Diagnóstico Empresarial: Cuide Da Saúde De Sua Empresa. Saiba Como!17 min read

Esses levantamentos e avaliações devem compor uma série histórica para comparativo interno, com os dados anteriores da empresa, e externo, dentro do setor onde ela atua.

Seu principal objetivo é identificar, através de questionamentos objetivos, dificuldades e oportunidades para que a empresa possa crescer e desenvolver, quando ela está equilibrada.

Também para recuperar-se e equilibrar-se, quando está com déficit, seja ele financeiro, de lucratividade ou ainda ambos.

Ou seja, o diagnóstico empresarial é uma metodologia de avaliação de empresas que possibilita uma análise aprofundada das principais áreas de gestão de um negócio.

Com um entendimento mais profundo da organização, é possível resolver problemas de maneira prática e direcionada para o que realmente importa e sem gastar tempo com itens pouco relevantes.

Como fazer um diagnóstico empresarial

O diagnóstico organizacional é importante tanto para empresas em início de operação quanto para empresas que precisam reavaliar sua gestão.

Para começar seu diagnóstico empresarial, separe sua análise em quatro partes, e faça a si mesmo, aos outros gestores e aos seus colaboradores, as seguintes perguntas:

Marketing

• Investir em uma parcela segmentada da população é muito mais eficiente e barato.

Eu tenho um público-alvo definido para concentrar meus esforços de marketing?

• Nos últimos anos a comunicação mudou mais que nos outros 100 anos anteriores.

Será que estou divulgando meu produto de forma moderna e financeiramente otimizada?

• Principalmente em um pequeno negócio, o vendedor também é um profissional de relações públicas.

Ele está fazendo um bom trabalho nesta área?

• Mais do que a verba de comunicação, sua mensagem deve ser eficaz.

O que sua publicidade diz sobre a sua empresa significa algo para os potenciais clientes?

Gestão

• Bons funcionários são a alma de uma empresa. Contratar por tentativa e erro pode ser desastroso.

Você possui um processo organizado para contratações?

• Empreendedores e gestores costumam ter dificuldade de largar o comando.

Você sabe delegar as tarefas para não se sobrecarregar?

• O bom gestor deve coletar todos os dados operacionais e feedbacks da organização.

Seus clientes estão satisfeitos? Seus colaboradores trabalham da melhor forma possível? Qual o efeito de cada procedimento?

Contabilidade e Finanças

• Uma gestão financeira bem-feita não faz um mau negócio prosperar. Mas uma contabilidade descuidada pode destruir uma grande empresa.

Este seu departamento está bem qualificado?

• Com uma contabilidade eficiente, você conhece seus custos.

Mas, e seus vendedores? Eles sabem quanto vale o produto e com quais preços podem trabalhar?

• O preço de seus produtos deve ser consequência do custo de produção e da proposição de valor.

Você cobra um preço justo, que proporciona lucro, mas ainda é atraente?

Liderança

O gestor e o líder são a cabeça do negócio. Eles podem ser a mesma pessoa, ou não.

Você sabe diferenciar os dois?

• Agora que você identificou gestores e líderes, sabe dizer se eles estão fazendo cada um o seu trabalho?

Com isso, fazer as perguntas certas é o primeiro caminho.

O levantamento das informações deve ser realizado em visita aos processos, buscando juntos aos gestores e colaboradores da empresa respostas para as perguntas previstas no diagnostico, sempre embasado em evidências objetivas (registros).

Com um diagnóstico organizacional bem feito, você já terá um panorama mais claro do funcionamento de sua empresa.

Em um segundo momento, você deve descobrir também o nível de maturidade de sua organização e dos departamentos individuais.

O consultor deve em primeiro lugar estar preparado.

Ele deve antes de realizar um diagnóstico, buscar conhecer a cultura da empresa, o mercado de atuação, os principais concorrentes e outras informações úteis para que possa durante, o diagnóstico empresarial, extrair o máximo de informações possíveis.

Também será necessário mapear os principais pontos fortes e fracos dos processos da organização, em relação a ela mesmo e ao mercado.

Ou seja, durante uma atividade de diagnóstico é importante que o consultor fale como todos os responsáveis pelos principais processos da empresa, principalmente com quem os executa, passando pela direção e chegando a todos os níveis, conforme necessário.

A apresentação deve ser por escrito, apontando cada etapa do diagnostico realizado e as conclusões do consultor.

Benefícios do diagnóstico empresarial

Os principais benefícios e resultados que um gestor vai ter ao implementar essa metodologia no dia a dia do seu negócio. Basicamente, os principais benefícios do diagnóstico empresarial são:

• Entender quais áreas são mais importantes para o seu negócio – nem todo mundo se dá conta disso.

