Estrutura Organizacional Afeta a Imagem da Empresa. Saiba Como!18 min read

A organização esquemática interna se reflete na imagem da empresa e no mundo empresarial, a imagem da marca é extremamente crucial.

Com isso, é por natureza atribuída ao gestor a função de zelar por todas as estratégias internas que possam elevar a imagem e a qualidade dos serviços fornecidos pela firma.

Este fato torna o estabelecimento de uma estrutura organizacional praticamente uma ação obrigatória a ser realizada pelo gestor.

Portanto, nos preparamos este post para te ajudar a alavancar a sua empresa aplicando os conhecimentos de estrutura organizacional que lhe serão apresentadas ainda neste artigo. Acompanhe!

O que é estrutura organizacional

Estrutura organizacional é o sistema formal de tarefas e relacionamentos de autoridade que controla como as pessoas coordenam suas ações e usam os recursos para atingir os objetivos organizacionais.

Controla também a coordenação e as formas de motivação.

Para qualquer organização, uma estrutura apropriada é aquela que facilita respostas eficazes aos problemas de coordenação e motivação, evolui à medida que a organização cresce e se diferencia e pode ser gerenciada e modificada através do processo de desenho organizacional.

A estrutura interna da organização define os níveis hierárquicos, os setores e departamentos (células) da organização e como estão interligados (organograma).

Determina as inter-relações e mobilidade dentro da organização. Interfere diretamente na flexibilidade (ou resistência às mudanças), na criatividade e na capacidade de inovação.

Em sua dinâmica, influencia e é influenciada pela cultura e pelo clima organizacional.

A organização da empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados pré-estabelecidos.

Estrutura organizacional de uma empresa

Numa organização, a estrutura organizacional pode ser muito útil se bem feita, visto que deixa clara a responsabilidade sobre as funções, tanto a execução como a supervisão.

E além disso, a implementação desta estrutura traz uma divisão inteligente do trabalho, agrupando aqueles que mais apresentam interdependências nas suas atividades diárias.

Isso equilibra os benefícios da especialização de funções eficientes com foco interno com a necessidade de foco em segmentos de clientes ou produtos que a organização precisa atender com excelência.

Mas será que ela tem impacto direto no negócio?

Apesar de ser óbvia a sua influência no cotidiano da empresa, não é exagero dizer que uma Estrutura Organizacional está sempre ultrapassada e necessitando de mudanças.

A Estrutura responde por uma estratégia e, a estratégia, às mudanças do ambiente.

O que automaticamente leva nós a entender que se o ambiente está em contínua mudança, a estratégia e a estrutura também deveria mudar.

Mas o fato é que nenhuma empresa consegue viver sempre mudando e são necessários ciclos de mudança e estabilidade em qualquer empresa.

E esse paradoxo das mudanças pode ser explicado da seguinte forma: você muda, mas depois precisa estabilizar as funções para ganhar eficiência na rotina até que não suporte mais as mudanças externas, alterando a estratégia e a estrutura mais uma vez, e assim seguindo mudando e estabilizando.

E Se a mudança parar, ou estabilizar em ciclos muito longos (acima de 2 anos como uma média geral, sendo uma revisão anual aconselhável) é provável que aos poucos a empresa vá se definhando ou envelhecendo, se tornando desta forma menos apetitoso/atrativo para o mercado.

Esse caso, além de clássico, acontece facilmente em empresas pequenas que crescem rapidamente, como startups e negócios familiares em crescimento.

Ambas começam a crescer porque conseguiram sucesso na sua atividade, mas começam ter na estrutura uma limitação no seu crescimento.

Mas qual será o motivo da limitação no crescimento?

Apesar de no geral se apontar o dedo para a não mudança da estrutura, há que levar em conta que a estrutura não é autônoma, sendo que há alguém por trás dela.

No caso das empresas é quase sempre o fundador da empresa (diretor, gerente ou proprietário).

Sendo que um dos principais motivos para estes instaurarem esta situação, é fato do gestor não aceitar que ele não participará mais em todo processo de tomada de decisões na empresa.

