Administração de Pessoal: Organize sua Empresa para Mais Resultados!19 min read

Nesses casos, quase sempre a rotina do setor de administração de pessoal é executada pelo escritório de contabilidade contratado pela firma.

 

Em todos os outros casos, o setor de administração de pessoal é imprescindível para o bom funcionamento dos negócios.

O setor de Administração de pessoal executa algumas funções básicas para o andamento das atividades de uma empresa:

• admissão de funcionários;
• controle de presença;
• treinamento e orientação;
• compensação e desligamento.

A atividade de admissão executada pelo setor de administração de pessoal envolve todo o processo de avaliação de necessidade (abertura de vagas),

desenvolvimento junto ao setor envolvido do perfil de trabalhador procurado, formas de divulgação da vaga, recepção, avaliação e seleção de candidatos.

O setor de administração de pessoal também é o responsável pela contratação, dentro das normas trabalhistas vigentes no país.

A admissão é, portanto, uma rotina do setor de administração de pessoal.

Mas o papel do setor de administração de pessoal não se encerra com a admissão, cabendo a ele integrar o novo funcionário à empresa e a sua nova função, treinando, acompanhando e supervisionando.

Outra rotina do setor de administração de pessoal é a relativa ao controle de frequência, chamado usualmente de compensação de pessoal.

Cabe ao setor efetuar o controle de frequência, calcular os salários, impostos, benefícios e outros adicionais previstos em contrato e legislação e efetuar o pagamento desses valores.

Essa atividade está intrinsecamente ligada ao administração de financeiro ou contábil da empresa.

Envolve contínua atualização quanto a leis trabalhistas e outras específicas.

A administração de pessoal necessita estar constantemente a par da modificações ocorridas na área e informar e efetuar as mudanças necessárias com agilidade e precisão.

O setor de administração de pessoal também é o responsável pelo desligamento de funcionários da empresa.

A rotina de administração de pessoal envolvida nessa atividade inclui os procedimentos estabelecidos em lei, incluindo cálculo de valores, representação da empresa junto à aos vários órgãos da Justiça do Trabalho ou a sindicatos, entre outros.

O moderno setor de administração de pessoal também tem a importante função de treinar e orientar a força de trabalho na empresa.

Isso envolve desde atividades básicas de treinamento para a função, passando por aperfeiçoamento ou revisão de conhecimentos de interesse da empresa ou setores da empresa, até o estabelecimento de programas de educação continuada e especializada para funcionários.

O Recursos Humanos pode trabalhar de diversas formas nesses casos. Inclui desenvolvimento de cursos ou atividades de treinamento próprias ou a contratação de terceiros para a execução dessas atividades.

Pode também envolver a alocação de recursos financeiros para o pagamento de cursos externos para funcionários.

De qualquer forma, apesar de não ser considerada uma rotina de administração de pessoal, as atividades de treinamento,

orientação e educação continuada são cada vez mais consideradas peças fundamentais para o sucesso de qualquer empresa competindo num mundo globalizado.

Uma força de trabalha bem treinada produz mais e melhor, significando ganhos e lucros para o empregador.

Qualquer rotina de administração de pessoal, em suas várias atividades e atribuições, envolve extensa e complexa legislação.

Os funcionários do setor devem se manter constantemente atualizados e informados.

Essa atualização pode ser em rotinas usuais, como admissão e desligamento, por exemplo.

Mas também podem ser feitas para temas específicos, como participação de empregados em resultados da empresa,

novas técnicas de avaliação de candidatos, legislação de contratos terceirizados e outros inúmeros assuntos.

Tributação e fiscalização são também dois assuntos que abrangem várias atividades do setor de administração de pessoal e que exigem constante atualização para que a rotina de administração de pessoal seja executada corretamente.

Para os interessados na área, mas sem conhecimentos iniciais, o melhor caminho é um curso de administração de pessoal.

Esse curso de administração de pessoal pode ser feito de forma presencial, oferecido por escolas e instituições como SENAC, por exemplo.

O curso de administração de pessoal do tipo oferecido pelo SENAC oferece a chance do estudante praticar cada rotina de administração de pessoal, familiarizando-o com os procedimentos.