Cada empresa tem áreas mais importantes e, dependendo dessa importância, deve criar planos de ação e estratégias baseadas no que for mais prioritário.

• Comparar o seu desempenho atual – normalmente existem duas comparações muito úteis aqui, com o seu desempenho mínimo recomendado e com o mínimo desejado.

O ideal é que você esteja sempre acima de ambos, mas entender cada um desses níveis pode direcionar o que necessita de mais atenção e o que pode esperar um pouco mais.

• Descobrir o grau de maturidade da sua empresa – entenda se você está em um nível muito amador ou se já está madura o suficiente para buscar novos objetivos.

Esse entendimento pode ajudar muito no estabelecimento de estratégias e propósito do negócio.

• Entender o que precisa ser feito e onde – só saber o desempenho geral da sua empresa pode não ser suficiente.

Com o diagnóstico empresarial é possível saber exatamente onde estão os erros e o que a sua empresa está deixando de fazer para chegar em um novo patamar de gestão.

Além disso, existem alguns elementos específicos que são analisados em um diagnóstico empresarial e em qualquer negócio ou realidade, porque fazem parte das 5 grandes áreas da gestão. São eles:

• Estratégia
• De curto prazo
• De médio prazo
• De longo prazo
• Análise ambiental
• Finanças
• Controle financeiro
• Planejamento financeiro
• Margem de contribuição e lucratividade
• Indicadores financeiros
• Marketing
• Planejamento de marketing
• Mídias online
• Mídias off-line
• Relação com clientes
• Recursos Humanos
• Recrutamento e seleção
• Treinamento e desenvolvimento
• Retenção de talentos
• Operações
• Processos
• Qualidade
• Logística

Para cada uma delas, utilizamos uma estrutura de algumas perguntas, respostas e um feedback padronizado que criamos para cada uma das 4 respostas possíveis.

Por exemplo, para a área financeira existe a pergunta: “a empresa possui planejamento e controle orçamentário? ”. Localizada na área financeira, subgrupo de planejamento financeiro.

Importância do diagnóstico empresarial

A finalidade principal é responder a questões colocar em evidência qualquer desarmonia entre as estruturas da empresa ou entre a empresa e a realidade do mercado onde está inserida.

O diagnóstico é um instrumento indispensável de gestão, uma técnica gerencial de primeira ordem, mesmo que a empresa apresente resultados satisfatórios.

Neste caso, as decisões poderão ser mais importantes, porque poderão melhorar os resultados de uma empresa lucrativa.

Em resumo, quando tudo vai mal, não fazer nada é a pior solução.

O diagnóstico é o instrumento que apresenta uma visão global e dinâmica da empresa e que define um roteiro geral ao processo de decisão.

É um procedimento que possibilita ao empresário obter uma visão clara, simples e precisa do conjunto do seu negócio.

Não se adota aqui soluções já prontas, empacotadas ou milagrosas.

Para apontar diretrizes, o diagnóstico prevê uma abordagem direta, profunda e eficaz, adequada ao objetivo a ser alcançado.

Objetivo este que é levantar os pontos fortes e fracos da empresa em todos os seus aspectos.

Os pontos fortes serão explorados ao máximo; os pontos fracos serão elencados com causas e sugestões de correção.

A decisão de implementar ações deve ser cuidadosamente pesada.

O diagnóstico, então, terá cumprido suas finalidades: identificar os problemas, determinar suas causas, avaliar os recursos humanos e suas qualificações e ajudá-lo a implantar as soluções encontradas.

Lembre-se: sempre é tempo de avaliar e reavaliar sua empresa. A pior atitude é nada fazer, pois, quem para é ultrapassado por quem continuamente atualiza-se.

Exemplo de diagnóstico empresarial

É importante compreender que uma empresa é um organismo vivo e que sofre contínuas mudanças, ora provocadas pelo ambiente interno ora devido ao ambiente externo.

Isso significa que tudo dentro da empresa está interligado, e que a organização não é algo isolado do mundo, mas que é afetado por ele.

E ao realizar o diagnóstico, isso precisa ser levado em consideração.

Na prática, analisar a situação da pequena empresa é avaliar não somente os seus resultados financeiros ou de vendas.

Além disso, é verificar como cada departamento está realizando as suas atividades, como está a comunicação entre os departamentos e colaboradores, se as melhores práticas de gestão e ação estão sendo utilizadas, se os profissionais estão sendo bem liderados e se os objetivos estão alcançados.

É preciso verificar ainda se o negócio e o propósito da empresa estão realmente sendo vividos ou se há desvios e se a estratégia da empresa está sendo observada e se esta ainda é válida.

Enfim, são muitas as avaliações que um diagnóstico empresarial permite fazer.

