Processos organizacionais para estruturar a empresa? Saiba mais!17 min read

A área empresarial tem apresentado um interesse acentuado sobre a mudança organizacional e vem desenvolvendo e aprimorando abordagens e metodologias destinadas ao realinhamento estratégico entre sua estrutura, objetivos e processos organizacionais.

Nesta concepção, este artigo tem por finalidade tratar de forma ímpar os aspectos principais relacionados à processos organizacionais.

Também no âmbito teórico e prático, penetrando na raiz que favoreceu ao seu surgimento e permeando até a sua aceitação, consolidação estrutural e importância no atual, flexível e turbulento contexto empresarial, sem, contudo, pretender esgotar o assunto.

Sabe-se que a concorrência está cada vez mais acirrada, privilegiando as empresas dinâmicas, em detrimento daquelas menos ágeis.

Para poder competir num mercado cada vez mais disputado, as empresas precisam obter o melhor desempenho possível em seus negócios.

Este desempenho é alcançado através de seus processos organizacionais.

A ideia de processo tem estado presente nos textos e nas discussões sobre Administração de Empresas nos últimos anos.

Essa ideia, entretanto, não é nova e tem suas raízes na tradição da “Escola Clássica da Administração”.

Do ponto de vista didático, costuma-se dividir a Escola Clássica da Administração em dois pilares: a “Administração Científica” abordado e defendido por Frederick Taylor, e “Teoria Clássica da Administração” comandado por Henry Fayol.

Na Administração Científica, a ênfase estava colocada na tarefa que cada operário realizava (foco operacional), já na Teoria Clássica da Administração, a ênfase era posta na estrutura da organização (foco estrutural).

Apesar das abordagens de Taylor (1970) e Fayol (1994) estarem delineadas ao aspecto produtivo, tanto do trabalhador quanto da empresa, já havia naquele tempo uma tímida noção e preocupação com processos organizacionais.

Bem como o início de desenvolvimento da visão sistêmica e de particularidades que caracterizam uma estrutura por processos.

Dentre os princípios fundamentais para Administração de uma empresa definidos por Fayol, e que são perfeitamente aplicáveis e devem ser considerados numa estrutura por processos, destaca-se:

• A divisão de trabalho;
• Autoridade e responsabilidade;
• Disciplina, ordem e iniciativa;
•  Espírito de equipe.

As abordagens defendidas por Taylor e Fayol na Teoria da Escola da Administração eram limitadas, visto que viam a empresa como sistema fechado.

A partir do final da década de 80, a concorrência se tornou bem mais forte, principalmente em decorrência da globalização, e a complexidade das empresas aumentou de modo sensível, fazendo com que a atividade de administração de uma empresa se tornasse bem mais difícil.

Tal mudança no ambiente mercadológico foi o estopim para o surgimento do conceito de sistemas, que apregoa a necessidade de considerar em todo e qualquer estudo as variáveis ambientais atuantes (externas à empresa).

Bem como analisar a instituição de forma global, levando em conta as inter-relações entre suas várias partes componentes.

A necessidade da visão sistêmica nas organizações, impulsionou naturalmente a entender a empresa como um conjunto de processos inter-relacionados e interdependentes, levando a administração a desvincular o foco que detinha no trabalho.

Departamento ou funções para o foco no gerenciamento dos processos de trabalho.

A iniciativa e prevalências das empresas na adoção de estruturas sistêmicas ou por processos também foi fortalecida com o notório e admirável esforço do Japão para reergue-se do devastamento sofrido na segunda guerra mundial, encerrada em agosto de 1945.

Já que a estrutura funcional utilizada pelo país antes do desastre era inadequada às suas pretensões de prover eficiência e eficácia às suas linhas de produção.

Neste aspecto, as ideias inovadoras de Deming e Juran foram muito bem aproveitadas.

O enfoque de Deming estava no controle e melhoria de processos, enquanto que a abordagem de Juran era baseada na formação de equipes de projeto para a resolução de problemas, um a um, melhorando a qualidade continuamente.

Assim, a conjuntura de fatos históricos de empresas que migraram de uma estrutura funcional para uma estrutura por processos (ou semelhantes).

Bem como às variáveis de fatores mercadológicos implicando em ágeis mudanças no contexto organizacional, contribuiu para impulsionar a evolução do entendimento da essência do termo “processo”.

Bem como as vantagens adquiridas quando da aplicação do sentido literal do termo na realidade da estrutura organizacional.

Conceito de Processos Organizacionais

Processo organizacional é um conjunto de atividades Inter –relacionadas que envolve pessoas equipamentos, procedimentos e informações.

