Você já tem o Plano de Ação para o seu Negócio? Saiba Como Fazer!17 min read

Muitas pessoas acham que sabem o que é Plano de Ação e como realiza-lo, porém a prática não mostra essa realidade.

O plano de ação é algo extremamente importante, tão fundamental que pode dar origem a um planejamento estratégico, ou basear-se neste, tanto para medidas de correção de problemas quanto para sua prevenção.

Registros históricos, atas de reuniões, pesquisas e relatórios de auditorias entre outros, constituem uma gama de fontes de informações relevantes, que podem ser utilizadas na elaboração de um plano consistente.

Para ilustrar a função do plano de ação, imagine sua carreira profissional que digamos que esta no Ponto A, porém você quer chegar ao Ponto X.

O plano de ação ira descrever todas ações necessárias para você atingir o resultado desejado.

Começando pelo começo, um Plano de Ação (também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades.

Ele pode ser utilizado para garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás, desde simples atas de reuniões até tarefas mais complexas, como um projeto pequeno.

De forma resumida, podemos dizer que um Plano de Ação é um documento utilizado para planejar todas as ações necessárias para atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas.

Este documento geralmente é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um plano de ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.

Em geral, um bom plano de atividades deve contemplar os seguintes itens:

• Objetivo geral a ser alcançando com o plano de ações;
• Lista de ações e atividades a serem executadas;
• Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
• Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
• Responsável pela execução de cada ação;
• Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
• Riscos previstos na execução e os seus respectivos planos de contingência.

O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo, que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo.

Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente.

Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”. Peter Drucker

Ou seja, no Plano de Ações devem estar consolidadas todas as informações sobre o objetivo a ser buscado, detalhando para isto todas as atividades necessárias para concretizá-lo, quanto os recursos físicos, monetários e humanos necessários.

Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de serem colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais problemas. Dessa forma, é muito indicada para alcançar soluções a curto prazo, mas nada impede de ser utilizada também em outras circunstâncias.

O plano de ação pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas carreiras ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas.

Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, o que leva à concretização dos objetivos de forma mais rápida e prática.

A sua efetividade é explicada principalmente porque considera as condições internas e externas ao indivíduo ou à companhia para montar estratégias adequadas a serem desempenhadas em determinado período de tempo.

Plano de ação empresarial

O objetivo do plano de ação empresarial é elencar todas as atividades que precisam ser desempenhadas para alcançar os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico empresarial.

Este é o momento de detalhar, de forma clara e realista, quais ações serão de responsabilidade de cada colaborador, estabelecendo a forma como a função será desempenhada e em qual prazo.

Sistema 5W2H

O Sistema 5W2H é um check-list de várias atividades que precisam ser desenvolvidas com muita clareza por parte de todos os colaboradores da empresa. Basicamente, o 5W2H é o mapeamento das atividades a serem empreendidas, desde as iniciais até o cumprimento das metas.  Este método funciona a partir da resposta detalhada às seguintes questões:

• What – O que será feito?
• Trata das etapas necessárias para completar determinada ação.
• Why – Por que será feito?
• Essa é a justificativa para as ações que serão feitas.
• Where – Onde será feito?
• Indicação do local onde ocorrerão as ações.
• When – Quando será feito?
• Estabelecimento do cronograma das atividades e do prazo para finalização.
• Who – Por quem será feito?
• Elencar as pessoas envolvidas nas atividades, sendo responsáveis por empreender as tarefas e gerir os colaboradores.
• How – Como será feito?
• Designação de todos os métodos que serão empregados.
• How much – Quanto custará?

Cálculo do valor a ser investido

Após responder as questões do Sistema 5W2H, o gestor tem em mãos um documento que serve de guia para direcionar os esforços e possibilitar a verificação das atividades, de acordo com sua realização.

Desse modo, é possível identificar rapidamente quando alguma atividade foi realizada de maneira diferente daquilo que foi planejado, evitando a queda de qualidade no objetivo final.

