Matriz Gut: A Ferramenta de Gestão Indispensável na Sua Empresa!16 min read

Hoje falaremos sobre essa ferramenta, que é muito utilizada pelas empresas para priorizar os problemas que devem ser atacados pela gestão, bem como para analisar a prioridade que certas atividades devem ser realizadas e/ou desenvolvidas, em situações como: solução de problemas, estratégias, desenvolvimento de projetos, tomada de decisões etc.

Isso faz com que os gestores tenham uma ideia sobre qual problema deve ser resolvido melhor, ou seja, a que tem mais prioridade. Nos dias atuais, isso acaba por ajudar e fazer com que o for prioritário seja resolvido mais facilmente.

Sorte a sua, pois hoje nós vamos deixar você bem informado sobre isso. E se você tem interesse, está no local certo e, com certeza, saberá tudo sobre Matriz GUT.

O que é Matriz GUT?

A Matriz GUT é uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas. A matriz serve para classificar cada problema que você julga pertinente para a sua empresa pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e pela tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).

Por quê fazer e o que usar: Com uma matriz GUT você pode ter auxílio em estratégias, planejamento estratégico ou mesmo na aplicação em conjunto com ferramentas como a análise SWOT, Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa ou Ciclo PDCA.

Nós indicamos o uso de uma planilha de Priorização de Problemas (Matriz GUT), pois dessa forma você consegue ter seus resultados automatizados.

A matriz GUT, assim como a matriz BASICO, é uma ferramenta para priorização entre várias opções, sejam elas problemas a serem solucionados ou oportunidades de melhorias a serem desenvolvidas.

Cada letra presente no termo GUT possui uma designação, conforme apresentado na figura a seguir:

• G – Gravidade
• U – Urgência
• T – Tendência

Cada um destes elementos faz referência a uma análise específica, que deve ser realizada:

Gravidade: considera a intensidade ou o impacto que um problema pode causar se não for solucionado, ou mesmo se uma oportunidade de melhoria identificada não for desenvolvida.

Esta avaliação pode ser realizada tanto qualitativamente como quantitativamente, e deve basear-se na escala de pontuação apresentada a seguir.

Urgência: considera a pressão exercida por agentes internos ou externos (stakeholders) sobre a empresa ou sobre um departamento, em relação ao tempo para resolução de um problema ou mesmo para aplicação de uma melhoria identificada.

Pode-se citar como exemplos de urgência, o enquadramento de requisitos legais com prazos pré-determinados sujeitos a sanções ou multas.

Atendimento de uma necessidade de cliente que pode ser um diferencial para o fechamento de um negócio, troca de um fornecedor que esteja entregando matéria prima fora das especificações, aplicação de ajustes em um processo que esteja gerando defeitos em produtos, entre outros.

A avaliação deste elemento da matriz GUT deve basear-se na seguinte escala de pontuação.

Tendência: considera o impacto proveniente de um problema não solucionado ou de uma oportunidade de melhoria não desenvolvida, ou seja, avalia se o problema pode se agravar, caso uma ação não seja tomada.

Também avalia se a empresa pode começar a ser afetada por alguma variável, caso uma oportunidade identificada não seja desenvolvida.

A avaliação deste elemento da matriz GUT deve basear-se na escala de pontuação seguinte.

Para uma correta compreensão da ferramenta, você deve entender os conceitos envolvidos, isto é, o que são a gravidade, a urgência e a tendência neste sistema de avaliação e priorização de atividades.

• Gravidade: refere-se ao impacto do problema/oportunidade no negócio. Se ocorrer um problema ou oportunidade, quais serão as consequências e como elas influenciarão o seu negócio?
• Urgência: refere-se ao prazo que você tem para solucionar a questão e reduzir os impactos negativos ou maximizar os impactos positivos. Em quanto tempo é preciso resolver esta questão?
• Tendência: refere-se à perspectiva de mudança do cenário. Se não agir sobre a situação, como ela se desenvolverá?

