Como A Metodologia 5s Pode Revolucionar a Sua Gestão Empresarial17 min read

Há diversas formas de informações e oportunidades chegando a todo momento. O 5S orienta para o bom proveito e convívio com as novidades: como observar, avaliar e tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa, cidadão e profissional.

A metodologia 5S tem sido desenvolvida de forma eficaz e participativa nas empresas através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos. Além disso, é uma ferramenta baseada em ideias simples e que podem trazer grandes benefícios para as empresas.

O conceito de 5S possui como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do programa.

São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina. Estes conceitos serão analisados separadamente posteriormente neste artigo.

No Brasil, o 5S passou a ser adotado a partir da década de 1970, em grandes empresas tais como. Na década de 1990, foi a vez dos órgãos públicos desvendarem a importância da ferramenta para a melhoria contínua do trabalho e do relacionamento entre seus usuários.

Com isso, a convivência com os cinco sensos apresentados acima leva os indivíduos a compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há cobranças.

Por isso, os programas de qualidade têm auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança cultural, a fim de se obter a vantagem competitiva necessária que será colhida a curto, médio e longo prazo.

A filosofia 5s

A filosofia 5S é mais do que apenas limpar e organizar o ambiente de trabalho, é uma filosofia e como tal pressupõe uma mudança comportamental profunda nas pessoas que trabalham na organização, é uma nova forma de pensar e agir, com essas mudanças o ambiente organizacional torna-se melhor.

Além disso, A filosofia 5S teve sua origem no Japão e mais tarde foi também implantada em empresas brasileiras, tem como objetivos melhorar o modo de execução das atividades diárias da organização para manter o ambiente limpo, organizado e melhorar a disposição dos materiais de modo que traga a esta agilidade na produção e um menor desperdício.

A implantação desta filosofia gerou grandes dificuldades em função de haver a necessidade da quebra de paradigmas onde muitas pessoas têm resistência diante de mudanças.

Esta resistência está ligada, principalmente, em relação ao medo do novo. Toda mudança gera um certo desconforto, porém, não se pode deixar que este desconforto não permita o desenvolvimento da empresa e o crescimento das pessoas.

Além disso, o 5S pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado na rotina, contribuindo para a conquista da qualidade total e tendo como vantagem o fato de provocar mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos.

Antes do lançamento do programa 5S devem ser elaborados formulários para avaliação de cada etapa do programa. Através desses formulários poderemos visualizar se todas as etapas estão sendo cumpridas e onde há falhas.

Cada área onde será implantado o 5S deve ter um diagnóstico inicial, inclusive com registro fotográfico ou filmagem das áreas para comparação do antes e depois do 5S.

Feito o diagnóstico, deve ser escolhida uma data para o “Dia da Grande Limpeza”, marco inicial para a implantação do 5S. Definida a data devem ser providenciados os seguintes itens: Áreas para descarte de materiais provenientes do Seiri; Equipamentos de limpeza, proteção individual, transporte e descarte.

O dia do lançamento do 5S deve ser um dia festivo, com eventos tais como: café da manhã ou almoço de confraternização, gincana, palestra, apresentação de grupos culturais, etc.

O dia seguinte ao dia do lançamento do 5S é um dia propício para a primeira de uma série de avaliações que deverão ser realizadas visando sempre a melhora contínua do ambiente de trabalho

Quais são os 5s

Os 5S da qualidade são um conjunto de ferramentas utilizadas por uma empresa para se promover a qualidade. Nascido no Japão, o 5S começou a ser implantado nas empresas no início da década de 1950, após o fim da Segunda Guerra Mundial.

Nessa época, as indústrias japonesas ficaram arrasadas e passaram a usar essa ferramenta para evitar desperdícios (luxo que eles não poderiam ter devido à escassez de matéria-prima), a quebra de equipamentos e maquinários e reestruturar sua economia como um todo.

