Departamentalização: organize a sua empresa e evite desperdícios!17 min read

Rebouças recomenda a utilização dos princípios de diferenciação e de integração das tarefas.

Tarefas diferentes devem ser realizadas por departamentos diferentes, ao passo que tarefas semelhantes devem ser agrupadas em um mesmo departamento.

Além desses, existem quatro outros princípios que podem vir a calhar no processo de criação ou fusão de departamentos.

Princípio do maior uso: o departamento que mais realiza uma determinada tarefa deve ser responsável por ela;

Princípio de maior interesse: a supervisão de uma tarefa deve ficar a cargo do departamento e do gerente que tem mais interesse em ter essa tarefa realizada com sucesso;

Princípio de separação do controle: tarefas de supervisão devem ser separadas das tarefas de execução;

Princípio da supressão da concorrência: as atividades de um departamento não podem ser realizadas também por outro.

Caso essa repetição seja detectada, é preciso que a função seja restringida a apenas um departamento para se evitar o desperdício de recursos e tempo.

O que é departamentalização?

É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura organizacional da empresa.

Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais.

A departamentalização surge à medida em que as empresas tornam-se maiores e envolvem atividades mais diversificadas; forçando-as a dividir as principais atividades e tarefas organizacionais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais.

Os diferentes tipos de departamentalização definem os critérios usados para agrupar as pessoas em unidades organizacionais, para que possam ser mais bem administradas.

Para suprir às exigências internas e externas, cada organização desenvolve um tipo de desenho departamental.

O desenho departamental constitui uma característica fundamental da estrutura de uma organização, partindo do princípio da divisão do trabalho, na especialização horizontal, que consiste em escolher modalidades para obter homogeneidade nas tarefas e atividades em cada órgão.

Neste contexto, agrupando os componentes da organização em unidades organizacionais como departamentos, divisões ou equipes.

Departamentalização por funções

Na departamentalização por funções os departamentos criados são formados por pessoas que possuem habilidades e conhecimentos similares e que participam de atividades e tarefas comuns dentro do processo de trabalho.

Dentro de cada departamento, as pessoas são responsáveis por um processo especifico de sua função especializada.

Como os departamentos são formados de acordo com a principal função especializada, as principais áreas adotadas são: produção, vendas e finanças, podendo também ser acompanhado de outras áreas como recursos humanos.

Este tipo de departamentalização é o mais comum nas organizações.

A departamentalização funcional é mais indicada em casos de estabilidade e de poucas mudanças, que requeiram desempenho continuado em que as atividades das áreas sejam bastante repetitivas e especializadas onde permaneçam inalterados por longo tempo.

A departamentalização funcional pode também ser denominada de departamentalização pelo uso de recursos organizacionais ou estrutura funcional.

Vantagens

• Melhora a coordenação intradepartamental, que é a facilidade de contatos e comunicações dentro de um mesmo departamento, pois existe um compartilhamento de um mesmo conhecimento técnico.
• Incentiva à especialização técnica, pois estabelece carreiras para os especialistas dentro de sua área de especialização, supervisionando-os por meio de pessoas de sua própria especialidade.
• Orienta as pessoas para uma específica atividade, concentrando sua capacidade de maneira eficaz, garantindo o máximo de utilização das habilidades técnicas, simplificando o treinamento do pessoal.
• Ocorre uma redução de custos, devido ao trabalho em um mesmo tipo de tarefa em conjunto.

Desvantagens

• A cooperação e comunicação interdepartamental, que é o contado e comunicação entre diferentes departamentos, é reduzida, em decorrência do isolamento em relação aos outros departamentos, pois cada departamento funcional possui seus próprios objetivos e prioridades.
• Com isso, sob pressão, criam-se diversas barreiras e conflitos entre os outros departamentos.
• Também geram limitações de autoridade e tomadas de decisões dos administradores.
• Dificulta a adaptação e flexibilidade a mudanças externas, pois a abordagem é interna e não visualiza o que acontece no ambiente externo da organização ou de outro departamento.
• É inadequada quando a tecnologia e as circunstâncias externas são mutáveis ou imprevisíveis.
• Devido à focalização interna de cada departamento e não sobre os objetivos globais da organização, existe uma carência de estruturas próprias de coordenação do andamento do trabalho, levando os problemas de coordenação para os níveis mais elevados da organização.
• A estrutura funcional tende a ser muito burocratizada, o que requer uma estrutura administrativa mais elaborada, com um número maior de níveis hierárquicos.

Departamentalização por localização geográfica

Este tipo de departamentalização faz uma abordagem divisional, que envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com a localização geográfica onde o trabalho será desempenhado, ou uma área de mercado a ser servida pela organização.

