Procrastinação: Entenda Como Eliminar Esse Mal Na Sua Empresa!


O que é procrastinação?

Procrastinação é o diferimento ou adiamento de uma ação.

Para a pessoa que está a procrastinar, isso resulta em stress, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com as suas responsabilidades e compromissos.

Procrastinação do trabalho

Embora a procrastinação seja considerada normal, torna-se um problema quando impede o funcionamento normal das ações.

A procrastinação crônica pode ser um sinal de problemas psicológicos ou fisiológicos.

A palavra em si vem do latim procrastinatus: para o- (à frente) e crastinus (de amanhã).

A primeira aparição conhecida do termo foi no livro Chronicle (The union of the two noble and illustre famelies of Lancestre and Yorke) de Edward Hall, publicado primeiramente antes de 1548.

Logo, um procrastinador é um indivíduo que evita tarefas ou uma tarefa em particular.

Causas da Procrastinação

Psicologia

As causas psicológicas da procrastinação variam muito, mas geralmente tendem a fatores como ansiedade, baixa autoestima e uma mentalidade autodestrutiva.

Pensa-se que procrastinadores têm um nível de consciência abaixo do normal, mais baseado em “sonhos e desejos” de perfeição ou realização, em vez de apreciação realista de suas obrigações e potenciais.

O autor David Allen traz à tona duas grandes causas psicológicas de procrastinação no trabalho e no dia a dia que estão relacionadas à ansiedade, e diretamente ligada à preguiça emocional.

A primeira categoria engloba coisas muito pequenas para se preocupar, tarefas que são uma interrupção irritante no fluxo das coisas, e que tem soluções de baixo impacto; um exemplo seria, organizar uma sala desarrumada.

A segunda categoria contém coisas muito grandes para serem controladas, tarefas que uma pessoa pode temer, ou cujas implicações podem ter um impacto grande na vida da pessoa;

um exemplo seria, um estudante de vestibular adiar indefinidamente o preparo para a prova, por causa da pressão recebida por seus familiares e o medo de não conseguir ser aprovado.

É de apontar que uma pessoa pode inconscientemente sobre-estimar ou subestimar o tamanho de uma tarefa, se a procrastinação se tornar um hábito.

Fisiológica

Pesquisas sobre as raízes fisiológicas da procrastinação, na sua grande maioria, focam-se no envolvimento do Córtex pré-frontal.

Essa área do cérebro é responsável por funções de execução cerebral como planejamento, controle de impulsos, atenção, e age como um filtro diminuindo estímulos que causam distração, que vêm de outras regiões do cérebro.

Lesões ou baixa utilização dessa área podem reduzir a capacidade de uma pessoa de filtrar estímulos que causam distração, resultando em má organização, perda de atenção e aumento de procrastinação.

Isso é similar ao papel do lobo pré-frontal no Transtorno do Défice de Atenção com Hiperatividade (TDAH), onde é comum a sua subutilização.

A procrastinação é doença?

A procrastinação pode ser uma desordem persistente e debilitante em algumas pessoas, causando disfunções e imperícia psicológicas significantes.

Estas pessoas podem estar, de fato, sofrendo de outros problemas mentais como depressão ou Transtorno do Déficit de Atenção com Hiperatividade (TDAH).

Enquanto a procrastinação é uma condição comportamental, esses outros problemas de saúde mental podem ser tratados com medicamentos e/ou terapia.

Medicamentos podem melhorar a capacidade de foco e atenção de uma pessoa (no caso de um TDAH) ou melhorar o humor e temperamento no geral (no caso da depressão).

A terapia pode ser uma ferramenta importante para ajudar um indivíduo a ter novos comportamentos, superar seus medos e ansiedades, e alcançar uma melhor qualidade de vida.

Portanto, é importante para as pessoas que lidam cronicamente com a procrastinação debilitante, consultarem um terapeuta ou um psiquiatra para ver se um maior problema de saúde mental pode estar presente.