Além disso, muitos desses cursos oferecem certificação, o que pode ser útil no momento de procurar um emprego no mercado de trabalho.

Os cursos virtuais ou em forma de apostila de administração de pessoal oferecem a vantagem de permitir ao aluno que estude em seu próprio ritmo.

O aluno escolhe seu horário e seu ambiente de estudo.

È mais útil para quem já está empregado e quer melhorar seus conhecimentos, pois não oferecem certificado.

Para os cargos de chefia, supervisão e gerência em recursos humanos ou administração de pessoal, quase sempre é necessário o curso de contabilidade, ciências contábeis, direito, administração ou psicologia.

Além disso, para o emprego nesse nível em departamentos de recursos humanos, é necessária experiência no setor e perfil adequado para o cargo.

O que é administração de pessoal?

Antigamente a Administração de Pessoal (AP) foi conhecida como a área da administração que cuidava exclusivamente de admissões, pagamento e demissões da mão de obra das empresas, de acordo com a legislação trabalhista vigente.

Naquela época, a área de AP considerava apenas as pessoas que trabalhavam em atividades física, de operações, mecânicas e fabris.

O velho conceito de AP era derivado daquilo que os economistas chamavam de trabalho: uma atividade limitada a transformar o que provinha do fator de produção natureza.

Antigamente, a AP se limitava a funções burocráticas e operacionais e o departamento de pessoal era visto como o lugar da empresa no qual se admitia e se demitia pessoas.

O trabalho principal era focado na elaboração mensal da folha de pagamento por meio de dados dos cartões de ponto. A referência básica era a CLT (Consolidação da Leis do Trabalho), no sentido de obedecer à legislação trabalhista vigente.

Modernamente, o conceito de Administração de Recursos Humanos (ARH) passou por uma formidável ampliação.

Hoje, a ARH é a área da administração que cuida do suprimento, da manutenção e do desenvolvimento de todo os recursos humanos da empresa.

Ela envolve atividades de atrair, manter e desenvolver pessoas nas empresas.

Assim a ARH requer, necessariamente, a conjunção de duas realidades: empresas e pessoas. Sem empresas e pessoas não haveria a ARH. A ARH está preocupada em fazer com que o relacionamento entre empresas e pessoas seja excelente.

Isso significa fazer com que a empresa crie um contexto no qual as pessoas se sintam bem, ao mesmo tempo em que faz com que elas agreguem valor ao trabalho que executam e permite que a empresa alcance os resultados pretendidos pela sua administração.

A interação entre empresas e pessoas é o assunto mais importante da ARH.

A importância da administração de pessoal

O Departamento Pessoal ou DP como informalmente é conhecido, é um subsistema importante do Recursos Humanos responsável pelo cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária da organização.

Suas rotinas envolvem os processos de admissões e demissões, folha de pagamento, transporte, licença, 13º salário, benefícios, treinamento e orientação, além do arquivamento e manutenção da documentação exigida pelo governo, entre outros.

O DP é uma das áreas em maior crescimento no Brasil. Mas há ainda empresa que não aderiram ao Departamento Pessoal, na sua maioria são empresas de pequeno porte, pois normalmente as atividades são executadas pelo escritório de contabilidade contratado pela empresa.

O DP é imprescindível para o bom funcionamento dos negócios, sendo divididos por setores, que variam de acordo com o seu porte, podendo existir:

A- O Setor de Admissão de Pessoas: tem por atribuição zelar por todo o processo de integração do colaborador contratado pela empresa, dentro dos critérios jurídicos e administrativos.

Que tem início na avaliação de necessidades (abertura de vagas) juntamente com o setor envolvido, adequar nas funções do cargo, de acordo com as conformidades da legislação do trabalho, recepção, avaliação e seleção de candidatos.

B- O Setor de Compensação de Pessoa: Tem por atribuição zelar por todo o processo de controle de frequência, calculo e pagamento de salários, benefícios, impostos e contribuições, pagamento de taxas.

Tem inicio no controle do fluxo de frequência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, benefícios, a partir da integração dos colaboradores na empresa.

Além da necessidade de estar constantemente a par das modificações ocorridas na área e informar e efetuar as mudanças necessárias com agilidade e precisão.