Quando executadas, transformam entradas (insumos) em saídas (produtos e serviços), que atendem a necessidade de um cliente interno ou externo que agregam valor e produzem resultados para a organização

Insumos são as entradas de um processo e podem ser materiais, equipamentos, conhecimentos e informações e outros bens tangíveis e intangíveis.

Todo trabalho importante realizado nas organizações faz parte de algum processo. Não existe um produto ou serviço oferecido por uma organização sem um processo organizacional

Nos dias de hoje, ainda é comum encontrar empresas sem qualquer organização ou entendimento do processo e do seu real significado.

Isso tem causado grandes estragos, principalmente às pequenas e médias, que tendo sido formadas e desenvolvidas pelos próprios donos, raramente tiveram a oportunidade de crescer de forma organizada, com todos os processos entendidos e adequadamente documentados.

Um dos erros mais frequentes é confundir procedimentos com processo, do qual eles fazem parte por meio das atividades que formam o processo.

Assim, a afirmação de que uma determinada empresa possui dezenas de processos pode não ser verdadeira.

Outro erro comum é confundir método de produção com processo, pois enquanto o primeiro define a técnica pela qual se produz algo, o segundo define a forma como esta técnica é empregada.

Todo trabalho realizado faz parte, obrigatoriamente, de algum processo organizacional, visto que não existe um produto ou serviço oferecido por uma empresa sem um processo.

Da mesma forma, não faz sentido existir um processo organizacional que não ofereça algum produto ou serviço.

Então, o que são realmente processos organizacionais? Dentre inúmeros conteúdos que conceituam o termo “processo”, acredita-se que as melhores definições sejam:

• Série de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informações, pessoas, máquinas, métodos) e geram produtos (produto físico, informação, serviço), usados para fins específicos, por seu receptor;
• Introdução de insumos (entradas) num ambiente, formado por procedimentos, normas e regras, que, ao processarem os insumos, transformam-nos em resultados que serão enviados (saídas) aos clientes do processo;
• Sequência de tarefas e atividades utilizadas na entrada (input), que agrega determinado valor e gera uma saída (output) para um cliente específico interno ou externo, utilizando os recursos da organização para gerar resultados concretos.

De uma forma abrangente, mas realista, há quem diga que processos são os instrumentos da implementação das estratégias da empresa, isto é, das ações que a empresa precisa tomar para aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças identificadas no ambiente de negócios.

Tais definições podem ser perfeitamente aplicadas em empresas de qualquer segmento (serviço, indústria e comércio) e porte (micro, pequeno, médio e grande), haja visto o sentido de abrangência à qual transmitem.

Assim, pode-se consolidar que a compreensão de processos é essencial.

Falamos isso pois é através delas que a chave para o sucesso em qualquer negócio, visto que através destes irão resultar uma estrutura adequada para fornecer produtos e/ou serviços de qualidade ao cliente.

Gestão de processos organizacionais

Gestão de processos organizacionais é preciso compreender com clareza as funções dos processos.

Não é novidade para ninguém que, seja qual for o ramo de atividade, a concorrência está cada vez mais acirrada e para manter o nível de competitividade e continuar a existir.

É obrigatório que as empresas invistam mais na cultura de qualidade e procurem obter o melhor desempenho possível em todas as variáveis envolvidas com seu negócio.

E ao nos referirmos a todas as variáveis, são todas mesmo:

• Insumos e materiais em geral.
• Informações e conhecimentos.
• Funcionários e colaboradores.
• Máquinas e equipamentos.
• Regras e procedimentos

Os processos organizacionais referem-se à sequência de tarefas que, ao agregarem valor a essas variáveis e trabalharem sobre elas, geram como resultado final o produto ou serviço oferecido pelas empresas.

A gestão de processos organizacionais nada mais é do que a forma como todas essas variáveis são administradas.

E voltando ao cerne da questão, qual a melhor maneira de se gerenciar tudo isso? Há uma metodologia ideal para coordenar todos esses fatores?

Os dois principais tipos de gestão de processos organizacionais

Atualmente existem dois principais sistemas de gestão de processos organizacionais, o hierárquico funcional e o sistêmico integrado.

A gestão de processos organizacionais com ênfase funcional é mais tradicional e ainda é adotada pela maioria das empresas.

Nela, predominam as relações de subordinação e os processos de trabalho são fragmentados.

Mas em função do mercado cada vez mais competitivo e da necessidade crescente das empresas economizarem tempo, reduzirem custos e aumentarem a produtividade, o sistema funcional vem aos poucos sendo substituído pela metodologia sistêmica.

Na gestão de processos organizacionais de forma integrada, as relações são mais dinâmicas, o trabalho em equipe é valorizado e os funcionários acabam, de certa forma, se tornando polivalentes.

