Organização Pessoal: Desenvolva Habilidades e Planeje o Seu Dia a Dia!18 min read

Apesar de vermos a auto-organização somente como algo relacionado ao mundo físico, como a organização básica do local em que vivemos e trabalhamos, por exemplo, a organização pessoal se expande ainda para os níveis mental e emocional .

A organização física, ou seja, a capacidade de se manter organizado com seus objetos, sua papelada e seus compromissos, é apenas a ponta do iceberg da organização interna.

Nosso mundo mental e emocional impacta com muito mais força a nossa capacidade de organização na vida cotidiana do que qualquer técnica puramente física para ordenação dos compromissos e objetos pessoais.

Segundo Maximiano (1993) uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa.

Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações, que e até mega – organizações.

Segundo Robbins (1990), a organização é “uma entidade social conscientemente coordenada (liderada), com uma fronteira relativamente identificável, que funciona numa base relativamente contínua para alcançar um objectivo e/ou objectivos comuns”.

Uma organização é constituída por pessoas – para que ela mude, também as pessoas têm que mudar.

No entanto, o ser humano é único e, como tal, cria o seu próprio pensamento individual, quer por antecipação, quer por reacção. A forma como estes pensamentos e correspondentes acções se reflectem no contexto organizacional poderá ganhar uma dimensão tal, que torna a reacção do sistema imprevisível.

Existem pessoas que são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não possuem papel em cima delas.

Conseguem organizar seus arquivos em ordem alfabética, usam pastas eletrônicas, as suas caixas de e-mails são verificadas com regularidade, determinando horários diários para a consulta e para as respostas acontecerem em tempo hábil, os horários das reuniões são respeitados, são pontuais e o mais impressionante,

estão sempre serenas – pelo menos não será a bagunça que vai fazê-las perder o controle emocional.

Organização pessoal no trabalho

Algumas dicas simples e práticas poderão ser úteis para eliminar a desorganização e gerar mais produtividade no dia-a-dia.

Em primeiro lugar, vale começar arrumando a mesa e as gavetas.
Algumas pessoas têm medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades.

Se você não faz uma arrumação há muito tempo, separe os seus assuntos por categoria de importância, sendo ação imediata aqueles que precisam ser solucionados hoje.

Ação posterior, os assuntos que devem ser resolvidos em uma semana e nenhuma ação para papéis ou assuntos a serem arquivados ou a serem descartados.

Organize também o seu local de trabalho, lembrando que administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente, torná-lo livre da papelada, mas, de fato, torná-lo prático e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.

Muita atenção para as anotações, evitando ou eliminando os pequenos papéis, reduzindo as chances de dispersão ou extravio da informação. Se a sua agenda não possui um espaço para registros diários, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas.

Outro cuidado fundamental, será para o fluxo de informações ou papéis, selecionando e organizando aqueles que estão em andamento e esvaziando as caixas pelo menos uma vez por semana.

Com relação à correspondência, determine um horário, diariamente, para verificar a correspondência, perguntando-se qual a providência a ser tomada. Se não há nenhuma, faça o descarte, desta forma, evita-se a perda de tempo em manusear repetidas vezes.

Quanto ao gerenciamento de tarefas, faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão.

Para planejar melhor o dia, será necessário dedicar pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para organizar o novo dia de trabalho.

Planejamento também para o agendamento das atividades. Utilizar uma agenda até mesmo eletrônica, será um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias.

A organização pessoal é uma competência imprescindível para o gerenciamento eficaz do tempo e para a produtividade e qualidade no ambiente de trabalho.

Como melhorar a organização pessoal

Na correria do dia a dia, podemos até não perceber, mas a falta de organização pessoal impacta demais a nossa produtividade e a qualidade do nosso serviço, influenciando progressivamente os resultados profissionais.

Distrações, protelação das demandas, acúmulo de atividades, junto à desorganização pessoal, é bastante prejudicial não apenas para a empresa, mas também para você, podendo gerar graves consequências.

Pensando nisso, listamos dicas muito práticas para você aprimorar sua organização pessoal, gerenciar melhor suas tarefas, cumprir seus prazos, bater suas metas e, de quebra, impulsionar a qualidade do seu trabalho. Quer conferir? Então vamos lá!

Perceba o que te atrapalha

A primeira regra quando falamos de organização pessoal é identificar todos os fatores que te desorganizam, como atrasos para chegar ao trabalho ou depender de pessoas que não cumprem seus prazos.

Sabendo quais são os desafios, você consegue traçar um plano de ação para combatê-los. Por exemplo, se seu problema é se atrasar, comece a acordar mais cedo em sua rotina.