É importante que toda a organização participe e acompanhe o plano de ação empresarial, provendo uma elevada cooperação e maiores possibilidades de sucesso ao processo. A ferramenta é bem fácil de ser implementada e seus benefícios são inúmeros. Por isso, use-a sempre.

Plano de ação estratégico

Planejamento Estratégico é uma área do planejamento empresarial, que facilita a gestão de uma empresa.

O planejamento estratégico auxilia na definição de objetivos e estratégias para alcançar esses objetivos, sendo por isso, uma parte crucial do empreendedorismo

Planejamento estratégico é um conceito comum no âmbito da administração, que significa o ato de pensar e fazer planos de uma maneira estratégica.

É uma área do planejamento empresarial, que facilita a gestão de uma empresa.

O planejamento estratégico auxilia na definição de objetivos e estratégias para alcançar esses objetivos, sendo por isso, uma parte crucial do empreendedorismo.

Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis de forma eficiente, aumentando a produtividade de um indivíduo ou empresa.

A gestão do tempo é crucial para qualquer empresa, pois é um dos recursos mais valiosos à nossa disposição.

A gestão estratégica dos riscos também é uma área importante para qualquer empresa.

O planejamento financeiro também pode ser incluído em uma forma de planejamento estratégico.

É de grande importância para a empresa, sendo que remete para a previsão das receitas e despesas, criando uma estimativa dos meios financeiros que serão necessários para o futuro e manutenção da empresa.

Existe também o planejamento estratégico pessoal, que é o ato de pensar a vida pessoal de forma estratégica, identificando a sua missão e valores, juntamente com as metas e objetivos no âmbito pessoal que o indivíduo pretende alcançar.

Planejamento estratégico no Marketing

No âmbito do marketing, o planejamento estratégico ajuda na elaboração de estratégias e resolução de alguns problemas da empresa.

Muitas vezes uma empresa não consegue criar e satisfazer necessidades no mercado, porque não planeja estrategicamente.

Alguns problemas que podem surgir em empresas sem um planejamento estratégico adequado são: falta de posicionamento, políticas de preços inadequada, falhas de comunicação, canais de distribuição pouco eficientes, etc.

Planejamento estratégico, tático e operacional

Existem três níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional. Em uma empresa de sucesso, estes três níveis funcionam em conjunto e ocorrem na seguinte ordem: estratégia, tática e operação.

O planejamento estratégico tem um longo alcance e é executado pelos responsáveis máximos da empresa, que determinam os objetivos dentro de um prazo temporal (curto, médio ou longo prazo).

O planejamento tático tem um escopo médio na empresa e consiste no pensamento de como os meios ou recursos disponíveis podem ser utilizados para alcançar um resultado favorável. Normalmente este planejamento é uma tarefa de gestão, muitas vezes executada por administradores.

O planejamento operacional de alcance curto está diretamente ligado com a área técnica de execução de um determinado plano de ação.

Etapas do planejamento estratégico

É possível identificar as seguintes etapas do planejamento estratégico:

• Definição de valores da empresa, como a visão e missão;
• Análise do ambiente externo, as oportunidades e ameaças para a empresa;
• Análise do ambiente interno, mais concretamente as forças e fraquezas da empresa;
• Análise do contexto atual da empresa através da análise SWOT – Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças);
• Definição de objetivos e metas, ou seja, o que a empresa pretende alcançar. Onde e quando pretende chegar.
• É importante saber identificar o público-alvo de cada ação e cada objetivo.
• Formulação e Implementação da estratégia, onde se escolhe o plano para alcançar as metas e objetivos definidos previamente.
• Na formulação das estratégias, é importante verificar os recursos disponíveis para a implementação da estratégia, e definir quais recursos se aplicam mais adequadamente à estratégia escolhida.
• Obtenção do feedback e controle, onde os responsáveis verificam os resultados do planejamento estratégico.

Planejamento e plano de ação

A primeira coisa é discutir a ação que será colocada em prática, isso pode ser feita em um brainstorming, workshop ou uma reunião, seja formal ou informal, mas é importante conversar com a equipe envolvida no trabalho.

