A gestão de custos é o processo de planejamento e controle do orçamento de uma empresa. É uma forma de contabilidade de gerenciamento que permite que uma empresa preveja despesas iminentes para auxiliar a reduzir a chance de superar o orçamento.
Muitas empresas empregam planos de gerenciamento de custos para projetos específicos, bem como para o modelo de negócios global.
Ao aplicá-lo a um projeto, os custos esperados são calculados enquanto o projeto ainda está no período de planejamento e são aprovados de antemão.
Durante o projeto, todas as despesas são registradas e monitoradas para garantir que elas estejam de acordo com o plano de gestão de custos.
Após o término do projeto, os custos previstos e os custos reais podem ser comparados e analisados, ajudando as futuras previsões e orçamentos de gerenciamento de custos.
A implementação de uma estrutura de gerenciamento de custos para projetos pode ajudar um negócio a manter seu orçamento total sob controle.
Gestão de Custos Explicado em 4 etapas
O gerenciamento de custos está preocupado com o processo de planejamento e controle do orçamento de um projeto ou empresa.
Inclui atividades como planejamento, estimativa, orçamento, financiamento, gerenciamento e controle de custos para que o projeto possa ser concluído dentro do orçamento aprovado.
O gerenciamento de custos abrange o ciclo de vida completo de um projeto desde a fase de planejamento inicial para medir o desempenho real dos custos e a conclusão do projeto.
Este artigo irá explicar as diferentes etapas ou processos envolvidos no gerenciamento de custos de um projeto.
Planejamento de recursos
Na fase inicial de um projeto, os recursos necessários para completar as atividades precisam ser definidos.
Você pode pensar no tempo, material, mão-de-obra, equipamentos, etc.
Uma vez que os tipos e quantidades de recursos são conhecidos, os custos associados podem ser determinados.
Estimativa de custo
Vários métodos de estimativa de custos podem ser aplicados para prever o quanto custará para executar as atividades do projeto.
A escolha do método de estimativa depende do nível de informação disponível.
Uma estimativa análoga usando o custo real de projetos anteriores, similares pode servir como base para estimar o projeto atual.
Outra opção é usar modelos paramétricos nos quais as características do projeto são representadas matematicamente.
As estimativas podem ser refinadas quando mais informações se tornam disponíveis durante o curso de um projeto.
Eventualmente, isso resulta em uma estimativa detalhada do custo unitário com uma alta precisão.
As incertezas remanescentes em estimativas que provavelmente resultarão em custos adicionais podem ser cobertas pelo custo de reserva (por exemplo, usando escalonamento e contingências).
Orçamento de custos
A estimativa de custos forma juntamente com um cronograma de projeto a entrada para o orçamento de custos.
O orçamento fornece uma visão geral dos custos periódicos e totais do projeto.
As estimativas de custo definem o custo de cada pacote de trabalho ou atividade, enquanto o orçamento aloca os custos durante o período de tempo em que o custo será incorrido.
Uma linha de base de custo é um orçamento de fase aprovada que é usado como ponto de partida para medir o progresso real do desempenho.
Controle de custos
O controle de custos está preocupado com a medição das variações da linha de base do custo e a tomada de medidas corretivas efetivas para alcançar custos mínimos.
Os procedimentos são aplicados para monitorar gastos e desempenho em relação ao progresso de um projeto.
Todas as mudanças na linha de base do custo precisam ser registradas e os custos totais finais esperados estão continuamente previstos.
Quando a informação de custo real fica disponível, uma parte importante do controle de custos é explicar o que está causando a variação da linha de base do custo.
Com essa informação, ações corretivas podem ser necessárias para evitar o excesso de custos.
As ferramentas dedicadas de software de controle de custos podem ser valiosas para definir procedimentos de controle de custos, rastrear e aprovar mudanças e aplicar análise.
Além disso, os relatórios podem ser aprimorados e simplificados, o que torna mais fácil informar todas as partes interessadas envolvidas no projeto.
A Importância da Gestão de Custos na Tomada de Decisão
Nos dias atuais, neste ambiente de globalização, a gestão de custos de forma estratégica é a resposta para atender às demandas do sistema econômico com relação às novas perspectivas do mercado.
Toda empresa com suas particularidades tem por objetivo planejar, produzir, comercializar, sempre melhorando sua imagem e de seus produtos ou serviços visando a continuidade no mercado, satisfazendo seus anseios e seus investimentos, com alta qualidade.