Neste caso o recomendado é reposicionar a estrutura para que represente um bom equilíbrio entre o controle e a liberdade que os funcionários precisam, descentralizando a tomada de decisão para fazer a empresa crescer.

No mundo atual os funcionários “quadrados”, ou seja, funcionários com baixa autonomia e que reportam diretamente de forma sistemática ao gestor, não conseguem dar dinâmica e impulso para o desenvolvimento da empresa.

Além do gestor se sentir desgastado por carregar toda carga de decisões na empresa, os próprios funcionários ficam desmotivados, o que afeta diretamente a dedicação destes e provoca a lentidão e erros na empresa.

A adaptação da estrutura entre projetos e rotinas, e a preparação dela para isso, é um movimento em qualquer grupo profissional que deseja continuar crescendo.

Reconheça sua estrutura, entenda seus fundamentos e sempre se questione se a forma como seu time está organizado é a melhor para atingir os objetivos com eficiência.

Estrutura organizacional formal e informal

Os costumes, as tradições e a maneira geral de proceder em uma organização se devem, em grande parte, ao que ela fez antes e ao grau de sucesso que ela tem alcançando seus esforços.

Esse princípio nos leva a fonte última da cultura de uma organização: seus fundadores.

Os fundadores de uma organização tradicionalmente exercem um impacto importante na cultura inicial da empresa. Eles possuem uma visão daquilo que a organização deve ser.

Não são restringidos por costumes ou ideologias anteriores. O pequeno porte que normalmente caracteriza as novas organizações facilita ainda mais a imposição da visão dos fundadores a todos os membros da organização.

As consequências para as pessoas e para as organizações não são as mesmas dependendo da distância em que a pessoa se encontra desses dois estremos.

Embora sujeitas a critérios de racionalidade, as organizações são entidades sociais em contínuo processo de desenvolvimento.

Todas as organizações apresentam duas faces distintas e intimamente inter-relacionadas: a organização formal e a organização informal.

Organização formal

Dá-se o nome de organização formal à estrutura de relações profissionais entre pessoas, planejada no sentido de facilitar a realização dos objetivos globais da organização.

A organização formal é a organização oficialmente adotada e é geralmente caracterizada pelo organograma e pelos manuais de organização.

Sendo que os principais aspectos apresentados pela organização formal são: Os órgãos, como departamentos, divisões, seções, setores etc.

• Os cargos, de diretores, de gerentes, se supervisores, de funcionários, de operários etc.
• A hierarquia de autoridade, como autoridade e responsabilidade previamente definidas.
• Os objetivos e os planos definidos para alcançá-los adequadamente.
• A tecnologia, que constitui o modo de realizar o trabalho dentro da organização.

A organização formal espelha a maneira lógica e racional como a organização se estrutura a fim de coordenar e integrar os esforços de todos os membros.

Organização informal

As organizações, apesar de sua natureza lógica e racional, não são entidades totalmente mecânicas.

Elas são dotadas de pessoas que, embora ocupem posições dentro da organização formal e realizem o trabalho através da tecnologia, desenvolvimento o que chamamos de organização informal.

Existem padrões de comportamentos e relacionamentos que não constam no organograma.

Existem amizades e antagonismos, indivíduos que se identificam com outros, grupos que se afastam de outros e uma grande variedade de relações no trabalho ou fora dele, que constituem a chamada organização informal.

A organização informal é a rede de relacionamentos e interações que se desenvolve espontaneamente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal.

Em outras palavras, a organização informal compõe-se de sentimentos de afeição ou rejeição entre pessoas, de atitudes favoráveis e desfavoráveis em relação as práticas administrativas, de cooperação ou hostilidade entre grupos.

Envolve uma complicada trama de processos espontâneos relativos ao campo comportamental que surge, desenvolve-se e predomina sobre as relações que teoricamente são formais.

