Folha de Pagamento: como funciona?
No Brasil, é uma obrigação legal o preparo da folha de pagamento dos funcionários por parte de qualquer empresa.
É essencial que seja adotado um bom sistema para manter essa documentação em ordem, a fim de evitar futuras complicações – como processos trabalhistas, por exemplo.
É necessário possuir conhecimentos específicos do setor de Recursos Humanos, para calcular uma folha de pagamento. Assuntos que envolvem leis trabalhistas e noções de matemática financeira no ramo da contabilidade.
Entendendo a Folha de Pagamento:
Folha de pagamento é o nome dado a uma lista da remuneração paga aos colaboradores de uma empresa, fruto de suas respectivas atividades trabalhistas.
O documento é utilizado para demonstrar o salário líquido e bruto – através da transformação das atividades trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis –, além de possuir funções operacionais e fiscais.
Nela vem descrito tudo o que o funcionário deve receber, além de todos os descontos que são realizados.
A folha de pagamento também pode ser utilizada na hora de financiar um automóvel, por exemplo.
O documento é considerado uma exigência comprobatória para a aposentadoria – sendo indispensável uma boa organização do sistema.
Além disso, também é responsável por consolidar todas as ocorrências mensais do empregado.
A folha de pagamento agrega a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho – de forma prática e transparente – transformando-os em fatores numéricos através de códigos, referências, percentagens, quantidades e valores.
Existem determinadas informações que devem ser descriminadas na emissão da folha de pagamento. Dentre elas, podemos apontar:
- O nome do segurado: Empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
- Cargo, função ou serviços prestados;
- Parcelas integrantes da remuneração;
- Parcelas não integrante da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);
- Descontos efetuados;
- Resultado líquido a ser pago.
Folha de Pagamento: Custo ou Despesa?
É normal existir a dúvida a respeito da necessidade real de buscar auxílio de um contador para manter o sistema da folha de pagamento organizado.
É importante orientar a relevância de que um administrador tenha o seu próprio controle, no que diz respeito ao pagamento dos funcionários.
Entretanto, a organização da folha é um tópico que vai um pouco mais além.
Na maior parte dos casos, na medida em que a organização cresce, torna-se cada vez mais insustentável a monitoração das informações.
Diante de outras prioridades existentes na rotina. Dessa forma, fica mais difícil manter uma planilha para registrar as horas de trabalho e salários.
Em casos assim, é recomendado apostar em um sistema de gestão (de confiança) para a emissão da folha, podendo ser útil também para a redução de custos e otimização de tempo.
Recorrer ao auxílio de um contador também é uma opção válida, por serem profissionais aptos para lidar com o volume de dados e informações acerca de cada colaborador.
Além de conhecerem os números e prazos de cada tributo.
Também existe a possibilidade de encarar a contratação de um contador como um investimento.
É fundamental ter em mente de que a folha de pagamento é um documento importante, dessa forma, é necessário mantê-lo conforme a lei.
Para evitar despesas, é essencial pesquisar bem antes de contratar um especialista. Afinal, é ele quem irá tratar das questões tributárias da corporação, então precisa ser alguém de confiança.
Procure opiniões e converse francamente com o profissional ou com o representante do escritório de contabilidade antes de contratar o serviço.
É interessante repassar – ao contador – algumas informações acerca das formas como a empresa funciona, bem como seus princípios e filosofia.
A ajuda de um especialista no ramo é uma excelente forma para manter a saúde financeira da empresa sob o controle.
Como Calcular a Folha de Pagamento?
O departamento pessoal costuma ser o setor responsável por calcular a folha de pagamento nas empresas, por possuir profissionais providos dos conhecimentos específicos para a função.
Diversas instituições optam pela terceirização do serviço, contando com o auxílio de empresas de contabilidade, para que todos os valores sejam observados com exatidão.
Cabe ao setor de RH checar se a legislação está sendo cumprida.
Realizar o cálculo de uma folha de pagamento representa uma grande responsabilidade, principalmente porque os detalhes que ali constam funcionam como uma espécie de histórico do funcionário dentro da organização.
A folha de pagamento, dentro de uma empresa, é formada pela soma de todos os registros financeiros de um colaborador, contendo: Salários, descontos, bônus e vencimentos.
Existem determinados itens que devem entrar no cálculo como, por exemplo: Horas extras, descontos de benefícios (como vale-transporte e alimentação), e a incidência de impostos.
Pertence ao setor de contabilidade a responsabilidade de transformar todos os elementos envolvidos na relação de trabalho em valores numéricos.
Expressos através de referências, códigos e percentagens – que têm como resultado a folha de pagamento.
Abaixo você poderá conferir alguns dos componentes principais para a elaboração do documento.