As principais ferramentas para melhorar esta competitividade é o controle de custos, sendo uma importante ferramenta de inovação presentes na gestão estratégica.
Até mesmo as pequenas e micro empresas buscam mensurar os custos.
Geralmente quem não faz este controle, pode não se manter por muito tempo no mercado e vir à falência e são poucas as empresas que adotam um sistema coerente e eficaz.
É nesta hora que entra a contabilidade, devendo ser a grande responsável pelo sistema gerencial, contribuindo para o sucesso do empreendimento e pela gestão das informações que são formalizadas e documentadas.
Com isso os contadores vêm aumentado seu espaço como gestores dentro das empresas.
Nesse contexto, entra a contabilidade de custos como um sistema de informações contábil fundamental para o desempenho administrativo e operacional, diretamente relacionada com as funções de planejamento, orçamento, execução e controle.
A contabilidade de custos, tem como finalidade encontrar meios economicamente viáveis para reduzir os gastos, controlar as despesas e contribuir para tomada de decisão, demonstrando informações mais precisas para problemas ligados à decisão.
A gestão de custos é um dos setores mais importantes da contabilidade, por dar mais importância à responsabilidade do contador nas análises e interpretações objetivas das questões empresariais, oferecendo instrumentos para tomada de decisão.
Pode-se mensurar onde estão os gastos maiores em cada produto ou serviço e se os custos fixos ou variáveis estão altos, para saber onde podem ser reduzidos, sem prejudicar a qualidade.
A principal característica da gestão de custos, está voltada para as decisões futuras, impõe aos contadores a necessidade de conhecer cada vez mais a empresa como um todo, incluindo problemas e questões dos mais diversos níveis organizacionais.
O sucesso de uma empresa não depende apenas da implantação de um sistema de custos.
É necessário que haja um aprimoramento nos seus processos incluindo o processo de gestão de custos com a participação de toda equipe da empresa proporcionando um bom planejamento e boas estratégias.
Os desafios enfrentados pela economia nos últimos anos induziram as empresas a atuarem sobre os fatores de competitividade que estão sob sua esfera de decisão.
O papel da contabilidade de custos representa um sistema de informações que auxilia os gestores no processo de administração dos negócios, capaz de produzir a informações que reflitam o valor econômico dos resultados e do processo de tomada de decisão.
No processo decisório todos os eventos econômico-financeiros devem ser avaliados, não se restringindo à identificação e análise de custos para subsidiar as decisões.
A avaliação deve ser feita sobre toda gestão econômica, abordando portanto um conjunto de informações mais amplo e com maior poder de contribuições ao processo de gestão.
O sucesso da competitividade da empresa depende fundamentalmente da gestão estratégica a qual inclui a contabilidade de custos.
Gestão de Custos e Formação de Preços
O desafio de formar e definir preços de venda é constante nos pequenos negócios.
A necessidade de ajustes nos preços praticados, para mais ou para menos é atitude presente no dia a dia dos empresários.
Seja em função da prática dos concorrentes, da exigência dos consumidores ou do próprio aumento de necessidades, o preço de venda precisa sempre ser revisto e na medida do possível, se enquadrar nas novas regras do mercado.
O empresário precisa entender que o preço a ser cobrado do cliente tem uma grande importância na sobrevivência de sua empresa, pois é através dos preços praticados que a empresa forma o seu faturamento.
Mas então, o que deve ser considerado na formação de preços?
O preço cobrado na venda de uma unidade de produto ou serviço deve ser suficiente para colaborar na satisfação de todas as necessidades do negócio, pois é através dos preços praticados nas vendas totais que os recursos serão gerados para pagar todas as suas despesas e ainda gerar o lucro desejado.
Composição do preço de venda
- Custo do produto, mercadoria ou serviço
No caso de empresas industriais, o quanto consumiu de matérias primas totais no produto até que ele estivesse acabado e o quanto consumiu de mão de obra no produto.
- Gastos variáveis ou despesas variáveis
São os gastos que começam a existir quando há venda, ou seja, os gastos sobre as vendas, como os impostos, comissões sobre vendas e gastos com entregas.
- Gastos fixos ou despesas fixas
São os gastos que existem no negócio independente do volume de vendas. Esses gastos têm uma representação menor no preço de venda quando se alcança um maior volume de vendas.
Cada unidade vendida deverá gerar recursos suficientes para que se possa ao final do período pagar todas as suas despesas fixas.
