Administração do tempo para fazer o certo: gerencie suas tarefas!17 min read

A boa administração do tempo permite que você trabalhe de forma mais inteligente – não é mais difícil – para que você faça mais em menos tempo, mesmo quando o tempo é apertado e as pressões são altas. A falta de administração de tempo prejudica sua eficácia e causa estresse.

Parece que nunca há tempo suficiente no dia. Mas, como todos conseguimos as mesmas 24 horas, por que algumas pessoas conseguem muito mais com o tempo que outras?A resposta reside na boa administração do tempo.

Os melhores empreendedores conseguem o seu tempo excepcionalmente bom.

Ao usar as técnicas de gerenciamento de tempo nesta seção, você pode melhorar a sua capacidade de funcionar de forma mais eficaz – mesmo quando o tempo é apertado e as pressões são altas.

A administração do tempo exige uma mudança importante no foco de atividades para resultados: estar ocupado não é o mesmo que ser efetivo . (Ironicamente, o oposto é muitas vezes mais próximo da verdade.)

A administração do tempo é o processo de planejamento e exercício de controle consciente sobre a quantidade de tempo gasto em atividades específicas – especialmente para aumentar a efetividade , eficiência ou produtividade .

É uma meta -Atividade com o objetivo de maximizar o benefício global de um conjunto de outras atividades dentro da condição de contorno de uma quantidade limitada de tempo, como o tempo em si não pode ser gerenciado porque ele é fixo.

A administração do tempo pode ser auxiliada por uma série de habilidades, ferramentas e técnicas usadas para administrar o tempo ao realizar tarefas específicas, projetos e objetivos que atendam a uma data de vencimento.

Inicialmente, o administração do tempo se referia apenas a atividades comerciais ou de trabalho, mas, eventualmente, o termo ampliado para incluir atividades pessoais também.

Um sistema de administração de tempo é uma combinação projetada de processos, ferramentas, técnicas e métodos. A gestão do tempo geralmente é uma necessidade em qualquer desenvolvimento do projeto , pois determina o tempo e o escopo da conclusão do projeto.

Administração do tempo pessoal

As estratégias de administração de tempo são freqüentemente associadas à recomendação para estabelecer metas pessoais. A literatura enfatiza temas como –

• “Trabalhar em ordem de prioridade ” – definir metas e priorizar
• “Definir metas gravitacionais” – que atraem ações automaticamente

Esses objetivos são registrados e podem ser divididos em um projeto , um plano de ação ou uma lista de tarefas simples. Para tarefas individuais ou para metas, pode ser estabelecida uma avaliação de importância, podem ser estabelecidos prazos e prioridades.

Este processo resulta em um plano com uma lista de tarefas ou um cronograma ou calendário de atividades.

Os autores podem recomendar um período de planejamento diário, semanal, mensal ou outro, associado a diferentes escopo de planejamento ou revisão. Isso é feito de várias maneiras, da seguinte forma.

Administração do tempo e produtividade

Você sabia, enfim, que a utilização eficaz do seu tempo dentro da empresa, no seu trabalho, na sua atividade já é considerada uma competência significativa e relevante;

Pois, quem utiliza eficazmente o tempo em seu trabalho demonstra comprometimento com a empresa, que possui foco em resultados e capacidade de priorização de tarefas e de delegação, dentre tantas outras características positivas.

A Administração do Tempo é um instrumento de gestão que valoriza a aplicação do tempo do gestor baseado em prioridades de forma objetiva, com eficácia.

O tempo é o mesmo para todos, porém, alguns o utilizam melhor do que outros e obtém melhores resultados e são mais produtivos em seu trabalho.

Sob este prisma, vale reforçar que devemos ficar permanentemente alertas contra os desperdiçadores de tempo na empresa; pois, estamos todos sujeitos às ações dos desperdiçadores de tempo que podemos exemplificar como sendo: a desorganização pessoal; a falta de prioridades para execução de tarefas;

o excesso de centralização; a perda da concentração devido a interrupções inesperadas; a má utilização dos recursos de informática; distrações;

e até mesmo, a dificuldade de dizer “não” à tarefas não programadas e nem sempre urgentes que invadem nossa agenda constantemente e exigem reprogramações constantes na aplicação de nosso tempo.

Administração do tempo nas organizações

Há os que já aprenderam a fazer do tempo seu principal aliado no dia-a-dia, utilizando-o de forma a aproveitar ao máximo as horas disponíveis para realização de suas tarefas, adotando algumas regras básicas, como por exemplo:

Terem horários para acessar e responder e-mails e não se tornarem escravos do computador; promoverem reuniões eficazes, respeitando os horários de início e término das mesmas.

Reservarem blocos de tempos contínuos para realizarem determinadas tarefas que exigem concentração, sem dispersão, sem interrupções e consequentemente sem perderem o foco e a objetividade.

