A Comunicação Organizacional é um processo importantíssimo para manter a empresa em harmonia e seus colaboradores engajados e satisfeitos no trabalho.
A importância da Comunicação Organizacional
Comunicação nas organizações é uma das formas mais eficazes da corporação para sobreviver e prosperar no mercado competitivo atual.
Essa ferramenta estabelece um relacionamento entre a empresa e os funcionários, permitindo que eles acompanhem as suas principais ações e verifiquem o impacto de suas tarefas no alcance dos resultados traçados.
Com isso, os colaboradores ficam mais motivados a contribuir para o sucesso da companhia.
Para se ter uma ideia do quanto a comunicação é importante no cenário empresarial, mesmo quando os funcionários demonstram o interesse em cumprir suas tarefas, se não estiverem bem informados sobre os objetivos da companhia, a vontade de dar o máximo de si é reduzida.
Quando utilizada adequadamente, essa ferramenta faz com que os colaboradores queiram “vestir a camisa” da companhia, porque sentem-se partes importantes do processo.
A implementação de uma comunicação interna eficaz permite a interação e integração de todo o universo corporativo.
Entre seus objetivos estão informar os funcionários sobre a empresa e ambiente de trabalho, valorizar a participação de todos os colaboradores no andamento dos negócios, além de facilitar o relacionamento interpessoal.
Além disso, a sua prática também é excelente na constituição da imagem passada pela empresa que é propagada pelos colaboradores fora do expediente de trabalho.
Elaborar boas estratégias de comunicação organizacional faz com que os colaboradores tenham uma nova perspectiva da empresa na qual trabalham e não considerem conceitos externos. Dessa forma, eles se tornam verdadeiros embaixadores da empresa em que trabalham.
A comunicação nas organizações deve ser uma ferramenta de administração estratégica nos mais variados níveis hierárquicos para atingir o sucesso da organização.
Nessa perspectiva, a sua prática não é responsabilidade de um departamento específico, mas sim de todos que os compõem a empresa, desde gestores a subordinados. Somente dessa forma, pode-se evitar ruídos e conflitos que atrapalhem o bom relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho.
No mercado atual, oferecer produtos e serviços com qualidade é uma obrigação das empresas. Seu diferencial está em valorizar o capital humano por meio de uma comunicação desenvolvida para os colaboradores.
Assim, compreender a importância de praticar esse processo constitui um desafio para as empresas.
Mudanças provocadas pela prática da comunicação nas organizações
Uma comunicação eficaz no mundo organizacional pode ser entendida como aquela que transforma e muda a atitude das pessoas. Se a comunicação apenas mudar suas ideias, mas não provocar nenhuma atitude, então a ela não atingiu seu objetivo.
Obter êxito nesse processo significa ter colaboradores mais criativos, flexíveis, trabalhando melhor em equipe, proativos e com engajamento muito maior para entregar sempre o melhor trabalho possível.
Para isso, o conteúdo deve ser efetivamente aprendido para que as pessoas utilizem aquilo que foi propagado.
As empresas precisam trabalhar o desenvolvimento de uma cultura baseada no diálogo e troca de ideias, impressões e sentimentos para manter um bom funcionamento organizacional.
Dessa forma, as pessoas conhecem melhor os objetivos da empresa em que trabalham, ficando sempre motivadas e confiantes sobre sua participação em cada conquista, além de mais à vontade para opinar sobre decisões.
É importante que os colaboradores estejam alinhados quanto aos objetivos a serem alcançados, até mesmo no dia a dia, compreendendo quais são os valores, crenças e regras de conduta da empresa.
Como empregar a Comunicação nas Organizações
Considerando que o processo de comunicação somente é bem-sucedido quando o destinatário recebe, compreende e interpreta a mensagem, considerar as características do público-alvo é essencial para o sucesso dessa ferramenta.
Nesse sentido, o processo de comunicação deve ter como foco o perfil dos colaboradores da organização em questão.
Cada pessoa tem sua própria construção de significados, sendo influenciada por toda carga cultural adquirida durante a vida. Ou seja, os indivíduos não são iguais, portanto pensam e agem de forma diferente!