Tenha uma agenda

Em meio a tantos recursos tecnológicos, muitas pessoas tratam a agenda como algo obsoleto.

Fique sabendo que ela ainda é muito usada e é também muito efetiva — especialmente se você não conseguiu trocar o papel e caneta pelo touch do celular e gosta de ter suas tarefas à mão. Anote suas atividades nas datas corretas para que você tenha um controle maior e possa evitar gargalos.

Mantenha sua mesa organizada

Não é preciso separar tudo pela cor ou etiquetar todos os documentos, mas o mínimo de organização é imprescindível. Uma mesa bagunçada afeta muito a sua produtividade. Por exemplo, naquele momento que você perde tempo procurando um papel perdido quando poderia finalizar aquele relatório importante.

Há pesquisas que comprovam que uma pessoa pode gastar até 40 minutos por dia procurando informações em uma mesa desorganizada. Isso é tempo demais perdido!

Determine as prioridades

Saber classificar é essencial para um fluxo de trabalho organizado e, consequentemente, para o aumento de sua produtividade.

Pegue todas as suas demandas e identifique quais devem ser solucionadas imediatamente (urgentes), quais podem ser feitas amanhã (importantes) e até mesmo aquelas que são para a semana que vem (circunstanciais).

Fazendo isso, você conseguirá se planejar e focar em eliminar as tarefas urgentes e importantes e reduzir as circunstanciais. Lembre-se que hobbies não são prioridades. Quando estiver na empresa, trabalho em primeiro lugar.

Não use papeizinhos de rascunho

Sabe aquela mania que temos de procurar por aquele pedacinho de papel, já todo rabiscado, inclusive, para escrever um telefone?

Evite fazer isso ao máximo. Quando tiver que anotar recados ou listar suas tarefas, utilize um caderno, um bloco de notas ou post-its, que podem ser fixados na tela do seu computador. Assim, não há riscos da mensagem se perder.

Adote um espaço home office

Para quem tem a oportunidade de trabalhar em regime home office, ter um espaço definido em casa, como se fosse seu escritório particular, é extremamente necessário.

Quando trabalhamos em casa, temos a tendência de nos dispersar mais, impactando a nossa produtividade em cheio.

Por isso, separe um cantinho da sua casa, organize uma mesa e tenha alguns itens para não misturar seus objetos domésticos com os profissionais, como gaveteiros ou caixas organizadoras. Dessa forma, você conseguirá entrar no clima da empresa facilmente, fazendo com que seu trabalho renda.

Como a organização pessoal pode afetar o profissional

A falta de organização prejudica demais a produtividade, pois, gera dispersão, acúmulo de trabalho e adiamento tarefas.Tudo isso contribui para prejudicar a realização das atividades profissionais.

Quando somos organizados, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo. Além do mais, o trabalho torna-se mais produtivo.

Quantas vezes você já precisou de um número de telefone importante e não se lembrou onde está registrado? Já demorou a encontrar um relatório ou documento solicitado pelo seu gerente a ponto de deixá-lo impaciente? Já procurou desesperadamente por um arquivo importante no computador por não lembrar em qual pasta arquivou e até o nome do mesmo? Já ficou irritado por não conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente a sua mesa?
Pois é, esses são alguns sintomas da desorganização.

A ansiedade, por exemplo – problema que nasce na desorganização mental e se expande para o nível emocional -, impacta diretamente a capacidade de manter o cotidiano físico organizado e os compromissos em dia.

A tendência à dispersão também é um hábito que começa na mente e afeta a capacidade de manter a continuidade nos planos, de prestar atenção no aqui e agora e mesmo de cumprir as metas mais simples com pontualidade.

Método de organização pessoal

 Você já precisou de um telefone importante e não se lembrou onde anotou? Já demorou a encontrar um relatório ou documento solicitado pelo seu chefe a ponto de deixa-lo impaciente? Já procurou desesperadamente por um arquivo importante no computador por não lembrar o nome do mesmo?

Já ficou irritado por não conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente a sua mesa? Já perdeu os arquivos no computador por não efetuar backup?

Pois é, esses são alguns sintomas da desorganização.

Há pessoas que são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não possuem papel em cima delas.

Conseguem organizar seus arquivos em ordem alfabética, os horários das reuniões são religiosamente respeitados, sua pontualidade é britânica e o mais impressionante, estão sempre serenas – pelo menos não será a bagunça que vai tirá-las do sério.

Muitas pessoas acreditam que ou se nasce organizado ou não, e se você não teve o privilégio de nascer organizado, estará condenado a viver o resto da vida estressado pela falta de organização. Há pessoas mais organizadas e outras nem tanto, mais é uma inverdade que o desorganizado não pode aprender a organizar-se.