- Margem de lucro líquido desejado
O lucro líquido representa o crescimento do capital investido no negócio, portanto, trabalhar com margem pequena ou sem margem significa ter um aumento de capital pequeno ou nenhum aumento no caso de margem zero.
A definição da margem pretendida depende do ramo de negócio, da prática dos concorrentes e ainda das expectativas de remuneração do capital investido por parte dos sócios.
Com essas informações, a empresa já consegue fazer cálculos e chegar a um preço inicial.
O próximo passo é comparar esse preço calculado com o preço médio dos concorrentes para avaliar as dificuldades de praticá-lo.
É sempre bom lembrar que, se o seu preço ficar acima do que é praticado pelos concorrentes, sua empresa deverá pensar numa maneira de mostrar para o cliente as vantagens que ele terá em comprar de você ao invés de comprar no concorrente somente pelo preço mais baixo.
Caso o cliente não aceite a sua justificativa, e dê preferência ao preço mais baixo, a empresa deverá rever os seus gastos totais e a sua margem de lucro desejada, se enquadrando em novos valores que possibilitem um preço mais competitivo.
Uma outra informação também muito importante na gestão de custo para formação de preço, é o volume de vendas que o negócio precisa alcançar para satisfazer todas as necessidades, pois a venda de apenas 1 unidade não manterá o negócio vivo.
Enfim, tomar decisões sobre preço de venda não é tarefa fácil, mas há mais segurança quando se tem informações das práticas da concorrência, das necessidades dos consumidores, da prática ou parceria dos fornecedores, e acima de tudo, uma boa gestão de custo da empresa.
Um aumento nas despesas representará um aumento nas necessidades, o que forçará uma revisão nos preços praticados ou na quantidade vendida.
Gestão de Custos de Produto
Discussões pouco produtivas sobre qual sistema de custos é ideal e sobre como implantar predominam nas redes sociais, no entanto, não é aí que reside o maior problema dos sistemas de gestão de custos.
Profissionais especialistas em metodologias avançadas de gestão estratégica de custos sobrevalorizam algumas ferramentas, e frequentemente esquecem que elas são apenas um componente dos sistemas de custos.
Grande parte das discussões sobre custos focam mais como apurar custos e menos em como utilizar as informações geradas, o que sem dúvida é a parte mais importante, porém a menos abordada.
Como apurar os custos de produção
Para apurar custos de produção são necessários:
- Ter os dados mestres dos produtos ou serviços muito bem elaborados.
O que deve incluir listas de materiais, roteiros de produção, dados sobre rendimentos, índices de perdas, tempos de preparação e tempos padrões ou teóricos de execução das operações.
- Um sistema de reportes diários de ordens de produção, de boa qualidade.
A cada ordem encerrada é importante que sejam avaliados os consumos dos materiais e tempos reportados, de forma que se tenha os dados teóricos ou padrões, mostrados de forma comparativa com os dados reais reportados.
Há quem defenda a ideia de que apenas os consumos padrões são suficientes para a gestão de custos de um produto.
Obviamente essa é uma visão inadequada de quem não entende sobre custos.
Infelizmente sistemas simplistas e inadequados são utilizados por muitas empresas.
- Um bom controle sobre registros, apuração, controle e análise dos custos dos materiais.
Nessa área residem muitos problemas dos sistemas de custos.
Os livros e os catedráticos focam muito pouco a respeito dos custos dos materiais.
Na grande maioria das empresas os custos com materiais representam a grande parcela dos custos dos produtos.
Todos esses aspectos são importantes e merecem ser avaliados, mas sempre levando em conta a representatividade que possuem sobre os custos totais.
- Um bom sistema de atribuição dos custos diretos e indiretos aos produtos.
Nesta etapa se discute muito a respeito de qual sistema é melhor: o custeio direto ou custeio por absorção.
Não precisamos dessa discussão, pois podemos ter um sistema de atribuição de custos que atenda às duas abordagens que na realidade não competem, mas se complementam.
Para algumas análises e decisões o custeio direto é melhor, já para outras, como formação de preços, os custeio por absorção é o mais adequado.
Por isso, é importante que os custos dos processos sejam separados em variáveis e fixos. O que facilitará muito a gestão de custos e posterior análise.
- O que considerar como custos indiretos de fabricação?
Aqui temos outra fonte de discussões desnecessária.
