Compliance: Ética E Legalidade Como Vitrine Da Sua Empresa


Comply, em inglês, significa “agir em sintonia com as regras”, o que já explica um pouquinho do termo e compliance, em termos didáticos, significa estar absolutamente em linha com normas, controles internos e externos, além de todas as políticas e diretrizes estabelecidas para o seu negócio.

É a atividade de assegurar que a empresa está cumprindo à risca todas as imposições dos órgãos de regulamentação, dentro de todos os padrões exigidos de seu segmento.

E isso vale para as esferas trabalhista, fiscal, contábil, financeira, ambiental, jurídica, previdenciária, ética, etc.

Com o tempo, percebeu-se que era impossível implementar procedimentos de conformidade sem conhecimento pleno dos processos internos, metodologias de trabalho utilizadas, políticas de estoques, estratégias de gestão de pessoas, técnica de melhoria contínua, harmonização contábil, etc.

Assim, nos dias de hoje o conceito foi enriquecido com a abordagem sistêmica, do “chão” da fábrica à sala do presidente da empresa.

A crescente pressão externa pela adoção de padrões éticos, que gere valor a todos os seus stakeholders (os atores envolvidos na órbita da empresa, como fornecedores, atacadistas, varejistas, funcionários, etc.) deve impulsionar as organizações para a criação de programas preventivos e de monitoramento constante.

É através das ferramentas de compliance que uma empresa pode alcançar com maior solidez seus objetivos estratégicos.

Não estamos, portanto, falando de conceitos conflitantes.

Ao contrário, a sinergia da empresa com todas as normas, ditames de regulamentação e controles internos eficientes, representam maior qualidade na atividade empresarial (respeito às normas de qualidade), economia de recursos (evitando gastos com multas, punições e cobranças judiciais) e fortalecimento da marca no mercado (empresa séria e ética).

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Como aplicar o Compliance na sua empresa

O primeiro passo para quem deseja ter um setor de compliance em sua empresa é elaborar, com o auxílio dos especialistas contratados, um código de conduta, em linguagem simples e objetiva ao entendimento de todos.

Em seguida, endomarketing para disseminar a importância de seguir regras e procedimentos.

Assim, você pode trabalhar o envio de SMS (ou e-mail) para seus funcionários, lembrando-os da importância de usar o telefone apenas com fins profissionais, para o risco de levar para fora da empresa informações ligadas aos seus processos internos, etc.

Crie canais de comunicação permanentes com sua equipe, permitindo, inclusive, que eles denunciem condutas inadequadas;

Em terceiro, mostrar que o exemplo vem de cima.

O Núcleo Gerencial da empresa deve agir com justiça internamente e prezando por ações éticas na competição externa.

Ganhar espaço no mercado, mas sem abrir mão de seus valores, é algo que deve ser sempre reforçado na empresa.

E, por fim, não basta agir dentro da legalidade: mostre aos stakeholders que sua empresa não se envolve com atos imorais.

Permitir que parentes da direção da companhia participe de uma concorrência para ser seu fornecedor é, no mínimo, imoral.

Compliance é ideologia e deve ser incorporada ao comportamento de todos dentro da empresa.

Em geral, as empresas brasileiras de pouca estrutura, sob o aspecto da governança, relutam em adotar programas de compliance em seu universo. É o velho hábito do brasileiro de preferir remediar a prevenir.

O problema é que travar uma longa briga judicial, porque uma lei trabalhista foi descumprida, arcar com multas pesadas da Receita Federal por falhas em sua prestação de contas ao Fisco ou mesmo receber imposições por descumprimento às leis ambientais enfraquecem a empresa no mercado, sublimam sua credibilidade e secam seu caixa e suas perspectivas de futuro.

Subestimar o compliance e a importância de jogar dentro das regras é o que explica, talvez, porque a taxa de mortalidade das empresas com até 5 anos de vida beira os 50% no Brasil.

Menos de 20% das empresas chegam aos seus 10 anos de vida, em geral, por falta de controles internos, falhas de gestão, respeito às normas e regulamentação.

Importância do Compliance

A edição da Lei n.º 12.846/2014 (“Lei Anticorrupção”) reforça a importância de alterações na rotina das empresas, uma vez que disciplina acerca da responsabilização objetiva administrativa e civil, pela prática de atos lesivos à administração pública.

Por exemplo, o oferecimento de vantagem indevida a agente público, subvenção da prática dos atos, ocultação dos interesses na prática do ato, interferência em licitações visando interesse particular, interferência em investigações ou fiscalização de órgãos etc).

Com esta nova norma, as empresas passaram a ser responsabilizadas diretamente pela prática de qualquer ato lesivo à administração pública (nacional ou estrangeira), independentemente de quem o tenha praticado.

