Produtividade No Trabalho: Dicas Simples e Eficazes!27 min read

E se tudo o que você precisasse fazer, fosse criar alguns pequenos hábitos na parte da manhã, alterar o seu dia no trabalho um pouco e fazer algumas poucas coisas à noite?

Mudanças nada drásticas, apenas sendo mais conscientes e construindo hábitos em sua rotina.

Pois você pode!

Também recomendamos fortemente o curso do Paulo Vieira, O Poder Do Foco, que ensina técnicas para melhorar seu foco.

Não diga que você não tem tempo suficiente. Você tem exatamente o mesmo número de horas por dia que foram dadas a Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein.

Todos nós temos a mesma quantidade de tempo no dia que todos os outros. O truque então, é otimizar o que você faz com esse tempo.

Neste post, compartilharei exatamente o que você precisa fazer para criar a programação diária perfeita para a produtividade no trabalho.

A primeira coisa que você precisa entender, antes de olhar para qualquer dica: é importante mudar a sua mentalidade.

Tudo é sobre trabalhar mais esperto, não mais difícil. Não há necessidade de multitarefas, nem necessidade de trabalhar horas extras.

Eu mesmo falo que trabalhar 40 horas por semana não é mesmo necessário se você for eficiente no que você faz. Há uma abundância de exemplos de empresas que atuam deste moto e tem ótima produtividade no trabalho.

Produtividade – O que é?

Produtividade é o resultado daquilo que é produtivo, ou seja, do que se produz, do que é rentável.  É a relação entre os meios, recursos utilizados e a produção final. É o resultado da capacidade de produzir, de gerar um produto, fruto do trabalho, associado à técnica e ao capital empregado.

Produtividade é a expressão da eficiência de qualquer negócio. Para uma indústria, por exemplo, a produtividade está diretamente ligada à eficiência na produção.

O Poder Da Rotina Da Manhã

Tudo começa pela manhã. As coisas que você faz na primeira hora ou duas de quando você acordar irão configurá-lo para o resto do seu dia.

Você pode optar por desperdiçá-la, verificando Facebook, ou tirar proveito dela fazendo coisas como exercícios e um café da manhã saudável. Lembre-se de que sua energia e força de vontade são as mais altas no início do dia, então aproveite isso.

Aqui estão algumas coisas que eu recomendo fazer desde o momento em que você acorda até o momento em que você vai para o trabalho.

1. Comer um bom café da manhã saudável. Ovos, frutas, aveia, abacate são coisas que irão aumentar a sua produtividade. Não pule o café da manhã. Sua produtividade no trabalho será arruinada durante o dia.
2. Exercício. Não tem que ser muito. Se você puder ir para a rua e caminhar durante 15-20 minutos, já é incrível, mas mesmo se você fizer algumas flexões no seu quarto, será bom também. A chave é impulsionar sua energia para começar seu dia.
3. Meditar. Novamente, isso não tem que ser por muito tempo e não requer muito esforço. Você pode aproveitar o banho pós exercícios e ficar 5 minutos em silêncio para acalmar-se e preparar-se para um dia produtivo no trabalho e feliz.
4. Leia algo intelectual. Eu não digo verificar o Facebook ou as 10 listas do Buzzfeed. Eu digo algo que o ajudará crescer e avançar como uma pessoa.

Todas essas coisas encaminham você para um dia de muita produtividade no trabalho.

Que horas você acorda e começa a fazer isso não é tão importante. A parte importante é ser consistente e construir essas coisas como hábitos em sua vida:  deve virar sua rotina.

Você quer entrar no trabalho cheio de energia, pronto para tirar o máximo proveito do seu tempo lá.

A maneira perfeita de trabalhar

Infelizmente, muitas pessoas acreditam que ser produtivo é trabalhar horas a fio durante o dia, mesmo durante suas horas de almoço por exemplo. Isso leva ao trabalho que precisa ser revisto e às vezes refeito.