Este tipo de departamentalização é indicado para organizações de larga escala, que geralmente é utilizada por organizações que cobrem grandes áreas geográficas e cujos mercados são extensos.

Como por exemplo, as empresas transnacionais que emprega este tipo de estrutura para as suas operações fora do país onde estão sediadas.

Esta estrutura é mais indicada nas áreas de produção e vendas e as demais áreas da organização tornam-se secundárias, a área financeira é pouco utilizada porque nem sempre é permitida a descentralização.

Vantagens

• Este tipo de estratégia é muito útil quando as situações externas favorecem a organização, pois permite, sem problemas, a adaptação às condições e necessidades da região em que está situada.
• Como cada departamento opera em um território como se fosse uma organização independente.
• O administrador de cada departamento pode tomar suas próprias decisões de acordo com as diferenças territoriais.
• A organização é mais voltada para o seu ambiente territorial e para o seu mercado, do que para seus aspectos internos.
• Tendo em vista uma melhor avaliação e percepção dos mercados e produtos e serviços para melhor atender cada área.

Desvantagens

• O enfoque territorial tende a deixar para segundo plano a coordenação entre os departamentos, prejudicando de certa forma o comportamento global da empresa, em relação ao nível de autonomia e liberdade oferecido às filiais.
• O que pode ocorrer um desequilíbrio de poder dentro da organização, pois as áreas da empresa que forem geograficamente mais amplas, poderão ter a seu favor um grande potencial para discutir certas decisões importantes.
• Os sistemas internos precisam ser organizados de diferentes maneiras para servir os diferentes segmentos territoriais de mercado, o que torna a administração complexa.
• Cada departamento possui seus próprios recursos, com isso ocorre uma duplicidade de esforços e recursos (pessoas, instalações e equipamentos), o que provoca maiores investimentos e custos operacionais.

Departamentalização por produtos ou serviços

Este tipo de departamentalização faz uma abordagem divisional, que envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades e tarefas de acordo com os produtos ou serviços realizados, ou seja, os resultados esperados da empresa.

A divisão do trabalho é feita por linhas de produtos ou de serviços, que se desempenham em todas as funções necessárias para a realização do produto ou serviço.

Todos as principais atividades e tarefas, similares ou não, relacionadas com um produto ou serviço são reunidos e alocados em um específico departamento no sentido de coordenar as atividades requeridas para cada tipo de resultado.

A estrutura divisional por produtos ou serviços é muito encontrada em empresas de larga escala.

Esta estrutura permite que a administração de topo delegue autoridade sobre funções relacionadas a um determinado produto ou serviço, dentro de um grau de responsabilidade para cada administrador.

É a organização que faz uma abordagem divisional, envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com o tipo de cliente ou mercado para quem o produto ou serviço é realizado.

As diferentes características e necessidades dos clientes, como idade, nível sócio-econômico e hábitos de compra, constituem a base para essa estrutura onde a ênfase é no consumidor do produto ou serviço oferecido pela organização, para que este seja atendido da melhor forma possível.

O produto ou serviço deve ser adaptado e ajustado ao ciente e às suas necessidades.

VANTAGENS

• A responsabilidade é totalmente imposta ao nível de cada divisão dos departamentos para cada produto ou serviço.
• Ou seja, o administrador no cargo de chefia de cada departamento é responsável pelo seu produto ou serviço.
• Facilita a coordenação interdepartamental, uma vez que a preocupação básica é o produto e as diversas atividades departamentais tornam-se secundárias.
• Melhorias na qualidade e facilidade de inovações, já que a concentração é em um único produto ou serviço.
• Cada departamento produz com melhor qualidade ou mais inovação comparando-se a um departamento que produz diversos produtos.
• Permite flexibilidade, pois as unidades de produção podem ser maiores ou menores, conforme as condições mudem, sem interferir na estrutura organizacional como um todo.
• O foco desse tipo de estrutura é predominante sobre os produtos e não sobre a sua estrutura organizacional interna.
• As tomadas de decisões são mais independentes e pode-se responder melhor aos requisitos e necessidades do cliente.
• A administração torna-se mais ampla, gerando assim oportunidades de promoções dentro da organização.

Desvantagens

• Trazem elevados custos operacionais em situações que existe estabilidade ambiental e em organizações com poucos produtos diferentes ou linhas reduzidas de produtos.
• Ocorre redução nas oportunidades de carreira, pois a experiência profissional é limitada a uma única linha de produção, causando limitação no mercado de trabalho.
• Existe uma dificuldade na busca e/ou pedido de um determinado produto ou serviço, pois a distribuição é especializada em cada departamento.
• Demora no reconhecimento de melhorias, modificações ou eliminações de produtos ou serviços.
• Pois cada departamento é responsável pela defesa de seus produtos e serviços e de seus próprios objetivos divisionais.