Muitos são o que defendem que diversos custos devem ser tratados como despesa, como é o caso de uma área de Recursos Humanos e de TI.
Na realidade esses gastos devem ser classificados uma parte para despesa e outra parte como custo dos produtos.
A distribuição pode ser feita preferencialmente por um sistema de custos por atividades ou de forma mais simplista com base no número de funcionários para o caso de Recursos Humanos ou números de computadores ou de usuários para o caso da área de TI.
Assim, uma distribuição de custos de forma mais precisa ou de forma mais simplista, sempre apontará para a distribuição desses custos entre essas duas categorias (despesas ou custos), conforme a utilização dos serviços que essas áreas prestam.
Uma vez as empresas terem definido como irão apurar os custos de produção elas devem definir: como utilizar os custos de produção?
A utilização dos custos de produção poderá ocorrer de varias formas, entre elas:
- Relações de custos standard ou custos de reposição atualizadas
- Relatórios comparativos entre custos standard ou teórico X custos reais e respectivas variações
- Reuniões periódicas com registro de presença, atas e follow ups detalhados
- Estudos especiais de custos para analisar decisões especiais
- Avaliação de rentabilidade, margens e outros índices relativos aos produtos
- Avaliação diária das variações apontadas nas ordens de produção
- Análises de utilização de capacidade instalada e produtividade na utilização dos recursos de produção
Como Reduzir Custos
O processo de gestão de custos envolve o monitoramento do desenvolvimento, produção e venda de produtos ou serviços de boa qualidade, procurando ao mesmo tempo reduzir os custos ou mantê-los em níveis-alvo.
Reduzir os custos das empresas é o produto de diversas atividades realizadas pela administração.
Infelizmente muitas empresas tentam reduzir custos apenas por redução de custos, sendo que dentre as ações típicas estão as demissões e redução de fornecedores.
Quando a administração concentra suas atividades apenas em busca de preços mais baixos, tanto a qualidade e a entrega oportuna são severamente afetadas por esta atitude.
Gestão de custos dos negócios envolve:
- Planejamento de custos projetados para maximizar a margem entre as receitas e despesas
- A redução sistemática dos custos
- Investimento de planejamento pela alta administração
A melhor maneira de reduzir os custos dos negócios é através da prevenção, detecção e eliminação sistemática de uso excessivo de recursos.
Para reduzir custos, ações devem ser aplicadas simultaneamente em sete atividades, das quais a melhoria da qualidade é a mais importante e as outras seis atividades são consideradas como parte da qualidade do processo.
- As atividades a que nos referimos são:
- Melhoria da qualidade
- Melhoria da produtividade
- Redução de estoques
- Encurtamento das linhas de produção
- Redução do tempo ocioso de máquinas e equipamentos
- Redução do espaço usado
- Redução do tempo total do ciclo
Primeiro e mais importante a considerar é que os níveis mais elevados de qualidade não significam custos mais elevados.
Um exemplo disso é o sistema Kaizen, que trabalha para a prevenção, detecção e eliminação de resíduos, níveis mais elevados de valor para seus clientes, altas taxas de rentabilidade, maior valor agregado por trabalhador, maior grau de satisfação e maior participação de mercado.
O menor preço, qualidade e serviço ao cliente não constitui uma vantagem competitiva de hoje, mas são pré-requisitos para competir.
Reduzir o tempo de ciclo para implementar as alterações necessárias pelo mercado atual é o que determina a vantagem competitiva.
Variações na Gestão de Custos – Como Apurar?
As variações de custos precisam ser apuradas, reportadas e analisadas.
Quando as variações são significativas é necessário que se adotem medidas corretivas, para trazer essas variações a níveis aceitáveis.
Através da gestão de custos, as variações identificadas devem ser apuradas sistematicamente pelo sistema de custos adotado pela empresa.
Muitas empresas acabam adaptando seu sistema de custos aos sistemas integrados, que nem sempre são parametrizados de forma a fornecer custos reais e padrões por produto.
Então, o primeiro requisito de um bom sistema de custos é que propicie a identificação dos custos padrões e reais, detalhados por produto.
Detalhado significa podermos separar os diversos componentes de custos, como matérias primas, embalagens, mão de obra, custos gerais de fabricação, custos com processamentos externos, etc, tanto a nível de custo standard como a nível de custo real.
Como reportar as variações de custos?
O ideal é que as variações sejam demonstradas por ordem ou por produto, no caso de processo contínuo de produção.