C- Setor de O Desligamento de Pessoal: Tem por atribuição zelar por todo o processo de desligamento e quitação do controle de trabalho, incluindo cálculo de valores, estendendo-se na representação da empresa junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicatos, Justiça do trabalho, entre outros) ,

além de cuidar de toda rotina de fiscalização.

Que se inicia no desligamento do colaborador e termina quando ocorre a efetiva quitação do contrato de trabalho.

O moderno DP tem a importante função de treinar e orientar a força de trabalho na empresa.

Isso envolve desde atividades básicas de treinamento para a função, passando por aperfeiçoamento ou revisão de conhecimentos de interesse da empresa ou setores da empresa, até o estabelecimento de programas de educação continuada e especializada para colaboradores.

Enfim, o DP é um setor de grande importância na empresa, responsável por cuidar, organizar e administrar toda rotina relacionada á relação de emprego existente entre empregado e empregador, sendo essencial que esteja alinhado nas legislações trabalhista,

previdenciárias e ao regulamento interno da empresa, sempre mantendo uma excelente relação de emprego entre as partes.

As organizações e a administração de pessoal

Diante de um mercado competitivo e muito mais acessível ao empreendedor, o que irá diferenciar a sua empresa de todas

as outras são as pessoas que nela trabalham e podem ou não prestar um serviço com excelência e qualidade.

Sabendo que todo o potencial de resultado e crescimento esta na mão de várias pessoas diferentes trabalhando em conjunto no seu negócio, como você se sente para extrair o melhor delas?

Missão simples, não?

É, eu sei, é mais do que desafiador. Às vezes pode ser assustador!

Gestão de pessoas é o trabalho que irá proporcionar que todos, dentro da sua empresa, falem a mesma língua e dediquem o potencial que você viu neles para a realização do trabalho que você vislumbra.

Para falarmos como se dá este processo é importante entendermos que a evolução dos tempos modificou a visão sobre as pessoas dentro da organização.

Antes os funcionários eram tratados como simples recursos, tão frios quanto às máquinas e materiais.

Hoje, com um mercado mais dinâmico, em que o conhecimento está mais acessível a todos, a gestão deste conhecimento coloca as pessoas no poder, o que nos obriga a humanizar o olhar sobre elas.

E é justamente este o desafio.

Como gerir tanto conhecimento que nos foge ao controle e que influencia o olhar do nosso colaborador?

Caso não tenhamos propriedade sobre algo que afirmamos, facilmente somos “julgados” e até “condenados” por eles.

As pessoas não só questionam como negociam sua participação, caso sintam-se prejudicadas.

Agora que entendemos que a Gestão das Pessoas é este trabalho de unir várias pessoas (isto inclui não só sua competência técnica e racional, mas, principalmente, suas emoções e atitudes) em prol de um mesmo objetivo, vou esclarecer o que isto significa na prática.

Gestão é administrar todos os recursos de modo que todos eles sejam utilizados com o único fim da organização = gerar lucro.

Quando a gestão deve ser das Pessoas, estamos falando de algo que não é tangível ou 100% previsível. A maior falha começa quando tentamos enquadrar as pessoas em qualquer métrica, técnica, metodologia ou conceito.

Nada o que se apresenta perfeitamente em qualquer livro, irá surtir efeito exato quando não podemos prever ou controlar o outro.

Sabendo disso, convido-os a pensar que tudo o que eu escrever nas próximas linhas, terá efeito positivo se ao fazê-lo, você puder pensar, realmente, nas pessoas.

Caso contrário, estará perdendo tempo, energia e dinheiro.

O primeiro passo para desenvolver um processo de Gestão de Pessoas é a empresa apresentar um posicionamento estratégico claro sobre o que faz, onde deseja chegar e como deseja chegar.

Essas três referências, que determinam o futuro, irão direcionar toda e qualquer decisão sobre as pessoas.

O segundo passo é ter uma estrutura organizacional clara e organizada, na qual as pessoas saibam exatamente quais são seus papéis e responsabilidades.

Muitas organizações possuem dificuldade em definir estes papéis, deixando muitas ações perdidas, sem dono e sem atenção, acarretando na insatisfação do cliente, que acaba sendo o maior prejudicado.

O terceiro passo é definir o que é necessário para a execução da cada função.