Poderíamos dizer “sem perderem tempo”. Estes já aprenderam a aplicar bem seu tempo dentro da empresa.

Além dessas há outras pequenas “dicas” que quando seguidas tornam o tempo um verdadeiro aliado, tais como:

Manter os arquivos de documentos sempre organizados (tanto os físicos, como os virtuais) de forma a encontrar imediatamente,qualquer documento que seja necessário num dado momento, sem perda de tempo.

Manter uma agenda de compromissos atualizada que o ajude a se lembrar de compromissos assumidos a qualquer tempo sem correr o risco de assumir diferentes compromissos num mesmo horário e passar horas desesperado pensando como resolver o conflito de datas e/ou de horários que você mesmo criou por absoluta falta de um simples controle de agenda.

E, por falar em agenda, não faça dela um bloco de rascunho, substituindo-a por lembretes fixados na moldura da tela do computador ou pelo inglório e nem um pouco profissional desafio de “guardar tudo na cabeça”, que geralmente não cumpre seu objetivo, levando-o a se esquecer de compromissos assumidos.

Porém, duas das regras mais importantes são: a prática constante da delegação, ou seja, delegar para outras pessoas (subordinados, pares ou mesmo superiores) atividades que podem ser delegadas.

E não praticar o velho costume do “deixa comigo” assumindo atividades de terceiros que fatalmente contribuirão para o acumulo permanente de trabalho sob sua responsabilidade.

A administração do tempo com eficácia para o empresário e para o executivo significa distribuir a aplicação do seu tempo de maneira a ter mais disponibilidade para organizar e desenvolver tarefas de sua empresa segundo prioridades.

Orientar e coordenar o trabalho de seus colaboradores e assimilar com mais rapidez as novidades da legislação contábil, fiscal e trabalhista que surgem todos os dias e com isso ajustar rapidamente os processos internos.

Adequando-se as novas imposições legais visando atender com excelência seus clientes, antecipando-se às suas demandas e criando valor para seu negócio.

O líder possui papel imprescindível no que tange ao desenvolvimento dos colaboradores quando se trata de administrar o tempo, ou seja, as atividades, dentro do prazo especificado.

Entende-se por atuar com entusiasmo, sentir-se motivado e feliz com o ambiente em que está inserido, quando o colaborador se depara com um local de trabalho estimulante e que proporciona condições adequadas a execução das atividades.

Dentro do contexto apresentado, a liderança é diretamente responsável por possibilitar que sua equipe tenha recursos e prazos perfeitamente atingíveis, no entanto, desafiadores, que os permitam se desenvolver como profissionais.

“Liderança: É a habilidade de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando atingir aos objetivos identificados como sendo para o bem comum. (Hunter, 1989, p. 25)”

A liderança precisa dispor de tempo para acompanhar e desenvolver a sua equipe, tendo em vista que a falta de planejamento gera desperdício de tempo e maior custo para a empresa.

Ao ser capaz de aplicar o planejamento estratégico, ou seja, indicar as direções a serem seguidas no processo de delegação de tarefas tanto para sua equipe como para si mesmo, o líder precisa considerar o tempo necessário para executá-las com qualidade, e assim, terá grandes chances de obter resultados satisfatórios para a empresa.

É comum observar líderes queixando-se de reuniões improdutivas, que costumam tomar todo o tempo de trabalho.

A aplicação de reuniões semanais para delegar as tarefas da semana à equipe pode proporcionar um melhor controle das atividades, maior entendimento da equipe quanto ao que precisa ser realizado e entregue. O resultado disso são melhores resultados e tempo hábil para agir nas urgências. Ao ouvir sua equipe, a liderança poderá identificar problemas, interrupções e gargalos no dia a dia.

A identificação e discussão sobre tais assuntos poderão gerar soluções que resultem em redução do tempo gasto.

A administração do tempo não é algo individual, nosso tempo não exclusivamente nosso, pois dependemos de outras pessoas para executarmos nossas tarefas.

A elaboração de procedimentos de trabalho bem definidos, com instruções de tarefas e rotinas diárias, escritas com o auxílio dos colaboradores que executam as atividades, podem resultar em formas mais simples e rápidas proporcionando o uso mais inteligente do tempo.

A importância da administração do tempo

Falar em Técnicas para Administrar o tempo, é considerar que estratégias usadas para esta finalidade são encontradas facilmente.

Porém, não se adequam a qualquer tipo de atividade ou de indivíduo que a exerce.

“A administração do tempo pode ser definida de forma simples, como um plano de utilização e controle do mesmo da forma mais eficiente e eficaz possível. Obviamente o tempo é algo mais do que isto que a definição sugere.

