Organograma de uma empresa: estruture sua organização da forma certa!20 min read

No entanto, também é possível usar um organograma como uma ferramenta de gerenciamento, para promover a conquista dos objetivos da sua organização.

Um organograma geralmente são um dispositivo reativo, e não proativo, criando uma organização ou permitimos que ela evoluísse e cresceu.

O organograma de empresa define os níveis hierárquicos dos colaboradores, organizando quem deve responder a quem na organização e a estrutura de seus setores.

Representado de maneira gráfica, o organograma exibe a disposição de cargos e departamentos de uma empresa de maneira mais clara e objetiva.

As caixas mais baixas indicam, em geral, o nível operacional, enquanto as caixas mais altas apresentam os gestores, a diretoria e a presidência.

O organograma de empresa é parte da organização estratégica, pois ele é importante para definir as responsabilidades de toda a equipe, seus limites e tornar toda a estrutura organizacional transparente.

Entre as suas maiores vantagens é a garantia da agilidade da percepção das áreas de negócios.

Há melhor compreensão de quem são os responsáveis pelos setores, quais deles têm potencial de crescimento e para onde os colaboradores podem e devem almejar promoção.

O organograma tradicional, como o próprio nome diz, remete à ideia de empresas cujas estruturas seguem uma linha mais tradicional, hierárquica e, de certa forma, rígida.

Nele, quanto maior for a autonomia e a responsabilidade exigida por determinado cargo ou setor, maior será a altura da posição desses no organograma.

Essas posições serão representadas por retângulos distribuídos de forma vertical e interligados por linhas que representam tanto a comunicação como a hierarquia entre os diversos cargos e setores, conforme o modelo a seguir.

Importância do organograma de uma empresa

Na intenção de tornar as estruturas organizacionais transparentes, as empresas investem e focam, cada vez mais, em uma ferramenta estrutural denominada organograma.

Esta estrutura é a representação gráfica da empresa, funciona como a planta da corporação.

O objetivo do organograma é ilustrar, de forma clara, cada departamento da empresa e seus colaboradores em questão, com intuito de esclarecer dúvidas de clientes, parceiros e fornecedores.

O ponto positivo é garantir a agilidade da percepção das áreas de negócios, ou seja, entender quem é o responsável e quais departamentos podem crescer e para onde os colaboradores podem almejar uma evolução.

O ponto negativo é que quando se tem um organograma as pessoas se tornam muito engessadas, mantendo uma hierarquia que, muitas vezes, pode atrapalhar o andamento de departamentos e, no caso mais crítico, influenciar o desenvolvimento dos funcionários por barreiras burocráticas.

A interpretação do organograma de uma empresa não deve ser linear quando o tema é desenvolvimento de carreira, pois, o nível no qual o funcionário chegará depende de seu desempenho, ou seja, pelo organograma, um funcionário de assistente irá para analista júnior, mas, esta interpretação não dever ser limitada.

É interessante enfatizar que é importante desenvolvê-lo com base em posições que precisam ser preenchidas e não com base em pessoas atualmente dentro da organização, desta maneira, a planta da empresa fica completa.

Tipos de organogramas de uma empresa

Para concepção de um organograma é necessário o domínio da estrutura geral da empresa, dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles.

Em um organograma vertical, por exemplo, quanto mais alto estiver um cargo, maior a autoridade e a abrangência da atividade.

O conceito de cargo é diverso, baseando-se em diferentes noções fundamentais, tais como tarefa, atribuição, função e cargo.

A noção de tarefa consiste nas atividades individuais executadas pelo titular do cargo e é atribuída, normalmente, a cargos bastante simples.

Já a noção de atribuição caracteriza-se por ser uma atividade individual, executada pelo titular respectivo, referindo-se a cargos que envolvem tarefas mais diferenciadas.

A função já é um conceito de maior abrangência, ela se refere ao conjunto de tarefas que são executadas, de uma forma sistemática, pelo ocupante do cargo.

Por último, a definição de cargo, integra um conjunto de funções com uma posição definida na estrutura organizacional, isto é, no organograma de uma empresa.

“Quando o organograma é bem estruturado, permite aos colaboradores saber exatamente os papéis dentro da organização.

Além disso, ele ajuda a mostrar as hierarquias e as relações de comunicações existentes entre elas”, enfatiza Lage.