Desta forma você terá um mapa claro para os seus colaboradores entenderem no que são bons e onde precisam melhorar.

Com esta referência, fica muito mais fácil avaliar de maneira objetiva os acertos e os erros, definindo os pontos exatos a serem corrigidos na função.

Estes são três passos fundamentais para começar a se fazer a Gestão das Pessoas.

Sem eles, nada mais pode ser feito com precisão e assertividade.

Já com eles, pode-se criar estruturas que permitam avaliar de maneira quantitativa e qualitativa as pessoas, definir ações e estabelecer um processo de melhoria contínua.

Empresas que compreendem a importância de fazer este investimento se colocarão a frente da concorrência e experimentarão muitos resultados como excelência, qualidade, organização, crescimento, satisfação e bem-estar.

Funções da administração de pessoal

O departamento pessoal é parte integrante da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas.

O Departamento Pessoal é um setor da empresa, que realiza tarefas e atividades específicas, na qual cuidam dos assuntos referentes aos funcionários, desde a sua contratação, pagamento de salários, transportes, férias, licença médica, 13º salário, organização de horários e outros.

Nas empresas de menor porte, normalmente, não se tem o Departamento Pessoal, pois as atividades são efetuadas pelo contador da empresa. Já nas organizações de maior porte quase sempre são encontrados.

As divisões por setores dentro do Departamento Pessoal , variam de acordo com o tamanho da mesma, os principais setores são:

O setor de Admissão de Pessoal, que cuida de todo o processo de integração da pessoa contratada,

busca do profissional no mercado de trabalho, adequar as funções do cargo e efetuar o registro de acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

O setor de Compensação de Pessoal, que cuida das frequências, pagamentos de salário e benefício, pagamento de taxa de impostos e contribuições.

O setor de Desligamento de Pessoal, cuida do desligamento e quitação do contrato de trabalho, estendendo-se na representação da empresa junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicato, Justiça do Trabalho e outros), e toda a rotina de fiscalização.

Departamento Pessoal é muito confundido com Recursos Humanos, um grande equívoco já que o Departamento Pessoal é mais responsável pela parte burocrática (relativo a legislação Trabalhista e Previdenciária).

É o setor que elabora a folha de pagamento, faz registro das carteiras dos funcionários, calcula as guias do INSS e FGTS para pagamento, cuida da parte demissional, etc.

O Recursos Humanos é o que se responsabiliza pela seleção, isto é, verificação se as pessoas estão aptas para um determinado cargo da empresa. Este setor é o que faz os testes pré-admissionais nos candidatos as vagas.

Cuidam da parte de relações humanas entre os funcionários, ministram palestras sobre motivação. Fazem trabalhos voltados paras as relações sócio afetivas dos funcionários. Fazem trabalhos voltados para o lado psicológico e do bom relacionamento dos funcionários da empresa.

Um exemplo mais simples é que normalmente o DP é feito por um escritório de Contabilidade, já o de RH é feito por Agências de Empregos.

De fato, o Departamento Pessoal é de muita importância para uma empresa, pois sem ele as empresas não teria um setor responsável que cuida-se desses assuntos.

Objetivo da administração de pessoal

O setor de Administração de pessoal é uma das partes fundamentais para a estrutura de uma organização, normalmente representada por um quadro diminuto de funcionários, o que não desmerece a sua importância dentro da empresa.

Entre as atividades básicas do setor de administração pessoal podemos citar a admissão, demissão, treinamento e demais funções que tem como intuito nortear o colaborador dentro do regime da empresa.

A rotina do setor de administração pessoal, por ser responsável por diversas atribuições ligadas à legislação trabalhista, deve manter-se constantemente atualizada sobre a legislação trabalhista para evitar qualquer tipo de imbróglio judicial,

seja com colaboradores, ex-colaboradores, fornecedores e demais relações empresariais.

A parte de tributação e fiscalização pelos órgãos responsáveis também é uma obrigação desse departamento, que deve revisar constantemente as mudanças tributárias e fiscais para evitar problemas com as unidades reguladoras.

Áreas de atuação

O profissional com conhecimentos em administração pessoal pode trabalhar nas mais diversas áreas devido ao caráter fundamental do setor em toda e qualquer empresa, seja ela de pequeno ou grande porte, privada ou estatal.