O ideal é que você crie uma escala de pontuação para classificar cada um dos critérios e seus desmembramentos, de acordo com sua relevância. No caso da gravidade da situação, por exemplo, sua escala poderia ser:

• Pouco grave
• Grave
• Bastante grave
• Muito grave
• Extremamente grave

Como surgiu a matriz GUT

O Método GUT foi desenvolvido por Kepner e Tregoe na década de 1980, a partir da necessidade de resolução de problemas complexos nas indústrias americanas e

japonesas. Várias contrariedades podem surgir em uma organização, e nem sempre é

possível resolver todas ao mesmo tempo (KEPNER; TREGOE, 1981).

Essa ferramenta gerencial é utilizada para priorizar a tomada de decisão, levando em consideração a gravidade, a urgência e a tendência do evento relacionado.

A partir dessas variáveis, o gestor pode agir com base em um escalonamento, identificando quais complicações devem ser resolvidas primeiro. O grande diferencial do Método

GUT, em relação aos outros do gênero, é a simplicidade de utilização e a possibilidade de atribuir valores para cada caso concreto de maneira objetiva (MEIRELES, 2001).

Periard (2011) afirma que o primeiro passo para sua elaboração é listar os problemas presentes em determinado ambiente e, na sequência, avaliar os três aspectos com base nas seguintes definições:

Como fazer a Matriz GUT

Primeiro passo

O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas relacionados às atividades que você terá que realizar em seu departamento, sua empresa ou até mesmo suas tarefas em casa, por exemplo.

Montando uma matriz simples, contemplando os aspectos GUT e os problemas a serem analisados.

Segundo passo

Em seguida você precisa atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos principais que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência.

Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido;

Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema.

É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente? ”;

Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema.

Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: “Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente? ”.

As notas devem ser atribuídas seguindo a seguinte escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1 para os menores valores. Ou seja, um problema extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar com o tempo receberia uma pontuação da seguinte maneira:

• Gravidade  = 5  |  Urgência = 5  |  Tendência = 5

Ao final da atribuição de notas para os problemas, seguindo os aspectos GUT, faz-se necessário produzir um número que será o resultado de toda a análise e que definirá qual o grau de prioridade daquele problema.

O cálculo é feito da seguinte forma: pega-se os valores de cada problema e multiplica-se desta maneira (G) x (U) x (T).

Para o exemplo acima, o produto desta multiplicação seria = 125, ou seja, o fator de prioridade deste problema, segundo a Matriz GUT será 125. O que, dentro de uma comparação com outros problemas, indicará se ele é ou não o mais urgente a ser atacado.

Para muitos, o fato de simplesmente atribuir notas para os problemas pode parecer algo um pouco subjetivo, baseado apenas no “achismo”. Por este motivo, recomenda-se que, no momento de atribuir as notas, você pense nos fatores da seguinte maneira:

Terceiro passo

Após definir e listar os problemas e dar uma nota à cada um deles, é necessário somar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que serão nossas prioridades.

Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade serão os que você deverá enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem piores.

Algumas pessoas costumam usar o Gráfico de Pareto em conjunto com esta ferramenta para a análise das prioridades. Porém, não há uma regra. Você pode combinar a Matriz GUT com outras ferramentas ou utilizá-la sozinha.

Matriz GUT Gestão da Qualidade

GUT é uma ferramenta usada para definir prioridades dadas as diversas alternativas de ação. Esta ferramenta responde racionalmente às questões:

• O que devemos fazer primeiro?
• Por onde devemos começar?

Para responder a tais questões a ferramenta GUT leva em consideração a: Gravidade, Urgência e Tendência do fenômeno.

• Por GRAVIDADE devemos considerar a intensidade, profundidade dos danos que o problema pode causar se não se atuar sobre ele;
• Por URGÊNCIA devemos considerar o tempo para a eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não se atuar sobre o problema;
• Por TENDÊNCIA devemos considerar o desenvolvimento que o problema terá na ausência de ação.

A GUT aplica-se sempre que precisamos priorizar ações dentro de um leque de alternativas. O objetivo desta ferramenta é ordenar a importância das ações pela sua GRAVIDADE, pela sua URGÊNCIA e pela sua TENDÊNCIA de forma racional, permitindo escolher a tomada de ação menos prejudicial.