Além disso, há muitas distrações durante o dia, tanto pessoais,  como profissionais. A melhor maneira de trabalhar, então, é trabalhar em torno de seus níveis de energia e remover tantas distrações quanto possível.

Vejamos as três abordagens mais comuns para fazer isso.

1. A Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro foi inventada pelo empresário italiano Francesco Cirillo no início dos anos 90. É chamado de “Pomodoro” após o tomate em forma de temporizador que ele usou para cronometrar seu tempo (Pomodoro quer dizer Tomate em Italiano).

É um método de trabalho para ficar super focado em uma única coisa de cada vez. A única coisa que você precisa é de um cronômetro e bloquear todas as distrações.

A técnica é muito simples.

1. Escolher e listar as tarefas a serem executadas;
2. Ajustar o cronômetro para o tempo desejado (geralmente 25 minutos);
3. Escolher a tarefa inicial;
4. Trabalhar na tarefa escolhida até que o alarme toque. Se alguma distração importante surgir, anotá-la e voltar o foco imediatamente de volta à tarefa;
5. Quando o alarme tocar, marcar um “x” na lista de tarefas;
6. Se houver menos de 4 marcações, fazer uma pausa curta (3-5 minutos);
7. Se houver quatro pomodoros marcados, fazer uma pausa mais longa (15-30 minutos), zerando a contagem de marcações e retornando ao passo 1.

As etapas de planejamento, controle de tempo, gravação de registros e visualização são fundamentais para a técnica.

Na fase de planejamento de tarefas, são priorizados os itens que devem ser feitos no dia. Isso permite que os usuários possam estimar as tarefas que exigem maior esforço.

Como cada pomodoro refere-se a um período indivisível de 25 minutos, que deve ser registrado na lista, é possível fazer uma auto-observação de como o tempo é gasto.

Um objetivo essencial da técnica é reduzir o tempo das interrupções, adiando outras atividades que interrompam o pomodoro.

2. O Ritmo Ultradiano

Mais de 50 anos atrás, um pesquisador do sono chamado Nathaniel Kleitman descobriu que à noite, quando dormimos, passamos por um período de sono profundo, depois de sono mais leve.

Este processo leva 90 minutos.

O ritmo ultradiano é usado para definir um dos três ritmos biológicos e cíclicos do nosso corpo.

Falamos de ritmos circadianos para tarefas de aproximadamente 24 horas, infradianos para períodos maiores que 28 horas e ultradianos para tudo que funciona em ciclos de 90 a 120 minutos.

Vamos nos focar neste último, pois vários dos momentos cíclicos do nosso corpo são ultradianos: batimentos cardíacos, circulação do sangue, apetite, piscar… e a saúde mental.

Pense no seu dia típico de trabalho: você consegue ficar produtivo, focado e com energia o tempo inteiro? Todo o tempo?

Em vez de pensarmos em quanto trabalho podemos executar em 8 horas, o certo não seria pensar quanto podemos executar em 90 minutos?

Entre 90 e 120 minutos, nossa mente e corpo nos dão sinais de que precisam descansar e mudar a atividade mental e física. Sempre tem aqueles momentos em que a concentração cai (olá, redes sociais), a produtividade no trabalho se vai e sua mente começa a divagar.

São justamente os momentos depois dos 120 minutos. Ignorar estes sinais nos leva a fadiga, stress e outros sintomas físicos e psicossomáticos. Ou adotando estimulantes como cafeína, nicotina e álcool.

A maneira como você trabalha aqui é através de sprints de 90 minutos e, em seguida, fazer uma pausa de 20 minutos.

3. Sprints de 52 minutos

Um estudo realizado pelo Grupo Draugiem usou um aplicativo de computador chamado DeskTime para rastrear os hábitos de trabalho dos funcionários.

Eles mediram quanto tempo as pessoas gastavam em várias tarefas e compararam isso com seus níveis de produtividade.