Isto é, a empresa será penalizada inclusive por atos praticados, em seu benefício, por seus dirigentes, administradores, prestadores de serviços ou colaboradores, os quais também não terão sua responsabilidade pessoal excluída.

As empresas, ainda, serão responsabilizadas solidariamente, caso referidos atos sejam praticados por suas controladoras, controladas, coligadas ou consorciadas.

Pela prática dos atos lesivos, as empresas poderão ser penalizadas, dentre outras sanções, mediante a aplicação de multa (correspondente a um percentual do seu faturamento bruto) ou até mesmo a dissolução compulsória da sociedade.

Haverá o abrandamento da pena mediante acordo de leniência, através da colaboração da empresa com as investigações.

Assim, dada a importância do tema e a fim de demonstrar a sua idoneidade em situações de penalidades, as empresas devem adotar práticas internas para coibir a prática de corrupção, mediante estabelecimento de programas de compliance.

O programa de compliance pode abranger as seguintes medidas:

  • Elaboração de Código de Ética institucional
  • Formação de Comitê de Ética e Compliance
  • Palestras e Treinamento de colaboradores sobre a importância, implicações e processos de implementação do programa
  • Revisão de procedimentos internos e de relações contratuais com terceiros
  • Auditoria para levantamento de não-conformidades, avaliação de riscos e proposta de correções

A existência de um sistema de controle interno de compliance poderá contribuir para a melhoria dos processos desenvolvidos garantindo eficácia e eficiência operacional, identificando as falhas e dificuldades atuais e sugerindo melhorias para as deficiências encontradas nos processos e procedimentos.

Focado em objetivos específicos, identificando falhas dos processos atuais, analisando a rotina dos controles internos e sugerindo melhorias para eventuais deficiências encontradas nos processos, o compliance tem um papel de grande relevância para uma empresa.

Exerce mais a função de um consultor, de modo a assegurar que a empresa esteja cumprindo à risca todas as imposições de regulamentação, do que de “xerife”, quando já punidas por algum “desvio”.

São profissionais voltados a participar do dia a dia fornecendo segurança preventiva à pessoa jurídica.

Assim como a ética, o compliance é responsabilidade de todos, devendo ambos sempre caminhar juntos.

A adaptação da cultura da empresa e da sociedade em geral é uma exigência do próprio sistema capitalista, do contrário poderia haver até quebra da empresa.

Assim, o aprimoramento da rotina de uma empresa pode contribuir para que conquistem novos clientes ou ainda dar maior satisfação, confiabilidade, credibilidade para aqueles que já se utilizam do serviço.

Portanto, por intermédio de políticas de prevenção e implementação de novas regras, é que o papel do compliance para uma empresa tem por objetivo primordial evitar punições e garantir oportunidades de novos negócios.

Isto será possível, porque a empresa está agindo “de acordo”, dentro da ética e da legalidade.

Benefícios de Utilizar o Compliance

Em primeiro lugar, Programas de Compliance visam disseminar conhecimento dentro da estrutura da empresa.

É necessário que, após a criação dos códigos de ética e/ou dos manuais de conduta, seus funcionários sejam treinados para que este conhecimento seja por eles absorvido.

Somente com o conhecimento da ilegalidade de uma prática, da pena aplicável e da correta conduta a ser adotada em situações de risco é que funcionários deixarão de praticá-las. Aplica-se, assim, o efeito dissuasório e reduz-se o risco de infrações.

Da mesma forma, diversos procedimentos internos estabelecidos auxiliam a detecção tempestiva de práticas ilegais sob responsabilidade da empresa – como a criação de canais de denúncia, entrevistas e relatórios periódicos sobre questões pontuais de risco – ainda que praticadas por terceiros em seu nome.

Esta detecção antecipada permitirá ainda à empresa tomar a melhor decisão sobre auto delações, em troca de benefícios de redução de pena previstos na lei.

O Compliance é um selo de boas práticas, capaz de emprestar à empresa uma imagem de ética, conformidade e responsabilidade da sua conduta e de seus funcionários.

Contudo, não é mais somente uma vantagem comparativa, e sim uma questão de sobrevivência. O Compliance é certamente um caminho sem volta, conforme demonstram alguns elementos abaixo.

Sua indispensabilidade pode ser demonstrada em situações que se tornam cada vez mais corriqueiras no dia-a-dia da empresa.

Neste sentido, o Compliance tem se consolidado como requisito para acesso ao mercado financeiro, em especial nas situações de obtenção de empréstimos públicos e mesmo privados.

Isso porque a lei anticorrupção traz a responsabilidade daquele que financia atividade que possa ser lesiva à administração pública.

Da mesma forma, será cada vez mais exigido o selo do Compliance para acesso a mercados de exportação, na interação com autoridades estrangeiras que já exigem tais controles pela empresa.