É importante que os prazos e objetivos do plano estejam claros e uma maneira rápida, direta e inteligente de fazer isso é usando o 5W2H.

Quem age dentro da zona de conforto produz resultados, no máximo, comuns. Já quem implementa ações diferenciadas como consequência de um planejamento bem feito, alcança resultados extraordinários. E Walt Disney já sabia disso há tempos, dizendo que gostava do impossível “porque lá a concorrência é menor”.

Mas para ultrapassar a linha do trivial é preciso ter um plano de ação. E você por acaso sabe como fazer um bom plano de ação?

Segundo o pesquisador Josué Campanhã, mais de 50% dos planos morrem exatamente porque seus gestores não sabem exercer a função de controle, tampouco o que fazer quando as coisas começam a dar errado.

E foi pensando nessas dificuldades que preparamos este post, trazendo algumas recomendações fundamentais para quem deseja entender como fazer um plano de ação efetivo, que impacte o desempenho e a produtividade da equipe, especialmente no desenvolvimento de projetos. Vamos lá?

Registre a ação

Depois disso é importante documentar o plano de ação de maneira formal, e torná-lo disponível aos interessados. Na Imagem 1 abaixo temos um exemplo de como fazemos aqui.

Cadastrando uma ação com o 5W2H

Perceba que no nosso modelo não utilizamos um 5W2H como uma tabela, e sim no cadastro do plano de ação, ele ocorre naturalmente (perceba o que está entre parênteses nos campos a serem preenchidos) durante a descrição da ação.

Execute a ação

Agora já temos toda a descrição necessária para que a ação seja executada de forma adequada (datas, prazos, responsáveis, descrição, em resumo: 5W2H) mas a ação está apenas “cadastrada”, precisamos agora executar isso.

Para executar essa ação, dependendo do seu tamanho, podemos ter “ações filhas”, no nosso exemplo essa ação cadastrada acima ainda é macro, temos ações dentro desta, com os mesmos campos tratando por exemplo da seleção de pessoas, ou então um seminário para discussão de projetos como pode ser visto na Imagem 2 abaixo:

Cadastrando uma Sub-Ação

Uma boa prática é que o plano de ações seja hierárquico, dessa forma é possível ir concluindo as ações menores (as que estão dentro da ação macro) até por fim concluir a ação principal. Essa é uma ação real, que vai ser executada formalmente aqui onde trabalhamos, veja a estrutura que foi criada na Imagem 3:

Utilizando nosso exemplo da imagem acima, a execução propriamente dita acontecerá quando por o Jackson na ação 003, marcar o workshop.

Neste ponto ele irá modificar o status da ação para “iniciada”, assim todos envolvidos saberão que a ação está sendo executada através do seu status.

Delegue, Monitore, Cobre!

Quando você delega é fundamental que você esteja pronto para monitorar, apoiar e cobrar a execução das ações.

A reunião inicial é importante, porque nela você obtém o aceite dos participantes para os prazos e comprometimento com o trabalho, registra a ação corretamente e formaliza tudo que foi decidido.

Acontece que muitas vezes planos de ação não são o “trabalho do dia a dia” e nesse ponto, algumas pessoas, deixam isso para segundo plano, nessa hora é a hora de cobrar.

Se a ação foi definida, o colaborador se comprometeu, ele precisa executar. Mas lembre-se que além de delegar, você deve apoiar, e cobrar. Vamos cobrar!

Concluindo a ação

Depois de todo o trabalho executado nas ações filhas (ações menores), você deve concluir.

Aqui na empresa, definimos que o padrão é só concluirmos uma ação “pai” quando todas as ações filhas estão concluídas.

Ou seja, olhando a Imagem 3 do nosso exemplo, só podemos dizer que a ação “001: Organizar a escrita dos Projetos” só estará concluída quando as outras duas ações “002: Selecionar equipe / Pessoal…”  e “003: Workshop para discussão…” estejam concluídas.

Ainda assim, nós aqui exigimos uma verificação da eficácia, ou seja, uma prova, ou um artefato, um documento, um projeto, ou algo que prove a eficácia da ação, nesse exemplo a eficácia é algo que prove que “a escrita dos projetos foi organizada”.