Departamentalização por clientes

É a organização que faz uma abordagem divisional, envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com o tipo de cliente ou mercado para quem o produto ou serviço é realizado.

As diferentes características e necessidades dos clientes, como idade, nível socioeconômico e hábitos de compra, constituem a base para essa estrutura onde a ênfase é no consumidor do produto ou serviço oferecido pela organização, para que este seja atendido da melhor forma possível.

O produto ou serviço deve ser adaptado e ajustado ao ciente e às suas necessidades.

Vantagens

• A focalização é exclusivamente no cliente, com isso as necessidades de cada tipo de cliente são mais bem atendidas.
• A focalização externa na clientela torna a organização mais atenta para as mudanças das necessidades e preferências dos clientes.
• Essa característica que não ocorre na estrutura funcional.
• As decisões internas são rapidamente tomadas através do retorno proporcionado pelos clientes.
• Devido a isso, uma linha deficiente de determinado produto é facilmente percebida.

Desvantagens

• Ocorre duplicidade de esforços e recursos, o que provoca maiores investimentos e custos operacionais.
• Os sistemas internos precisam ser organizados de diferentes maneiras para servir os diferentes segmentos de cliente, o que torna a administração mais complexa.
• As demais atividades e objetivos da organização, por exemplo, produtividade e eficiência, podem tornar-se secundários, devido à preocupação exclusiva pelo cliente.

Departamentalização por fases de processo

É a organização que faz uma abordagem divisional, envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com as etapas de execução de um processo.

O processo é um conjunto de atividades com uma ordenação específica que resulta em um produto ou serviço especificado para satisfazer as necessidades e expectativas do cliente ou mercado.

O cliente do processo não é necessariamente o cliente externo.

Ele pode estar dentro da empresa (cliente interno).

O desenvolvimento do processo utilizado pelas organizações está relacionado com a estrutura do produto, para que se obtenha da melhor maneira possível o aumento da eficiência e qualidade do produto.

A departamentalização por fases do processo ou processamento ou ainda equipamento, é utilizada quase que restritamente a aplicações nos níveis mais baixos da estrutura organizacional (nível operacional) das empresas industriais e de serviços, principalmente nas áreas produtivas ou de operações.

A estrutura por fases do processo representa a influência da tecnologia utilizada pela empresa em sua estrutura organizacional.

O agrupamento na departamentalização por processo é adequado quando tanto os produtos como a tecnologia aplicada, são estáveis e duradouras.

Vantagens

• Extrai vantagens econômicas oferecidas pela própria natureza do equipamento ou da tecnologia.
• A tecnologia passa a ser o foco e ponto de referência para o agrupamento de unidades e posições.
• Cada unidade organizacional é uma etapa no desenvolvimento do produto, a focalização e a sequência de processos facilita o trabalho de seu início até o fim.

Desvantagens

• Quando a tecnologia utilizada sofre mudanças a ponto de alterar o processo, este tipo de departamentalização não é aconselhado, pois possui absoluta falta de flexibilidade e de adaptação.
• Por existir isolamento dos outros departamentos, podem ocorrer dificuldades de desenvolver novas formas integradas de administrar.
• Com o mesmo problema encontrado na estrutura funcional, ocorre a redução da cooperação e comunicação interdepartamental.
• Devido ao isolamento em relação aos outros departamentos.
• Pois cada departamento tem seus próprios objetivos e prioridades, que sob pressão criam-se diversas barreiras e conflitos.
• Também são criadas limitações de autoridade e tomadas de decisões dos administradores.
• Cada administrador no departamento de processos é especialista em apenas uma parte do processo, não sendo capaz de concluir um processo por inteiro.
• Com isso, torna-se difícil uma substituição de um administrador, mesmo sendo de igual função, por um outro administrador de um processo diferente.

Departamentalização por projetos

É a organização que faz uma abordagem divisional, envolvendo a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com os resultados de um ou mais projetos executados pela organização.

Neste tipo de departamentalização a estrutura organizacional deve ser flexível e mutável, com capacidade de adaptar-se às necessidades de cada projeto a ser realizado, tendo alta coordenação entre os departamentos.

É uma estrutura muito utilizada por organizações de grande porte que produzem produtos que envolvam grande concentração de diferentes recursos (produtos e pessoas) por um longo período.

Os projetos produzidos exigem tecnologia sofisticada, que não dependa de outras atividades para o seu desempenho. É o tipo de departamentalização orientado para resultados.

Essa estrutura é adotada, por exemplo, em estaleiros navais, obras de construção civil (edifícios) ou industrial (fábricas e usinas hidroelétricas).

