Cronograma De Projeto: Otimize Tempo E Recursos. Veja Como Fazer.16 min read

Seu principal objetivo é garantir que cada etapa seja entregue dentro do prazo acordado, mantendo a satisfação do cliente e o time to market da solução.

Mas a verdade é que elaborar um bom cronograma de projeto depende de diversas variáveis, a começar pela construção de um escopo bem delineado.

Isso passa pelo completo entendimento das fases necessárias para a conclusão da iniciativa, bem como dos recursos necessários para levar o projeto até o fim.

O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo assim que você verifique as interdependências de tarefas e construa seu caminho crítico de maneira a otimizar entregas.

Em outras palavras: você identifica os pontos de tensão da iniciativa, verificando exatamente onde a equipe terá que redobrar a atenção para não perder prazos e realizar as entregas conforme o planejado.

Como fazer um cronograma de projeto

A etapa mais importante de um projeto é o planejamento.

Portanto, quanto maior o tempo no planejamento, maiores são as chances de sucesso do seu projeto.

Após a definição de todas as atividades necessárias para execução do mesmo, é a hora de defini-las em ordem de realização, o seu resultado será a geração do Diagrama de Rede.

De um modo conciso, esse diagrama representa as decisões sobre o sequenciamento das atividades do projeto.

Em uma tabela, listamos, aleatoriamente, as atividades que precisamos executar, bem como os tempos (duração estimada), registros das dependências (de qual ou quais outras atividades depende esse ponto que está citado na tabela).

Esse “gráfico” ajuda a visualizar as decisões de sequenciamento e a preparar o cronograma de projeto.

O próximo passo será estimar os recursos das atividades (na prática o gerente de projetos realiza em paralelo desde o momento que foi iniciada a listagem das atividades).

Após esse passo, podemos calcular o tempo necessário de cada uma delas (a duração da atividade só é possível realizar com base nos recursos que foram determinados).  

A próxima etapa de planejamento da área de tempo é desenvolver o cronograma de projeto, consolidando tudo que foi produzido até o momento com a análise das atividades listadas, suas estimativas de recursos e sua duração, e assim a formalização da criação do cronograma de projeto.

O cronograma é uma das principais ferramentas da gestão tradicional de projetos, ele representa a distribuição e o encadeamento de tarefas necessárias para cumprir as entregas que foram definidas na EAP do Projeto.

Exemplo de cronograma de projeto

Por mais que existam diversas ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como planilhas eletrônicas e aplicativos on-line), o ideal é que você tenha esse recurso integrado a toda a gestão do seu projeto.

O ideal é ter um software de gestão que ofereça alternativas de construção para seu cronograma.

Entretanto, existem outras variáveis que impactam no desenvolvimento de um bom cronograma de projeto.

Por isso, vamos mostrar um passo de cada vez:

Defina o escopo do projeto

Todo projeto nasce logo na definição de escopo, quando você vai determinar o que será feito e o que não será, quais são os recursos necessários, o orçamento e a estimativa de tempo para que o projeto seja concluído.

Quando o escopo é bem definido, você consegue identificar facilmente quais serão as fases da iniciativa, que tipo de entrega deverá ser feita a cada etapa e como exatamente isso ocorrerá.

Construa sua EAP

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) consiste no desdobramento do escopo em atividades que formam o projeto.

Nela você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

Com a EAP pronta, você deve listar as atividades por ordem de importância e de execução, identificando as interdependências entre elas.

Assim, se uma tarefa depende da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, isso deve ficar muito claro desde a hora de colocar as atividades no cronograma de projeto.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas.

Você pode fazer essa estimativa com base em outros projetos semelhantes ou, ainda, contar com o apoio da sua equipe para determinar com maior precisão quanto tempo cada pessoa levará para desenvolver as tarefas a elas atribuídas.

Só não se esqueça de sempre considerar folgas entre uma atividade e outra, a fim de facilitar a superação de imprevistos.

Construa seu cronograma

Com base em todo esse levantamento, você pode finalmente partir para a construção do cronograma.