O entusiasmo pode variar de pessoa para pessoa, uma vez que é um processo interno. Entretanto, a motivação sofre influência do meio externo, o que inclui a forma como a empresa se comunica e se relaciona com o funcionário.
O inverso também ocorre: o comportamento humano dentro da organização varia de acordo com a experiência pessoal de cada trabalhador, e a comunicação deve se adaptar e levar em conta essas diferenças individuais.
Assim, a estratégia de comunicação precisa considerar os pontos em comuns dos colaboradores para que proporcione resultados positivos.
A forma de se expressar, a escolha das palavras, o tom da voz ou o meio utilizado na comunicação são alguns dos recursos que devem ser considerados durante a prática da comunicação, uma vez que influenciam na forma como o receptor interpretará a mensagem recebida.
Gestão e Comunicação
Como mencionei acima, a prática da comunicação deve fazer parte das tarefas de todos os níveis hierárquicos. Como intermediários entre os interesses da empresa e dos funcionários, os gestores precisam desenvolver essa habilidade para exercer sua função adequadamente.
Essa ferramenta ajuda a construir um relacionamento melhor com sua equipe, em que há mais entendimento com relação as atividades delegadas.
Todas as decisões gestacionais devem envolver uma comunicação objetiva e precisa, até aquelas mais cotidianas.
Para citar um exemplo, no ambiente organizacional, qualquer tipo de comunicação mal feita — e-mails mal escritos, memorandos com erros, telefones que não funcionam, informações confusas ou qualquer outro ruído na comunicação — pode atrapalhar o processo de disseminação da linguagem corporativa.
Por isso, a comunicação assertiva é um cuidado que deve ser tomado pelos gestores para manter sua equipe sempre informada e motivada.
O feedback é uma ferramenta de suma importância para a eficácia do processo de comunicação nas organizações e também uma das tarefas dos gestores.
Esse retorno permite acompanhar como a mensagem foi recebida pelos colaboradores, certificando-se que ela cumpriu o objetivo e, de fato, gerou a atitude esperada.
Caso isso não ocorra, a mensagem deverá ser transmitida novamente, dessa vez, da forma mais apropriada às características da equipe em questão. Procure entender quais são as dúvidas a fim de esclarecê-las e melhorar cada vez mais a comunicação existente entre você e seu receptor.
Além desses recursos, outras atitudes são fundamentais para os gestores colocar em prática a comunicação organizacional e contribuírem com o estabelecimento de um ótimo relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho.
- Quando for chamar a atenção de alguém, faça de forma reservada e justifique o motivo, descrevendo o ocorrido;
- Peça desculpas sempre que necessário. Isso não demonstra fraqueza, mas respeito;
- Caso receba alguma informação que não procede, não cause nenhum tipo de constrangimento para esclarecê-la;
- Se o clima esquentar por algum motivo, alivie a tensão sem elevar o tom de voz e faça o possível para que o clima desagradável seja dissolvido rapidamente.
Lembre-se: a comunicação, quando realizada de forma efetiva, favorece o envolvimento do colaborador com os princípios da empresa, reforçando seus valores frente aos parceiros. Além disso, ela é uma ferramenta que promove a sinergia para alcançar os resultados almejados.
Tipos de Comunicação Organizacional nas Empresas
A Comunicação Organizacional normalmente é uma área de atuação do profissional de Relações Públicas, mas atualmente vem contando também com a presença de jornalistas (Jornalismo institucional ou corporativo) e publicitários.
Segundo a filosofia de KUNSCH, a Comunicação Organizacional é formada por alguns tipos de comunicação que incorpora uma organização, os quais são: Comunicação Administrativa, Comunicação Interna, Comunicação Institucional e Comunicação Mercadológica.
- Comunicação Institucional
Tem o objetivo de elaborar uma boa imagem da empresa diante dos investidores, clientes, o mercado e a sociedade. Utiliza através de ferramentas de estratégia das relações públicas a criação de uma imagem e identidade na organização.