Quando se fala em organização, devemos lembrar que não existem receitas infalíveis, mas o desenvolvimento de um método adequado a cada um.

A organização é um conjunto de hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho profissional.

A falta de organização prejudica demais a produtividade, pois há um acumulo de trabalho, adiamento tarefas e muita indecisão. Tudo isso contribui para prejudicar a realização das atividades profissionais.

Quando se é organizado, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo. Além do mais, o trabalho torna-se mais tranqüilo e você escolhe o rumo que quer dar a sua vida.

O sucesso de um sistema de organização pessoal não deve se limitar a regras do tipo “receita pronta”, pois as pessoas são diferentes, possuem fatores comportamentais que facilitam ou prejudicam a obtenção de um método.

Um método eficaz para organização pessoal deve estimular as pessoas a partirem de si mesmas, ao invés de seguirem um sistema padronizado. Há pessoas que lidam muito bem com a padronização e outras definitivamente não se dão bem com elas.

O método “GTD” (abreviação de “Getting Things Done”) é um método de organização e produtividade pessoal criado por um rapaz chamado David Allen.

o objetivo principal é “esvaziar a sua mente” para aliviar todo o estresse acumulado por tanta informação. Ensina como agir de forma eficaz e com o mínimo de tensão com as tarefas do dia-a-dia, sistemas de arquivamento etc.

Para quem tiver interesse em conhecer o método por completo, ele está descrito em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer“.

Dicas de organização pessoal

Nada na vida é um oásis ou uma ilha. Não existe a menor possibilidade de as ações pessoais não interferirem na vida profissional ou vice-versa. Dessa forma, os resultados são interligados com a maneira que organizamos nossa rotina, seja positiva ou negativamente.

Por isso, melhorar a organização em todos os campos da sua vida deve ser prioridade.

Atingir metas pessoais e profissionais vai, definitivamente, passar por essa melhoria organizacional.

Definir horários, espaços, utilizar a agenda, reconhecer limitações e qualidades são alguns dos principais indicativos de uma vida de sucesso. E, se você for proprietário ou gestor de alguma empresa, essa necessidade é estendida a toda a equipe.

Contudo, na teoria parece fácil, mas é preciso tomar algumas atitudes que te ajudarão a chegar ao próximo estágio. A boa notícia é que fazer isso é de uma simplicidade surpreendente, ou seja, você não vai precisar frequentar as melhores universidades para entender como administrar o tempo ou parar de procrastinar por causa da bagunça.

Observe algumas que vão colaborar com o projeto de melhorar a sua organização pessoal e profissional. Confira!

1. Anote os compromissos e prioridades

Com as exceções dos gênios da memorização, é praticamente impossível manter uma organização aceitável sem anotar os compromissos, de preferência pelo grau de prioridade. Quem nunca passou por uma experiência de se comprometer com alguém e só se lembrar na hora do compromisso?

E isso porque o outro chamou no celular ou nas redes sociais.

Não definir prioridades e não anotá-las na medida em que elas vão acontecendo significa perder prazos e até clientes.

Isso sem contar no prejuízo para a sua vida pessoal e para sua saúde. Faça um planejamento por período, seja ele diário, semanal ou mensal.

2. Organize os espaços físicos

Um pouco de bagunça pode ser até uma boa ideia na hora da brincadeira com as crianças ou na festa da família, mas na mesa do trabalho, escritórios e salas, ela é a maior inimiga da produtividade e tranquilidade.

Além de perder tempo procurando um documento ou um objeto em um espaço desorganizado, é comum que a mente fique sobrecarregada e dê início a um ciclo vicioso.

O resultado é bem conhecido: falta de concentração e foco, estresse e ansiedade para começar.

Se você não sabe como organizar os espaços físicos, contrate alguém que faça isso da forma correta. Depois, basta manter a organização e seguir as demais dicas.

3. Agende as atividades por período

A agenda deve ser sua amiga inseparável, independentemente de ser de papel ou um aplicativo de celular.

Com todos os compromissos anotados, você conseguirá reorganizar o dia de acordo com as necessidades e possibilidades, ou seja, a prioridade será, de fato, a tarefa mais importante.

Essa dica segue a mesma linha de anotar os compromissos e prioridades, porém, a agenda serve para, além de lembrar das atividades diárias, organizá-las em períodos mais longos — desde o dia seguinte até um ano depois.

Não importa o tipo de agenda, o importante é criar o hábito de anotar e seguir essas anotações. O gerenciamento do tempo é o principal elemento a se considerar na hora de manter uma agenda organizada.

4. Estabeleça ações para atingir as metas

Agora que você já definiu e anotou as prioridades, organizou os espaços físicos, fez da agenda sua amiga inseparável e acreditando que você está lendo este artigo por possuir metas definidas, é hora de analisar as ações diárias.