Se você estiver utilizando um software de gerenciamento de projetos, essa será a parte mais fácil, pois todas as atividades já estarão inseridas, bastando então gerar o Gráfico de Gantt para acompanhar seu cronograma de projeto.

Caso você esteja utilizando outro recurso (como uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line), precisará ordenar todas as informações.

O Excel, por exemplo, possui uma ferramenta para gerar o Gráfico de Gantt, mas você precisa criar as tabelas e inserir todos os dados antes.

Só assim o gráfico poderá servir de base para o acompanhamento da evolução do seu projeto.

Muitas equipes de projetos levam bastante tempo definindo seu cronograma para, ao longo do caminho, deixarem de usá-lo.

Nesse cenário, ele obviamente se torna obsoleto.

E esse é um dos principais motivos pelos quais normalmente ocorrem atrasos na entrega do produto final, pois a equipe deixa de acompanhar sua própria performance.

Por essas e outras, o cronograma de projeto se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão direcionados para as entregas dentro dos prazos estimados.

Quando esse controle se perde, perde-se também a qualidade do produto final, podendo impactar no custo total do projeto e ainda desperdiçar a oportunidade de mercado que o cliente está tentando atingir.

Cronograma de projeto empresarial

Um projeto é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço.

Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento).

Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gerente de projetos garantir que ele atinja os objetivos propostos.

Muitas empresas estão adotando a estrutura de projetos no seu dia-a-dia.

Desde a concepção de um novo software até a implantação dos procedimentos de atendimento a clientes, desde a construção de uma ponte até a revisão dos processos de venda com vistas a aumentar a taxa de fechamento de negócios, muitos empreendimentos no seio das organizações se enquadram na classe de projetos.

Nos mais diversos setores, a abordagem de gerenciamento de projetos está ganhando terreno por permitir um melhor uso dos recursos para se atingir objetivos bem definidos pela organização.

Sabendo da importância de se gerenciar bem um projeto, vamos ver os passos que nos levam a melhorar nossas habilidades de gerenciamento de projeto.

Escolha e adote uma metodologia

A opção pela metodologia deve ser tomada a partir de alguns fatores: as exigências de cada mercado em que a empresa atua, a disponibilidade de mão-de-obra e a cultura organizacional necessária para adotá-la.

Para exportar software, muitas empresas nacionais têm se alinhado com o padrão CMM para dar credibilidade a sua iniciativa em mercados dominados por indianos e chineses, que já possuem capacitação neste padrão.

Comunique-se

Quando falta comunicação, os boatos e outras formas de ruídos tomam seu lugar.

Na falta de versão oficial, ficam circulando informações que podem minar a moral da equipe e levantar suspeitas sem fundamento.

O gerente de projeto deve evitar esse tipo de prática, conhecida por “rádio peão”, dando informações claras e confiáveis sobre o status do projeto. Certamente esta é uma área em que a diplomacia é essencial.

Se há um problema, o gerente de projetos pode e deve não só falar sobre ele, mas também informar que está trabalhando na solução, e não apenas comunicar que o problema existe.

Problemas sem uma perspectiva de solução são angustiantes e causam um desconforto na equipe que muitas vezes é desnecessário.

Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades

Um dos grandes segredos do gerenciamento de projetos é proteger o seu escopo.

Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução têm sérias dificuldades em cumprir o cronograma de projeto e estouram o orçamento.

O risco mais comum é o que se chama de “scope creep”, quando o escopo vai crescendo à medida que o cliente vai entendendo suas necessidades e reformulando seus objetivos.

Há quem chame este problema de “Jacques”.

Seria uma homenagem a um francês ilustre?

Não, trata-se apenas da forma como o cliente costuma abordar o assunto: “já que o sistema faz isso, ele pode então fazer aquilo. Agora eu quero aquilo também incorporado ao projeto”.

O gerente do projeto deve ter calma e analisar com cuidado cada demanda: ao rejeitar um pedido, ele pode se indispor com o cliente, mas se aceitar ele pode estar dando um tiro no próprio pé, já que o prazo e orçamento não serão tão “elásticos” quanto as exigências.

