Departamento Pessoal na Prática: Ententa e Tire Todas as Dúvidas Aqui!17 min read

São os especialistas desse setor que se responsabilizam pelo bom quadro de funcionários da empresa, além de fazer com que eles possam trabalhar nas melhores condições.

Eventualmente, serão atitudes como essas que poderão promover rentabilidade para a empresa.

O Departamento Pessoal tende a ser confundido com o setor de Recursos Humanos,  entretanto, são setores bem distintos.

O Departamento Pessoal é responsável pela área burocrática – relativo a legislação Trabalhista e Previdenciária.

É o setor que elabora a folha de pagamento, efetua o registro das carteiras dos funcionários, calcula as guias do INSS e FGTS para pagamento, além de cuidar da parte demissional.

Neste artigo será possível entender como o Departamento funciona, bem como suas principais características e componentes.

O que é Departamento Pessoal?

O departamento pessoal é o segmento integrante da estrutura organizacional de praticamente qualquer empresa de grande porte, responsável por realizar tarefas e atividades específicas.

Esse setor tende a cuidar dos assuntos referentes aos colaboradores – desde a sua contratação –, pagamento de salários, férias, licença médica, transportes, 13° salário, desligamento, organização de horários, dentre outros. Cuidam exclusivamente de números e papeis.

Empresas de pequeno porte, geralmente, não possuem um Departamento Pessoal, já que as atividades podem já ser efetuadas pelo contador da empresa.

• O departamento é responsável por lidar com questões de âmbito burocrático e por fazer cumprir a legislação trabalhista. Dessa forma, é de interesse evitar problemas com processos trabalhistas, e consequentes fiscalizações dos órgãos responsáveis pela fiscalização – como o Ministério de Trabalho e Previdência Social.

O departamento pessoal leva economia às organizações, referentes às suas despesas.

É fundamental que os funcionários do departamento estejam sempre atualizados e informados sobre os tópicos que possam envolver este setor.

Os tópicos podem variar desde processos de admissão e desligamento (mais simples) até mesmo em assuntos mais complexos, fundamentais para a rotina correta do departamento, como por exemplo: Tributação e fiscalização, e legislação de contratos terceirizados.

O departamento pessoal é, em suma, dividido em três setores:

Admissão – Este setor é responsável por procurar pelo profissional adequado no mercado de trabalho, recrutar e selecionar o mesmo, além de cuidar de todo o processo relacionado à integração do indivíduo.

Deve também adequá-lo no seu cargo e respectivas funções, precisando também efetuar o registro de acordo com as conformidades da legislação do trabalho.

Compensação – O setor de compensação de pessoal é incumbido de lidar com os procedimentos burocráticos dos funcionários.

É dado início – desde o momento da integração – ao controle do fluxo de frequência, para o pagamento de salários e benefícios do mesmo, além de pagamento de taxas, contribuições e impostos.

Este setor, em momentos de estabilidade da organização, costuma ser o mais movimentado, pois gera (mensalmente) uma série de indicadores – todos os cálculos dessa área são importantes para evitar prejuízos para a empresa ou descontos indevidos para os funcionários.

Demissão/Desligamento – É responsável por cuidar de todos os processos de desligamentos, rescisão do contrato de trabalho dos funcionários.

O setor deve obter do funcionário a ser desligado todos os motivos que o motivaram ao desligamento – como forma de controle de processos internos. É encarregado também por todos os direitos trabalhistas, junto aos sindicatos e das leis previstas na CLT.  

O setor estende-se na representação da empresa junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicato, Justiça do Trabalho, entre outros), além de cumprir toda a rotina de fiscalização;

Dessa forma, é possível notar de forma clara a importância de um departamento pessoal nas organizações, pelo fato de agilizar os processos burocráticos internos na relação entre empregado e empregador.

Manter a relação de acordo com todas as leis vigentes na CLT é fundamental para direcionar a corporação ao alcance de todas as exigências a ela impostas.

Departamento Pessoal – Funções:

A principal função de um Departamento Pessoal é mostrar para o colaborador que a empresa em que ele desenvolve suas atividades é um local estruturado e organizado.

O departamento deve mostrar a empresa quando um colaborador está se destacando, ou quando precisa de qualquer ajuda ou capacitação profissional.

As divisões por setores dentro de um departamento pessoal, variam conforme o tamanho da empresa. Conforme dito no tópico anterior, os principais setores são:

• Setor de Admissão de Pessoal;
• Setor de Compensação de Pessoal;
• Setor de Desligamento de Pessoal.

O processo de Admissão, por exemplo, é dividido em algumas etapas.

Em primeiro lugar, ocorre a abertura de vagas, bem como a definição do perfil do candidato e a definição de qual será a melhor forma de divulgar a vaga.

Em seguida, acontece a recepção dos currículos, promovendo a análise e seleção dos candidatos.

Existem determinadas atividades que não devem estar atreladas ao departamento pessoal, como por exemplo, auxiliar os colaboradores da organização a seguir normas de higiene, segurança e ética no trabalho.