- Comunicação Mercadológica
Tem como propósito melhorar a imagem dos produtos ou serviços da empresa. As principais ferramentas utilizadas nesse processo são o Marketing e venda: SAC, vendas diretas e indiretas, publicidade, promoções de venda, etc.
- Comunicação Administrativa
Esse tipo de comunicação tem como finalidade repassar os dados obtidos na esfera administrativa para os demais setores, os quais precisam de tais dados para desenvolvimento e análise do processo. Kunsch interpreta a comunicação Administrativa da seguinte forma:
“Administrar uma organização consiste em planejar, coordenar, dirigir e controlar seus recursos de maneira que se obtenham alta produtividade, baixo custo e maior lucro ou resultados, por meio da aplicação de um conjunto de métodos e técnicas.
Isso pressupõe um contínuo processo de comunicação para alcançar tais objetivos. E o que organiza o fluxo de informações, que permitirão à organização sobreviver, progredir e manter-se dentro da concepção de sistema aberto.” (KUNSCH, Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada, 2003, p. 152).
- Comunicação Interna
Trata-se de âmbito planeja, onde busca possibilizar a relação entre colaboradores e organização. É empregado para esse tipo de processo o ‘endomarketing'[[1]]. Busca por fim otimizar essa comunicação interna da organização afim de facilitar o avanço da organização.
Existem diversas denominações para os públicos estratégicos, dentre as quais destaca-se a defendida por Donaldson e Lorsch (1983 apud HITT, 2003, p. 28) que os classificam em três grandes grupos:
- Stakeholders no mercado de capitais – acionistas e principais fontes de capital;
- Stakeholders no mercado do produto – clientes primários, fornecedores, comunidades anfitriãs e sindicatos; e
- Stakeholders no setor organizacional – empregados, gerentes e não gerentes.
A comunicação organizacional no ponto de vista da abrangência, pode ser intra-organizacional ou extra-organizacional. A comunicação Intra-Organizacional é o sistema de comunicação a nível interno da organização, ou seja, é a comunicação que acontece dentro da organização.
A comunicação Intra-Organizacional por sua vez, também pode ser formal ou informal:
- Comunicação Formal é a comunicação endereçada através dos canais de comunicação existentes no organograma da empresa; é derivada da alta administração. A mensagem é transmitida e recebida dentro dos canais formalmente estabelecidos pela empresa na sua estrutura organizacional. É basicamente a comunicação veiculada pela estrutura formal da empresa, sendo quase toda feita por escrito e devidamente documentada através de correspondências ou formulários.
- Já a comunicação informal, é aquela desenvolvida espontaneamente através da estrutura informal e fora dos canais de comunicação estabelecidos pelo organograma, “sendo todo tipo de relação social entre os colaboradores. É a forma dos funcionários obterem mais informações, através dos conhecidos ‘fofocas e rumores ou especulações.
A comunicação Extra-Organizacional é comunicação que acontece entre duas ou mais organizações.
Vantagens e Desvantagens da Comunicação Formal
As vantagens de uma comunicação formal dentro da comunicação organizacional é que ela é estabelecida através de um diálogo dentro da empresa com o seu público interno e externo.
Além disso, os processos da empresa são pré-definidos e padronizados, gerando confiança aos discursos gerenciais e manipulando o comportamento dos colaboradores da empresa.
As desvantagens de uma comunicação formal dentro da comunicação organizacional são ocorridas através da burocratização, do excesso de formalidade da informação dentro do departamento da organização, do pouco trabalho e interação entre as equipes.
Diante disso tudo é possível identificar falhas na comunicação através das dificuldades em transmitir as mensagens para os diferentes níveis de funcionário, o que acaba gerando conflito.
Vantagens e Desvantagens da Comunicação Informal
As vantagens de uma Comunicação Informal dentro da comunicação organizacional provêm da agilidade na transmissão das informações, da motivação e interação das pessoas da organização, da redução da sobrecarga de comunicações dos gestores.
As desvantagens de uma Comunicação Informal dentro da comunicação organizacional são dificultadas com a geração de rumores e fofocas dentro da organização.
Com isso as consequências serão os atritos entre as pessoas provocando desconhecimento da realidade organizacional pelos gestores, o que dificulta no controle e equilíbrio do clima organizacional.