Um bom relatório de demonstração das variações com valores do mês e acumulado no ano, é informação muito útil.
No entanto, poucos sistemas propiciam essa informação.
As variações ficam melhor se forem ranqueadas por ordem de valor, da maior para a menor, bem como aconselha-se que as 10 maiores e menores variações sejam destacadas e apresentadas em reunião de revisão mensal.
Como Medir o Desempenho do Colaborador
Uma das tarefas mais difíceis do gestor é manter a equipe trabalhando unida e comprometida com as metas e sucesso da empresa. Lidar com pessoas não fácil, cada colaborador possui suas características e personalidade.
Então como encontrar uma maneira de obter o respeito de todos e manter a equipe motivada e produtive? É simples: Justiça!
Algo que ninguém tolera é a injustiça, e muitos colaboradores se veem injustiçados. Você já deve ter se deparado com burburinhos como estes:
- “Trabalho muito e não tenho reconhecimento”
- “Fulano chega sempre atrasado e ninguém fala nada”
- “Fulano passa o dia no Facebook e eu aqui me matando”
Estes são só alguns exemplos do que uma má administração de equipe pode ocasionar. A mente do ser humano funciona assim: “Se ele ganha o mesmo que eu e não faz nada, porque eu devo fazer?”
Quando seus melhores talentos começarem a pensar dessa maneira, sua produtividade descerá ladeira a baixo! Você não pode deixar que as coisas cheguem a esse ponto.
Você deve manter sua equipe em um nível sadio de competição, sempre puxando para cima. Sua equipe deve formar exemplos, um colaborador deve ver o esforço do outro e pensar “Fulano tem dado duro e foi reconhecido, vou me esforçar para produzir tanto ou mais do que ele!”
E a única maneira de você jogar limpo e transparente com sua equipe é ter dados concretos para apresentar. A Avaliação de Desempenho não é um plus que grandes empresas devem ter. É uma realidade que TODAS as empresas deveriam se preocupar.
O capital humano é o maior ativo de qualquer empresa. Pense comigo:
- Você tem CERTEZA de qual funcionário é seu melhor talento?
- Você tem CERTEZA de qual colaborador é o mais produtivo?
- Quantos colaboradores da sua equipe chegaram atrasado nos 2 últimos meses?
- Quantos colaboradores da sua equipe faltaram e apresentaram atestado nos últimos 6 meses?
Se você é um gestor de equipe, você deveria ter todos estes dados a poucos cliques de alcance. Deveria possuir um sistema atualizado com tudo o que acontece na sua equipe, e assim ter total controle sobre ela.
Como recompensar o melhor colaborador e evitar perdê-lo para um concorrente por falta de reconhecimento? Como planejar ações de melhoria e desenvolvimento para seus colaboradores que podem render mais?
Como saber quais competências cada colaborador tem de melhor, e desenvolver e a primorar as que possui deficiência?
A resposta para todas as perguntas é: Avaliação de Desempenho.
Com a Avaliação de Desempenho você resolve todas estas situações:
Um colaborador foi demitido e acionou sua empresa na justiça: Com a Avaliação de Desempenho, você terá dados concretos e atualizados (desde a entrada do funcionário na empresa até sua saída) e poderá justificar o porque da demissão.
Terá anotações de cada atraso, de cada conduta equivocada ou falta de preparo para exercer a função requerida, tendo assim uma base sólida para se defender.
Evitar que “Uma maçã podre estrague o cesto de frutas”: Um colaborador revoltado causa grandes danos a uma equipe. Fora o próprio desempenho ruim, pode instigar seus colegas a também fazerem corpo mole ou sabotar a empresa por algum motivo.
Com a avaliação de desempenho, você terá subsídios para refutar qualquer argumento que este colaborador tenha para infectar a equipe. Mostre ao resto da equipe que as reclamações dele não tem fundamento, baseado em dados concretos que ele não poderá negar.
Evitar Gastos Desnecessários Com Treinamentos Equivocados: É muito comum nas empresas, equipes inteiras receberem treinamentos. Mas, isso é correto? Não seria bem mais assertivo que cada colaborador recebesse o treinamento que mais precisa para se qualificar, ou para exercer melhor a sua função?
Com a Avaliação de Desempenho, você consegue filtrar cada competência em que seu colaborador é melhor e pior, e assim estabelecer o Plano de Desenvolvimento Individual para que ele se qualifique da melhor maneira possível.
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