” Um plano deve ser criado para atender às necessidades específicas de um indivíduo. Um único sistema não pode ser adequado para todos. Ele precisa ser solto e flexível, de forma a ajustar-se a situações em constante mudança. (IAIN, 1995, p. 7)”

Ainda que não haja uma fórmula padrão para o planejamento do tempo, algumas medidas, quando bem empregadas e moldadas à forma de trabalho de cada indivíduo, podem decorrer em resultados surpreendentes.

Primeiramente é importante compreender, qual a diferença entre o que deve ser considerada uma atividade urgente ou importante.

Urgente significa que a atividade exige nossa atenção imediata. A importância, por outro lado, tem a ver com resultados. Se algo é importante, contribui para nossa missão, nossos valores e metas prioritárias. Nós reagimos a questões urgentes.

As questões importantes que não são tão urgentes exigem mais iniciativa, mais pro atividade. Precisamos agir para aproveitar as oportunidades, para fazer com que as coisas aconteçam.

Matriz de Administração do tempo ou Matriz Urgente/Importante

Matriz de Administração do Tempo, mais conhecida como Matriz Urgente/Importante é uma ferramenta utilizada para se ter um melhor entendimento do que diferencia as atividades entre urgentes e importantes.

Ou seja, utiliza-se para estabelecer o grau de prioridade de determinada tarefa e quais ruídos serão encontrados (a fim de contorná-los) para que a mesma seja executada.

Obstáculos no desempenho das atividades diárias

As interrupções e distrações, assim como outras ações, conhecidas como os “ladrões de tempo” poderão obstaculizar o cumprimento de atividades urgentes ou importantes. São elas:

•   Internet e Redes Sociais

Com o avanço acelerado da tecnologia e da forma como as pessoas se comunicam, muitas ferramentas que são utilizadas para aperfeiçoar e agilizar vários processos acabam tornando-se grandes vilões.

Assim como qualquer ferramenta que tem como objetivo de sintetizar alguma parte de um processo, as mesmas sendo utilizadas de maneiras errôneas acabam por atrapalhar e criam ruídos de comunicação.

Por exemplo, celulares e computadores com aplicativos que permitem acesso imediato a internet e conseqüentemente redes sociais.

• Comunicação/E-mails

Estabelecer um cronograma para visualização e categorizar cada e-mail durante a jornada de trabalho é fundamental para uma rotina enxuta e eficaz.

Muitos profissionais acabam por não concluir nenhuma atividade com 100% de eficácia pelo simples fato de ter dificuldades no processo de organização dos e-mails recepcionados ao longo do dia.

Atividades não urgentes e que necessitam apenas que o destinatário tenha conhecimento sobre algum assunto, podem ser comunicadas por e-mail. Uma ligação para passar informações, acabam por interromper o trabalho de outrem desnecessariamente.

• Preocupações Emocionais

Colocar as atividades a fazer no papel, em uma planilha do excel ou até mesmo em post-its são formas de “retirar” da mente preocupações com o que necessita ser realizado. Quando a mente está repleta de preocupações com o que precisa fazer, a concentração com a atividade que está sendo realizada, fica comprometida.

Como melhorar a administração do tempo

Aliada ao estabelecimento de prioridades, deve haver a etapa do planejamento, onde precisam estar destacadas as ações a serem desenvolvidas para atingir os objetivos propostos.

Por meio de um planejamento bem elaborado, é possível que a execução dos processos ocorra de forma organizada e orientada para os resultados que se quer atingir.

Uma empresa que consegue atender aos clientes dentro dos prazos prometidos conseguirá manter elevado o seu índice de satisfação junto aos mesmos, o que resulta, também, na fidelização dos clientes, em ganhos diante da concorrência e na conceituação positiva da empresa dentro do mercado.

Para poder administrar o tempo de forma eficaz, utilizando-se do estabelecimento de prioridades e do planejamento como instrumentos de apoio à gestão estratégica.

Faz-se importante, também, o uso de ferramentas como agendas e aplicativos, onde é possível programar as tarefas, reuniões e compromissos de trabalho, de forma a organizar as rotinas e visualizar as prioridades.

Uma agenda organizada possibilita uma organização qualificada dos processos, evitando situações de esquecimento, atrasos e ausência de direcionamento das atividades e compromissos.

Com a utilização da agenda, pode-se programar os fluxos de trabalho de modo a distribuir as demandas de acordo com o cronograma, podendo ser destacadas as questões que envolvam prioridade, devendo essas receber atendimento preferencial.

Como instrumento de apoio à organização do tempo, também é indicada a utilização de blocos de notas, onde podem ser registradas informações e anotadas ideias conforme o executivo vá se deparando com as mesmas durante o desempenho de suas funções.

A agenda e o bloco de notas são ferramentas que auxiliam os profissionais a organizar o seu tempo e, com isso, melhorar seus resultados.