Perfeccionismo

Perfeccionismo Tradicionalmente, a procrastinação tem sido associada com o perfeccionismo, uma tendência de avaliar negativamente os resultados e a performance de alguém, medo intenso e ansiedade, mau humor recorrente e workaholismo.

Slaney, em 1996, descobriu que perfeccionistas adaptivos eram menos prováveis a procrastinar que os não perfeccionistas,

enquanto que os perfeccionistas não adaptivos (pessoas que veem seu perfeccionismo como um problema) apresentavam altos níveis de procrastinação (e também ansiedade).

Procrastinação acadêmica

Enquanto que a procrastinação acadêmica não é um tipo especial de procrastinação, pensa-se que a procrastinação é particularmente prevalente em configurações ambientais acadêmicas,

Procastinação

onde estudantes devem lidar com prazos para provas e trabalhos em um ambiente cheio de eventos e atividades que competem o tempo e atenção dos estudantes.

Mais especificamente, um estudo de 1992 mostrou que “52% dos estudantes entrevistados indicaram ter uma necessidade, de moderada a alta, de ajuda em relação à procrastinação”.

Alguns estudantes enfrentam a procrastinação devido à falta de gerenciamento de tempo ou técnicas de estudo, stress, ou porque se sentem sobrepujados com seus trabalhos.

Estudantes também podem lidar com a procrastinação por razões médicas como o TDA/TDAH ou uma desordem de aprendizado como a dislexia.

A situação é pior em nível de graduação, onde as condições são perfeitas para procrastinação e trabalho mental intangível com prazos flexíveis e, muitas vezes, objetivos autodefendidos.

Muitas universidades oferecem aulas, treinamento e tutoria em técnicas de estudo para estudantes que estão enfrentando a procrastinação ou uma desordem de aprendizado.

Estudantes com TDA ou desordens de aprendizado, geralmente estão aptos a considerações especiais como, por exemplo, tempo maior para fazer uma prova.

Não é sabido o quão frequentemente um caso severo de procrastinação causado por uma disfunção mental pode passar despercebido quando a pessoa está em um contexto acadêmico, pois ela pode ser categorizada meramente como “procrastinação acadêmica”.

Síndrome do estudante

A síndrome do estudante refere-se ao fenômeno que muitos estudantes só vão começar a se dedicar inteiramente a uma tarefa logo antes do prazo final.

O termo foi originado no livro Critical Chain de Eliyahu M. Goldratt.

Por exemplo, se um grupo de estudantes vai até um professor e pede por um adiamento do prazo final de entrega,

eles provavelmente vão argumentar que seus projetos serão melhores se eles tiverem mais tempo para trabalhar neles;

os alunos pedem isso com a intenção de distribuir o tempo de trabalho pelo tempo que sobra até o prazo de entrega.

Porém, a maioria dos estudantes terá outras tarefas ou eventos que também demandam seu tempo.

Logo, eles vão acabar se encontrando na mesma situação que começaram desejando ter mais tempo livre, conforme a data limite se aproxima.

Tipos de procrastinadores

O tipo relaxado

Os procrastinadores do tipo relaxado veem suas responsabilidades negativamente e fogem delas direcionando sua energia para outras tarefas.

É comum, por exemplo, para uma criança procrastinadora do tipo relaxado, abandonar a sua lição de casa, mas não sua vida social.

Esse tipo de procrastinação é uma forma de negação.

O procrastinador evita situações que causariam desprazer, e, em vez delas, participa de situações mais prazerosas.

Em termos Freudianos, esses procrastinadores se recusam a renunciar ao princípio do prazer, em vez de sacrificarem-se no princípio da realidade.

Eles podem aparentar não estar preocupados com o trabalho e com prazos, mas isso é simplesmente uma forma de evasão.

O tipo tenso-nervoso

O procrastinador tipo tenso-nervoso normalmente sente-se dominado por pressão, irreal quando se trata de tempo, incerto sobre seus objetivos e muitos outros sentimentos negativos.

Sentindo que lhes falta a habilidade ou foco para completar seus trabalhos, eles dizem a si mesmos que precisam “desestressar” e relaxar, e que é melhor “ir com calma à tarde para começar de novo na manhã seguinte”, por exemplo.

