Método Kaizen de melhoria contínua: inove para produzir mais!17 min read

De origem japonesa, esta palavra significa “melhoria contínua”, seja no aspecto pessoal, familiar, social ou no trabalho.

Muito mais que um método, Kaizen é considerado por muitos como uma filosofia.

Esta prática visa o aprimoramento não só da empresa, como também de seus colaboradores de uma forma geral.

Aprimoramento este que deve acontecer sempre de forma gradual e contínua, sem atropelamentos desnecessários pela busca do sucesso rápido.

Moderação nas ações é fator crítico de sucesso.

Para o método Kaizen, é essencial que nenhum dia se passe dentro de uma empresa sem que alguma melhoria seja implementada.

Estas melhorias do tipo “step by step” (ou uma etapa por vez) visam o aperfeiçoamento das pessoas e processos dentro da organização, tendo por características principais o baixo custo e o tempo reduzido de implementação.

Esta metodologia, através da eliminação do desperdício dentro da organização, gera resultados concretos para esta que, a cada dia, torna seus processos mais ágeis, econômicos e adequados às necessidades dos clientes. Da mesma forma, seus colaboradores passam a ser mais bem preparados para as tarefas diárias.

Um processo que ajuda a melhorar a lucratividade da empresa a médio e longo prazo.

Porém, o processo de melhoria contínua, como o próprio nome diz, não pode parar.

Para se alcançar os melhores resultados é preciso que a preocupação da empresa e os esforços de seus colaboradores tenham uma continuidade, melhorando dia após dia e colhendo os frutos em um futuro bem promissor.

E se você procura por um bom exemplo de aplicação do Kaizem, recomendo que faça uma pesquisa sobre o Sistema Toyota de Produção (STP), que ficou mundialmente conhecido por ter dado origem à filosofia Kaizen.

Os conceitos utilizados na criação deste sistema revolucionaram a Toyota e, com certeza, influenciaram o sucesso de centenas de outras empresas que utilizaram o mesmo método.

Como aplicar o Método Kaizen?

O conceito tem de fato sua origem no meio industrial. Surgiu após a Segunda Guerra Mundial, quando várias empresas japonesas passaram a aplicar práticas que depois foram englobadas pelo termo.

Desde então, os princípios do Kaizen se espalharam por todo o mundo, e hoje são utilizados em diversas outras áreas que não apenas a de produtividade.

Um dos grandes responsáveis por este movimento é o professor Masaaki Imai.

Considerado o pai do Kaizen, é autor de um livro fundamental para o assunto – “Kaizen – The secret to Japans competitive success” e fundador do Kaizen Institute, por meio do qual leva os ensinamentos e as práticas em questão para todo o mundo.

Mas para que serve, exatamente?

No contexto da uma empresa, as práticas de Kaizen trazem aquilo que todo empreendedor procura: redução de custos e aumento de produtividade.

De acordo com os ensinamentos do professor Masaaki, isso ocorre a partir do pressuposto que as pessoas podem melhorar continuamente no desenvolvimento de suas atividades.

Ele professa que o trabalho coletivo deve prevalecer sobre o individual; que o ser humano é visto como um dos bens mais valiosos de uma organização, e que deve ser incentivado a direcionar seu trabalho para as metas compartilhadas da empresa, sem que deixe de atender às suas necessidades pessoais.

No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.

Para Masaaki Imai, existem alguns “mandamentos” para a aplicação da filosofia em uma empresa:

• O desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente.
• Todos os colaboradores devem estar envolvidos, de gestores do topo até intermediários e pessoal de base.
• O Kaizen é baseado em uma estratégia barata; acredita-se que um aumento de produtividade pode ser obtido sem investimentos significativos.
• Este que ocorre sem a necessidade de se aplicar somas astronômicas em tecnologias e consultores.
• Pode ser aplicado em qualquer lugar e não somente dentro da cultura japonesa.
• Apoia-se no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos, processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos;
• A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica (isto no caso de uma indústria – no da sua empresa, priorize o ambiente de trabalho).
• O Kaizen é orientado para os processos.
• Dá prioridade às pessoas; acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas. Isso por meio da orientação pessoal para a qualidade e para valores como: espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina.
• O lema essencial da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo.

Mas como posso aplicar o Kaizen à prática?

De acordo com os preceitos de Imai, existem três formas de se implementar as práticas no ambiente empresarial:

Kaizen para administração – envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na implantação e no moral do grupo.

Segundo Imai, um gerente deve dedicar pelo menos 50% do seu tempo a este aprimoramento, que se relaciona às mais diversas práticas – desde utilizar papel de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes.