Com isso, a a ferramenta 5S age através da educação dos membros da organização. Sua implantação, se feita corretamente, acarreta uma profunda mudança de comportamento das pessoas que trabalham na empresa. E, portanto, observa-se abaixo a conceituação dos 5s deste programa.

1) SEIRI – Senso de Utilização

Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos, dados, etc. com equilíbrio e bom senso. Onde é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo considerado dispensável para realização das atividades.

Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados através de:

Ganho de espaço; Facilidade de limpeza e manutenção; Melhor controle dos estoques; Redução de custos; Preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S.

2) SEITON – Senso de Organização

O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente.

Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. Podemos identificar como resultados do senso de organização:

Economia de tempo; Facilidade na localização das ferramentas; Redução de pontos inseguros.

3) SEISO – Senso de Limpeza

A tradução para a palavra Seiketsu é limpeza. Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao ambiente.

Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, estantes, etc. O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito.

A aplicação do senso de limpeza traz como resultado:

Ambiente saudável e agradável; Redução da possibilidade de acidentes; Melhor conservação de ferramentas e equipamentos; Melhoria no relacionamento interpessoal.

4) SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde

O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, etc.

Como abrange também o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho, etc. afim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc.

Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (seleção, ordenação e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito:

Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas; Equilíbrio físico e mental; Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc); Melhoria nas condições de segurança.

5) SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina

A última parte do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores. Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo.

Esta etapa estará sendo de fato executada quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito mesmo quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento.

Diante de um ambiente autodisciplinado acerca dos princípios 5S é possível que se tenha:

Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho; Trabalho diário agradável; Melhoria nas relações humanas; Valorização do ser humano; Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos.

Benefícios do 5s

Antes de ser possível analisar os benefícios do 5s, é preciso, também, observar as desvantagens desta ferramenta.

Com isso, iniciando pelas desvantagens da ferramenta 5s e, a partir dos relatos de que muitas empresas não conseguem implementar o programa de forma correta e com o sucesso necessário, é preciso analisar os motivos desta falha.

Desvantagens:

E, primeiramente, um dos principais motivos e a principal desvantagem evidenciada ao longo dos anos é o descrédito dos colaboradores quando o assunto é a busca sistemática pela qualidade.

E, com a utilização e implementação do programa 5s, a equipe de trabalho deve enxergar a metodologia como um recurso intangível capaz de prover melhorias significativas nos resultados da organização, porque se no primeiro “S” os colaboradores não se comprometerem em eliminar tudo que é desnecessário, logo o ambiente ficará carregado de problemas, nos quais afetarão diretamente a eficiência na execução dos processos.

Portanto, é possível analisar 2 dicas que poderão ser úteis durante este processo:

Comprometa sua equipe com o 5S, principalmente se você possui uma função de liderança na sua empresa. As pessoas precisam enxergar os benefícios do programa já que, como é comum, algumas pessoas somente começam a acreditar quando tudo já está correndo com sucesso.

E, além disso, é importante escolher uma pessoa com o perfil ideal para coordenar todo o programa 5S.

Essencialmente, um colaborador com a área de trabalho de seu computador e a sua mesa toda organizada pode ser um sinal de que é bem organizado e focado no bem estar do seu ambiente de trabalho, ou seja, se o gerente e organizador do programa for desorganizado e não possuir um senso de disciplina, o programa, com certeza, não irá ter sucesso e não irá funcionar da perfeita maneira como é programado.

Vantagens e Benefícios:

E, com isso, agora seguirá a análise das vantagens e dos benefícios dos 5s.

A principal vantagem é a cultura de disciplina adquirida com a implementação do 5S.

O chamado “senso de disciplina” gerado através do programa, apesar de intangível, é possível registrá-lo e, isso se dá porque um dos criadores do programa 5s, Hiroyuki Hirano, recomenda que o ambiente de trabalho seja fotografado antes e depois da implementação do programa.

Esta circunstância é explicada porque com a fotografia é bem provável que os colaboradores e participantes se impressionem com os resultados físicos, mas sem dúvida os resultados não físicos, como produtividade, eficiência e satisfação dos colaboradores internos serão mais surpreendentes.