O estudo descobriu algo fascinante:

A duração do dia de trabalho não importava. Mais importante foi como as pessoas estruturaram seu dia. Em particular, as pessoas que religiosamente faziam pausas curtas eram muito mais produtivas do que aqueles que trabalhavam mais horas.

Os trabalhadores mais produtivos em seu estudo trabalharam para sprints de 52 minutos, seguido de uma pausa de 17 minutos.

A única coisa que todas essas técnicas têm em comum é um esforço concentrado, deliberado de trabalho por um período de tempo definido e, em seguida, uma pausa.

Não necessariamente importa qual deles você irá escolher, ou se você vai criar o seu próprio método de produtividade no trabalho, mas a chave é trabalhar por um determinado período de tempo em uma coisa e, em seguida, fazer uma pausa.

A pausa é a parte mais importante porque permite recarregar e se preparar para o próximo sprint.

Aumentar Produtividade da Equipe

Melhorar a produtividade da Equipe é uma meta de todo gestor, por isso mesmo iremos citar as 11 maneiras de melhorar a produtividade no trabalho.

1. Estabeleça metas – e seja “Agile”

“Seja ágil na sua definição de metas”, diz Zubin Irani, co-fundador e CEO da cPrime , consultoria de gestão. “Estabeleça metas para o trimestre – e quebre o trabalho em pequenos pedaços que possam, em seguida, serem facilmente atribuídos e gerenciados.”

2. Comunique metas, expectativas e papéis

“Forneça aos membros da sua equipe informações básicas e a visão estratégica por trás de cada projeto, atividade, tarefa, etc”, Hussein Yahfoufi, vice-presidente de Tecnologia e Serviços Corporativos da OneRoof Energia.

“Bem informados, os funcionários ficam mais motivados e se sentem mais envolvidos com os projetos e os objetivos da empresa.”

“Todo mundo na equipe deve saber qual é o alvo no qual estão atirando e o que será considerado sucesso no final de sua jornada”, acrescenta Tony McClain, sócio-diretor e conselheiro da Geneca.

“É preciso ser absolutamente claro sobre o papel que desempenham no projeto e como eles vão ajudar a equipe a chegar à linha de chegada”, disse McClain.

“É extremamente importante que todos os membros da equipe conheçam e entendam do que eles são parte e por que eles existem no que se refere à sua organização.”

3. Forneça ferramentas e infraestrutura que promovam a colaboração e a eficiência

“Esta é basicamente a regra fundamental para qualquer gestor de TI”, diz Wes Wright, CIO do Hospital Infantil de Seattle. “Mesmo o melhor time é tão eficaz quanto os recursos e sistemas que utilizam no dia a dia”, diz ele.

“Se você quiser tirar o máximo proveito de sua equipe de TI, invista em ferramentas adequadas. Implante soluções intuitivas que ajudem os usuários a reduzirem horas manuais e melhorem a precisão na identificação de problemas de rede, por exemplo.”

“Implemente uma estrutura que dê visibilidade e métricas compartilhadas para o desenvolvimento e as equipes de TI, de modo que a saúde de uma aplicação [ou projeto] seja facilmente vista pelos integrantes das equipes, uma vez operacionais e que problemas possam ser resolvidos mais rapidamente”, diz Andi Gutmans, CEO da Zend.

“Ter recursos tecnológicos que permitam a comunicação através de sucursais/locais quando se trabalha em um projeto cross-escritório é uma obrigação”, acrescenta Aaron Weiss, diretor de Marketing, HP LaserJet e Enterprise Solutions .

“Os gerentes de TI e CIOs devem ser capazes de gerar relatórios de status do projeto, facilmente, através do uso de sistemas de gerenciamento de documentos em nuvem que permitam que as equipes forneçam atualizações para o documento de status.”