Isto depende de seu perfil de empreendedor.

Enfim, você deve transformar estas práticas em padrão, e fazer com que todos da sua empresa o sigam.

Se as pessoas são capazes de acompanhá-lo, mas não o fazem, você deve implementar a disciplina.

Se elas não são capazes de seguir o padrão, o ideal é que sejam oferecidos treinamentos – ou que se revise o padrão para que a aplicação se torne mais fácil.

Kaizen para o grupo – no ambiente de uma empresa, o processo de melhoria contínua está intimamente associado ao espírito de equipe. Isso implica o envolvimento de todas as pessoas da sua organização no aperfeiçoamento dos processos.

Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas de todas as áreas da sua empresa.

E o objetivo aqui é aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas. Cada grupo deve ter um líder, que assumirá o papel de informar aos participantes sobre o andamento dos processos, além de transformar informações em ação.

Os grupos de Kaizen costumam atuar da seguinte forma: realiza-se um estudo de todos os problemas a serem solucionados.

Deve se definir se as soluções são fáceis ou se haverá a necessidade de auxílio do ciclo PDCA, que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos na execução de uma gestão. E além do PDCA, outras ferramentas poderão ser utilizadas, como diagramas de causa e efeito e o 5W2H.

Kaizen voltado para pessoas – Ocorre na forma de sugestões.

A ideia é estimular as pessoas a demonstrarem mais empenho em realizar as suas tarefas. Esse sistema deve ser bem dinâmico e funcional, servindo de avaliação de desempenho para funcionários de todas as esferas, sem exceção.

Método kaizen de controle de qualidade

A palavra de origem Japonesa Kaizen: Melhoramento Contínuo.

“Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”, ou seja, esta palavra está ligada a Gestão da Qualidade Total, quer dizer Melhorar Sempre, Aprimoramento Contínuo.  KAI = modificar e ZEN = para melhor… exprime uma filosofia de Vida Oriental.

Da mesma maneira que o famoso 5s também tem objetivo pela busca da qualidade total e constantemente melhorada, em outras palavras um aperfeiçoamento dia a dia.

Pode-se dividir o Kaizen em duas partes, uma Técnica e outra Humana:

• Técnica – Descobrir e eliminar todas as atividades que não agregam valor ao produto, ou a eliminação total dos desperdícios.
• Humana – Total envolvimento de todos na empresa com a pré-disposição para mudanças e novos rumos em processos.

Pode-se dizer que o KAIZEN é uma estratégia de melhoramento que reflete um esforço constante para oferecer produtos melhores a preços menores.

Nesta filosofia estão inclusas uma série de técnicas que envolvem a manutenção de máquinas, controle de tempos na produção, controle de qualidade de produtos, sugestões de funcionários, atendimento ao cliente entre outras atividades dependentes do homem, ou melhor, do relacionamento humano.

Algumas atividades como o Programa 5S e a TPM (Manutenção Total Produtiva) fazem parte da filosofia KAIZEN que busca trazer os seguintes resultados:

• Reduzir custos;
• Eliminar desperdícios;
• Reduzir o tempo de troca das ferramentas;
• Aumentar a produtividade;
• Nivelar a produção;
• Reduzir o transporte, entre outros.

Fazem parte da filosofia Kaisen, eliminar os desperdícios existentes na empresa, sejam em processos produtivos já existentes ou em fase de projeto (produtos novos), manutenção de máquinas ou ainda, processos administrativos.

Além disso podemos lembrar o processo de Racionalização, ou seja a busca pela economia de Tempo, Custo e Esforço.

Em um processo de Sinergia busca-se a melhoria constante tanto na Qualidade como na Quantidade = Resultado.

Esta aplicação pode e deve ser feita também na vida das pessoas, na vida social, familiar e empresarial.

Independentemente do objetivo financeiro imediato, uma pessoa que busca estudar, desenvolver-se constantemente, obter uma cultura geral, administrar seu tempo empresarial, familiar e social, praticar esportes, praticar seu hobby, sua religião, enfim ser um Ser Humano completo e Feliz; estará assim obtendo o maior tesouro que podemos ter: nós mesmos e a nossa felicidade.

O tempo é o melhor indicador isolado de competitividade, nao é à toa que as pessoas do “Tio San” sempre dizem “Time is Money” (Tempo é Dinheiro).

É bom lembrarmos que a questão do “tempo” como a de uma boa logística de entrega, por exemplo, pode ser um dos grandes diferenciais entre empresas.

Há muita empresa que deixa seus clientes sem um cronograma de entrega bem claro. Dizem que vão entregar o produto no dia tal, mas só dizem que é em horário comercial.