Devemos sempre contar com uma certa “margem de manobra”.

Mas nos tempos atuais, em que eficiência é a palavra que está na ordem do dia, não há muita “gordura para queimar” e os compromissos assumidos pelo gerente podem se transformar num sacrifício, muitas vezes desnecessário, para toda a equipe.

A satisfação do cliente depende em muito do que será dito e prometido no que se chama de “pré-venda”.

É neste momento que o gerente de projetos deve entrar em cena para meticulosa, cuidadosa e disciplinadamente escrever tudo o que o sistema deve ter e fazer.

Este processo é o “planejamento de escopo” e num software dele abrange das telas até os relatórios.

Esta tarefa pode ser delegada para um analista, mas a responsabilidade não sai nunca das mãos do gerente.

Eu costumo especificar toda a interface dos usuários com o sistema: telas e relatórios. D

epois de “colocar tudo no papel”, o gerente deve obter do cliente um “de acordo”, de preferência assinado no final do documento em que todas as páginas serão rubricadas com um “visto” para que ele tome ciência do que será feito.

Não há palavras para expressar a importância deste planejamento em que as expectativas serão levantadas e moldadas, de forma que, diante do produto final, o cliente não possa se dizer decepcionado.

Conheça os envolvidos e monte seu time

É importante que o gerente do projeto conheça os interesses de todos os envolvidos.

Imagine como é arriscado contar com um membro da equipe que não está disposto a colaborar.

Ele pode ser um problema mais do que uma solução dentro do grupo: sabendo disso, melhor pensar em chamar outra pessoa.

Eu passei por uma situação destas quando fui destacado para gerenciar um projeto onde havia um colaborador mais antigo e que entendia que ele é quem deveria estar gerenciando.

Eu não percebi seu ressentimento a princípio e à medida que o projeto avançava esta pessoa se tornava um problema cada vez maior, na medida em que, não só ele não fazia a sua parte, como minava os demais membros da equipe contra minhas decisões.

Um dia, eu o chamei e abri o jogo.

Ele então me explicou o que estava sentindo e fizemos um acordo: ele se enquadraria para completar o projeto, que graças a ele já estava atrasado, e eu o apoiaria junto à direção para que recebesse seu próprio projeto para gerenciar.

É claro que manter um “profissional” com este tipo de atitude não é bom negócio para a empresa no longo prazo, porque cedo ou tarde ele vai acabar atirando contra a própria equipe novamente, só para mostrar que as “coisas têm de ser feitas do jeito dele”.

Desenvolva o cronograma de projeto junto com seus sócios

Se no planejamento da semana há tarefas que não foram realizadas, na reunião de avaliação, eu pergunto porque a coisa não seguiu o ritmo programado e quanto isso impacta na data final de entrega.

Procure estabelecer pontos de controle, “checkpoints”, que são datas onde se medirá o andamento do projeto em face do cronograma que havia sido programado.

Nestas datas, pode-se estar apenas executando-se uma verificação do progresso das atividades (“milestones”) ou pode haver entrega de produtos ou subprodutos (“deliverables”) tais como desenhos, especificações, protótipos, modelos, etc.

Monitore os riscos e seja proativo

A monitoração dos riscos envolve acompanhar o status de cada risco e as opções de ações definidas para enfrentá-los, caso eles venham a se tornar problemas reais.

A monitoração também se preocupa em avaliar a probabilidade de ocorrência de um risco, qual o seu impacto no andamento do projeto e como contorná-lo.

Por exemplo, numa determinada tarefa crítica a contratação de dois profissionais pode parecer um exagero, mas o gerente do projeto sabe que se algo acontecer nesta área do projeto o impacto será grande no restante.

Os profissionais passam a ser um backup do outro dentro da linha de que “quem tem um, não tem nenhum”.

Formalize o início e o encerramento do projeto

O início do projeto é um momento solene.

O patrocinador deve formalizar a todos os envolvidos que o projeto está iniciado e o cronômetro está correndo.