Além disso, “os CIOs podem melhorar a eficiência da organização através da implementação de uma solução, independente de plataforma, que permita aos usuários sincronizar arquivos de trabalho importantes e acessá-los a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, a qualquer hora”, observa Ross Piper, vice-presidente de Estratégia Empresarial no Dropbox.

4. Agilize o fluxo de trabalho – E reduzir tarefas desnecessárias

“As equipes querem entregar coisas grandes e às vezes só precisamos eliminar as barreiras”, diz Charles Galda, CIO da GE Capital.

“Temos um programa chamado TAP (Tecnologia de Aceleração Produtividade), que dá dicas simples sobre como usar a tecnologia melhor, encontrar o melhor momento para uma reunião com funcionários que trabalham em diferentes fusos horários, etc”, diz ele.

“Nós temos o hábito de rever continuamente aprovações e notificações dos gerentes, por isso sabemos quando determinadas tarefas já não agregam valor e podem ser eliminadas. A eliminação de etapas desnecessárias mantém ritmo, tornando-nos mais rápido e mais ágeis na resposta aos clientes, “

Além disso, pergunte a si mesmo: “Será que cada formulário, relatório de atualização de status, e-mail, mensagem e reunião é realmente necessário?” Diz Steven A. Lowe, fundador / CEO da Innovator LLC.

“Se uma tarefa a ser feita, obviamente, não contribui diretamente para o objetivo em questão, veja se ela pode ser simplificada ou suprimida”, diz Lowe. E “peça para a equipe sugestões sobre formas de agilizar os processos e sobre que tarefas, ainda necessárias, poderiam ser feitas por outros.”

5. Realize reuniões regulares – Mas cuidado para não cair na armadilha de reuniões excessivas

“Reuniões são uma oportunidade de compartilhar a visão departamental com a equipe e fazer com que todos estejam na mesma página”, observa Mazin Abou-Seido, diretor de Tecnologia da Informação da Halogen Software.

“Descobrimos que, compartilhar o objetivo e o andamento de cada etapa realizada para atingi-lo [nas reuniões mensais e trimestrais] dá para toda a equipe uma melhor compreensão do que estamos tentando realizar e incentiva todos a trabalharem em conjunto para alcançar objetivos comuns.”

Basta ter cuidado para não cair na armadilha da reunião excessiva. Agende reuniões de equipe ou departamento uma vez por semana ou uma vez por mês, e certifique-se que o dia ea hora estejam reservados na agenda de todos.

6. Reduza relatórios

“Você contratou pessoas inteligentes e talentosas, aptas a fazer o trabalho. Agora deixe-as fazê-lo”, diz Jonathan Bruskin, consultor de liderança e gestão da Excella Consulting.

“Microgerenciamento e supervisão pode matar a criatividade e a motivação”, observa ele. “CIOs, executivos e gestores de projeto podem aumentar a produtividade no trabalho, comunicando metas e evitando obstáculos administrativos.”

Além disso, “reduza a quantidade de relatórios que eles precisam fazer, para que possam se concentrar no trabalho a ser feito”, aconselha Christian Buckley, diretor da Metalogix.

“Se mais de 10% do seu dia é gasto na produção de relatórios sobre o trabalho que estão fazendo, há algo fundamentalmente errado”, diz ele. “Constantemente, revise e refine relatórios para manter suas métricas otimizadas.”

7. Forneça feedbacks em tempo real – Tanto positivos quanto negativos

“Reconheça imediatamente e publicamente as realizações dos membros da equipe”, diz Halley Bock, CEO e presidente da Fierce. “Por outro lado, aborde questões ou áreas que precisam ser melhoradas imediatamente.

Feedbacks de desempenho em tempo real capacitam os indivíduos a tomarem posse de seu trabalho, gera confiança e permite que eles saibam onde eles estão em todos os momentos.”

8. Afaste distrações

“Determine etapas do trabalho onde o mensageiro instantâneo deve ser desligado e as reuniões, evitadas”, diz Nathan Gilmore, co-fundador da TeamGantt. “Ter horas ininterruptas de trabalho pode fazer a produtividade da equipe subir.”