Os principais tipos de organogramas utilizados pelas empresas são:

• Organograma Clássico – O organograma clássico também é chamado de vertical. É o mais comum tipo de organograma, elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles;
• Organograma em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical, onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa;
• Organograma em setores (setorial, setograma) – são elaborados por meio de círculos concêntricos, os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde localiza-se a autoridade maior da empresa;
• Organograma Radial (solar, circular) – o seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial;
• Organograma Lambda – apresentam, apenas, grupos de órgãos que possuam características comuns.
• Organograma Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional, normalmente em quatro níveis;
• Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em relação aos demais organogramas, pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico, mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas;
• Organograma Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa;
• Organograma Dial de Wyllie – na forma de um disco separado por círculos concêntricos conforme o grau hierárquico e, dentro de tais sessões, órgãos representados por círculos menores, cuja posição relativa aos órgãos representados em sessões mais próximas ao centro indicam sua subordinação hierárquica. O organograma Dial de Wyllie tem por objetivo representar organizações de hierarquia dinâmica, com vinculações variando conforme o desenvolvimento de novos projetos interdepartamentais.

Como Medir o Desempenho do Colaborador

Uma das tarefas mais difíceis do gestor é manter a equipe trabalhando unida e comprometida com as metas e sucesso da empresa. Lidar com pessoas não fácil, cada colaborador possui suas características e personalidade.

Então como encontrar uma maneira de obter o respeito de todos e manter a equipe motivada e produtive? É simples: Justiça!

Algo que ninguém tolera é a injustiça, e muitos colaboradores se veem injustiçados. Você já deve ter se deparado com burburinhos como estes:

• “Trabalho muito e não tenho reconhecimento”
• “Fulano chega sempre atrasado e ninguém fala nada”
• “Fulano passa o dia no Facebook e eu aqui me matando”

Estes são só alguns exemplos do que uma má administração de equipe pode ocasionar. A mente do ser humano funciona assim: “Se ele ganha o mesmo que eu e não faz nada, porque eu devo fazer?”

Quando seus melhores talentos começarem a pensar dessa maneira, sua produtividade descerá ladeira a baixo! Você não pode deixar que as coisas cheguem a esse ponto.

Você deve manter sua equipe em um nível sadio de competição, sempre puxando para cima. Sua equipe deve formar exemplos, um colaborador deve ver o esforço do outro e pensar “Fulano tem dado duro e foi reconhecido, vou me esforçar para produzir tanto ou mais do que ele!”

E a única maneira de você jogar limpo e transparente com sua equipe é ter dados concretos para apresentar. A Avaliação de Desempenho não é um plus que grandes empresas devem ter. É uma realidade que TODAS as empresas deveriam se preocupar.

O capital humano é o maior ativo de qualquer empresa. Pense comigo:

• Você tem CERTEZA de qual funcionário é seu melhor talento?
• Você tem CERTEZA de qual colaborador é o mais produtivo?
• Quantos colaboradores da sua equipe chegaram atrasado nos 2 últimos meses?
• Quantos colaboradores da sua equipe faltaram e apresentaram atestado nos últimos 6 meses?

Se você é um gestor de equipe, você deveria ter todos estes dados a poucos cliques de alcance. Deveria possuir um sistema atualizado com tudo o que acontece na sua equipe, e assim ter total controle sobre ela.

Como recompensar o melhor colaborador e evitar perdê-lo para um concorrente por falta de reconhecimento? Como planejar ações de melhoria e desenvolvimento para seus colaboradores que podem render mais?

Como saber quais competências cada colaborador tem de melhor, e desenvolver e a primorar as que possui deficiência?

A resposta para todas as perguntas é: Avaliação de Desempenho.

Com a Avaliação de Desempenho você resolve todas estas situações:

Um colaborador foi demitido e acionou sua empresa na justiça: Com a Avaliação de Desempenho, você terá dados concretos e atualizados (desde a entrada do funcionário na empresa até sua saída) e poderá justificar o porque da demissão.

Terá anotações de cada atraso, de cada conduta equivocada ou falta de preparo para exercer a função requerida, tendo assim uma base sólida para se defender.

Evitar que “Uma maçã podre estrague o cesto de frutas”: Um colaborador revoltado causa grandes danos a uma equipe. Fora o próprio desempenho ruim, pode instigar seus colegas a também fazerem corpo mole ou sabotar a empresa por algum motivo.