O “relaxamento” do procrastinador desse tipo é geralmente temporário e inefetivo, e leva a até mais stress conforme o tempo vai se esgotando, prazos se aproximam e a pessoa se sente cada vez mais culpada e apreensiva.

Esse comportamento vira um ciclo de fracasso e atraso, enquanto os planos e objetivos são deixados de lado e anotados “para amanhã” ou para a próxima semana repetidamente.

Isto também traz um efeito debilitante em sua vida pessoal e suas relações.

Como os procrastinadores desse tipo são incertos em relação a seus objetivos, eles muitas vezes se sentem desconfortáveis com pessoas confiantes e objetivas, o que pode causar depressão.

Procrastinadores tensos-nervosos geralmente recolhem-se da vida social, evitando contato até mesmo com amigos próximos.

Malefícios da procrastinação

No ambiente profissional, algumas armadilhas podem acabar prejudicando a sua carreira. Faz-se necessário ficar atento para não cair em nenhuma delas, como por exemplo, a procrastinação.

Procrastinação

Já ouviu aquele seu colega preguiçoso falar por ai “Não deixe para hoje o que você pode fazer amanhã. ”? Isso é procrastinar, ou seja, praticar o ato de adiar as suas tarefas, mania velha de deixar praticamente tudo para depois.

Exemplos de procrastinação no trabalho

Dois exemplos clássicos de procrastinação que ocorrem no trabalho:

Ao chegar no trabalho, prioriza suas redes sociais e conversas paralelas com os colegas para só mais tarde iniciar as suas atividades.

A entrega do relatório será em 30 dias, mas você deixa para começar somente faltando 2 ou 3 dias.

Procrastinar envolve aquilo que você deve fazer, mas que você não tem prazer naquilo.

Por exemplo: entregar toda segunda-feira o relatório para o seu chefe. O que você faz? Adia várias vezes o início.

Ela não existe naqueles momentos em que você faz algo porque quer, e não porque sente-se obrigado. Priorizar tarefas menos importantes em prol daquelas que precisa executar de verdade é procrastinar.

Dicas para você se livrar de vez da procrastinação

  1. Dividir o seu tempo em períodos menores: assim você se sentirá obrigado a concluir as tarefas o quanto antes, pois quando tem muitas atividades para fazer, tende a supervalorizar os prazos delas.
  2. Determine horários para concluir as tarefas: reúna as suas atividades e determine quanto tempo poderá se dedicar a cada uma delas.
  3. Tenha o seu calendário: perceba como as tarefas que você executa estão interligadas. Deixe esse calendário ou agenda em um local em que possa ver, para relembrar as datas.
  4. Desafie-se: entusiasmar-se faz parte do ciclo para que você não perca o interesse nas suas atividades.
  5. Mudando o ambiente: se a sua mesa de trabalho te traz tédio, que tal mudar de lugar? Afaste-se também das pessoas que prejudicam a sua rotina.
  6. Aproxime-se de um parceiro: dar satisfação do seu trabalho para um parceiro aumenta o seu senso de responsabilidade.
  7. Compartilhe os seus objetivos: quando as pessoas sabem quais são os seus objetivos, elas tendem a perguntar a respeito deles. É uma cobrança indireta, mas que te ajuda a manter o foco.
  8. Ponha horário para as distrações: durante o trabalho, evite distrair-se com redes sociais antes de concluir as suas atividades. O mesmo vale para aquela pausa do café.
  9. Você merece uma recompensa: imagine algo que gosta e que seja simples, como por exemplo, tomar um café com a turma no meio de cada expediente. Agora estabeleça uma meta: você vai lá somente quando terminar as atividades. Isso pode valer com um doce, um happy hour… recompense-se pelas atividades concluídas.
  10. Nunca espere o momento perfeito: não existe a hora perfeit
  11. a para começar uma atividade, portanto pare de se enganar e mãos à obra para executar aquilo que é necessário.

Vencendo a procrastinação

O primeiro passo para vencer a procrastinação é entender que procrastinar, ou adiar, é uma característica humana.