9. Implemente um programa inteligente de pagamento por performance

“Na Halogen nossos funcionários definem as metas a cada trimestre, em linha com os maiores objetivos da empresa”, diz Abou-Seido.

“Como parte de nosso programa de remuneração por desempenho, as metas individuais dos funcionários estão vinculadas a nossa Gestão por programa (MBO), que oferece bônus trimestrais”, diz ele.

“Além de metas individuais, os membros das equipes também têm metas compartilhadas, que incentivam a colaboração e o trabalho em equipe.

Empregados trabalham com os seus gestores para definir seus objetivos, e, como tal, são envolvidos no processo e estão altamente motivados para alcançá-los”, diz Abou -Seido.

10. Ofereça oportunidades de desenvolvimento

“Dê aos trabalhadores uma oportunidade de intensificar e assumir um novo desafio ou responsabilidades”, diz Bock. “A oportunidade de desenvolvimento individual mostra para toda a equipe que há oportunidades de aprendizado e de avanço disponíveis”, diz ela.

Também ilustra que, como um líder, você está disposto a arriscar, e confia em que os funcionários farão o seu melhor para serem bem sucedidos. “

Produtividade na Empresa

Produtividade é o resultado daquilo que é produtivo, ou seja, do que se produz, do que é rentável.  É a relação entre os meios, recursos utilizados e a produção final. É o resultado da capacidade de produzir, de gerar um produto, fruto do trabalho, associado à técnica e ao capital empregado.

Produtividade no trabalho é a expressão da eficiência de qualquer negócio. Para uma indústria, por exemplo, a produtividade está diretamente ligada à eficiência na produção.

Os indicadores da produtividade no trabalho estão relacionados ao processo de produção para geração de produtos ou serviços. As falhas na produção, quando corrigidas em tempo evitam prejuízos na produtividade.

O bloco econômico denominado “Tigres Asiáticos”, formado pela Coréia do Sul, Cingapura, Taiwan e Hong Kong, localizados no sudeste da Ásia, a partir da década de 80, apresentaram uma elevada produtividade, com a implantação de táticas agressivas, com a atração do capital estrangeiro, a isenção de impostos e mão de obra barata, visando à exportação.

1. Aumentar Produtividade no Trabalho

O tempo é um recurso muito limitado e você pode sentir que não tem dele suficiente para concluir as tarefas.

Para alcançar um nível melhor de produtividade e aumentar sua eficiência pessoal, você pode começar a adotar certos procedimentos para não deixar que sua produção seja completamente prejudicada.

2. Aumente a produtividade com organização

Organizar as coisas na ordem correta é uma das tarefas importantes que o ajudarão a aumentar sua produtividade pessoal. Quando as coisas estão bem organizadas, seu cérebro vai conseguir dar o máximo.

O que geralmente acontece é que você é incapaz de encontrar papéis importantes em sua prateleira no momento da necessidade. Encontrar o papel correto levará a maior parte do tempo que você poderia ter usado em fazer o seu trabalho. Organização primeiro, depois o resto.

3. Conheça o seu melhor momento para produzir

Algumas pessoas se sentem confortáveis trabalhando na manhã, enquanto outras são mais produtivas à noite. Cada pessoa tem um melhor momento para trabalhar, o momento em que se encontram mais produtivos. Você precisa saber seu momento ideal de trabalho para o melhor desempenho na produção pessoal.

4. Produtividade é tempo bem utilizado

Gerir o tempo é importante para todos os indivíduos. O que você fez todo o dia? Como você está fazendo seu trabalho? Como o tempo é limitado, então você deve definir o tempo antes de fazer qualquer trabalho.

Defina um prazo para si mesmo. Isso irá ajudá-lo a se tornar mais produtivo em menos tempo.