Com a avaliação de desempenho, você terá subsídios para refutar qualquer argumento que este colaborador tenha para infectar a equipe. Mostre ao resto da equipe que as reclamações dele não tem fundamento, baseado em dados concretos que ele não poderá negar.

Evitar Gastos Desnecessários Com Treinamentos Equivocados: É muito comum nas empresas, equipes inteiras receberem treinamentos. Mas, isso é correto? Não seria bem mais assertivo que cada colaborador recebesse o treinamento que mais precisa para se qualificar, ou para exercer melhor a sua função?

Com a Avaliação de Desempenho, você consegue filtrar cada competência em que seu colaborador é melhor e pior, e assim estabelecer o Plano de Desenvolvimento Individual para que ele se qualifique da melhor maneira possível.

 

Como fazer o organograma de uma empresa

Seja lá qual for o modelo, a elaboração de um organograma tem alguns procedimentos padrão.

Todo organograma é montado com caixas, cada uma dela representando e sendo composta pelos cargos da empresa.

Um organograma não deve representar pessoas, mas sim a cargos. Mesmo se houver 10 assessores de qualidade na sua empresa, apenas uma caixa representará esse cargo. O organograma é composto por linhas de comunicação, unidade e hierarquia. E, cada linha, possui um significado:

• Linhas de Comunicação:

São linhas contínuas que interligam cargos ou áreas da empresa. Indicam que existe uma hierarquia direta entre esses setores.

• Unidades de Trabalho e/ou Cargos:

São as caixinhas, nas quais você deve escrever o cargo representado.

• Hierarquia:

Em geral, a linha de hierarquia funciona de cima para baixo, da esquerda para a direita ou de dentro para fora.

• Hierarquia horizontal no trabalho:

Cargos e/ou áreas em uma mesma linha indicam que têm nível hierárquico igual.

Com isso, observa-se que cada linha do organograma de empresa representa um nível de autoridade na organização.

Para elaborar o organograma de uma empresa, é essencial seguir três simples passos:

1º passo: separe as funções exercidas por cada um dos funcionários da sua empresa. Isso é importante porque nas empresas menores é comum que uma única pessoa assuma diferentes cargos. E como nós já falamos, o organograma precisa representar cargos.

2º passo: assinale quem está no comando de cada setor e quem lidera o nível estratégico. Uma boa dica é separar cada nível hierárquico por uma cor diferente.

3º passo: depois é hora de oficializar o documento com o setor administrativo e todos os colaboradores. Para melhor absorção, é essencial que o organograma seja colado em um local visível e acessível para todos os gerentes e funcionários.

Além disso, na hora de montar o organograma, tão importante quanto saber o passo-a-passo, é ter em mente alguns aspectos que o tornarão mais eficiente:

É essencial ter um conhecimento amplo sobre as áreas e atividades da empresa; um erro pode gerar extrema confusão e diversos equívocos entre os funcionários. Quanto mais resumido for seu organograma de empresa, melhor será a assimilação pelas equipes.

Aposte em ferramentas para desenhar o organograma, como o Microsoft Excel. Assim, ele ficará mais atrativo visualmente e, reduz, consideravelmente, as chances de informações erradas serem inseridas.

Exemplo de organograma de uma empresa

Escolher o organograma perfeito e essencial para a empresa depende de como é estruturada a administração desta organização.

Existem vários tipos e cabe aos gestores e ao setor administrativo da empresa identificar qual será o organograma adequado para a realidade da empresa em questão.

Abaixo estão alguns exemplos de um organograma de uma empresa.

• Organograma Vertical

Esse é o modelo clássico de organograma de empresa. A diretoria está no mais alto nível, enquanto que o operacional está inserido nos blocos de baixo.

O organograma vertical segue uma linha hierárquica de forma mais rígida. Quanto maior for a autonomia e a responsabilidade exigidas para cada cargo ou setor, mais alta deve estar a sua posição. A interligação é feita de cima para baixo, podendo haver alguma, também, entre os cargos e setores de equidade hierárquica.

• Organograma Circular ou Radial

Neste sistema, a hierarquia é apresentada de forma mais suave, colocando-se os cargos lado a lado. O círculo começa no centro, com a gerência e a diretoria, espalhando-se pelos lados os cargos diretamente ligados.

Esse tipo de organograma é o mais usado em empresas modernas, pois demonstra uma preocupação com o trabalho em equipe.

• Organograma Funcional

Esse modelo possui muitas semelhanças como organograma vertical.