Obviamente, diagnosticar como a pequena empresa se encontra é apenas o primeiro passo.

Após identificar as forças e fraquezas, é preciso partir para a ação: corrigir as falhas e fortificar ainda mais o que já está forte.

Apenas reconhecer que há problemas ou que algo pode ser melhorado não é o suficiente.

Caberá então avaliar se a empresa terá condições de realizar internamente as melhorias utilizando dos próprios recursos ou se contará com uma ajuda adicional.

O importante é não guardar o resultado do diagnóstico na gaveta e continuar a conviver com as falhas.

Portanto, quando o diagnóstico é bem realizado, ele permite à empresa não apenas identificar as falhas, mas demonstra quais são as forças da empresa.

O diagnóstico empresarial confirma quais são os departamentos, procedimentos e profissionais mais sadios e competentes da empresa, nos quais vale a pena continuar a investir e ter como referência.

Ferramentas de diagnóstico empresarial

A consultoria empresarial surgiu como uma forma de pessoas que já passaram por determinada experiência aconselharem gestores ou empresários que estavam enfrentando esses mesmos problemas, dificuldades ou momento similar.

Para cada um desses passos pode existir uma série de ferramentas que podem ser aplicadas para um melhor resultado.

Apesar de existirem diversas abordagens, existem 5 passos essenciais para uma consultoria empresarial completa:

Entendimento do Negócio

É preciso entender o negócio do seu cliente como um todo.

E, para isso, existem algumas ferramentas:

Diagnóstico

É a primeira etapa de uma consultoria pois cada negócio tem as suas características e, na maioria das vezes, se encontrarem em momentos distintos, com necessidades distintas.

SWOT

A análise SWOT tem uma função bastante similar ao diagnóstico, a diferença está na abordagem.

Enquanto o segundo analisa áreas, o primeiro vai fazer uma avaliação de fatores internos (forças e fraquezas) e fatores externos (oportunidades e ameaças), além de te fornecer um índice de favorabilidade.

Escolha do Foco

Com os resultados do diagnóstico e da análise SWOT você vai ter informações suficientes para saber exatamente onde começar a sua consultoria.

Obviamente existem outros pontos de começo de uma consultoria empresarial, mas nenhum tão importante e que impacte tanto os resultados como esses 4.

O que fazer em cada área – planos de melhoria

Cada área possui uma ferramenta essencial que vai te ajudar a consolidar a sua consultoria empresarial e mostrar para o seu cliente, tanto a realidade que ele está passando de maneira muito objetiva, como também possibilita um acompanhamento claro das melhorias nos resultados.

Finanças

Normalmente 8 entre 10 gestores ou empresários que buscam uma consultoria empresarial possuem problemas financeiros, seja por falta de controle do fluxo de caixa, pouco controle do capital de giro (contas a pagar e a receber) ou mesmo por não ter relatórios específicos importantes.

Como consultor, ter essas respostas pode levar a sua consultoria empresarial para outro patamar.

Você poderá dar conselhos como mudança de foco em um centro de custos pouco lucrativo para outro, alertar sobre a dependência de um cliente ou mesmo para mostrar que existe necessidade de caixa no curto prazo.

Vendas

Se a área de finanças é a mais importante para empresas que estão desestruturadas ou que estão tendo prejuízo, a área de vendas é responsável pela maioria da procura por consultoria empresarial para empresas que tem resultados positivos.

Essas empresas procuram aumentar seus resultados financeiros.

Recursos Humanos

Se o maior problema da empresa em que você estiver prestando a consultoria for na área de recursos humanos, vão ser necessários alguns cuidados para que você identifique exatamente o que propor.

Estratégia

Por fim, a última área principal que é muito comum demandar a expertise de um consultor é a estratégia empresarial.

Isso ocorre porque mesmo tendo uma estrutura bem organizada, por vezes falta o foco em resultados, nos objetivos e metas mais importantes.

Priorização

Independentemente da área escolhida e das estratégias delineadas, vai existir uma série de possibilidades do que fazer.

Colocar os Planos em Ação

Por fim, o último passo é mais voltado para a prática e alguns consultores acabam não realizando ele.

Tudo vai depender do que estiver acordado no contrato com o seu cliente.

Normalmente esse trabalho de acompanhamento e realização das estratégias delineadas é chamado de assessoria.

Questionário de diagnóstico empresarial

Normalmente, realizam-se entrevistas pessoais com estas pessoas, a fim de conhecer melhor, o nível da mão de obra daquela organização, conhecer como pensam os funcionários e principalmente, como “enxergam” e classificam a empresa para qual trabalham.

Além das entrevistas pessoais é fundamental que seja entregue para cada colaborador, um questionário onde poderão dar opiniões, realizar críticas e até mesmo dar notas a diversos quesitos abordados no questionário.