5. Como ser mais produtivo

A produtividade pessoal é o caminho pelo qual você tornará seus dias mais eficientes e conseguirá tirar mais proveito de cada minuto da sua rotina.

Melhore sua produtividade no trabalho com uma agenda

Agendar as coisas de acordo com o tempo irá ajudá-lo a fluir melhor pela rotina do dia. Defina um horário específico para ler e responder a emails, tempo e horário para reuniões, tempo para assistir TV ou se entreter.

Mantenha tudo programado, pois isso ajudá-lo a fazer as coisas de uma maneira fácil. O agendamento reduzirá o estresse e liberará energia. Também aumentará seu senso de poder pessoal.

6. Crie listas de tarefas para produzir melhor

Na vida cotidiana existem muitas tarefas que são simples de fazer, enquanto algumas são complexas. Você pode criar listas de tarefas para mantê-lo em dia com elas.

Você pode fazer uso de aplicativos, ou menos um pedaço de papel para saber tudo que você precisa fazer para poder melhorar sua produtividade.

7. Elimine distrações para produzir melhor

Quase todas as pessoas tem uma conta em redes sociais ou um aplicativo de bate papo instalado no celular ou computador. Algumas pessoas olham as notificações no Smartphone de 10 em 10 minutos.

Basta desconectar-se das mídias sociais enquanto trabalha e deixar para responder o bate papo quando acabar, para poder se concentrar apenas na tarefa que você está executando.

8. Gaste menos tempo com entretenimento

Não é que você não deva se entreter. O problema é você gastar tempo demais se entretendo e com isso, prejudicar sua produtividade. Reserve um tempo específico para se entreter todos os dias e deixe esse tempo separado, sempre.

Use esse tempo com sabedoria, e até seu tempo de entretenimento será melhor aproveitado.

9. Faça pausas para descansar

Trabalhar por muito tempo pode torná-lo menos eficiente. Um descanso a cada meia hora pode torná-lo motivado e renovado. Divida o seu trabalho por algum tempo como 5 ou 10 minutos e apenas relaxe nesses momentos.

Você também pode jogar algum jogo em seu telefone ou computador, conversar com alguém, ou ver algumas fotos engraçadas na internet. Essas coisas vão mantê-lo refrescado e sua mente enérgica.

10. Exercícios para mais produtividade no trabalho

Exercício diário irá mantê-lo produtivo durante todo o dia. Exercício é uma das melhores maneiras de aumentar a energia e trabalhar de forma mais eficiente. Faça exercícios até 5 vezes por semana, por pelo menos 20 minutos de alta intensidade.

Isso vai reduzir seu cansaço e te deixar melhor preparado para uma rotina cheia. Passe alguns minutos se preparando para o dia seguinte

Antes de começar qualquer data, você deve preparar uma agenda com o que você vai fazer no dia seguinte, o que você está planejando alcançar. No dia seguinte você vai encontrar-se pronto, e seu dia será muito mais saudável e produtivo.

Como melhorar a Produtividade na Empresa

Antes de falarmos de como aumentar a produtividade na empresa, comecemos por definir o que é, afinal, um fluxo de trabalho. De uma forma bem prática, trata-se da automação total ou parcial dos processos de um negócio.

Ou seja, a criação de sequências lógicas para que as atividades e informações sejam passadas de um profissional para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos preestabelecido, para ganhar tempo e evitar retrabalho e erros.

Quanto mais enxuto e orgânico for o fluxo de trabalho, melhores serão os resultados em produtividade e qualidade das entregas, o que leva a empresa a ser mais competitiva e lucrativa.

Dito isso, vamos a algumas dicas essenciais para que o fluxo de trabalho da sua empresa seja ajustado de modo a evitar retrabalho e otimizar a performance do negócio:

1. Automatize as tarefas

Usar ferramentas tecnológicas para automatizar as tarefas é muito útil para evitar retrabalho, pois, ao parametrizar uma sequência lógica, os processos ficam mais enxutos e repetitivos, o que diminui as chances de erros.

