Como fazer a reunião de devolutiva da Avaliação de Desempenho sem deixar a desejar?
Esta é uma queixa muito comum dos colaboardores.
Isso acontece, pois muitos gestores pensam que após a Avaliação de Desempenho, o trabalho está acabado, o que não é verdade.
É claro que os colaboradores não querem uma reunião de um dia inteiro relatando o seu trabalho. Mas, é um tanto quanto desmoralizante para eles ir para a reunião de Avaliação de Desempenho e terem apenas cinco minutos para o feedback. Essa situação é que causa o descontentamento e desmotiva os colaboradores.
Quando um ano inteiro de esforços e trabalho é resumido em uma reunião que mal dura cinco minutos, é difícil para os colaboradores não se sentirem insatisfeitos. Essa situação é ainda pior quando um gerente realmente gostaria de dar seus empregados feedback detalhado, mas não pode fazê-lo porque está pressionado pelo tempo para concluir o processo de Avaliação de Desempenho.
Dessa forma, na teoria os processos de Avaliação de Desempenho aparecem ideias para o desenvolvimento dos empregados, mas na prática acabam não sendo realmente úteis.
Se os colaboradores estão insatisfeitos com o processo e seu desenrolar, certamente, isso não é um bom sinal. Outro aviso de que a revisão de desempenho está sendo um processo falho dentro da empresa é quando o gestor não possui tempo de trabalhar no feedback.
A importância da reunião de devolutiva
A reunião de devolutiva é uma parte importante do trabalho de um gerente. Muitas vezes, esse processo recebe pouca atenção.
Para que aconteçam reuniões de devolutiva eficazes é importante que a empresa dê condições aos gestores para que isso aconteça. Algumas ações imprescindíveis são:
- selecionar adequadamente o grupo gerencial;
- treinar constantemente os gestores, não apenas em questões técnicas, mas também nas de relacionamento e trabalho em equipe;
- avaliar o desempenho e oferecer feedback frequente aos gestores;
- combinar os prazos para avaliação de desempenho e reuniões de devolutiva para que seja reservado um tempo de qualidade para estas atividades sem que a rotina ou as entregas de gestores e colaboradores sejam prejudicadas.
E quando a reunião de devolutiva é eficaz, os empregados ficam mais felizes e motivados em realizar suas funções. Dessa forma, o ciclo de feedback todo se torna mais útil e eficaz.
O preparo da reunião de devolutiva
O que muitos gestores não sabem é que a reunião de devolutiva precisa de todo um preparo voltado para o sucesso do processo de Avaliação de Desempenho.
É nesse momento que o gestor se torna um coaching que auxilia seus colaboradores na reflexão acerca de sua trajetória profissional, o que inclui seus pontos fortes e fracos.
Veja como ocorre a preparação para a reunião de devolutiva:
É preciso estar preparado para a entrevista. Para isso, faça uma avaliação do colaborador baseada nas informações conseguidas na Avaliação de Desempenho. Busque ser menos subjetivo quanto possível nessa avaliação que irá identificar os pontos fortes e fracos dos colaboradores com objetividade;
Antes:
- Agende a reunião com antecedência. Pegar seus colaboradores de surpresa irá fazer com que você perca credibilidade com eles e não lhes dê tempo de se preparar. Evite agendar a reunião entre outras reuniões ou muito próxima ao horário de almoço ou do fim do expediente, pois dessa forma a reunião de devolutiva não ficará corrida.
- Prepare uma lista de perguntas para fazer ao seu colaborador. Sempre opte por perguntas com respostas abertas, isto é, aquelas que precisam de justificativa e não apenas “Sim” ou “Não” como resposta;
- Liste as ações que você pode sugerir para compor o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) de seus colaboradores;
- Busque acesso às avaliações anteriores e se possível, disponibilize a seus colaboradores os resultados da Avaliação de Desempenho de anos anteriores. A comparação de resultados, fará com que eles visualizem de forma mais clara os pontos que tiveram evolução. Dessa forma, é visualizado na prática a importância do processo de Avaliação de Desempenho para traçar um panorama completo do trabalho desempenhado na empresa;
- Ao agendar a entrevista devolutiva, solicite ao colaborador para fazer sua autoavaliação (caso ela não tenha feito parte do processo de avaliação de desempenho formal) e anotar os pontos importantes que deseja ponderar.
Durante:
- Identifique prioridades na mudança de comportamentos e ações mais emergenciais. Relacione essas prioridades para traçar as metas e prazos;
- Construa juntamente com seu colaborador o PDI Para isso, enumere três pontos que podem ser melhorados e entrar nesse plano de ação individual;
- Compare sua avaliação com a auto avaliação feita por seu colaborador. Em pontos divergentes, debata com ele as diferenças;
- Liste os pontos fortes de seu colaborador e reconheça os trabalhos positivos que ele desempenhou na empresa;
- Fale de forma amigável e descontraída;
- Deixe seu colaborador à vontade. Quebre o gelo e deixe claro para ele que a reunião visa beneficiar sua carreira e o crescimento profissional dentro da empresa. Para isso, explique os objetivos da Avaliação de Desempenho e da reunião de devolutiva;
- Certifique-se que o seu interlocutor está compreendendo com clareza e sem ruídos o que você está expondo. Caso contrário, de nada adiantará a reunião de devolutiva. Seja claro e objetivo;
- Sempre exemplifique com informações, dados e fatos o que considera que seu colaborador precisa melhorar;
- Para cada ação de melhora, estipule um prazo para cumprimento. Esse prazo deve estar de acordo com o que precisa ser feito para a meta ser cumprida;
- Deixe claro ao seu colaborador que você estará sempre acessível para auxiliá-lo com o que for preciso após a entrevista devolutiva.
Final
- Mantenha o foco para que o plano de ação traçado na reunião de devolutiva seja realmente cumprido. Para isso, estipule que sua equipe envie frequentemente relatórios e resultados do que foi feito.
- Reserve um tempo para seu colaborador fazer comentários sobre o processo.
- Agradeça a colaboração e empenho de seus colaboradores e se mostre sempre disponível tanto presencialmente quanto por e-mail para auxiliar sua equipe.
Aposte na Avaliação de Desempenho
Para fazer uma reunião de devolutiva e dar a seus colaboradores a rota que eles precisam para desempenhar um bom trabalho é preciso uma Avaliação de Desempenho realizada corretamente e que inclua todos os aspectos importantes do trabalho desempenhado na organização.
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