Ao se saber que o tempo é um recurso escasso e que há inúmeras atividades a executar, deve-se perguntar: quais atividades devem ser executadas primeiro? Por quê? Essas são as respostas que a ferramenta dá.

Usar a ferramenta GUT obriga considerar cada problema sob o tríplice foco da sua gravidade, da sua urgência e da sua tendência.

GRAVIDADE: consideramos a intensidade ou profundidade dos danos que o problema pode causar se não se atuar sobre ele. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente.

Mas sempre serão indicados por uma escala que vai de 1 a 5:

• 1 – Dano mínimo
• 2 – Dano leve
• 3 – Dano regular
• 4 – Grande dano
• 5 – Dano gravíssimo

URGÊNCIA: considera o tempo para a eclosão de danos ou resultados indesejáveis se não se atuar sobre o problema. O período de tempo também é considerado numa escala de 1 a 5:

• 1 – Longuíssimo prazo (dois ou mais meses)
• 2 – Longo prazo (um mês)
• 3 – Prazo médio (uma quinzena)
• 4 – Curto prazo (uma semana)
• 5 – Imediatamente (está ocorrendo)

TENDÊNCIA: considerar o desenvolvimento que o problema terá na ausência de ação. A tendência também é definida numa escala de 1 a 5:

• 1 – Desaparece
• 2 – Reduz-se ligeiramente
• 3 – Permanece
• 4 – Aumenta
• 5 – Piora muito

A técnica consiste em listar uma série de atividades a realizar e atribuir os graus quanto à gravidade, urgência e tendência.

Essa ferramenta pode ser aplicada individualmente, mas o resultado é melhor quando um grupo de pessoas a executa, já que haverá um aprimoramento nos valores GUT que devem ser obtidos por consenso (consenso = Conformidade, acordo ou concordância de ideias, de opiniões).

É útil para o planejamento de atividades que devem ser realizadas num determinado período. A ferramenta requer o uso de um formulário, como o modelo abaixo.

O formulário consta de 5 colunas:

• Problema: denominação resumida da atividade, do problema ou desafio a enfrentar;
• Gravidade: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto a gravidade;
• Urgência: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à urgência da atividade;
• Tendência: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à tendência do problema
• GUT: coluna que contém o produto das avaliações G, U e T.
• Recomenda-se que nas colunas Gravidade, Urgência e Tendência se faça a pontuação, mas que a mesma seja justificada. Atuando desta forma, a atribuição da nota é mais transparente.

Exemplo de Matriz GUT

Abaixo, podemos ver um exemplo simples de elaboração de uma Matriz GUT pronta. Nela consideramos problemas corriqueiros em uma empresa, com a única finalidade de exemplificar o que foi dito aqui.

Na Matriz GUT mostrada acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, depois obteve-se o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT e, posteriormente, foi estabelecida a sequência de atividades, elencando aquelas que são mais graves, urgentes e com maior tendência de piorar.

Assim, a ordem de ataque aos problemas pode ser concebida sem maiores problemas, dando subsídios para a tomada de decisão dos gestores.

Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma utilização fácil, que pode ser manuseada por qualquer funcionário.

Aprenda a identificar os problemas que devem ser analisados e faça um ótimo proveito da Matriz GUT. Ela com certeza irá auxiliá-lo a priorizar as ações a serem executadas para acabar com diversos problemas em sua empresa.

Matriz GUT e sua aplicação

Com a aplicação da Matriz GUT em sua organização, com certeza as falhas e problemas mal solucionados serão menores.

Se pararmos para pensar, podemos até mesmo utilizar a Matriz GUT em nosso dia a dia, na vida pessoal, afinal, também temos muitos problemas e às vezes nos desesperamos por não saber o que fazer primeiro.