Desta maneira, fazemos com que a empresa possa “conversar” com seus dirigentes.

É como dar vida a empresa e permitir que ela mesma, reclame, opine, dê sugestões e peça mais atenção para determinadas áreas onde se sente mais enfraquecida.

O consultor nesta situação, após o diagnóstico empresarial, passa a ser um porta-voz da empresa.

Já de posse destas entrevistas, realizam-se também os levantamentos financeiros, econômicos, operacionais e checagem de todos os principais controles e relatórios utilizados pela empresa para a tomada de decisão estratégica.

Dentre os itens analisados num diagnóstico empresarial podemos destacar alguns extremamente importantes. São eles por área:

Área Financeira / Econômica

• Como é apurado o resultado econômico da empresa?
• Qual é o impacto da inadimplência nos resultados?
• A empresa sabe de fato o que é Fluxo de Caixa? (Ou apenas usa Contas a Pagar X Contas a Receber). Existe um planejamento, um orçamento financeiro?
• Há controle dos Prazos Médios de Compra e Venda e sua influência no capital de giro?
• Como está a estrutura funcional da empresa? Existe um organograma? As funções são bem definidas? Existe dualidade de mando? Cada colaborador sabe claramente sua importância e objetivos?

Área Comercial

• Existe um Planejamento estratégico, mercadológico nesta área?
• Como está composta a estrutura comercial em composição e eficácia?
• Há televendas, telemarketing e assistência ao cliente?
• Qual a política de treinamento de vendedores?
• A área comercial trabalha orientada por números e relatórios de ação estratégica definidos pela direção da empresa?
• Os prêmios e incentivos de venda estão de acordo com a estratégia comercial da empresa?

Área Operacional / Custo

• Os controles de pedidos, entregas, devoluções estão sendo realmente eficazes, evitando problemas para o cliente?
• Na empresa comercial, utiliza-se a curva “ABC” para definir ações de compra, venda, promoções e definição dos níveis ideais de estoque?
• Como é calculado o Preço de Venda dos produtos? Existe uma formula confiável, ou se faz pela simples política da margem bruta (multiplica-se o preço de custo por um número)?
• Existe um sistema de apuração de custos? É confiável?
• No custo estão inseridas as despesas indiretas, da administração e as dos centros de custos auxiliares?
• A empresa tem bem definidos os Centros de Custos?
• Na produção são apontados todos os tempos?
• Na produção há controle de tempos e movimentos de materiais?
• Na produção há uma ficha técnica dos produtos? É utilizada no custo?
• Quando indústria, o layout da fábrica é o melhor possível?

Área de Compras e Estoques

• Como é feito o planejamento de compras?
• Há cálculos precisos do giro de mercadorias, do estoque de produtos acabados e de matéria prima?
• A recepção de mercadorias é segura, a prova de falhas e roubos?
• Qual é a eficiência da expedição e armazenagem de produtos?
• São realizadas auditorias de estoque? De que maneira?
• O sistema de armazenagem utilizado é o mais correto?

Área de Recursos Humanos

• Há um critério bem definido para processos de seleção?
• Há uma política de treinamentos na empresa?
• Como se mede a produtividade dos funcionários?
• Como se mede o grau de motivação da equipe?
• Existe um sistema de Avaliação de desempenho?
• Como se mede a rotatividade de pessoal?
• O faturamento “per capita” está de acordo com a estrutura da empresa?
• Há um organograma bem definido de acordo com os objetivos da empresa?
• Há um regulamento interno?

Área de Comando da empresa

• A direção da empresa recebe informações simples, objetivas e com forte poder de análise?
• Qual é a objetividade dos relatórios enviados para a direção da empresa nas áreas administrativa, financeira, vendas e operacional?
• As informações que chegam são confiáveis?
• As informações chegam com rapidez, permitindo a visão “para a frente”, ou chegam sempre com atraso, dando apenas a visão do que já passou (como a do retrovisor de um automóvel)?
• A direção acompanha o Ponto de Equilíbrio da empresa como um todo? E também por unidade, filial?
• Acompanham os principais indicadores econômicos financeiros no que tange, nível de liquidez, rentabilidade sobre o patrimônio, capital de giro, lucro sobre as vendas, enfim sobre a saúde financeira e econômica da empresa?

Área de Informática

• A empresa está satisfeita com seus sistemas informatizados?
• Tem conseguido acompanhar a evolução tecnológica?
• Os sistemas fornecem informações estratégicas para tomadas de decisão rápidas e precisas?
• Como está o fluxo de informações entre os sistemas utilizados?
• Quais são os principais relatórios estratégicos para uso exclusivo da direção da empresa?