Ao utilizar o Google Apps for Work ou o Office 365, por exemplo, o trabalho em equipe fica mais padronizado, facilitando a produção e arquivamento de documentos, além de acesso via qualquer dispositivo móvel, o que dá mais dinamismo e evita erros.

2. Treine a equipe

Não tem como aumentar a produtividade da empresa sem uma equipe treinada. Mais do que entregar ferramentas, é preciso treinar a equipe. Muitas vezes, as empresas economizam na capacitação, mas acabam tendo mais custos com erros e refações.

Invista na capacitação da sua equipe, tanto com treinamentos trazidos de fora da empresa quanto em workshops internos nos quais os profissionais mais experientes podem dar sua contribuição para os juniores.

Confira: Vantagens do crm na nuvem: produtividade e lucratividade

1. Crie a cultura das lições aprendidas

Outra maneira de como aumentar a produtividade da empresa é manter uma forma de registro dos erros e falhas mais comuns no processo produtivo.

Ao arquivar informações, é possível evitar retrabalho, pois as pessoas podem acessar os dados e prevenir erros já conhecidos, tornando os procedimentos internos mais conscientes e assertivos.

2. Melhore a comunicação interna

Outro ponto que pode tornar o fluxo de trabalho falho é a falta de comunicação entre as pessoas, sobretudo entre líderes e liderados.

É fundamental que a empresa invista em canais de comunicação (intranet, e-mail corporativo, murais de recado, rádio online, TV corporativa etc.), mas também que tenha um planejamento de comunicação para que as mensagens e informações sejam disseminadas a todos e para que o diálogo faça parte da cultura interna.

Leve em conta que existem poucas formas mais efetivas de como aumentar a produtividade no trabalho do que fortalecer a comunicação interna e o trabalho colaborativo.

3. Monte planos de ação

Muitas vezes o retrabalho ou a lentidão na produção acontecem por falta de direcionamento.

Além de ter treinamento e ferramentas tecnológicas para realizar suas atividades, as pessoas precisam ter direcionamentos, precisam seguir planos de ação que lhes mostrem o que precisa ser feito, como, por quem, quando, em qual prazo precisa ser entregue etc.

Um plano de ação é, portanto, o desenho do passo a passo para que um determinado trabalho seja entregue. É uma subdivisão dentro do fluxo de trabalho e é focado em um único projeto. Ele pode fazer toda a diferença na produtividade no trabalho e também para evitar retrabalho.

---

Para aumentar a produtividade da empresa é necessário descobrir onde o trabalho está a ser mal feito. Outras medidas importantes seriam:

1. Investir em formação

Se investir na formação dos colaboradores estará a apostar no melhoramento do trabalho destes, e consequentemente da produtividade no trabalho e qualidade da sua empresa.

2. Criar um bom ambiente de trabalho

Para se fazer um trabalho eficiente é preciso ter condições de trabalho e um meio propício para isso.

É necessário investir na qualidade dos equipamentos, manter um espaço de trabalho limpo, seguro e organizado, e, por fim, criar um ambiente de amizade e confiança entre todos os colaboradores da empresa.

3. Interagir com clientes

Não faltam no mercado empresas que prestem o mesmo serviço.

A sua deve distinguir-se pela rapidez de atendimento (como responder a um simples e-mail) e por estabelecer uma boa relação com o cliente, que o faça querer voltar a usar os seus serviços e passar a palavra sobre a qualidade dos mesmos.

Pode criar newsletters e enviar dicas mensais úteis aos clientes da empresa e a base de dados de possíveis clientes.

4. Manter canais de comunicação internos

Não é só com os clientes que deve manter canais de comunicação. Também é preciso saber o que se passa com os colaboradores da empresa e comunicar com estes. Não ser apreciado é a razão número 1 da demissão dos trabalhadores.