Hoje em dia uma empresa que consegue, através de um bom serviço de logística, precisar um horário para entregar um produto na residência do consumidor, terá um maior carinho desse cliente.

A Filosofia Kaizen está pautada na eliminação de desperdícios com base no bom senso, no uso de soluções baratas que se apoiem na motivação e criatividade dos colaboradores para melhorar a prática de seus processos.

Uma empresa, e principalmente seu pessoal, não podem ser como máquinas, que todos dias fazem exatamente as mesmas coisas. As pessoas devem buscar o seu aprimoramento constante, a cada dia devem procurar melhorar e desenvolver-se como profissional e como pessoa em si mesmo.

Esta melhoria constante deve-se dar passo a passo, sem atropelamento. “step by step” (ou uma etapa por vez). Deve-se procurar melhorar os processos dentro da empresa, tanto quanto seus recursos humanos.

Foi a partir do Sistema Toyota de Produção (STP), que ficou mundialmente conhecida a filosofia Kaizen. Este sistema de qualidade aplicado na Toyota revolucionou esta e tantas outras empresas que seguiram este conceito de gestão.

Garantir a Qualidade dos produtos e serviços, bem como um ambiente favorável a tal, faz parte da rotina gerencial.

Adotar a filosofia KAIZEN (melhorar sempre) e usar as ferramentas e metodologias voltadas para a Qualidade Total dão o tom de efetividade às ações do cotidiano. Esta deve ser certamente uma das atenções dos gerentes, executivos e todo e qualquer empreendedor.

Método kaizen aplicado a uma empresa

A partir do momento que se entende como a metodologia Kaizen funciona dentro de uma organização, é importante que os responsáveis por aplicar essa sequência de ensinamentos tenham ciência da construção que isso exige e rende.

Não serão resultados imediatos, mas serão duradouros.

Com o intuito de que o dia seguinte sempre seja melhor que o dia anterior, todos os ensinamentos tendem a fazer cada vez mais sentido dentro da rotina dos colaboradores.

Dessa maneira, as práticas que começam de cima, dos líderes, são mais facilmente seguidas pelos demais funcionários.

Um exemplo simples é o uso de papel reciclado para rascunhos ou impressões internas.

Quando se nota que essa é uma ideia realmente válida, os demais passarão a se espelhar nela.

Seguindo esse padrão, podem ser criados grupos que representam diferentes processos dentro da empresa para que assim todas as pessoas envolvidas se sintam parte e vejam o ambiente melhorando.

Outras pequenas aplicações podem ser exemplificadas como o uso de canecas dentro do ambiente de trabalho, invés de copos plásticos; reuniões matinais que tenham como meta a atualização de todos sobre as operações da empresa; interações promovidas fora do escritório entre diferentes equipes.

Executando uma pesquisa de satisfação dentro do seu negócio já será possível mapear infinitas situações que podem vir a afetar o desenvolvimento de algum dos colaboradores através do método Kaizen.

Saber as suas necessidades, buscar ajudá-lo a crescer, estimular sua equipe, todas essas são práticas que renovam a energia do time e ajudam a avaliar o desempenho do grupo.

Como um dos pilares do Kaizen é que todo funcionário é importante, a ideia é que cada um deles se sinta especial e parte do todo o processo.

Tipos de método kaizen – Princípios e Benefícios

O Kaizen pode gerar vários benefícios para a organização. Dentre eles, é possível citar:

• Uma melhor qualidade dos produtos;
• Redução de desperdícios;
• Elevação dos níveis de produtividade;
• Melhoria nos processos de produção;
• Uma melhor capacitação e participação dos colaboradores;
• Adaptação dos métodos de trabalho.

O Kaizen baseia-se em alguns princípios:

• O incentivo à geração de ideias de melhorias para o aperfeiçoamento contínuo;
• O reconhecimento de que sempre é possível melhorar;
• A busca pela solução de problemas;
• A adoção de equipes multifuncionais;
• Implantação de rotinas que verifiquem a necessidade de melhorias;
• Capacitação de colaboradores.

Tais princípios estão ancorados em nove ideias base:

• Não se acomodar com os mesmos paradigmas de sempre;
• Não ficar censurando ideias por elas não serem perfeitas.
• Melhor pensar sobre como algo pode ser feito, do que ficar procurando justificativas para não fazê-lo;
• Realizar boas ideias imediatamente para que as melhorias venham mais cedo;
• Ao invés de esperar que a ideia perfeita apareça, dar preferência para a execução imediata e, assim, colher seus frutos imediatamente, mesmo que não represente um ganho de 100%.
• Agir com velocidade e presteza, corrigindo eventuais erros imediatamente no local;
• Encarar as dificuldades como desafios;
• Encontrar a solução perfeita é possível quando se descobre as causas reais de um problema;
• Não basta só implementar uma ideia. É preciso experimentá-la e depois validá-la.
• As melhorias são infinitas porque sempre há o que pode ser melhorado através do método Kaizen.