Não se limitando apenas a suas atividades principais.

Quando a metodologia sistêmica é implantada, há uma substancial mudança de foco por parte da empresa, que passa a priorizar mais o cliente.

O pensamento da organização não se limita somente ao produto ou serviço em si, mas principalmente em como ele é feito, em como melhorar os processos de negócio, possibilitando oferecer ao cliente um produto ou serviço com mais benefícios e valores agregados, de maneira mais rápida e a um custo menor.

Importância dos processos organizacionais

Para o sucesso de uma organização é importante que os objetivos delas sejam divulgados e compreendidos por todos fazem parte da instituição e que contribuem de alguma forma para o êxito da organização em sua missão.

Com os objetivos organizacionais compreendidos passa se ao desdobramento isto é a identificação de como os processos afetam esse objetivo assim determinam se os objetivos dos processos suas metas.

Deve existir especial cuidado com o alinhamento dos objetivos dos processos com os objetivos da organização.

Os envolvidos no processo devem ser capazes de identificar com a conclusão de seus objetivos interfere no resultado final do produto ou serviço da organização.

Melhoria dos processos organizacionais visando o melhor desempenho

A busca por melhorias estruturais e consistentes tem feito com que as organizações passem a rever a condução de suas atividades em busca de formas mais abrangentes.

Nas quais essas atividades passem a ser analisadas não em termos de funções, áreas ou produtos, mas de processos de trabalho.

Assim, as empresas modernas estão abandonando a antiga estrutura por funções (ou tradicional) e aderindo a estrutura por processos, organizando seus recursos e fluxos ao longo de seus processos organizacionais.

A estrutura por processo pode ser distinguida das versões mais hierárquicas e verticais da estrutura organizacional.

Enquanto a segunda é tipicamente uma visão fragmentária e estanque das responsabilidades e das relações de subordinação;

A primeira é uma visão dinâmica da forma pela qual a organização produz valor.

Ainda segundo o autor, a abordagem de processo das atividades implica uma ênfase relativamente forte sobre a melhoria da forma pela qual o trabalho é feito, em contraste com um enfoque nos produtos ou serviços oferecidos ao cliente.

Na abordagem (ou estrutura) por processos, o foco passa a ser a adoção do ponto de vista do cliente, uma vez que os processos são organizados para produzir e oferecer valor aos seus clientes.

O conhecimento dos processos de trabalho permite que a organização promova melhorias e mudanças em níveis mais significativos.

Dificilmente uma organização implantará uma abordagem por processos em curto período de tempo, haja vista que para implementar adequadamente esta abordagem, exigirá mudanças não apenas cultural.

Também na estrutura de poder e de controle organizacionais, na necessidade de adquirir novos conhecimentos e reciclá-los continuamente, nas relações de negociação e subordinação e nas práticas administrativas.

Vale frisar que, para as empresas conseguirem melhorar o seu desempenho sem uma estrutura por processo, seria necessário que todos os envolvidos na execução do trabalho concordassem da forma que o mesmo deveria ser realizado, o que tornaria muito difícil (ou até impossível) a melhoria sistemática desses trabalhos.

Logicamente, não é fácil implantar uma estrutura por processos, tão mais difícil a mudança de uma estrutura funcional para uma estrutura por processos.

Uma organização que tenha interesse em trabalhar apenas por processos deve estar preparada para tolerar os conhecidos problemas com estruturas de matrizes, inclusive a difusão da responsabilidade, relações hierárquicas pouco claras e gasto excessivo de tempo na coordenação de atividades e reuniões

Algumas ações fundamentais que devem ser consideradas para o sucesso na estruturação por processos:

• Atribuir a responsabilidade pelo andamento de cada processo essencial a um process owner;
• Minimizar os deslocamentos de pessoas e as transferências de material, organizando as atividades ao longo de processos, e não por funções;
• Maximizar o agrupamento das atividades, empregando equipes multifuncionais e pessoal polivalente;
• Diminuir o gasto de energia por meio de atividades como, por exemplo, reunir as partes da empresa em um menor número de locais ou empregar maciçamente os recursos de tecnologia de informação para reduzir o transporte.
• A armazenagem e o deslocamento dos recursos e materiais empregados nos processos essenciais.

Neste entendimento, quando uma organização realmente “emplaca” a abordagem por processos, há uma boa possibilidade de criar um ambiente favorável ao progresso sustentado, combinado e potencializado pela satisfação das pessoas que nela trabalham.

Começa a gerar um círculo virtuoso, visto que o trabalho é absorvente, engrandece, e dignifica as pessoas e as deixa mais felizes, e estas pessoas, por estarem felizes no trabalho, naturalmente se motivam para introduzir novas e melhores formas de executar os processos, logicamente, de forma controlada.