As principais características da organização informal são:

• Grupos informais que se desenvolvem de acordo com os interesses comuns e a identificação entre as pessoas. Podem ser blocos de interesses, círculos de amizades, “panelas” etc.
• Atitudes e comportamentos que manifestam percepções favoráveis ou desfavoráveis as práticas administrativas;
• Normas de trabalho que os diversos grupos estabelecem como padrão de desempenho aceitável nas suas atividades e que são impostas a todos os seus membros, independentemente das normas formais e oficiais da organização;
• Padrões de liderança que podem conferir autoridade informal e certas pessoas, independentemente de sua posição na organização formal;

O desafio para o gestor é conciliar e harmonizar as características desses dois fenômenos.

Deve adequar o perfil da organização formal e da organização informal para obter efeito de sinergia e eliminar qualquer tipo de dissonância entre ambas.

Tipos de estrutura organizacional

A Estrutura Organizacional mostra a relação entre empregados e seus líderes, bem como as responsabilidades de todos os recursos da empresa.

Por isso, quando pensamos nesse tipo de estrutura, são 2 os modelos mais recorrentes, a estrutura Vertical e estrutura Horizontal.

Em uma organização vertical, o CEO encontra-se no topo e, abaixo dele, estão as divisões com os respectivos diretores.

Ou seja, a escada desce até chegar aos departamentos mais baixos. Na verticalização, a relação líderes e liderados é bem definida.

Neste caso, as decisões são tomadas em níveis hierárquicos. Por ter uma estrutura mais rígida, a comunicação tende a ser mais lenta.

Já em uma organização horizontal as pessoas são agrupadas com base em conhecimentos similares.

Assim, há também a maior propagação do conhecimento entre as pessoas de uma mesma área.

Por outro lado, enquanto a comunicação entre membros de um setor melhora, à medida que a empresa cresce a comunicação entre os departamentos fica enfraquecida.

Ainda falando sobre tipos de estrutura organizacional, podemos mencionar:

Estrutura Divisional

Mais indicada para empresas que trabalham com diferentes mercados e uma carteira de clientes variada. É formada por divisões separadas e autossuficientes.

Cada divisão é responsável por um produto ou serviço de acordo com os objetivos organizacionais.

A estrutura pode ser por: clientes, produtos ou serviços, localização geográfica, por projetos ou por processos.

Vantagens

• Maior autonomia para cada unidade.
• Marketing é pensado de acordo com o mercado de atuação de cada unidade.
• Tomadas de decisão mais independentes, que permitem uma resposta mais rápida ao cliente.

Desvantagens

• Aumento de custos, pois como cada unidade é uma operação, precisará de recursos próprios.
• Portas abertas para desculpas. Como as divisões são autossuficientes, há o risco de a culpa pelo baixo número de vendas de um produto ser atribuído à região, por exemplo.

Estrutura Matricial

Lembra da estrutura funcional? Na matricial a regra de Fayol cai por terra e cada colaborador tem dois chefes: o do departamento ao qual se encontra e o chefe do projeto em que está alocado.

Portanto, a Estrutura Matricial envolve um pouco da estrutura funcional (chefe do departamento) e um pouco da divisional (chefe do projeto).

Como cada departamento possui dupla subordinação, aqui o princípio de comando deixa de existir.

Por esse motivo, a matriz destaca a interdependência entre as áreas e apresenta para a empresa a necessidade de lidar com ambientes mais complexos.

A Estrutura Matricial tem como proposta satisfazer ambas as necessidades: de coordenação e de especialização. Seu objetivo é o de obter o maior rendimento possível.

Esta é a forma mais utilizada especialmente em grandes empresas, pois cada área tem o tipo de estrutura que melhor se adapta à execução de suas tarefas.

Inclusive, quando falamos de Gestão Orçamentária, temos uma das principais Metodologias Orçamentárias que é 100% embasada pelo conceito de Estrutura Matricial.

Estamos falando aqui do Orçamento Matricial.