Muita gente não gosta de se preocupar com isso, mas imagine que haja resistência de setores da empresa que se opõem ao projeto.

Sem um documento que atesta que o projeto começou, o gerente pode não conseguir apoio algum.

Além disso, este documento funciona como um “cumpra-se” de uma autoridade da empresa: não cabe discutir a ordem, o projeto começou e todos os “arrolados” devem participar.

Outro momento importante é o do encerramento do projeto.

É preciso formalizar o final para que fique claro para todos os envolvidos, especialmente para o cliente, que o projeto está concluído e que novas necessidades serão atendidas em um novo projeto.

Qualquer extensão ou alteração deverá ser orçada e todo o ciclo se inicia novamente.

Com relação à manutenção do sistema entregue, não se pode considerá-lo um projeto na medida em que, a princípio, trata-se de um processo contínuo.

O que pode ocorrer é definir-se projetos ao longo da vida útil do sistema com o objetivo de melhorá-lo.

Portanto, o gerente do projeto deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle.

A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem as informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe.

Planejamento e cronograma de projeto

O planejamento do projeto refina os objetivos do projeto e planeja o trabalho necessário para alcançá-los.

O processo do planejamento requer que o gerente de projeto desenvolva o plano de projeto e seus planos complementares.

A fase do planejamento definirá mais precisamente o escopo, o custo e o prazo do projeto, estabelecerá a organização do trabalho e fornecerá uma estrutura para revisão e controle do projeto.

Mudanças significativas que venham a ocorrer durante os processos de execução e controle demandarão atividades do processo de planejamento.

O responsável pelas atividades de planejamento descritas é o gerente de projeto.

Além disso, possui como objetivo desenvolver o plano de projeto e seus planos auxiliares consolidando todas as atividades de planejamento e distribuir o plano de projeto de acordo com plano de gerenciamento das comunicações descrito abaixo.

Com isso, é preciso analisar os tipos de critério, que são: critérios de aceitação e pré-requisitos ou dependências.

Critérios de aceitação

Define os critérios que serão usados para aprovar ou não a entrega. Podem ser entregas, aprovações ou eventos que devem ocorrer antes de sua conclusão.

Pré-requisitos ou dependências

Define os pré-requisitos que devem estar disponíveis antes do início da atividade (materiais, pessoal, aprovações).

Portanto, o desenvolvimento de um cronograma de projeto aceitável é frequentemente um processo iterativo.

Determina as das datas planejadas de início e de término para as atividades e marcos do projeto.

Pode requerer a análise e revisão das estimativas de duração e de recursos para criar um cronograma aprovado do projeto que pode servir de linha de base para acompanhar o seu progresso.

A revisão e a manutenção de um cronograma realista continua sendo executada durante todo o projeto à medida que o trabalho progride, o plano de gerenciamento do projeto muda e a natureza dos eventos de riscos evolui.

Metodologia do cronograma projeto

Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto auxilia tanto o gerente como a equipe a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas mais ágeis e assertivas para o desenvolvimento de cada solução. Para isso, ele:

Estima o tempo de cada atividade

Ao montar seu cronograma de projeto, você estima quanto tempo levará para desenvolver cada atividade, o que garante maior confiabilidade ao seu planejamento e aumenta as taxas de sucesso da iniciativa como um todo.

Essas fichas podem ajudar muito no controle.

Acompanha o desempenho do time

A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível mensurar quanto tempo está sendo efetivamente gasto em cada atividade, como está a produtividade do time em geral e se realmente há necessidade de intervir para não incorrer em atrasos.

Aloca melhor quaisquer recursos

Com um cronograma de projeto bem estruturado, você sabe exatamente quando um profissional está disponível para assumir novas tarefas, se sua equipe está com a carga de trabalho adequada ou se é preciso agregar novos colaboradores para dar conta de todas as atividades em execução.

Aumenta a eficiência geral

Otimizar o desempenho da equipe com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui diretamente para melhorar a performance geral do projeto, aumentando sua eficiência na execução.

Isso impactará na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do prazo e do orçamento previstos.