Dependendo do grau de especialização do profissional ele pode ser remanejado para diversas áreas, ou seja, a polivalência operacional do profissional de administração pessoal é um dos trunfos para ele manter-se sempre requisitado pelo mercado.

Onde e como cursar?

Os interessados em ingressar na área de administração pessoal devem buscar um curso que o qualifique para tal função.

Os cursos disponíveis no mercado podem ser presenciais ou à distância, devido à necessidade de atividades teóricas e práticas, os métodos escolhidos irão apresentar vantagens e desvantagens.

Por fim fique atento à reputação e a qualidade das certificações oferecidas ao término do curso, elas poderão fazer a diferença na hora de ingressar no mercado. Dê preferência a instituições que ofereçam cursos de qualidade e com certificados reconhecidos nacionalmente.

Benefícios da administração de pessoal

Abaixo iremos citar os benefícios que a administração de pessoal poderá promover. Confira:

1. Contrações mais assertivas

No processo de seleção dos candidatos, é comum os gestores contratarem o candidato mais qualificado.

Mas nem sempre são pensadas as atividades a serem desempenhadas por ele.

É preciso haver um equilíbrio entre o currículo profissional e as atribuições do cargo a fim de que o colaborador não se sinta desmotivado e chegue ao extremo de pedir demissão.

Com um gerenciamento de pessoas efetivo, é possível selecionar o candidato mais adequado para o cargo, o que reduz os custos com a rotatividade de pessoal e o desperdício de tempo.

2. Aumento da produtividade e motivação

A motivação está totalmente relacionada à produtividade. Segundo um estudo da consultoria Right Management, divulgada pelo Diário do Grande ABC, o colaborador motivado tem um rendimento 50% maior. Entre os fatores de estímulo estão: a indicação clara das atividades a serem realizadas e a realização de treinamentos.

No primeiro caso, os indivíduos sabem o que devem fazer e quais recursos são necessários para a execução de suas tarefas. Isso evita a perda de tempo com obstáculos ou ocupações secundárias.

Já as capacitações são importantes porque melhoram o desempenho técnico das pessoas e fazem com que elas consigam produzir mais em menos tempo e com menor perda de recursos.

3. Melhoria do Ambiente de Trabalho

O clima organizacional tende a melhorar de forma significativa com o trabalho da administração de pessoal. A aplicação das boas práticas da área aumenta o sentimento de pertencimento, mostra a importância de cada um para o negócio e quanto seu trabalho contribui para o alcance dos objetivos organizacionais.

O resultado é a diminuição dos conflitos entre colaboradores e gestores, bem como a melhoria da gestão dessas situações.

4. Desenvolvimento e retenção de talento

As pessoas trabalham em conjunto para o desenvolvimento da empresa. Mas essa é uma via de mão dupla, porque também é necessário capacitar os colaboradores. Por exemplo: se você contrata um estagiário, ensina novas atividades e delega tarefas, com o passar do tempo você terá um profissional qualificado.

Ou seja, a melhoria da performance retornará como benefício para a organização.

Nesse momento você deve tentar reter os talentos, desenvolvendo meios de mensuração de resultados, metas desafiadoras e novas oportunidades de aprendizado. Dessa forma, você manterá seus bons profissionais motivados e garantirá a permanência deles na equipe.

5. Alinhamento de objetivos

As empresas buscam ter bons resultados e, muitas vezes, não os alcançam. Isso pode acontecer porque devido aos colaboradores não terem conhecimento de quais são os objetivos a serem conquistados.

Cabe aos gestores indicar o que a organização espera de cada indivíduo e repassar essa informação com o apoio do RH para que os objetivos organizacionais sejam alinhados aos individuais.

A partir desse alinhamento, as metas organizacionais e individuais trilham o mesmo caminho, impulsionando as pessoas ao alcance de tais propósitos.

Assim, fica claro que a administração de pessoal pode trazer diversos benefícios para a sua empresa. Não se esqueça de utilizar essas técnicas desde o planejamento até a execução de seus planos. Afinal de contas, é pela valorização, desenvolvimento e retenção de talentos que você vai alcançar o sucesso!