Mostrando que, apesar de alguns programas não serem implementados com o sucesso esperado, seu alcance de empresas bem-sucedidas e funcionando com a ajuda dos 5s, se dá porque através da evidencia palpável de que está dando certo, os colaboradores começam a se interesse e se motivar para conseguir mais, criando um resultado melhor e mais sucesso para a empresa.

Importância do 5s

É simples perceber a importância do 5S. Não há uma só empresa, independente do segmento, que não precise se organizar de modo a facilitar a rotina da companhia e tornar suas ações cada vez mais produtivas.

Toda a lógica do modelo de organização 5S torna as coisas mais simples de serem encontradas, utilizadas e devolvidas para o lugar devido. O resultado é imediato, o tempo de trabalho passa a ser mais proveitoso quando se sabe exatamente onde ir para conseguir o material necessário.

Além disso, o 5S também é importante para o engajamento dos colaboradores enquanto equipe, uma vez que, ambientes limpos e organizados dependem da participação de todo o grupo para se manterem desta forma.

O trabalho em equipe colabora não somente na convivência entre pessoas, mas também otimiza o trabalho individual de cada funcionário.

As consequências de todo esse processo influenciam em uma melhoria na entrega de resultados, colaboradores menos estressados e, por conseguinte, mais saudáveis.

Entender a importância do 5S para as empresas é simples, mas gerar resultados com isso pode não ser tão trivial.

Sua aplicação na rotina dos colaboradores envolve mudanças de atitudes e de postura de todos os níveis para que seja de fato efetiva, e como parte do conhecimento oriental, envolve também muita disciplina.

Com isso, cada vez mais as empresas buscam meios para se tornarem referência em qualidade e alcançar uma determinada estabilidade no mercado, para isso utilizam pessoas em suas atividades, mudam seus conceitos e alteram seus métodos gerenciais.

Para que isso aconteça existem diversas ferramentas que podem ser aplicadas no dia a dia de uma empresa que compõe o Sistema de Qualidade.

Entende-se por qualidade total, todas aquelas dimensões que afetam a satisfação das necessidades das pessoas, e, portanto, a sobrevivência das organizações.

Assim sendo, o aprimoramento da qualidade deve ser buscado de forma contínua, sistemática e principalmente planejada. Mas, apesar disso, em todas as empresas é necessário um ambiente harmonioso entre os indivíduos, para que venham a produzir melhor, assim obtendo resultados com qualidade.

São as pessoas que mantêm uma organização em pleno funcionamento – produzindo, vendendo, servindo ao cliente, tomando decisões, liderando, se comunicando, supervisionando, gerenciando e dirigindo os negócios da empresa.

Entretanto, é indispensável contar com a colaboração de todos, para que as mudanças esperadas sejam alcançadas.

Portanto, a principal importância dos 5s é guiar os colaboradores sobre como analisar, avaliar e tomar decisões adequadas para o desenvolvimento e crescimento como pessoa e profissional.

Com o programa implantado dentro da empresa teremos a capacidade de tirar o bom proveito de todas as coisas.

Com o convívio destes sensos, os colaboradores compreendem melhor o seu papel dentro da empresa, e torna-os parte dos resultados alcançados, traz a consciência de ser disciplinado mesmo quando não tem cobranças.

Como aplicar o 5s

A aplicação da metodologia 5S, por sua própria natureza, permite que, com o passar do tempo, os processos se tornem mais organizados e sistematizados, facilitando as operações, reduzindo perdas de material e otimizando o tempo empregado nas tarefas.

E é claro que a maior organização e o melhor aproveitamento do tempo têm um impacto positivo sobre a produtividade dos funcionários, com a segurança no local de trabalho aumentando, assim como as chances de produtos e processos se adequarem aos padrões de qualidade.

Outros benefícios são vistos pela menor necessidade de controle, assim como pelo aumento da previsibilidade das operações e da confiabilidade dos processos.