A certificação de origem ou procedimentos de criação/plantio, por exemplo, são exigências para exportação para diversos mercados.

E, por fim, não somente a contratação com a administração pública, em que cada vez mais teremos editais requisitando a apresentação dos Programas de Compliance para a empresa se qualificar para o certame.

Ainda as contratações privadas entre empresas, serão precedidas de um registro de fornecedor que possui, como um dos seus elementos, a apresentação das práticas de Compliance da empresa.

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Exemplo de Compliance

O dito progresso pouco tem influenciado ou sensibilizado o grande empresariado brasileiro no que diz respeito à necessidade de mudanças em suas já consolidadas práticas e perfil de gestão, apesar:

Dos avanços da área, decorrentes, principalmente, das reações e medidas regulatórias de proteção ao mercado após as crises financeiras que abalaram a economia mundial nas últimas décadas e que comprometeram irreversivelmente a reputação de gigantescas instituições até então consideradas inabaláveis, 

Quando muito, as companhias nacionais ainda se limitam a cumprir as suas obrigações legais básicas, as quais, por si só, já consomem boa parte de seu faturamento, e a cuidar para sobreviver em um ambiente cada vez mais competitivo.

Neste contexto, a inovação em gestão, por meio dos mecanismos de compliance, dificilmente entra em cena de forma preventiva, mas sim em razão de algum evento interno ou externo iminente, tais como necessidade de captação de recursos, preparação para sucessão ou para um processo de fusão ou aquisição.

Felizmente, no entanto, há números a sustentar outra realidade.

Incipientes, é verdade, se comparados ao universo total das empresas atualmente ativas em território nacional.

Paulatinamente indicam uma tendência que ganha cada vez mais força entre aquelas que se vêem premidas pela crescente complexidade de seus negócios e à consequente urgência em ganhar eficiência por meio da implantação de processos e mecanismos que irão sustentar as diretrizes estratégicas da empresa e garantir a sua boa governança.

A trajetória para a busca de soluções passa, necessariamente, por diversas etapas, sendo o ponto de partida, geralmente, a fatídica constatação de que “viver da empresa” em vez de “viver para a empresa” é a receita certa para a sua inevitável morte no decorrer do tempo.

Daí a crescente conscientização de que apostar no desenvolvimento de governança corporativa é um sinal claro de evolução do nível de maturidade empresarial, fator de particular relevância para garantir um maior diferencial competitivo e, consequentemente, a sustentabilidade dos negócios.

Neste cenário, é interessante observar o quanto o tema governança corporativa tem ganhado espaço, não só nos meios acadêmicos, mas também na mídia e, principalmente, em diversos fóruns internacionais voltados ao debate sobre os principais desafios para o desenvolvimento das nações.

Exemplos recentes são a 15ª Conferência Internacional Anticorrupção, realizada em Brasília, no início de novembro de 2012, e a Rio+20, em junho de 2012.

Ambos os eventos, assim como tantos outros, evidenciam que, por mais díspares que sejam os estágios de desenvolvimento econômico, político e social entre os países envolvidos nas discussões, uma conclusão parece ser unânime:

  • A má governança corporativa é majoritariamente responsável pelas mazelas da sociedade, tais como a exclusão social, o desequilíbrio no crescimento e um grande clima de incertezas para os negócios e investimentos.

Esta dimensão macro é o espelho de uma realidade comodamente imperceptível aos olhos dos cidadãos:

  • A de que a má governança, ou a falta dela, na gestão das empresas e, principalmente, na administração pública em todas as esferas governamentais, escancara as portas para práticas ilícitas, como a corrupção, fraudes e demais esquemas de desvio de recursos.

O grande benefício do referido projeto de lei projeta-se para muito além das sanções que empresas corruptoras estarão sujeitas.

Terá o mérito de introduzir, no ordenamento legal brasileiro, outro conceito já largamente consolidado em solo estrangeiro, principalmente nos Estados Unidos e Europa.

Este conceito é a previsão da mitigação de penas para aquelas empresas que, comprovadamente, tenham implantado efetivos mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades, além da aplicação efetiva de código de ética no âmbito da pessoa jurídica.

Tais mecanismos são, na verdade, os elementos que compõem os “programas de compliance”, os quais buscam não só garantir o cumprimento de leis e regulamentos, mas também servir como incentivo à conduta empresarial ética e de combate à corrupção.

Com a superação desta fase inicial, a implantação de toda sua estrutura será uma questão de planejamento.

É importante ressaltar que a governança corporativa, assim como os seus mecanismos, como o é o programa de compliance, é um processo que deverá ser ajustado às características próprias de cada empresa.