Todo mundo procrastina alguma coisa em algum momento na vida.

Pode ser uma coisa chata ou até o simples ato de apertar o botão “snooze” do seu despertador logo pela manhã.

Aceite isso e preocupe-se em combater a procrastinação prejudicial, pois a outra é natural.

O problema é quando a procrastinação começa a se tornar algo crônico e isso tira o resultado, consome seu tempo sem necessidade e faz você perder qualidade de vida.

Na sua pequena empresa, o efeito pode ser ainda mais desastroso.

Para vencê-la, existe uma série de técnicas, que estou estudando há exatos 22 meses para meu novo livro.

Separei quatro coisas bem simples que podem ajudar a fugir da procrastinação e finalizar logo uma tarefa:

Em primeiro lugar, aloque um espaço de tempo na sua agenda para realizar a atividade longe de momentos de pico de trabalho (pode ser logo pela manhã, no fim do dia, almoço, etc).

Temos a tendência a adiar coisas grandes, por isso, quebre a tarefa em atividades menores, com no máximo 30 minutos de duração e distribua em diversos dias.

Peça ajuda, seja para fazer a atividade ou simplesmente para alguém ficar te cobrando.

Remova todo e qualquer tipo possível de interrupção, principalmente no seu computador.

Feche o navegador, o e-mail e outros programas altamente distrativos. Deixe apenas o software com a atividade que precisa ser feita.

Como evitar a Procrastinação

Quem nunca se sentiu culpado, estressado ou envergonhado por ter adiando projetos ou tarefas?

Pois é, é a danada da procrastinação. Ai embaixo vão algumas dicas do “porquê” dela acontecer e como evitá-la:

Por que ela acontece?

Esperar as condições perfeitas e muitas vezes impossíveis: esperar a hora perfeita, a informação perfeita, a pessoa perfeita,

ou seja, os ingredientes mágicos que nunca aparecerão para concluir a tarefa.

No pain, no gain: É necessário ter disciplina e foco para realizar tarefas.

 Sem investir tempo e energia nada acontece.

Excesso perfeccionismo: esperamos uma qualidade muitas vezes sem limite de um trabalho e muitas vezes podemos perder prazos de entrega ou “travar” em função disso.

Maturidade: significa renunciar a determinados prazeres de curto prazo em favor de objetivos de longo prazo.

Pergunte a uma criança se ela trocaria um único bombom hoje por uma caixa de chocolates amanhã?

Medo: o medo é um dos fatores que contribui para a procrastinação.

Isso pode envolver o medo do fracasso, medo de errar, ou até mesmo o medo do sucesso.

Estresse: pessoas muito estressadas tendem a ter uma produtividade menor no trabalho e procrastinar coisas às vezes até simples de se resolver.

Dicas para evitar a Procrastinação:

Estabeleça objetivos claros e liste as tarefas que estão sendo procrastinadas. Divida essas tarefas em itens menores e mais fáceis de serem feitos

  • Planeje o seu dia;
  • Elimine as distrações digitais. Ex: Feche o Facebook, o email pessoal, tire o celular de perto, etc;
  • A velha e prática dica de que “o bom é inimigo do ótimo”;
  • Negocie e dê um prêmio a si mesmo por terminar a tarefa;
  • Foque na satisfação e alegria que terá  quando terminar a tarefa;
  • Peak Performance: pense em situações passadas onde você teve um desafio e conseguiu desempenhar essa tarefa de maneira eficaz.
  • Todos nós temos algum evento desses de sucesso se olharmos para trás

A melhor forma de superar o medo é enfrentá-lo.

Cada sucesso conseguido com o próprio esforço fortalece a auto-estima e o senso de auto-eficácia, ou seja: “Eu posso, Eu Consigo”

Controle seu nível de estresse com exercícios aeróbicos e medicina alternativa como acupuntura, massagens, yoga, meditação, fitoterapia, entre outros

Arranje tempo para pausas.

Concentrar-se em uma tarefa por um longo período de tempo pode ser improdutivo e gerar procrastinação. Insira intervalos regulares com breaks durante o seu dia para recarregar a energia.  