Tanto a Comunicação Forma quando a Informa são úteis dentro de uma organização. Elas ajudam atingir objetivos específicos, contribuindo no aumento da socialização entre os colaboradores
Comunicação nas organizações: conceitos, teorias e técnicas!
Comunicação Organizacional é o tipo ou processo de comunicação que ocorre no contexto de uma organização, seja esta pública ou privada.
Fazem parte da Comunicação Organizacional o conhecimento e o estudo dos grupos de interesse de uma instituição (públicos), o planejamento de práticas de comunicação nos âmbitos interno (comunicação interna) e externo (comunicação externa), aí compreendidos a escolha e os usos de médias empregadas, sua implementação e sua contínua avaliação.
Atualmente os estudos sobre a Comunicação Organizacional se ampliam e tendem a levar cada vez mais em conta aspectos político-econômicos das instituições, sua inserção em contextos micro e macrossociais, a existência de novas tecnologias de comunicação e as novas configurações das relações com os públicos.
Diversas disciplinas contribuem para tais estudos, como a Antropologia (cultura organizacional), a Sociologia (revisão dos conceitos de público, estudos das redes sociais e teorias das ações coletivas), a Filosofia (ética, estudo dos conceitos e das lógicas dos discursos e práticas institucionais) e a Administração (estudos das organizações, gestão estratégica).
O processo de comunicação dentro de uma organização tem papel fundamental e é um dos fatores que poderá fazer com que a equipe cresça ou não, pois a comunicação é a maneira como as informações podem ser passadas ou não.
Esse processo tem dois pressupostos: O primeiro é que se a informação é boa, automaticamente ela deverá ser disseminada pela equipe. O segundo é que se for ruim, poderá criar falsos mitos.
Fazer essa comunicação fluir tem sido um grande desafio para os gestores, pois eles muitas vezes não sabem como controlar e nem como disseminar essas informações, por isso mesmo acabam por utilizar ferramentas que podem militar esse tipo de informação.
Por isso mesmo, é importante saber usar as ferramentas que se têm.
O bom gestor terá sempre inúmeras ferramentas, e ele deve sempre buscar mais, porém algumas são ferramentas padrões. A utilização ou não dessas ferramentas pode variar de acordo com fatores internos ou externos.
Por isso mesmo, é importante se atentar a esses fatores, é preciso ter sempre sensibilidade. E nós listaremos as ferramentas mais comuns para fazer a comunicação ser melhor nas organizações. Veja abaixo:
- Jornal mural: veículo de informação corporativa dirigido ao público interno da empresa. Os temas estão ligados aos negócios da empresa, recursos humanos, saúde, responsabilidade social, cultura, lazer e entretenimento.
- Boletim: publicação com conteúdo dirigido aos públicos interno e externo (clientes, fornecedores, governo, imprensa etc).
- TV corporativa: canal que transmite mensagens corporativas por meio da transmissão ao vivo via satélite para todos os colaboradores. O objetivo é oferecer uma comunicação mais ágil, moderna e integrada.
- Intranet: canal da web voltado para o relacionamento, disseminação de mensagens corporativas e realização de atividades operacionais com o público interno da empresa.
- Jornal institucional: publicação com conteúdo informativo e de entretenimento dirigida a colaboradores e público externo.
- Blog: o canal oferece a seu público informações segmentadas e diferenciadas, num contexto de comunicação informal.
- Portal corporativo: plataforma institucional e digital unificada de relacionamento com o colaborador. Assim como a intranet, facilita as atividades operacionais e administrativas dos departamentos.
- Newsletter: boletim informativo voltado aos diferentes públicos da organização com periodicidade regular.
Comunicação interna nas empresas
Os primeiros registros da comunicação são datados de 8 mil anos a.C. Isso prova como ela é indispensável para a sobrevivência e evolução da raça humana. Para os negócios não é muito diferente, sendo fator de conquista (ou fracasso) para qualquer empresa — independentemente de seu tamanho, segmento de atuação e faturamento.