Classificação do funcionário – Antes de dar início ao cálculo é necessário classificar o funcionário conforme sua respectiva categoria.
Esta, por sua vez, é regulamentada por uma Convenção Coletiva, a partir da qual devem ser seguidas as normas base para calcular os valores da folha.
Análise das horas de trabalho – Deve ser checado, a partir desta etapa, se houve quaisquer faltas no mês (por parte do funcionário em questão) e se elas foram justificadas.
Em casos de justificativa da ausência, através de um atestado médico em caso de doença (por exemplo), a falta pode ser abandonada.
Caso contrário, é necessário realizar o desconto no pagamento bruto. É importante observar a folha de ponto de cada colaborador, em que devem estar registradas as horas extras, jornadas adicionais ou descanso remunerado.
Desconto de encargos sociais e Imposto de Renda – É importante contabilizar os descontos do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), para assegurar os benefícios mensais na aposentadoria do colaborador, além de outros encargos sociais – como a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). A partir destes cálculos é que se efetua o desconto do Imposto de Renda.
Dedução de benefícios legais – Por fim, ainda é essencial descontar os valores de benefícios legais, como o vale-refeição, vale-transporte ou contribuição sindical. Dessa forma, é possível identificar o valor líquido a ser repassado ao funcionário no final do mês.
Quanto a Folha de Pagamento deve representar do Faturamento:
A elaboração da folha de pagamento e a entrega do recibo de pagamento (também chamado de holerite) de cada colaborador são atividades obrigatórias para qualquer organização, e exigem conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos.
Dessa forma, as empresas costumam recorrer com uma contabilidade para auxiliar neste quesito, realizando o cálculo correto dos valores e mantendo tudo dentro dos padrões da lei.
Entretanto, cabe à corporação preocupar-se com a organização das papeladas e movimentações financeiras que acontecem entre a empresa/colaborador/governo.
A contabilidade auxilia a transformar essa relação de trabalho em fatos numéricos através de códigos, porcentagens e cálculos complexos que, posteriormente, são traduzidos na folha de pagamento.
Enquanto a folha de pagamento pode variar de acordo com o tipo de negócio e a localização, qualquer serviço com uma folha de pagamento que exceda 50% das receitas está sujeito a ter problemas financeiros.
Depois de contabilizados todas as outras despesas e impostos, faltará pouco. Por outro lado, negócios que mantêm a folha de pagamento abaixo dos 30% devem ser bem sucedidos.
Qualquer ponto entre 30 a 38% para a folha de pagamento, como porcentagem da receita, tende a ser lucrativo, sendo a extremidade superior dessa faixa reservada para negócios baseados em serviços – e o oposto para os fabricantes.
Também é importante ter em mente a importância de se ter o total controle dos pagamentos dos colaboradores, e saber qual o impacto da folha de pagamento em seu faturamento.
Entretanto, organizar todas as informações vai muito além, principalmente porque é quase impossível encaixar essa atividade no meio de outras prioridades que aparecem no cotidiano.
Dessa forma, a melhor opção é recorrer à terceirização.
Como dito antes, a ajuda de um contador acaba sendo essencial neste processo.
Na realidade, como as empresas são obrigadas a contratá-lo.
Vale a pena abusar de todo o conhecimento para entender melhor sobre o modelo de tributação, prazos e números.
O que é Desoneração da Folha de Pagamento:
A desoneração da folha de pagamento é uma medida que foi implementada pelo governo federal no ano de 2011, a fim de estimular e incentivar a economia no país – gerando uma maior concentração de mão de obra e, assim, o crescimento da produção nacional.
Essa implementação consistiu em, basicamente, substituir a contribuição previdenciária patronal de 20%, que é paga sobre a folha de pagamento – passando a incidir sobre a Receita Bruta.
Essa regra foi percussora de um novo tributo: a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).
Até então eram aplicadas alíquotas de 1% ou 2% sobre a receita bruta mensal, dependendo da função desempenhada do setor econômico (CNAE) e do produto fabricado (NCM).
Além disso, o regime de tributação tornava-se obrigatório para todos os setores para a qual se destinava a aplicação da desoneração.
Entretanto, em 2015, alterações foram realizadas no regime de desoneração da Folha de Pagamento –aumentando as alíquotas de 1% e 2%, respectivamente, para 2,5% e 4,5%.
Apesar disso, deixava de ser obrigatório, passando a ser facultativo.
As alterações acabam por forçar as organizações a realizar um Planejamento Tributário eficaz, de forma a conhecer a contribuição patronal que estão recolhendo.
Uma vez após feita a opção, a empresa poderá apenas realizar a mudança da forma de recolhimento no próximo ano.
A desoneração da folha de pagamento surgiu com a finalidade de reduzir os encargos sociais incidentes sobre a folha de pagamento – passando a considerar a receita bruta.