Da forma como é apresentada, a metodologia 5S já vem praticamente com seu roteiro de aplicação pronto, uma vez que cada um dos conceitos remete a uma etapa de implantação do projeto.

Assim, para possibilitar a aplicação adequada da metodologia 5S na sua empresa, é possível observar um simples passo a passo abaixo.

Criação da comissão:

Neste momento, é necessário escolher alguns funcionários para a comissão de implantação da metodologia 5S, oferecendo capacitação e mostrando a eles a importância do novo sistema para a condução dos negócios da empresa.

Avaliação de pontos críticos:

A primeira tarefa da comissão deve ser listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos preceitos da metodologia 5S, criando uma análise crítica do dia a dia para descobrir os pontos que precisam de mais atenção.

Implantação de sensos:

Neste momento, os sensos devem ser efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados. Um senso leva ao próximo, seguindo um roteiro coeso. Nesse momento, todos os funcionários precisam estar envolvidos, não mais somente a comissão de implantação.

Adoção de avaliações:

Após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado dentro da empresa.

É preciso estabelecer um mecanismo de avaliação que permita que o funcionário faça uma pequena reflexão sobre seus hábitos, de forma a manter a nova cultura e o novo padrão sempre presentes no dia a dia.

Portanto, a metodologia 5S, se compreendida corretamente por toda a empresa como uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho e de vida mais produtivo e organizado, pode ajudar uma empresa a avançar vários passos em direção à qualidade total.

Exemplo de 5s nas grandes empresas

Conforme a boa utilização e os bons resultados diante da implementação da ferramenta 5s, é possível observar diversas grandes empresas se empenhando para utilizar deste mesmo mecanismo visando maior crescimento e um melhor ambiente e melhores resultados.

• Coca-Cola

Seis meses após o seu início, os resultados da iniciativa vêm obtendo expressivos ganhos, contribuindo para que o número de reclamações na unidade fabril diminuísse em cerca de 70%.

De acordo com a supervisora de Qualidade da Coca-Cola FEMSA Brasil, sobre o programa 5s, “É bom em todos os sentidos, pois o processo melhora a qualidade do serviço realizado e, consequentemente, prestado aos nossos clientes e consumidores, ficamos com uma estrutura de trabalho mais organizada.

Além disso, os riscos de segurança no trabalho diminuíram e a mobilidade das pessoas aumentou”. Além disso, também destacou: “O programa permite moldar, com organização, o trabalho de cada pessoa.

É apenas o começo, mas, quando pensamos nos frutos que podemos colher, sem dúvida a parceria só tende a crescer”.

• Univale

A Univale implementou o Programa 5S na empresa. Segundo o Coordenador do Programa 5S na empresa, “Temos muitos exemplos dentro da empresa de pessoas que incorporaram os 5S à sua rotina de trabalho e a seus setores por iniciativa própria.

Isso muito me orgulha e mostra que precisamos mudar internamente a nós mesmos, nossa cultura”, comenta.

“Mais importante que implantar os Sensos nos setores é plantar a semente para que a cultura do 5S se desenvolva dentro das pessoas, para que cada um se torne gerente de si mesmo”.

• Gusa Nordeste

Após a implantação do Programa 5S na Gusa Nordeste, é visível a mudança em todos os setores, porém, para conseguir essa meta, é preciso muito mais que implantar um programa; é preciso manter sempre a chama acesa. Isso se chama implementar, ou seja, manter.

Segundo o diretor da empresa, “Manter sempre o ambiente de trabalho limpo e organizado proporcionando Segurança e Melhorar a Qualidade do Produto, Meio Ambiente e Qualidade de vida dos colaboradores, visando sempre atender a satisfação e necessidades dos clientes através da Melhoria Contínua dos Produtos Fabricados”.

Segundo, ainda o diretor, o Programa 5S é fundamental para a empresa proporcionar um ambiente de trabalha organizado e seguro para seus colaboradores, contribuindo também para a eficiência dos processos produtivos e administrativos.