Podemos dizer que a comunicação interna é a troca de informações dentro do ambiente corporativo, que pode acontecer de modo vertical (entre chefes e subordinados) e horizontal (entre profissionais do mesmo nível hierárquico).
É de responsabilidade dela, que também é conhecida como Endocomunicação, fazer circular as informações relevantes e autênticas.
Assim, o objetivo da comunicação interna é manter os colaboradores informados sobre as ações, missão, visão e valores da empresa, além da estratégia de atuação no mercado e tudo mais que for considerado relevante.
Tendo em vista o alinhamento da equipe de trabalho e, além de tudo, o engajamento de todos na busca por resultados para os negócios.
Para haver sucesso na comunicação é necessário que a alta cúpula da organização também esteja disposta a ouvir seus colaboradores e a manter um diálogo aberto, possibilitando o feedback constante entre todas as partes interessadas.
Quais os benefícios para o negócio?
Busca informar, alinhar e engajar a equipe de trabalho, tendo em vista a importância do capital humano para o sucesso do negócio. Vejamos alguns dos principais benefícios de um diálogo aberto no interior das organizações:
- Alinhamento da equipe de trabalho
Um dos maiores benefícios da comunicação interna é a possibilidade de alinhar a equipe de trabalho, fazendo com que todo o time olhe para a mesma direção e busque os mesmos objetivos.
- Valorização dos colaboradores
Com uma comunicação clara e objetiva os colaboradores sentem-se mais estimados pela empresa. Com isso, tendem a vestir a camisa do negócio e serem fiéis defensores da marca.
- Aumento da competitividade da empresa
Com colaboradores alinhados e valorizados é comum que fiquem mais engajados na busca pelos objetivos da empresa e, com isso, ela torna-se mais competitiva em relação aos seus concorrentes.
- Evita rumores e boatos
Um diálogo aberto traz mais transparência e, assim, evita possíveis rumores que tendem a surgir naturalmente na relação humana. Desse modo, evita problemas e conflitos internos.
- Melhora o ambiente de trabalho
Também traz melhorias para o clima organizacional, aprimorando as relações interpessoais e impactando de modo positivo a produtividade da empresa, tornando todo o negócio mais rentável.
- Integração de novos colaboradores
Além de tudo, a correta comunicação facilita a integração de novos funcionários. Visto que eles se sentem parte do time de forma rápida.
Quais fatores podem influenciar na comunicação interna?
A qualidade da comunicação depende de muitos fatores, que devem estar devidamente alinhados para promover um diálogo eficaz e que traga resultados reais para a organização. Dentre os principais fatores, podemos destacar:
- Alta cúpula
O esforço de se comunicar de modo eficiente deve se iniciar nos executivos da organização, pois sem eles pouco importa o esforço de consultores e especialistas na área. A alta cúpula deve estar engajada com a busca por um diálogo franco e aberto com a equipe de trabalho.
- Novas tecnologias
É cada vez mais comum o uso de tecnologias que promovem os diálogos dentro das empresas, integrando as mais diversas gerações de trabalho. Novas tecnologias vieram para facilitar a vida de todos os envolvidos, tornar a comunicação mais acessível e definitivamente para ficar.
- Autenticidade
A verdade deve estar sempre em primeiro lugar e você deve evitar promessas que não podem ser cumpridas e que, mais à frente, vão desestimular toda a equipe de trabalho. Não pode haver o problema do falar/fazer: falar uma coisa e fazer outra.
- Cultura organizacional
A cultura de uma empresa corresponde à soma de hábitos, crenças e valores de uma empresa. Ela deve promover a abertura do diálogo de modo horizontal e vertical, objetivando um melhor clima organização e melhores resultados para o empreendimento.
Como você observou ao longo de todo o post, a comunicação interna é uma das ferramentas mais importantes para o sucesso do negócio, sendo indispensável para o alinhamento e engajamento da equipe de trabalho em busca dos objetivos organizacionais.
Infelizmente, algumas empresas ainda fecham seus olhos para a realidade e deixam de investir do diálogo aberto e claro com seus colaboradores. Perdendo competitividade e participação do mercado e, além de tudo, aumentando o número de problemas e conflitos internos.
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