Benefícios da administração do tempo

Atualmente é incontestável que a rotina corporativa está cada vez mais otimizada por meio da utilização de novas tecnologias.

O uso da internet nas organizações cresce a passos largos e atinge todos os setores da empresa, dos mais operacionais aos setores de alta gestão.

Um dos fatores que podem ser considerados positivos e de enorme contribuição para a disseminação do uso da internet é justamente a facilidade que esta ferramenta proporciona nos processos de comunicação.

Um dos valores positivos no uso da internet no meio corporativo é o alto impacto na redução de custos.

Empresas que possuem filiais em cidades ou até mesmo países distantes, podem se comunicar e trocar dados com a velocidade e precisão que não teriam se estivessem utilizando contatos presenciais. E-mails são um grande aliado no processo de administração do tempo.

Através deles podemos classificar o grau de prioridade de uma determinada atividade a ser executada.

Podemos citar também, o poder de integração que proporciona por ser responsável por integrar diversas células de uma empresa através de um só meio de se comunicar.

Com um poder de alcance abrangente, e conseqüentemente eficiente no fator tempo, as corporações conseguem utilizar a Internet e todos os seus recursos como benefício importante para economia do tempo.

Grandes empresas tentam otimizar ao máximo o papel de seus gestores no comando dos projetos afim de fazer com que produzam mais e minimizem os custos em geral.

A antiga expressão “tempo é dinheiro” faz mais sentido nos dias de hoje e obriga as corporações a buscar profissionais capacitados e com “feeling” de gerir equipes sempre com atitudes pró ativas.

Vivemos numa era em que não há mais espaços para procrastinadores. Onde se destaca quem utiliza o tempo da melhor maneira possível.

Um mundo corporativo repleto de desafios e disputas sadias, algumas vezes nem tão sadias assim, mas acima de tudo justo. Justiça esta que pode ser demorada, mas um dia se faz presente na vida profissional das pessoas.

Portanto, vimos como o tempo é um fator importante e escasso se não for administrado da maneira correta.

É imprescindível que haja uma nova forma de olhar estas questões por parte dos gestores.

Onde as gerações mais antigas devem acompanhar e se manter atualizada, enquanto as novas gerações devem focar e procurar aperfeiçoar cada vez mais seus conhecimentos referentes ao assunto.

Geralmente, não nos damos conta do que devemos fazer em determinadas horas do nosso dia-a-dia no ambiente de trabalho, isto é, não cumprimos nossas tarefas com um tempo determinado e acabamos por acumular nosso trabalho.

Tendo que ficar por mais tempo, após o término do expediente, e, muitas vezes, prejudicamos o trabalho de outras pessoas, pois se não cumprimos nossos prazos, elas também não conseguirão cumprir os seus próprios prazos para a execução de tarefas.

Quando não nos programamos para desenvolver nossas tarefas e não cumprimos a parte que nos cabe de um trabalho dentro de um sistema administrativo ou operacional, os resultados, normalmente, são catastróficos,

e as pessoas que dependem do nosso trabalho terão que atrasar as suas tarefas ou se verem em correria, sujeitas a erros e falhas (é lógico) e isso não é nada saudável em um ambiente de trabalho.

Os princípios para uma boa administração do tempo são simples:

• planeje seus dias de trabalho com antecedência;
• não marque mais compromissos do que você pode assumir;
• não deixe ninguém esperando por mais de 5 ou 10 minutos;
• marque um tempo para cada tipo de tarefa;
• não se deixe interromper por telefonemas, pessoas que não estejam agendadas para atendimento, problemas que não são de sua competência e
• atividades que não sejam importantes para o seu trabalho;
• organize seu trabalho;
• não fale muito tempo ao telefone ou em reuniões de trabalho: seja objetivo e claro;
• não se sobrecarregue de tarefas, prefira delegar;
• não use o tempo do almoço para trabalhar;
• levante-se um pouco mais cedo, pois o dia renderá mais e melhor;
• evite brincadeiras longas e desnecessárias no ambiente de trabalho;
• use uma agenda pessoal, anote seus compromissos e jamais deixe de cumpri-los;
• elimine as tarefas que não sejam da sua competência ou cargo e use o tempo que era dedicado a elas para melhor desenvolver as que realmente
• são inerentes ao seu cargo;
•  elimine o excesso de papéis como relatórios de vários tipos;
• procure usar mais a comunicação on-line, pois você poderá responder aos comunicados de forma imediata;
• caso perceba que vai atrasar algum trabalho e se alguém depende dele, avise as pessoas com certa antecedência para que elas se preparem e
• refaçam seus planejamentos;
• evite falar ao telefone: prefira o e-mail;
• ao final de cada dia e semana de trabalho, analise se tudo foi cumprido dentro do prazo e, se necessário, faça ajustes para que haja uma melhoria contínua;