Benefícios da Matriz GUT

Abaixo listaremos alguns benefícios da Matrix GUT:

• Ser uma ferramenta simples de ser aplicada;
• Garantir que os recursos e os esforços sejam direcionados para as variáveis mais críticas;
• Auxiliar na definição das variáveis mais críticas para o processo e que, portanto, devem ser trabalhadas prioritariamente.
• Auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o extermínio total ou parcial do problema. A sua montagem e utilização são muito fáceis, e serão explicadas neste texto, fiquem de olho.
• A matriz GUT contribui para a sua tomada de decisão estratégica
• Ela facilita a alocação de recursos nos problemas mais importantes e que podem ocasionar maiores danos na sua empresa
• Ferramenta de apoio para o planejamento estratégico
• Implementação simples
• Pode ser utilizada por qualquer empresa ou setor
• Formato de matriz facilita preenchimento e visualização dos atributos GUT
• Permite uma priorização de resolução de problemas de forma assertiva
• Foco na diminuição de problemas mais sérios
• Também pode ser aplicada à sua realidade pessoal
• É uma ferramenta que pode ser aliada à outra como o diagrama de Pareto ou de Causa e Efeito (Ishikawa)

Diante de todo o exposto, é possível afirmar que o Método GUT é uma ferramenta de planejamento estratégico que auxilia o processo de tomada de decisão e tem compatibilidade com a área de gestão de risco de desastres.

As variáveis gravidade, urgência e tendência são aspectos relevantes a considerar quando se avaliam problemas relacionados a essa seara.

O método tradicional de hierarquização do risco de desastres leva em consideração os danos e a probabilidade de ocorrência, em uma classificação decrescente de I a IV, contudo, não cria um escalonamento.

Aliado a isso, o Método GUT apresenta o diferencial de trabalhar com uma terceira variável, a tendência, e utilizar valores numéricos com base em critérios objetivos. A possibilidade de criar um ranking também é um fator relevante, por facilitar a identificação das prioridades.

Sabe-se que ambos os critérios possuem limitações, contudo, quanto maior o conhecimento dos envolvidos sobre a análise dos riscos potenciais, melhor será a classificação nos dois métodos.

O apoio de diferentes profissionais e técnicos irá possibilitar também avaliações com maior precisão e decisões com maiores probabilidades de acerto.

Ressalta-se que o objetivo deste estudo não é desaconselhar o uso de um ou de outro método, e sim apresentar uma proposta com vistas a otimizar o trabalho de gestão. A utilização de diversas ferramentas em conjunto pode ser o melhor caminho para minimizar o risco de desastres.

Os conceitos estudados apontam que um gestor preocupado com a eficiência de suas ações deve estar sempre aberto a novas tecnologias que possam melhorar o desenvolvimento de suas atividades.

Por que problemas aparecem?

Podemos terminar, pensando na seguinte situação: Um sistema operacional de uma máquina é feito para não dar problema, porém as vezes os problemas aparecem e muitas vezes a solução demanda tempo.

Se com padrões lógicos é possível que exista problemas, imagine com pessoas? Pois é, os problemas tendem a aparecer com mais frequência, porque pessoas tem necessidades diferentes das máquinas.

Dessa maneira, quando existe uma matriz que detecta o problema que é mais prioritário, isso ajuda o gestor. Uma vez sabendo qual é o problema que deve ser resolvido primeiro, a chance de que esse problema volte é menor.

Sendo assim, em empresas menores, é mais fácil corrigir os problemas, já nas empresas grandes, não. Obviamente, que tendo uma ferramenta em que te ajuda a ver qual problema merece mais prioridade, vai te ajudar a resolve-lo.

Por fim, mas não menos importante, fica o pensamento sobre a evolução da gestão, que se antes era centralizada só na produção, hoje o foco é no capital Humano. Isso, faz com que saia aquela visão de “clássica” de produtividade e entre a visão mais moderno sobre como render mais.

Um líder que saiba identificar o potencial de cada parte da sua equipe, tem a chave para o sucesso e os liderados se sentirão mais valorizados. Essa visão, só vai ressaltar o tão importante que é o ser humano para a empresa e nos dias atuais isso faz a diferença.

Então, se você é um gestor ou estudante em gestão, deve saber usar a Matriz GUT, pois fazendo isso você terá nas mãos uma grande ferramenta.

Se bem usada, te ajudará a identificar o que resolver primeiro, a corrigir esses desvios, a melhorar o clima organizacional e a fazer a produtividade subir. Resta a você, apenas usar a ferramenta e melhorar os resultados.