papel para alcançar estes resultados.

Importância do 5w2h

Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a planilha 5w2h é extremamente útil.

O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5w2h.

Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

Benefícios do 5w2h

• Maior agilidade no planejamento
• Controle maior das atividades isoladas e do plano de ação
• Aumento da produtividade
• Acesso rápido, fácil e seguro às ocorrências e às informações
• Redução na circulação de documentos e necessidade de impressão das atividades
• Rapidez na divulgação das informações
• Compartilhamento das atividades a serem executadas
• Aumento na eficiência de processos
• Melhoria da qualidade do serviço/produto final
• Tomadas de decisões mais ágeis
• Visão geral da alocação de recursos
• Dentre outros

Exemplo prático de 5w2h

Exemplos de utilização da ferramenta 5w2h

• Programando uma viagem

Como toda atividade que exige um planejamento prévio, a programação de uma viagem precisa ser muito bem pensada e esquematizada para não haver imprevistos na hora do seu momento de lazer mais esperado do ano.

Por isso, a utilização do 5w2h pode ser uma excelente alternativa para auxiliá-lo no planejamento de sua viagem de férias ou de fim de ano, por exemplo.

Abaixo, mostraremos um exemplo de planilha 5w2h pronta, detalhando todos os aspectos do planejamento de uma viagem à Salvador para o natal e reveillon. Confira:

É importante ressaltar que a viagem mencionada é apenas um exemplo fictício, sem qualquer compromisso em ser fiel a lugares e preços da viagem. É apenas para que você tenha uma ideia de como ficaria um planejamento de viagem com o 5w2h.

Claro que você pode ser mais específico com suas atividades, mas desta forma já dá pra visualizar legal como será a viagem.

• Fazendo planejamento de mídias sociais

Outra utilização do 5w2h é para o planejamento de ações em mídias sociais, muito utilizado nos dias de hoje.

A ideia é aumentar o número de pessoas que acessam os conteúdos. 

• Planejamento de redução de custos de uma empresa

O 5w2h é muito utilizado também para planejar mudanças na empresa, sejam elas estruturais, de pessoal ou mesmo financeiras.

Na verdade esta é a função principal da ferramenta, que posteriormente passou a ser usada fora das empresas também.

Além dos 3 exemplos citados acima, você também pode utilizar o 5w2h em muitas outras atividades. Abaixo citaremos alguns exemplos:

• Tornar a empresa mais lucrativa
• Realizar um planejamento escolar
• Planejar a manutenção de máquinas em uma indústria
• Definir a estratégia para um processo de seleção de pessoal
• Elevar a satisfação de alunos com determinado curso
• Aumento da carteira de clientes de uma empresa

Como puderam ver, o funcionamento da ferramenta é bem simples e pode ser manuseado por qualquer pessoa que tenha mínimos conhecimentos de Excel, por exemplo.

E são inúmeras as formas de se utilizar a ferramenta 5w2h para realizar planejamentos de todo tipo.

Me arrisco a dizer que ela pode ser usada para qualquer tipo de organização e planejamento de atividades, basta que você analise os elementos envolvidos na análise que precisa fazer, alocando cada informação no campo correto e criando uma mentalidade de acompanhamento constante daquilo que foi mapeado no 5w2h.

Vamos pintar o seguinte cenário: Você quer tornar a empresa 15% mais lucrativa, o que é diferente de simplesmente aumentar o faturamento em 15% certo? Então vamos precisar:

• Pesquisar revistas especializadas
• Procurar ideias de marketing na Internet
• Inventar uma promoção para público alvo
• Selecionar os produtos para promoção
• Fazer panfletagem e propaganda no rádio

Mas só isso não parece ser suficiente, então solicitamos a ajuda de nossa usina de ideias. Nossos sócios, parceiros, funcionários, colegas importantes e nos reunimos.

Por uma hora discute-se como aumentar a lucratividade em 15% e outras ideias surgiram, principalmente a de redução de custo sem diminuir qualidade, apenas aumentando a eficiência.

Essa reunião trouxe à tona mais ideias para:

• Reduzir custos com eletricidade
• Reduzir custos com telefonia
• Analisar os custos fixos mais altos
• Aumentar a margem dos produtos em promoção
• Marketing de baixo custo e alto alcance

Um Exemplo Prático

Vamos utilizar um exemplo prático, o mais simples possível para que você possa aplicar o 5W2H no dia a dia. Com certeza você aprendeu lendo este artigo que as ações devem ser precisas a fim de resolver uma causa raiz.

Mas para desenvolver ações, temos que primeiro ter o problema. Assim, vou utilizar neste exemplo a ferramenta dos 5 porquês (se desejar saber como ela funciona, leia neste artigo).

Então vamos lá: Primeiramente, temos um problema e precisamos identificar sua causa raiz.

O problema no nosso exemplo é: A lâmpada do retroprojetor queima depois que se liga a chave.

Definição do Problema: A lâmpada do retroprojetor queima depois que se liga a chave.

• Por que queima a lâmpada? A corrente elétrica excedeu a especificação do projeto
• Por que a corrente elétrica excedeu a especificação do projeto? Houve um pico de corrente
• Por que houve um pico de corrente? O circuito elétrico estava sobrecarregado
• Por que o circuito elétrico estava sobrecarregado? Estava desbalanceado
• Por que estava desbalanceado? Não foi feito estudo de carga
• Causa Raiz: Não foi feito estudo de carga
• Contra-Medida: Realizar um estudo de distribuição de carga

Bom, agora que temos o problema, a causa raiz e a contra-medida, vamos aplicar o 5w2h:

• O que? Realizar um estudo detalhado de distribuição de carga;
• Por que? A fim de possibilitar correções nos circuitos e evitar sobrecargas de energia e queima de aparelhos.
• Onde? Trafo 1 da Planta;
• Quando? O estudo deve ser concluído em até 30 dias;
• Quem? João do departamento de manutenção elétrica;
• Como? Utilizar multi-medidores de energia na derivação de cada circuito, medindo a tensão, corrente e potência e após realizar o registro em planilha eletrônica padronizada.
• Quanto? Esta atividade vai requerer a aquisição de 1 multi-medidor de energia e 20 horas-homens para execução totalizando R$ 4.000,00