O Kaizen trouxe muitos benefícios: linhas de produção mais confiáveis, melhor tempo de resposta em casos de emergência, diminuição de erros médicos, dentre outros.

No entanto, ele tem limitações. Para aqueles que buscam inovações ou mudanças revolucionárias, talvez essa não seja a melhor ferramenta.

O Kaizen procura melhorias graduais e contínuas. Nada impede, porém, que uma organização adote o Kaizen e paralelamente invista em inovações.

Método kaizen melhoria continua

Não se pode falar em melhoria contínua sem destacar a importância e as funções da equipe.

Segundo SHIBA (1997), a melhoria contínua significa o envolvimento de todas as pessoas da organização no sentido de buscar pelo método Kaizen, de forma constante e sistemática, o aperfeiçoamento dos produtos e processos empresarias, e ainda que a melhoria contínua pressupõe mudanças no hábito da organização e grandes mudanças com maior planejamento.

Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas de todas as áreas afetadas e correlatas, com o intuito de aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas.

Como em todas as áreas da empresa existe um coordenador, um líder, aqui também deve ser eleito um líder que terá o papel de informar a todos do grupo o que esta acontecendo e canalizar todas as informações transformando-as em ação.

Primeiramente deve-se fazer um estudo de todos os problemas, definindo se está de fácil solução ou se terá que ter o auxílio do método PDCA (Plan-Do-Check-Action).

O ciclo PDCA de Deming, tem por princípio tornar-se mais claros e ágeis os processos na execução da gestão. Além do PDCA poderá ser utilizada outras ferramentas como diagrama de causa e efeito, 5 Porquês, 5W1H.

Benefícios do método kaizen

O método Kaizen é uma metodologia que foca no desenvolvimento e aperfeiçoamento constante em todos os âmbitos da vida humana: pessoal, profissional, familiar, social ou mesmo espiritual.

Trata-se de uma filosofia que nasceu após o fim da segunda guerra mundial onde o governo propôs um novo projeto que visava reerguer a economia bem como melhorar as condições de vida e trabalho causadas durante o antigo governo e pelo pós-guerra.

Apesar de ser um método que pode ser aplicado em diferentes contextos da vida, ele é comumente utilizado no ambiente organizacional com o objetivo de desenvolver e aperfeiçoar processos, reduzir despesas, custos e gerir o tempo das atividades e serviços de forma eficiente.

Isso porque os ensinamentos do  método Kaizen partem do princípio de que todos os profissionais atuantes em uma empresa podem e devem maximizar, melhorar e potencializar, de forma contínua, suas competências bem como o cumprimento de suas atividades e tarefas.

Neste sistema, o capital humano é considerado parte fundamental para o bom andamento e funcionamento de uma organização.

Sendo assim, o foco é valorizar as pessoas e o potencial de cada uma delas para que, assim, todas possam desenvolver seus talentos, habilidades, competências e manter sua motivação e energia de trabalho sempre.

Confira alguns dos benefícios que o método kaizen oferece para as empresas e organizações:

• Redução e eliminação de gastos e desperdícios;
• Aumento da produtividade;
• Aumento da eficiência operacional;
• Maximização de resultados;
• Aumento da performance profissional;
• Melhora na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa;
• Melhoria dos processos de trabalho;
• Maior integração e comprometimento de profissionais e equipes.

Como todo gestor ou acadêmico, todos precisarão saber sobre gestão, é preciso aprender a usar todas as ferramentas que estão disponíveis.

O Kaizen é uma dessas ferramentas e se bem usada, tem muito potencial para fazer as coisas darem certo.

Um bom gestor foca nas pessoas, pois a melhoria de processos só é possível quando se tem pessoas valorizadas.

O seu produto final, é apenas reflexo da maneira como ele foi produzido e essa relação é o que determina o seu valor de mercado.

Se organizações são compostas por pessoas, entende-se que valorizando o material humano, automaticamente, está valorizando-se a organização como um todo. Visões assim determinam se a organização existe para fazer diferença ou apenas para ser mais uma.

O método Kaizen se bem usado, terá potencial para ajudar a sua empresa a crescer cada vez, cabe a você apenas aprender como.