Como otimizar o processo de entregas de sua equipe


Uma pesquisa feita pela EY (Ernst & Young) mostrou que mais da metade dos mais de 9.600 gestores entrevistados trabalha mais do que 40 horas por semana. Destes, 40% ainda afirmaram que a jornada de trabalho cresceu bastante nos últimos cinco anos. Eles trabalham mais por diferentes motivos: melhores salários, aumento no custo de vida, trabalhos extra, projetos inacabados e outros.
No pior dos casos, os gestores trabalham muito por não conseguir que a equipe cumpra prazos, gerando um atraso na conclusão dos trabalhos e na perda da credibilidade junto ao cliente.

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As entregas são de grande importância para avaliar o desempenho da equipe e o grau de sucesso do projeto. O gestor deve planejar ou seguir o planejamento visando cumprir metas e prazos, uma vez que as entregas estão ligadas diretamente à produtividade do grupo. Por essa razão é imprescindível estimular o comprometimento dos envolvidos, ter pulso para cobrar atitudes, prazos e tarefas, além de saber lidar com situações que possam minar as atividades.

A tarefa de adequar as necessidades da empresa à uma organização com foco nos resultados pode ser mais desafiadora do que parece. Envolve tempo, esforço e um processo nítido em que cada membro tem ciência do que precisa fazer e quando fazer. A clareza das informações, aliada a uma comunicação constante são fatores que devem ser enfatizados para que possam ser bem absorvidos pela equipe.

Esteja aberto a mudanças

Para criar uma cultura de entrega dentro do prazo em uma companhia é preciso estar aberto a mudanças, mesmo que isso cause alguma resistência entre os colaboradores. Cabe ao gestor avaliar o quão impactantes podem ser as mudanças e pensar em uma forma de como integrá-las na rotina. Para isso é importante estar aberto a sugestões, explicar por que estão ocorrendo e como cada um pode agir para que elas sejam benéficas a todos.

Essa cultura de entrega deve ser absorvida aos poucos ou de acordo com as necessidades, mas tudo deve ser feito em partes. O ideal é estabelecer bem os processos ou reestruturar os já existentes. As mudanças devem estar alinhadas aos processos, acompanhada de feedbacks com os integrantes, visando ajustar o modelo mais adequado aos objetivos da empresa e que seja favorável aos colaboradores. A boa definição dos processos irá contribuir para que os hábitos sejam inseridos na rotina da companhia e ao longo do tempo se transformará em um conjunto de ações contínuas.

Utilizando novos recursos

É interessante buscar recursos que possam minimizar o impacto causado pelas mudanças, sobretudo as que irão contribuir com a melhoria dos processos. É interessante adicionar tecnologias recentes ao cotidiano da companhia, como um software para gerenciar projetos. Existem diferentes modelos disponíveis no mercado, indicados para a otimização das rotinas e processos, agilizando as entregas. O gestor conseguirá acompanhar as atividades, traçar planos de ação e verificar quais pontos merecem mais atenção da equipe. A equipe poderá acompanhar os prazos com mais facilidade, relatar problemas e incorporar a cultura de entrega.

E antes de cobrar…

Para alcançar a cultura de entregas eficientes é importante que o gestor saiba transmitir o que precisa ser feito, ouvir os envolvidos, sensibilizando, respeitando e motivando-os. Só assim é possível cobrar sem que seja mal visto. Também é necessário ter desenvoltura para não gerar o efeito inverso. Lembre-se de que a equipe precisa se sentir efetivamente participante do processo e para isso devem conhecê-lo e saber sua importância. Criar um ambiente favorável requer dedicação e para conseguir bons resultados é necessário um trabalho contínuo.

 

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