No entanto, em vez de representar os cargos de forma hierárquica, ele exibe as relações funcionais dentro da empresa.

• Organograma Matricial

Semelhante ao modelo vertical, este é aplicado para representar a estrutura de empresas que não têm definição clara das unidades funcionais, mas dos grupos de trabalho, que podem ser temporários.

Este sistema é mais flexível e pode ser alterado de acordo com novas definições.

• Organograma Linear de Responsabilidade

Esse é modelo é o mais diferente do grupo, pois representa a relação entre os cargos e a execução de suas respectivas tarefas.

Sua estrutura é mais complexa, devido a sua variedade de rotinas que coexistem dentro de uma empresa.

• Organograma em Barras

Nesse modelo, os cargos e/ou funções são distribuídos em barras com tamanhos diferentes e proporcionais à importância e a autoridade do cargo.

Esse é um organograma de empresa pouco utilizado, pois não permite a visualização das relações entre os órgãos.

O modelo indica apenas o nível de hierarquia – quanto mais alto o cargo, maior o tamanho do retângulo ou barra.

Portanto, o organograma de uma empresa é a ferramenta ideal e muito importante para representar a gestão administrativa da sua organização.

Esse é um artifício essencial para que seus colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros tenham consciência da estrutura administrativa da sua empresa.

 Organograma de uma empresa pequena

Um organograma pode ser uma ferramenta interessante também para pequenas empresas, formalizando tudo o que envolve o negócio, seja no âmbito dos cargos, hierarquia, processos e qualquer outro fator que a empresa precisar e requisitar.

É um sistema muito utilizado por empresas de grande porte, mas, podem, também, ser completamente utilizados por empresas de pequeno porte.

O primeiro passo de como fazer um organograma de uma empresa de pequeno porte é listar todos os cargos dentro da sua empresa.

Não esqueça de ninguém, desde a equipe de limpeza, segurança, até o comercial, administrativo, gerencial, etc.

Em seguida, é preciso organizar todos estes cargos listados conforme segue a hierarquia da empresa. Por exemplo:

• Presidente;
• Diretor de Marketing / Diretor Comercial / Diretor Administrativo;
• Gerente de Marketing / Gerente Comercial / Gerente Administrativo;
• Analista de Marketing;
• Analista comercial;
• Vendedor externo;
• Analista administrativo;
• Assistente administrativo;
• Porteiro;
• Servente geral;
• Estagiário.

Após esta análise, é preciso montar de fato o organograma da empresa.

Cada caixa irá representar um respectivo cargo, sendo que as linhas serão os elos de ligação entre um cargo e outro.

Por exemplo, o presidente possui uma linha direta com os diretores, que respectivamente possuem linhas diretas com os gestores, que possuem linhas com os analistas e, assim por diante.

Em seguida, é preciso voltar e conferir todas as linhas de comunicação entre um cargo e outro, oficializando o documento que irá validar todos os cargos da empresa.

O benefício do organograma é que é um sistema que deixa claro a linha hierárquica de toda a empresa, sendo um instrumento importante para departamentos de RH, administrativo e também para os novos colaboradores.

Portanto, realizando este organograma de forma correta e com calma, é possível receber um resultado de forma satisfatória, resultando em uma maior organização da empresa e de seu sucesso.

Organograma de uma empresa pequena multinacional

O início de uma pequena empresa multinacional, o assunto sobre gestão de pessoas e de processos pode ser um pouco complicado e muitas vezes, complexo.

Com isso, é possível observar a importância de uma ferramenta que pode gerar a empresa de forma eficaz e satisfatória. Essa ferramenta é chamada de organograma empresarial.

O organograma empresa é a quem os funcionários devem reportar suas dificuldades, preocupações e a quem eles devem prestar conta em relação aos seus afazes profissionais?

Um organograma empresarial define os níveis hierárquicos dos colaboradores, organizando quem responde a quem dentro da organização. Representado de maneira gráfica, o organograma mostra a disposição de cargos de uma forma clara e objetiva.

Quem fica nas caixas mais baixas, está no nível mais baixo hierarquicamente e por consequência, quem assume os níveis mais altos.

Dentro de uma empresa, as atividades propostas devem ser planejadas e organizadas com clareza para que sejam executadas com eficiência.

Para tanto, é necessário que se organize uma estrutura hierárquica que represente a planta da organização; que ilustre cada departamento da empresa com suas tarefas e seus respectivos responsáveis, superiores e subordinados. Essa estrutura hierárquica pode ser representada graficamente por uma figura denominada organograma.

