Saber como fazer um mapeamento de processos para aumentar a eficiência de um negócio deve estar entre as prioridades de todo bom gestor.
Afinal, por meio dessa estratégia, é possível visualizar melhor os processos, um ponto essencial para quem quer entendê-los melhor, identificar gargalos, prevenir erros e aplicar melhorias.
É o seu caso? Então, continue sua leitura e descubra como fazer um mapeamento de processos para aumentar a eficiência de seu negócio!
O que é um mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é um método de planejamento usado para estruturar visualmente todas as etapas de um fluxo de trabalho. Com ele, é possível ter uma visão completa da sequência de tarefas da sua empresa visando à transparência, organização e aumento de eficiência do negócio.
Esse mapeamento de processos pode ser criado em uma ferramenta de fluxograma onde você consegue desenvolver o seu mapeamento do zero, ou se achar melhor, pode aproveitar templates prontos, como por exemplo esse modelo para diagrama BPMN e personalizá-los de acordo com o que a sua empresa precisa.
Por que fazer um mapeamento de processos para aumentar a eficiência do negócio?
O mapeamento de processos auxilia o negócio em muitas frentes e por isso é tão importante. Com ele é possível:
- melhorar a comunicação e alinhamento entre membros da mesma equipe que participam em etapas diferentes do mesmo processo;
- informar sobre um processo, definindo limites e responsabilidades;
- identificar gargalos nas atividades, tarefas repetitivas e motivos de atrasos;
- entender melhor o fluxo para discutir ideias e melhorias de forma assertiva.
É certo que qualquer empresa se beneficiará com essa ferramenta, no entanto se você está em dúvida de quando é mandatório fazer um mapeamento de processos, veja o próximo tópico.
Quando fazer um mapeamento de processos na sua empresa?
Quando a burocracia atrapalha
Quando o fluxo de trabalho demora mais que o previsto e traz impactos negativos, por exemplo: um novo cliente precisa, antes de concretizar a compra, passar pelo setor de cadastro.
Imagine que nesse setor de cadastro exista um gargalo e cadastros que demoravam um dia útil, passem a demorar 4 dias úteis para serem feitos, essa é uma demora que impacta diretamente as vendas, já que o cliente pode se cansar de esperar e procurar outro fornecedor.
Em situações assim, é importante mapear o processo para desfazer o gargalo..
Quando há novos colaboradores
As equipes de uma empresa são vivas, funcionários são promovidos, mudam de setor, de empresa. Exatamente por isso é importante que os processos estejam bem desenhados e mapeados, para que todos, principalmente os novos funcionários, entendam como funciona o fluxo de cada atividade.
Quando existem reclamações
Quando há reclamações dos clientes internos e externos, isso significa claramente que há ineficiência e lentidão no processo vigente e ele deve ser melhorado imediatamente, principalmente se já foi sentido por clientes que são fiéis a marca, do contrário, a empresa corre o risco de ter a sua reputação afetada..
5 dicas para fazer um mapeamento de processos para aumentar a eficiência do negócio
1. Comece pelo básico
É fundamental que você siga uma sequência básica de ações para começar a fazer o mapeamento de processo do seu negócio.
- Defina em quais áreas o mapeamento será implantado e escolha a ordem em que isso ocorrerá. Comece com o setor mais problemático e importante.
- Identifique as atividades do setor e as tarefas envolvidas em cada atividade.
- Esteja ciente da sequência e relação entre essas tarefas.
Agora você já tem o essencial para fazer um mapeamento de processos para aumentar a eficiência do seu negócio.
2. Defina uma sequência lógica
Após organizar os setores e fazer o levantamento das tarefas e atividades, é imprescindível sequenciar a execução de todo o trabalho.
- Quando acontece cada tarefa?
- Depois de qual etapa?
- Quem são os responsáveis?
- Se houver algum tipo de erro ou indeferimento no processo, qual o próximo passo?
- Quando a atividade é considerada entregue ou finalizada?
Essas perguntas vão te ajudar a definir a sequência do mapeamento de processos.
3. Monte o diagrama de trabalho
Ao fazer um mapeamento de processos, você vai precisar montar um diagrama ou fluxograma.
Você não precisa montar um do zero, você pode usar uma ferramenta de lousa online, como a Miro, onde toda sua equipe pode colaborar em tempo real para obter o melhor resultado desse mapeamento de processos. Veja um exemplo na foto:
4. Organize o diagrama
O diagrama é composto por símbolos diversos, retângulos, quadrados, triângulos, círculos, setas, pontos e cores distintas.
Por isso, é importante rotular cada símbolo com a etapa ou tipo de atividade que ele representa, por exemplo:
- quadrados pretos: apontam início e fim do mapeamento de processos;
- quadrados amarelos: indicam ações;
- triângulo laranja: são perguntas a serem respondidas durante a execução da atividade;
- setas pretas: mostram a conexão e dependência entre cada tarefa.
5. Não se limite
Uma ferramenta de fluxograma como a Miro, oferece muitas possibilidades. Por isso, após terminar o mapeamento de processos para aumentar a eficiência do negócio, revise-o com sua equipe e faça todos os ajustes necessários.
Você também pode usar notas adesivas e modelos de diagramas diferenciados para cada setor da sua empresa. Não se limite, dessa forma você atenderá as necessidades específicas de cada área.
Agora você já sabe fazer um mapeamento de processos para aumentar a eficiência do negócio! Hora de pegar o seu template e colocar a mão na massa.