O projeto é definido pelo cliente e as pessoas encarregadas do projeto são especialistas em diversos campos de atividades, para poder atender as necessidades do cliente.

Na departamentalização por projetos, as atividades e as pessoas recebem atribuições temporárias.

Cada projeto tem seu ciclo de vida específico.

Terminada o projeto, o pessoal que temporariamente havia sido destinado a ele é designado para outros departamentos ou outros projetos.

O administrador possui habilidade orientada para projetos e é responsável pela realização de todo projeto ou de uma parte dele.

Vantagens

• Melhor cumprimento de prazos e melhor atendimento ao cliente do projeto.
• Grande concentração de diferentes recursos, em uma atividade complexa com produtos de grande porte.

Desvantagens

• Quando termina um projeto, a empresa pode ser obrigada a dispensar pessoal ou paralisar máquinas e equipamentos se não tiver outro projeto em vista.
• Devido à descontinuidade e limitações, a departamentalização por projeto pode provocar em muitas pessoas desanimo pela imprevisibilidade de futuro no emprego.
• A departamentalização por produtos ou serviços é indicada para circunstâncias ambientais instáveis e mutáveis.
• Pois induz à cooperação e coordenação entre especialistas, atividades e tarefas, para um melhor desempenho do produto ou serviço.
• Este tipo de departamentalização também é conhecido como “departamentalização funcional“.
• Ele tem como objetivo principal agrupar as atividades e tarefas de uma organização de acordo com as funções principais desenvolvidas por ela.
• Funciona da seguinte maneira: se uma empresa possui funções de produção e vendas, por exemplo, ela deverá agrupar suas atividades em departamentos de produção e vendas.

Abordagem Matricial

É a combinação simultânea de dois tipos de departamentalização, a funcional e a divisional, na mesma estrutura organizacional.

Estrutura Matricial

A estrutura matricial é uma estrutura mista com a finalidade de obter o máximo de rendimento da organização.

A organização mantém a estrutura funcional para as funções internas e agrega a estrutura divisional aos produtos ou serviços a serem realizados.

Por ser constituída de dois tipos de departamentalização, cria-se a duplicidade de comando onde os funcionários passam a subordinar-se a dois chefes, indo de encontro ao princípio da unidade de comando.

Devido à duplicidade de comando, os funcionários precisam saber resolver os conflitos que podem ocorrer, com isso existe a necessidade de um treinamento em relações humanas, para ele saber lidar com esses problemas.

É a forma mais utilizada, principalmente nas grandes organizações, pois em cada parte da organização tem a estrutura que melhor se adapta ás tarefas executadas em cada departamento.

Constitui uma das maneiras mais humanas participativas e flexíveis, pois depende intensamente da colaboração entre muitas pessoas diferentes.

Enfatiza a interdependência entre os departamentos, proporcionando oportunidades de delegação, maior contribuição pessoal e participação na tomada de decisão nos níveis mais baixos da hierarquia.

Na estrutura matricial o administrador coordena os esforços do pessoal cedido pelas diversas áreas da empresa, algumas vezes com muito pouca autoridade formal.

Seu papel dentro da organização de estrutura matricial é de integração e de coordenação das tarefas e assegurar os serviços e recursos fornecidos pelo pessoal de suporte, sobre os quais tem pouca ou nenhuma autoridade formal.

Vantagens

• Maior estabilidade tanto para a empresa, como para os funcionários;
• Maior segurança na execução das tarefas e no relacionamento de pessoas;
• Especialização nas atividades desenvolvidas;
• Possibilidade de maior aprimoramento técnico de sua equipe de trabalho;
• Coordenação de equipe de forma mais adequada e coerente;
• Permite a integração e desenvolvimento entre funcionários;
• Facilidade em conhecer os fatores e os problemas locais;
• Permite maior flexibilidade;
• Propicia condições favoráveis para a inovação e a criatividade;
• Melhor atendimento ao cliente e cumprimento dos prazos;
• Uso adequado dos vários recursos;
• Facilidade na coordenação dos resultados.

Desvantagens

• Insegurança das pessoas, desde que a empresa tenha grande crescimento e consequente aumento da complexidade;
• A comunicação deficiente, isso porque as decisões são normalmente centralizadas nos níveis mais elevados da empresa;
• Baixa adaptabilidade;
• Preocupação estritamente voltada para uma área deixando de lado outras partes;
• Pode provocar problemas humanos de temores e ansiedades;
• Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividades e treinamento;
• Podem existir dificuldades na coordenação do pessoal;
• Conflitos de interesse entre chefes funcionais e os chefes divisionais, devido a dupla subordinação.