Será que as suas atitudes estão te deixando cada dia mais próximo de alcançar suas metas?

Você estabeleceu essas ações ou apenas seguiu um fluxo de acordo com o que foi acontecendo?

Caso você não tenha certeza ou não realizou esse passo de forma consciente, é importante que assim o faça.

Não se preocupe tanto com o resultado da sua meta — ela vai acontecer naturalmente se você tiver as atitudes corretas — agora, o caminho é essencial.

E quando falamos em ações, não é apenas trabalhar 18 horas por dia, sem descanso, mas organizar essas ações para diminuir o tempo de trabalho e aumentar a eficácia e a produtividade.

E isso inclui o tempo de lazer, folgas, vida pessoal, saúde, esportes, etc.

Se não existir ação, nada do que foi escrito até aqui e nada do que você estabeleceu como meta serão concretizados. Sonhar é importante, mas viver o sonho é fundamental.

5. Documente os resultados

Você pode aumentar o valor dos seus projetos e realizações ao documentar os resultados alcançados. Crie o hábito de anotar o que já foi feito e os próximos passos. Isso significa identificar a etapa que está e os efeitos que esses resultados trouxeram para se aproximar das metas. Alguns dos principais questionamentos que devem fazer parte da documentação:

• O que foi feito?
• Quais motivos te levaram a tomar tal atitude?
• Quais os efeitos que esse resultado trouxe?
• Quais as datas e horas que alcançou o resultado?
• Tudo saiu dentro do esperado ou teve percalços no caminho?
• Qual é o planejamento de necessidades e melhorias para o próximo passo?
• Como evitar gargalos nos eventos futuros?

6. Utilize programas de gerenciamento de projetos, tempo e produtividade

Talvez você ainda não esteja familiarizado com aplicativos e planilhas de gestão de tempo e projetos que colaborem com a produtividade, mas saiba que eles podem se tornar a solução que você tanto procura. Não se trata de abandonar a agenda, as anotações e documentação em papel, mas uma forma de otimizar sua organização.

Essa etapa é fundamental quando você lidera e gerencia uma equipe, independentemente do tamanho. A necessidade de controle se torna muito maior e a capacidade de gerenciamento precisa ser expandida. Com Neotriad, você vai ter controle sobre prioridades, projetos, metas, calendário e tarefas, além de melhorar a comunicação com sua equipe.

Viu só? São ações simples de serem feitas, mas isso não quer dizer que sejam fáceis. Agora, responda com sinceridade: você consegue descobrir prioridades e anotá-las? Organizar os espaços de acordo com as necessidades? Utilizar uma agenda? Estabelecer os próximos passos e documentar resultados? Utilizar um programa de gerenciamento de projetos?

Caso tenha respondido “não” para alguma dessas perguntas, é preciso repensar o caminho que está seguindo e mudar a mentalidade. Melhorar a organização começa com coisas simples e práticas, mas o sucesso só é alcançado por meio do equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Programas de organização pessoal

Para se tornar uma pessoa organizada, você precisa adquirir alguns hábitos no decorrer do tempo.

Ninguém se torna organizado da noite para o dia porque são muitas mudanças no cotidiano.

Porém, alguns aplicativos disponíveis no mercado podem facilitar a sua vida e aumentar a sua organização. Se você deseja acabar com os seus problemas de falta de organização, confira a seguir dicas de aplicativos que vão deixar você mais organizado.

1. OMNIFOCUS

OmniFocus é um aplicativo que combina características de gerenciamento de tarefas de um desktop com a experiência móvel avançada do iPad.

O app conta com opções de visualização flexíveis, listas de tarefas, organização de tarefas com notas de voz e anexos de imagem.

2. FLIPBOARD

Projetado para iPad e iPhone, o Flipboard é uma revista pessoal que contém tudo que está sendo compartilhado na internet, a partir de temas e editorias selecionadas por você.

Basta escolher alguns tópicos e seu Flipboard é imediatamente preenchido com a notícia que você gosta. Se você quiser mais, use a barra de busca para encontrar fontes ou navegar na leitura recomendada pela equipe do Flipboard.

Quando você encontrar uma nova fonte interessante, basta adicionar à sua Flipboard. É uma maneira divertida de acompanhar todas as notícias sobre temas que você gosta e sua vida social.

3. INSTAPAPER
Instapaper permite salvar páginas da web para realizar uma leitura posterior off-line.

Esse aplicativo é ótimo para salvar longos artigos e posts que você encontra durante o dia, mas não têm o tempo de procurá-los depois. Você pode procurar os artigos que seus amigos postaram no Facebook, Twitter ou Tumblr.