5. Estimular colaboradores

Esqueça “O Príncipe” de Maquiavel. Se for um patrão ameaçador e odiado, o seu trabalhador (aquele que afinal traz a produtividade no trabalho) não terá problemas em demitir-se ou fazer um mau trabalho, ele não ganha nada com isso.

Se procurar estimular e recompensar os colaboradores pelo seu trabalho, estes suarão a camisola e produzirão mais para a sua empresa.

6. Repensar estratégias

Pode ser necessário repensar os métodos de trabalho aplicados na empresa para aumentar a motivação e a produtividade.

Os melhoramentos podem passar por trabalhar a partir de casa em determinados dias, quando o trabalho o justificar, envolver os trabalhadores na definição de estratégias da empresa ou organizar o trabalho segundo a gestão de objetivos pessoais.

A importância das pausas na Produtividade no Trabalho

No estudo do Grupo Draugiem, o principal achado foi que as pessoas mais produtivas eram ótimas em fazer pausas.

Você precisa fazer estas pausas religiosamente. Você precisa usá-las bem, não apenas sentar lá verificando Facebook

Aqui está o que eu recomendo que você faça em seus intervalos:

1. Ir para uma caminhada, isso relaxa e o torna mais criativo;
2. Faça pequenos lanches, eles são importantes para manter seu corpo em boa forma;
3. Ir conversar com um colega de trabalho, os amigos no trabalho são uma grande parte de sua felicidade no trabalho;
4. Meditar. O poder da meditação é enorme, e você realmente não precisa de muito tempo para ver os efeitos;
5. Vá buscar um copo de água. Muitas pessoas esquecem de ficar hidratadas no trabalho;

A Rotina Noturna

Há algumas coisas importantes que você pode fazer à noite que irão ajudá-lo a configurar seu corpo para o dia seguinte.

O sono é muito importante para sua produtividade no trabalho, então você precisa ter certeza de que está fazendo tudo o que pode para ter um bom sono e ter um bom começo na manhã no dia seguinte.

Aqui estão quatro coisas que você deve fazer à noite para se certificar de que você está otimizando sua rotina noturna.

1. Reveja seu dia
Tome alguns minutos para pensar em seu dia e se você puder, lista três coisas que você está orgulhoso de realizar nesse dia. Podem ser pequenas coisas, mas essa reflexão aumentará sua felicidade e gratidão.

2. Definir metas para o próximo dia
Você será capaz de obter uma vantagem em seu dia se,na noite anterior, você já planejar duas ou três coisas que você gostaria de realizar. Anotá-los e verificá-los quando você acordar.

3. Otimizar para o seu melhor sono
O sono é tão importante para a sua saúde e produtividade no trabalho, você deve fazer tudo o que puder para ter o melhor sono possível.

Isso significa que não deve verificar o seu telefone antes de dormir, não assistir à TV antes de dormir, fazer o seu quarto o mais escuro possível, etc. Faça tudo o que puder para ter certeza de que você terá um bom sono.

Resumindo:

• Acorde sem verificar os e-mails ou o Facebook;
• Tenha uma boa rotina de manhã: coma um café da manhã saudável, faça exercícios, medite;
• Trabalho em sprints, trabalhando em apenas uma coisa de cada vez;
• Faça pausas freqüentes no trabalho e use-as sabiamente;
• Não trabalhe horas extras ou tente fazer várias tarefas, simplesmente não funciona;
• À noite, reveja o seu dia e faça o seu melhor para ter uma boa noite de sono;
• Construa essas rotinas como hábitos.

Você pode utilizar a tecnologia para ajudar a criar rotinas de produtividade no trabalho, criando equipes mais engajadas e gerando melhores resultados, trazendo mais lucro para o seu negócio.

Nós da RHbot possuímos as ferramentas e a experiência de já ter ajudado mais de 200 empresas no Brasil e no exterior com Produtividade no Trabalho, e podemos ajudar sua empresa também neste processo!