O principal objetivo do organograma é fazer com as pessoas de dentro, como as de fora da empresa, entendam, de maneira clara, como as pessoas e atividades se relacionam dentro de determinada empresa.

Em outras palavras, o organograma esclarece dúvidas de clientes, parceiros e fornecedores.

Outra função importante do organograma é proporcionar a agilidade na percepção das áreas de negócio.

A partir do momento em que se conhecem os responsáveis, assim como os seus departamentos, fica mais fácil entender para onde esses podem crescer e como os colaboradores podem contribuir para tanto.

Resumindo, o organograma empresarial ajuda a reconhecer possíveis problemas, da mesma forma que ajuda a desenvolver melhorias para as áreas que as necessitam.

Porém, para que um organograma cumpra seu papel com excelência, é preciso que ele seja claro e flexível.

Claro para que represente com fidelidade a estrutura da empresa, sem deixar margem a interpretações errôneas; flexível para que as pessoas não se tornem engessadas dentro de uma hierarquia rígida que muitas vezes pode comprometer a desenvoltura dos departamentos e dos funcionários.

Ou seja, um organograma eficiente deve retratar o momento atual da empresa e ser flexível o suficiente para ser alterado de acordo com a necessidade e com as mudanças do dia a dia da empresa.

Organograma de uma empresa pequena vencedora

Ao fazer um organograma deve-se pensar que este é uma representação da organização em determinado momento e que pode mudar daqui um tempo, por isso, a interpretação de um organograma deve ser flexível.

Para fazer um organograma de uma empresa pequena, pode-se utilizar o sistema conhecido mundialmente, chamado Word.

O sistema irá, automaticamente, fornecer o formato do organograma, podendo ser personalizado ao inserir textos e análises de forma gráfica.

Desenhar o organograma de uma empresa requer uma profunda imersão filosófica sobre a missão do empreendimento.

A empresa pode ser encarada como um organismo vivo e como tal tem sua constituição orgânica definida pelo que se propõe a fazer (ou vice-versa).

A questão é que todo organismo conta com uma característica evolutiva de tentativa e erro e nós pequenos empresários não temos muitos recursos para errar.

Daí a necessidade de pensar no real propósito do seu empreendimento e tentar organizá-lo desde o início.

Então, na tentativa de inovar, de fazer melhor e diferente é que foram surgindo modelos de organogramas dos mais variados, cada um tem seu pró e contra.

E, visando o desenvolvimento e o crescimento das pequenas empresas, é possível utilizar os principais modelos disponibilizados: organograma clássico, organograma funcional, organograma territorial, organograma radial, organograma por produtos e serviços, organograma por clientes, por processos, por projetos, organograma matricial e organograma misto.

Portanto, mesmo que sua empresa seja pequena, você deve criar um departamento para o empreendimento mesmo que só você desempenhe todas as funções da empresa.

A criação de departamentos da empresa se dá no fato de agrupar tarefas por tipo, ajudando o empreendedor a organizar e criar uma rotina produtiva.

Além disso, pensar a empresa em departamentos ajuda o empreendedor a separar o que é realmente importante para alcançar seus objetivos e a delegar tarefas já com seus sistemas e métodos criados para uma eventual contratação.

Criar o organograma da empresa logo no início é garantir que o crescimento do sucesso não se transforme em um prejuízo.

Dicas para desenvolvimento empresarial através dos organogramas

Com os detalhes disponibilizados acima, também pode-se utilizar algumas dicas para o desenvolvimento da empresa:

• Estude a amplitude administrativa do negócio.
• Identifique como será a hierarquia de cargos na sua empresa.
• Escolha um modelo organizacional que se adapte à empresa.

É importante conhecer a teoria, mas, na prática, as empresas não se prendem a um único modelo.

A maioria opta ou é lavada a misturar os modelos organizacionais com os projetistas e isso é muito saudável. Será possível aproveitar o melhor de cada um.

•  Monte uma base de comunicação:

O objetivo é comum e a empresa é uma só.

Todos precisam se sentir parte de um todo e quem vai ajudar nisso é a comunicação interna, se feita de maneira eficiente.

• Monte um organograma desde os primeiros passos da empresa:

É a melhor maneira de estabelecer como os resultados serão acompanhados, de identificar o perfil de funcionários que pretende ter por perto.