Vantagens

• Possibilita um ambiente mais participativo, pois depende da colaboração de muitas pessoas diferentes.
• Colaboradores têm mais participação ao tomar decisões nos níveis mais baixos da hierarquia.
• Enfatiza a interdependência entre os departamentos, proporcionando oportunidades de delegação, maior contribuição pessoal e participação na tomada de decisão nos níveis mais baixos da hierarquia.
• Mais facilidade em controlar os resultados.

Desvantagens

• A dupla subordinação (chefes funcionais e divisionais) pode criar conflito de interesses;
• Rixas entre chefes de departamentos;
• Dificuldade de adaptação por parte de alguns funcionários;
• Comunicação deficitária.

Estrutura em Rede

Como a Estrutura em Rede permite a contratação de funcionários em estilo home office, a ligação de cada serviço com a organização é eletrônica. Por esse motivo, as contratações podem vir de qualquer parte do mundo.

Esta estrutura pode ser utilizada por pequenas empresas, tornando-as mais competitivas globalmente, pois permite que recursos e fornecedores sejam alocados de qualquer lugar.

Adicionalmente, possibilita a venda de serviços e produtos em todo o mundo.

Vantagens

• Competitividade global.
• Contratação de serviços somente quando necessário.
• Custos administrativos baixos.
• Dois ou três níveis hierárquicos.

Desvantagens

• Sem uma cultura corporativa corre-se o risco dos profissionais não terem o comprometimento desejado;
• Falhas eletrônicas podem interferir com o andamento do projeto;
• Organização não tem controle imediato de todas as operações da empresa;

Estrutura por Projetos

Este tipo é aplicável em construtoras, consultorias e empresas que trabalham por projetos. Dessa maneira, o tamanho da estrutura vai depender do número de projetos.

Como o nome sugere, aqui o projeto tem importância equivalente às atividades de rotina.

Vantagens

• Gerente de Projetos tem total autonomia;
• Melhor visão holística do projeto;
• Demandas do projeto são rapidamente atendidas;
• O diferente número de especialidades na equipe aumenta a possibilidade de resultados positivos.

Desvantagens

• Ociosidade dos recursos, considerando que em alguns momentos haverá um menor grau de exigência de algumas áreas;
• Insegurança na equipe ao término do projeto;

O modelo de Estrutura por Projetos é adotado juntamente com a Estrutura Funcional por empresas que trabalham com o tipo Matricial.

Quando isso ocorre, equipes de projetos (coordenados por gerentes de projetos) ficam sob a responsabilidade de gerentes funcionais. É o que chamamos de Estrutura Híbrida.

Exemplo de estrutura organizacional

Exemplos para uma organização fabril são as diretorias de: marketing, produção, financeira, comercial e recursos humanos. Ou seja nesse caso a estrutura organizacional se baseia na compartimentalização das tarefas.

As vantagens são o executivo chefe fica em contato com todas as operações, reduz e simplifica os mecanismos de controle, tem clara definição de responsabilidades, especialistas estão em nível médio e superior de gerência.

As desvantagens são: gerentes de nível superior ficam sobrecarregados com assuntos de rotina, gerentes de nível superior negligenciam aspectos estratégicos, dificuldade de lidar com diversidade, coordenação entre funções é difícil e falha em adaptar-se.

Em organizações desse tipo, os sistemas de informação são construídos com uma forte base funcional, servindo com prioridade a seu ambiente e apoiando principalmente um fluxo vertical na troca de informações.

Claro que existem fluxos interfuncionais e que recebem e enviam informações a outras estruturas funcionais, mas o centro do tratamento da informação é de competência da função.

Na verdade os fluxos interfuncionais são os que apresentam desafios para o arquiteto do sistema de informação.

Estrutura organizacional funcional

Um organograma funcional é uma espécie de figura que ilustra a forma como a empresa dispõe sua hierarquia, ou seja, distribui as funções e responsabilidades conforme os setores, cargos e conhecimentos de cada um.

Esta estrutura ilustra quais são as relações de trabalho existentes na organização, quem está acima e abaixo em sua estrutura organizacional, quem faz o quê e a quem deve responder.

Isso, em partes, também ajuda a simplificar estas informações e a torná-las mais acessíveis a todos, pois este mapeamento ilustra cada parte da organização.