Então nesse ponto podemos mudar o status da ação para concluída.

Importância do plano de ação

A importância de utilizar Planos de Ações em sua empresa. Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução das atividades, os Planos de Ação são extremamente utilizados em áreas de gestão diversas, como por exemplo:

• Gestão de Projetos
• Gestão de Riscos
• Gestão Orçamentária
• Elaboração de Planos de Negócio
• Elaboração do Planejamento Estratégico
• entre inúmeros outros usos.

Para uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da ferramenta auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.

E pode acreditar, está tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, deixando de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.

Isto porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc.

E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.

Como dissemos no texto, os Planos de Ações são fundamentais para colocar em prática os objetivos e metas estabelecidos no processo de Planejamento Estratégico e Orçamentário de sua empresa. Inclusive, recentemente lançamos um e-book sobre este tema, que você poderá baixar gratuitamente neste link.

Vale lembrar que a elaboração de um Plano de Ação exige do executor uma boa coleta e análise de dados, de forma a projetar o futuro levando em consideração fatores básicos que devem ser respeitados por quem o executará. Assim, fica muito mais fácil propor soluções a sua empresa, com um Plano de Ações claro e bem definido.

Benefícios do plano de ação

O plano de ação é uma forma de melhorar algo na empresa sem ter um custo excessivo, já que não se faz contratação de terceiros (normalmente), bem como, não se utiliza novos recursos, configurando-se como algo administrativo da própria empresa, ações que modificam comportamentos e estruturas.

• Proporcionar uma nova interação entre você e seus liderados.
• Alcançar metas que precisam e exigem esforço coletivo.
• Possibilitar que membros da equipe desenvolvam novas habilidades.
• Aumentar a produtividade e a eficiência geral, ao fazer melhor uso dos recursos organizacionais.

Como delegar funções à pessoa certa

Depois de definir quais funções precisam de apadrinhamentos na sua empresa, deve-se escolher a pessoa ideal para ocupar o cargo ou função, seja ele definitivo ou não.

Há empresas que consideram a contratação de novos profissionais para designá-los para determinadas tarefas.

Mas, para evitar falhas na estratégia da empresa, é importante que a pessoa conheça o trabalho e tenha um perfil adequado à função que ela ocupará.

Ao escolher essa pessoa, estabeleça padrões de desempenho e os prazos para que ela possa prestar contas.

Além disso, defina o nível de autoridade que você esteja repassando a ela e quais são suas expectativas em relação ao trabalho dela.

Exemplo de plano de ação

Se você ainda está em dúvida a respeito de quais são os benefícios de um plano de ação, temos um exemplo importante dessa ferramenta – e amplamente difundido.

Trata-se do sistema 5W2H, que facilita o mapeamento de todas as suas atividades, do início ao fim, como vimos anteriormente.

Ele funciona assim:

• What (o que): descrever no papel, o que deve ser feito e as etapas a serem seguidas;
• Why (por que): a justificativa a respeito desse objetivo a ser alcançado;
• Where (onde): onde serão executadas as tarefas para executar o plano de ação;
• When (quando): o período da campanha a ser realizada;
• Who (por quem): a quem será delegada cada tarefa;
• How (como): quais métodos e capitais serão empregados para esse objetivo;
• How Much (quanto): trata-se do valor do investimento e os recursos utilizados.

Após responder as questões do Sistema 5W2H, o gestor tem em mãos um documento que serve de guia para direcionar os esforços e possibilitar a verificação das atividades, de acordo com sua realização.

Desse modo, é possível identificar rapidamente quando alguma atividade foi realizada de maneira diferente daquilo que foi planejado, evitando a queda de qualidade no objetivo final.

É importante que toda a organização participe e acompanhe o plano de ação empresarial, provendo uma elevada cooperação e maiores possibilidades de sucesso ao processo.

A ferramenta é bem fácil de ser implementada e seus benefícios são inúmeros.

Por isso, use-a sempre.