Impossível seria criar um modelo único e universalmente melhor que oferecesse soluções padronizadas a realidades práticas tão distintas.

 As respostas podem, e devem ser múltiplas e aperfeiçoadas continuamente, conforme as exigências do contexto em que cada empresa se insere e sua aptidão para inovar e crescer.

Porém, apesar de não haver modelos estanques, há orientações amplamente aceitas e que servem como parâmetro às medidas a serem introduzidas para garantir a efetividade do programa de compliance de cada empresa. São elas:

  • O tom que vem de cima: disseminando a cultura do compliance
  • Implemente a área: demonstre os benefícios e elimine os mitos para obter apoio
  • Forme o time: busque as pessoas certas e os recursos adequados
  • Mapeie e monitore: estabeleça metas de redução de risco
  • Comunique e treine: promova a transparência
  • Dê voz a todos: garanta um canal de denúncias, investigue, resolva e reporte
  • Calibre as condutas: incentivos e sanções — os mecanismos-chave
  • Avalie e evolua: estabeleça critérios de métrica e promova melhorias no seu programa
  • Prove que você tem um programa: fórmula de sucesso e abrandamento de sanções

A alta administração representa a mais forte influência na cultura organizacional.

É ela que determinará o estímulo a mudanças e seu modelo balizará a conduta dos demais, reproduzindo-se em efeito cascata.

O entendimento de que a rentabilidade sustentada de uma organização pode ser positivamente impactada com a implantação de um efetivo programa de compliance é fator decisivo na disseminação de uma nova cultura.

É imprescindível que o primeiro passo seja um comunicado formal por parte da alta administração endossando o comprometimento inequívoco da organização em fomentar condutas éticas e transparentes e a observância aos processos de compliance.

A comunicação contínua, clara e consistente, para todos os níveis, é essencial para garantir que o compliance seja uma prioridade diária como parte do padrão de comportamento da organização.

A análise dos pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças (análise SWOT) revelará o que você precisa fazer para prestar bons serviços e, assim, agregar valor ao empreendimento, antevendo necessidades e identificando problemas em seu estágio inicial.

Tais ações evitam ou minimizam danos à instituição, principalmente os de ordem reputacional.

Seja habilidoso em convencer que a área representa um investimento que seguramente se paga.

Compliance existe não para se responsabilizar pelo cumprimento das obrigações, mas para auxiliar a administração na sua responsabilidade de cumprimento.

Busque evidências de que argumentos contrários ao compliance são infundados, tais como o de que gera o engessamento das transações, a complexidade dos processos e a demanda por altos investimentos.

Estudos de casos demonstram que programas bem planejados e adequados trazem benefícios inquestionáveis, ao passo que o custo do não compliance pode ser imensurável.

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Os profissionais de Compliance

Por muito tempo, os profissionais de compliance faziam parte do time jurídico da empresa.

Por conhecerem mais a respeito de leis e regulamentações, atuavam como fiscalizadores de processos para que tudo estivesse de acordo com a lei.

Porém, essa não é uma ação estratégica, já que é necessário considerar a realidade interna da empresa de maneira geral.

Os profissionais de compliance, atualmente, funcionam como consultores que buscam o máximo de aderência da empresa a regulamentações internas e externas.

Mesmo quando a companhia está seguindo corretamente as regulamentações impostas, o profissional de compliance atual busca novas formas de otimizar estes processos para que ela possa se beneficiar ainda mais.

Isso faz com que os profissionais dessa área não sejam apenas metódicos conhecedores de regras.

Eles precisam ter a capacidade de influenciar pessoas para que elas mudem a forma como executam tarefas diversas.

Instituir a compliance em uma empresa é uma ação capaz de trazer benefícios importantes para todos os setores.

Feito da maneira correta, ela pode funcionar como um fator que garante a continuidade do negócio. E isso não deve ser ignorado em um mercado cada vez mais competitivo.

O profissional de compliance só vai compreender o que não está sendo executado de maneira adequada se realizar uma auditoria interna.

Esse processo é muito importante para compreender o que tem funcionado e o que não tem, além de identificar quais são os gargalos de maneira geral.

Essa auditoria pode ser conduzida de maneira integrada entre áreas, dependendo do processo, ou pode ser voltada para setores específicos.

Ao mesmo tempo, o processo deve ser feito de maneira adequada para que o profissional não prejudique sua liderança ou influência dentro do negócio.

A compliance é um processo fundamental para qualquer negócio que deseje cumprir com suas principais obrigações em relação a diversos setores.

Uma empresa que utiliza a compliance de maneira estratégica ganha vantagem competitiva em diferentes sentidos.

Feita pela adaptação de normas e regulamentações e pela criação de um regimento interno, ela traz vantagens importantes que contribuem para a robustez e mesmo para a continuidade do empreendimento.

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