Entretanto, isso é feito de maneira setorizada, mostrando os departamentos da empresa e sua inter-relação e não os profissionais em si.

Ainda assim, este tipo de organograma vai além, pois não se resume apenas a apresentar segmentos da empresa.

Do topo até as áreas mais operacionais, este diagrama mostra o papel de cada uma dentro do negócio e a relação de cada um dos membros entre si, o que confere uma visão sistêmica da empresa, a fim de que todos possam conhecer sua estrutura de modo geral.

Organograma Funcional – Vantagens e Desvantagens

Apesar de ser um excelente instrumento, muitas vezes, esta ferramenta é usada de modo insuficiente.

Vira apenas um documento que não mostra aos colaboradores o porquê de seu setor está presente ali, interligado com tantos outros e muito menos qual a importância deles na construção dos resultados dentro da empresa.

Assim, um organograma funcional que poderia trazer esclarecimentos importantes, não passa mais de um gráfico que não diz nada aos funcionários.

Pensando em elucidar ainda mais sobre as reais funcionalidades deste instrumento, vamos conhecer as vantagens e desvantagens do organograma funcional:

 Vantagens

• Todos podem conhecer a estrutura de trabalho da empresa, compreender seu papel e como ele se relaciona com o trabalho dos colegas e demais setores;
• Centraliza todas as informações num só lugar e favorece o desenvolvimento de uma visão mais sistêmica sobre o negócio;
• Prega processos mais estruturados e padronizados;
• Mostra onde investir na melhoria dos processos e também no desenvolvimento do capital humano.

Desvantagens

• Não acompanha o desenvolvimento de ambientes em transformação;
• Pode gerar conflitos entre departamentos e seus colaboradores constantemente, pois gera uma competição negativa entre eles;
• Os líderes têm que gerenciar o tempo todo conflitos entre os setores;
• Como setoriza bastante cada área, pode gerar animosidades constantes entre elas;
• Considerado inflexível diante das mudanças corriqueiras que acontecem nas empresas.

Por fim, agora que conhecemos as vantagens e desvantagens do organograma funcional é hora de avaliar se ele deve ser ou não uma ferramenta a ser implementada em sua empresa, para diagramar sua estrutura e torná-la conhecida por todos.

Organograma de estrutura organizacional

Dentro de uma empresa, as atividades propostas devem ser planejadas e organizadas com clareza para que sejam executadas com eficiência.

Para tanto, é necessário que se organize uma estrutura hierárquica que represente a planta da organização; que ilustre cada departamento da empresa com suas tarefas e seus respectivos responsáveis, superiores e subordinados.

Essa estrutura hierárquica pode ser representada graficamente por uma figura denominada organograma.

O principal objetivo do organograma é fazer com as pessoas de dentro, como as de fora da empresa, entendam, de maneira clara, como as pessoas e atividades se relacionam dentro de determinada empresa.

Em outras palavras, o organograma esclarece dúvidas de clientes, parceiros e fornecedores.

Outra função importante do organograma é proporcionar a agilidade na percepção das áreas de negócio.

A partir do momento em que se conhecem os responsáveis, assim como os seus departamentos, fica mais fácil entender para onde esses podem crescer e como os colaboradores podem contribuir para tanto.

Resumindo, o organograma empresarial ajuda a reconhecer possíveis problemas, da mesma forma que ajuda a desenvolver melhorias para as áreas que as necessitam.

Porém, para que um organograma cumpra seu papel com excelência, é preciso que ele seja claro e flexível.

Claro para que represente com fidelidade a estrutura da empresa, sem deixar margem a interpretações errôneas.

Flexível para que as pessoas não se tornem engessadas dentro de uma hierarquia rígida que muitas vezes pode comprometer a desenvoltura dos departamentos e dos funcionários.

Um organograma eficiente deve retratar o momento atual da empresa e ser flexível o suficiente para ser alterado de acordo com a necessidade e com as mudanças do dia a dia da empresa.