A grande alteração da contribuição substitutiva refere-se ao aumento da alíquota.
Ou seja, setores como das indústrias de confecção, de autopeças, de material elétrico, de móveis e de medicamentos passam a contar com uma alíquota de 2,5%.
Já para empresas de transportes de carga e jornalísticas, as novas alíquotas giram em torno de 1,5%.
Empresas voltadas para serviços de Callcenter e transporte de passageiros se sujeitam a uma alíquota de 3%.
Outros setores voltados para construção civil, tecnologia da informação e hotelaria, tiveram suas alíquotas modificadas de 2% para 4,5%.
Os únicos segmentos que não tiveram suas alíquotas alteradas (e que continuarão pagando um percentual de 1%) são as organizações que produzem alguns alimentos da cesta básica, entre os quais se enquadram as aves, peixes, suínos e pães.
As empresas que optarem pelo regime tributário do Simples Nacional não estão sujeitas ao recolhimento da contribuição previdenciária sobre a Receita Bruta.
Apesar disso, micro e pequenas empresas do setor da construção civil, enquadrados no Anexo IV do Simples Nacional, podem optar pelo regime da desoneração – em caso de ser a opção mais vantajosa.
Por se tratar agora de um regime facultativo, empresas terão que simular e verificar, de acordo com suas características, qual o regime mais adequado e vantajoso.
De forma geral, a opção pela desoneração pode proporcionar vantagens quando o valor da base de cálculo da folha de pagamento (20%) corresponder, no mínimo, a 22,5% do faturamento mensal.
Alguns fatores devem ser levados em consideração em casos da opção pelo regime de desoneração da folha de pagamento, como:
- Fazer um bom planejamento tributário;
- Confrontar os resultados;
- Se atentar aos prazos;
- Fazer uma revisão das estratégias.
Folha de Pagamento e Encargos Trabalhistas:
Da mesma forma como cada organização possui suas especificações para a administração financeira, também ocorre com a elaboração da folha de pagamento.
Não existe um modelo “oficial” para a elaboração.
Dessa forma, ela pode ser adaptada aos critérios que melhor encaixam com a empresa em questão – contanto que não prejudique nenhum ponto de vista legal.
Para a elaboração de qualquer folha de pagamento, é necessário se basear em algumas informações, como:
- O valor do salário de contratação do colaborador;
- A frequência: Faltas, atrasos e afastamentos;
- Descontos de encargos sociais;
- A forma de pagamento e a data que o valor estará disponível.
Existem dois valores que devem estar presentes para a composição dos salários líquidos, na conta dos trabalhadores no dia acordado, sendo eles os: Proventos e Descontos.
- Proventos: Correspondem aos salários, remunerações variáveis, horas extras e adicionais – como adicionais noturnos, insalubridades e periculosidades.
- Descontos: Como o nome diz, estes valores correspondem aos descontos, também conhecido como “a grande reclamação dos funcionários”. São eles o INSS, faltas, benefícios, contribuições sindicais e diversos outros descontos – que dependerão do acordo realizado entre a organização e o funcionário.
Para auxiliar a compreender um pouco mais do assunto, bem como tudo com que a empresa gasta com um colaborador (além do salário), confira abaixo os principais descontos e pagamentos que incidem sob a folha de pagamento.
Como, por exemplo:
Previsão de Férias – O pagamento das férias é um dos tópicos que devem estar contidos no planejamento financeiro. É fundamental efetivar uma poupança mensal para que, no momento do pagamento, o fluxo de caixa esteja preparado para este gasto.
O valor a ser reservado mensalmente corresponde a um terço do salário bruto do colaborador, dividido por 12 meses.
Exemplo: Salário Bruto = R$ 1.200,00
1/3 de Férias = R$ 400,00
Poupança Mensal = 400/12 = R$ 33,33
INSS – O desconto do Instituto Nacional de Seguro Social é feito sobre o valor total da remuneração, entrando o salário, horas extras, 13° salário e adicionais.
É obrigatório e serve para garantir os benefícios da aposentadoria. É possível consultar a porcentagem descontada conforme a tabela da previdência social.
FGTS – A empresa é obrigada a depositar o fundo de garantia por tempo de serviço até o dia 07 de cada mês. O valor corresponde a 8% da remuneração, servindo para amparar o funcionário em caso de demissão, doenças ou até mesmo para investimentos em moradia.
É importante ressaltar que este valor é uma despesa obrigatória para a organização, e não deve ser descontada do colaborador.
13° salário – Como o nome já diz, o 13° salário corresponde ao valor de um salário extra. Ele é pago em duas parcelas, a primeira sendo entre fevereiro e novembro, e a segunda em dezembro – até o dia 20, próximo ao Natal.