Não fique nunca sentado em sua mesa – dê um passeio, faça um lanche ou beba algo, tenha um momento para recarregar.

Procrastinação nas empresas

Procrastinação é um hábito primitivo e um problema comportamental.

Há, inclusive, estudos que revelam que, essa questão tem relação com a genética de cada pessoa.

Desde os primórdios, o homem tinha como sendo o de mais importante saciar as necessidades básicas e instantâneas de sobrevivência.

A maioria dos indivíduos procrastina sem perceber, quando estão ocupados demais com tarefas pouco importantes, e isso acaba se tornando comum.

Uma rotina que gera problemas e barreiras emocionais, pois, se torna um hábito terrível para a pessoa. Aproveita-se pouco do tempo disponível no momento.

Tudo fica pra depois!

Por vezes, adiamos até a hora de ir para a cama. Isso não significa necessariamente que não estamos cansados; mas, como? Isso mesmo! Somos reféns do nosso próprio poder de escolha.

A procrastinação também está associada ao medo de falhar e por isso adotamos a atitude de adiar decisões importantes,

pois, tememos a realidade de falirmos ou até sermos criticados.

Em casos extremos, a in¬capacidade de cumprir compromissos no prazo estabelecido leva a pessoa a perder oportunidades de crescimento e a ser taxada de incompetente ou preguiçosa.

Mas há diferenças entre a preguiça e o adiamento.

A primeira é a falta de vontade de fazer uma tarefa. Já a procrastinação é um atraso irracional de uma ação pretendida e necessária.

Percebe-se que a maioria dos procrastinadores vive culpada, tensa, estressada, ansiosa e com baixa autoestima por não conseguir se programar para fazer as coisas com antecedência, e com isso, imagina que outros fariam mais e melhor se estivessem no seu lugar.

Devemos considerar que na correria diária, todos podemos ser surpreendidos por armadilhas que podem retardar

ou até paralisar o ritmo das nossas atividades. Importante pensar que cada pessoa tem um padrão próprio para deixar as coisas para depois.

Não há como afirmar categoricamente que alguém está procrastinando, pois há situações em que um procrastinador diz que a inércia é uma escolha racional.

O melhor caminho é descobrir qual a maneira mais prática e eficaz de planejar, controlar e realizar as atividades que devemos desenvolver no nosso dia-a-dia.

A certeza do dever cumprido nos devolve a grata sensação de realização e paz, e isso, nos prepara para uma vida de satisfação e felicidade.

Procrastinação do trabalho

A procrastinação frequente se transforma num problema crônico, ou seja, numa espécie de doença comportamental,

pois desencadeia: estresse, tristeza, desmotivação, apatia, falta de confiança; o que resulta no sentimento constante culpa em decorrência da também constante má gestão do tempo.

Com a repetição deste comportamento, procrastinar se torna um tipo de vício que faz com que a pessoa,

mesmo já prevendo seu sofrimento futuro, e mesmo sabendo das consequências negativas de suas ações, continue a deixar tudo para a última hora.

Assim, chegar no horário, entregar projetos e demandas de trabalho, dentro dos prazos, ou mesmo comparecer a um compromisso profissional importante;

se tornam tarefas difíceis para o procrastinador. Consequentemente, isto também lhe faz perder muitas oportunidades de crescimento na carreira e na empresa.

E mesmo que o ato de adiar, frequentemente, a conclusão de suas tarefas e responsabilidades, tenha tantos efeitos colaterais, na vida pessoal do procrastinador seus comportamentos não são muito diferentes.

Também neste contexto, o indivíduo que protela vive a arranjar mil e uma desculpas

para adiar seus compromissos e não colocar em prática suas metas logo.

Deste modo, ações corriqueiras como: iniciar uma dieta, fazer uma poupança, exercícios físicos, cuidar da saúde,

dar maior atenção aos estudos, resolver pequenos problemas domésticos ou mesmo dedicar mais tempo às relações familiares e amorosas, ficam sempre em segundo, terceiro, quarto planos.

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