Conforme define a norma ISO 9000:2000, a vantagem da abordagem por processo é o controle contínuo que ela permite sobre a ligação entre os processos individuais dentro do sistema de processos, bem como sua combinação e interação.

Assim, o fundamento do enfoque por processos está em enxergar a organização de forma horizontal, ou seja, independente dos setores ou funções envolvidas na realização de uma atividade (seja ela operacional, tática ou estratégica).

Esta deve ser analisada e gerenciada de forma linear, desde o seu início até o seu término.

Esta é a chamada lógica horizontal, ou seja, o processo “atravessa” vários setores e deve ser descrito dessa forma.

A ênfase nos processos, entretanto, exige um enfoque mais acentuado na maneira como a atividade é realizada na organização, em contraste com a visão relacionada ao produto ou serviço em si, que se centra no que é o produto ou serviço.

Nesse caso, o destaque é para a eficiência do processo, ou seja, como a atividade é realizada ao longo de todas as etapas, não somente o resultado do produto ou serviço final, que pode ter sido oneroso para a organização em vários aspectos.

Desta forma, a proposta e/ou tendência de uma abordagem estrutural por processos não trata de um puro e simples abandono, tampouco uma mudança radical, da estrutura organizacional existentes (funcional, matricial etc.), e sim, de aproveitar a oportunidade de conhecer.

Além de melhorar também os processos de trabalho para que haja uma melhor compatibilidade com uma estrutura organizacional decididamente mais apropriada, tal que promova o melhor desempenho da organização.

Tipos de processos organizacionais

Os processos organizacionais podem ser classificados de diferentes maneiras, em relação à função organizacional temos:

• Primários;
• Suporte;

Processos Primários

Também chamados de “finalísticos”, são processos que se relacionam diretamente com o cliente da organização, ou seja, são os processos que entregam ao cliente o valor criado pela organização.

Os processos primários são “ponto a ponto” por natureza, pois trazem a demanda do cliente para dentro da organização e devolvem a este cliente o resultado.

Processos de Suporte

Os processos de suporte, também chamados de “apoio”, trabalham para os processos primários. Ele não tem relação com o cliente externo.

Pode-se citar como exemplos de processos de suporte: processos de recursos humanos, processos de tecnologia da informação, entre outros.

Processos Gerenciais

Os processos gerenciais trabalham para garantir a eficácia e a eficiência dos processos primários e de suporte.

Estes processos monitoram e gerenciam os demais, inclusive buscando melhorias ou inovações como um todo.

Pode-se citar como exemplos de processos gerenciais: processos de gestão estratégica, processos de auditoria, processos de gestão de projetos, entre outros.

Análise de processos organizacionais

A análise de processos de negócios gera as informações necessárias para avaliar e resolver as raízes dos problemas, e tomar decisões informadas.

Com esse método, é possível de entender como o trabalho acontece dentro da organização e quão bem o negócio atinge seus objetivos.

É importante lembrar que essa é uma operação contínua, já que os processos nunca estarão completamente otimizados e perfeitos.

É possível que o processo se torne inconsistente com as metas do negócio, já que ele pode mudar com o tempo.

Todas as técnicas de análise dos processos são importantes e não devem ser puladas.

Estrutura e processos organizacionais

A gestão de processos operacionaliza as grandes linhas de ação, definidas pelo planejamento, para alcance dos objetivos da organização.

A estrutura concomitantemente diferencia e integra os recursos humanos e materiais em unidades, definindo processos de atividade, comunicação e decisão, viabilizando o processo gerencial, estabelecendo relações horizontais, verticais e diagonais para integrar essas unidades.

Possibilitando responder às necessidades dos shareholders e stakeholders com maior rapidez, menor custo e elevado padrão de qualidade.

As mudanças na estrutura das empresas são frequentes e refletem uma necessidade de adaptação às nuances do ambiente externo.

Assim como, por vezes, podem decorrer de procedimentos intuitivos e mal compreendidos.

Assim a linha busca, a partir da importância da estrutura organizacional para a competitividade da organização.

Analisar as mudanças e adequações da estrutura e processos organizacionais em diferentes situações à luz da compreensão dos fatores que as condicionam; e apresentar conhecimentos e habilidades que possibilitem a avaliação de uma estrutura e seus processos e seu aprimoramento.

Os processos organizacionais fazem parte do caminho para o sucesso ou fracasso de uma empresa.

Por isso mesmo, é importante ter muito cuidado na hora de defini-los, pois, algo errado pode comprometer tudo.

Use o seu feeling e os dados que obter com os outros gestores.