IRRF – O imposto de renda na fonte é o desconto destinado ao governo. Dependendo do salário, o imposto de renda é descontado na folha e também deve ser declarado pelo funcionário sempre no início do ano.
É possível consultar a porcentagem descontada de acordo com a tabela no site da Receita Federal.
Sindicato – Existem diversos descontos dos sindicatos, alguns obrigatórios e outros não (patronal, confederativa, assistencial, etc.).
Consulte o contador da empresa e verifique quais são os descontos sindicais que se enquadram na sua categoria.
Faltas e atrasos – Faltas não justificadas (sem atestados ou comprovantes para justificar a ausência) podem ser descontadas do salário.
Vale transporte – A empresa deve conceder o vale transporte independente da distância que o funcionário percorre entre residência-trabalho – utilizando-se do transporte público.
O desconto na folha de pagamento corresponde a 6% sobre o salário, mas, se a empresa quiser, não é preciso descontar.
Lembre que o funcionário deve informar a condução que utiliza para concessão do benefício e autorizar o desconto em folha de pagamento.
Ainda podem existir outras despesas, como o vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde e odontológico.
Todas as despesas podem (ou não) ser descontadas na folha de pagamento, por isso é importante conferir todos os detalhes com o contador da empresa.
Ele poderá proporcionar uma segurança maior quanto aos benefícios, direitos e liberdade de descontos – que conferem com o seu regime de tributação.
Além dos valores exatos, é possível perceber como os gastos com um colaborador podem ser altos.
Em algumas situações, a empresa poderá gastar até 2x mais o valor do salário com os encargos e benefícios.
Modelo de Folha de Pagamento:
Alguns dados são fundamentais, devendo constar para uma folha de pagamento corretamente preenchida. Dentre eles, podemos apontar:
Salário – O salário corresponde ao valor fixo pago mensalmente para cada colaborador. É a contraprestação do serviço por ele realizado.
O salário pode ser definido conforme a forma de trabalho: Mensalmente, por hora, por desempenho e etc.
Remuneração – Normalmente os funcionários tendem a receber outros pagamentos além do salário principal. São considerados fatores extras que se unem ao salário fixo.
São diferentes do salário em inúmeros aspectos e, em alguns casos, podem ser interpretados como algo de natureza salarial. Todas as remunerações precisam ser devidamente discriminadas.
Férias – O benefício adicional das férias deve constar na folha de pagamento de forma discriminada. As férias pertencem ao custo total do documento, e não constituem uma contraprestação ao serviço realizado pelo funcionário – não devendo incidir impostos sobre ela.
Horas extras – As horas extras de trabalho devem constar separadamente, levando consideração que representam um trabalho extraordinário, com uma remuneração condizente.
Uma hora extra representa 50% a mais de remuneração do que uma hora comum. Dessa forma, é importante que as horas extras sejam declaradas à parte das horas de trabalho comuns.
Adicionais de insalubridade e periculosidade – Em caso da atividade profissional envolver a exposição a agentes nocivos à saúde ou situação de risco à integridade física do trabalhador, sendo necessário realizar o pagamento de valores adicionais às horas trabalhadas.
Em caso de periculosidade, paga-se um adicional de 30% à hora trabalhada, enquanto no caso de insalubridade, dependerá da categoria do risco. Ambos os bônus devem ser declarados de forma distinta na folha de pagamento.
Adicional Noturno – O adicional de 20% sobre as horas trabalhadas entre as 22h-5h deve ser declarado de maneira distinta.
Para fins de declaração, consideram-se automaticamente 52 minutos e 30 segundos trabalhados à noite, como uma hora noturna.
Salário Família – Relativo a um benefício para mantimento de famílias, cujos provedores não alcancem determinada renda.
Caso seja o caso de alguns dos funcionários da empresa, é necessário declarar o benefício na folha de pagamento.
Décimo Terceiro Salário – Assim como ocorre com as outras remunerações, o 13° salário deve ser declarado de forma discriminada na folha de pagamento da empresa.
A regra também se aplica para aqueles pagos em parcela única, ou distribuídos ao longo do ano.
Descontos declarados – Além dos recebimentos, devem ser declarados todos os descontos sobre a remuneração do empregado – incluindo dados, como a quebra de caixa e a não remuneração (em casos de faltas, atrasos ou saídas não justificadas).
Além disso, a contribuição sindical obrigatória descontada no mês de Março deve ser declarada. O recolhimento de outros encargos e tributos, como aqueles relativos ao INSS e ao FGTS, também devem ser obrigatoriamente declarados na folha de pagamento.
Em caso de retenção do Imposto de Renda direto na fonte, cabe à empresa declarar o valor tributado sobre o salário em sua folha de pagamento.
Ou seja, é da responsabilidade da organização declarar tanto os gastos com aquele trabalhador, quanto o valor líquido recebido por ele.
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