Nada impede que as pessoas realizem tal atividade, entretanto, é fundamental que seja designado este cargo para um departamento específico, como o de Recursos Humanos.

Assim, o departamento pessoal poderá se dedicar exclusivamente para suas atividades, enquanto o RH poderá executar suas tarefas com os conhecimentos específicos e necessários para proporcionar um ambiente de trabalho mais funcional para todos os colaboradores.

Estas empresas trabalham de uma maneira diferenciada, quanto à relação presente às descrições das atividades e cargos. Apesar disso, existe um padrão utilizado para diferenciar as ações dos setores entre o Departamento Pessoal e Recursos Humanos.

É exigido, pelas empresas, de um assistente de departamento pessoal experiência de pelo menos dois anos no ramo e esteja cursando faculdade de administração.

Algumas empresas admitem profissionais que possuam curso técnico em administração ou contabilidade – além de conhecimentos (no nível intermediário a avançado) em informática e software de RH.

Dentre as principais funções de um departamento pessoal, podem ser apontadas:

• Prestar auxílio ao setor de administração de pessoal;
• Fechar a folha de pagamento;
• Preencher guias trabalhistas, como a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GEFIP e a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS;
• Manter relacionamento com bancos, oferecendo informações pertinentes à abertura de conta e dados para transmissão da folha de pagamento;
• Preencher e atualizar o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED;
• Alimentar o sistema de Recursos Humanos com todas as informações necessárias para gerar relatórios, compor gráficos e outros documentos como rescisão de contrato, férias, 13° salário, dentre outras.

Em algumas empresas, em casos quando o Analista de Departamento Pessoal ou outro encarregado não puder comparecer para representar a organização perante a Justiça do Trabalho, o assistente do departamento deve assumir este papel e ir munido de procuração para solucionar o problema.

O Departamento Pessoal também se responsabiliza pela integração de novos colaboradores à empresa (logo após serem admitidos), devendo treinar, supervisionar e acompanhar os “recém-chegados” – tirando e esclarecendo eventuais dúvidas que possam ter.

É ele o setor responsável por administrar o controle de presença dos colaboradores, calcular salários, benefícios, impostos, e folha de pagamento – conforme dita na legislação trabalhista.

Departamento Pessoal na Prática:

O departamento pessoal executa algumas das funções básicas para o andamento de um negócio, como a admissão (e desligamento) de funcionários, cálculo de salários e treinamento da equipe. Mas não é só isso.

As responsabilidades do setor estão diretamente ligadas a questões legais e tributárias – que requerem atenção redobrada. Do contrário, a empresa pode sofrer com alguns problemas.

Na prática, o empreendedor deve compreender a importância de calcular corretamente os registros na folha de pagamento, assim como os encargos sociais e benefícios, além de sensibilizá-lo sobre os direitos dos empregados.

É necessário trabalhar algumas das competências e conteúdos descritos abaixo:

• Conhecer os itens e cálculos que compõem a folha de pagamento, segundo a legislação trabalhista;
• Calcular corretamente as guias de recolhimento dos encargos sociais;
• Acompanhar o trabalho do contador para saber se os compromissos estão sendo cumpridos de maneira correta;
• Atentar para o cumprimento da legislação, a fim de evitar multas e ações trabalhistas, que podem comprometer a saúde financeira da empresa;
• Agir com ética e conforme a legislação, para promover benefícios tanto para o empregador quanto para o empregado.

É fundamental ter em mente que, na prática de um Departamento Pessoal, serão abordados alguns tópicos específicos – que precisam estar no conhecimento do colaborador responsável. Dentre elas, estão:

• Direito do trabalho;
• CLT;
• Negociação coletiva e dissídio coletivo de trabalho;
• Remuneração;
• Horas extras;
• Jornada de trabalho após 05/10/88;
• Horas “In Ltinere”;
• Lei 605/49 DSR;
• Alimentação (PAT);
• Periculosidade;
• Insalubridade;
• Tipos de remuneração e salário In natura;
• Relação empregado X Empregador;
• PLR (Participação nos lucros e resultados);
• Modalidade contrato de trabalho;
• Admissão do empregado e o contrato de trabalho;
• Admissão do empregado e contratação de deficientes físicos;
• Contratação de jovem aprendiz;
• O afastamento do empregado e o contrato de trabalho;
• Contribuição sindical (nova redação);
• Férias: Legislação;
• Trabalho da menor e da mulher;
• 13° salário: Legislação e pagamento;
• Tipos de rescisão contratual;
• Obrigações trabalhistas;
• Salários de contribuição e segurados da previdência social;
• Obrigações trabalhistas (mensais e periódicas);
• Tempo de caducidade dos documentos.

Importância do Departamento Pessoal nas Empresas:

Atualmente, é possível afirmar que os departamentos de pessoal nas empresas dispõem de toda a tecnologia necessária para agilizar todos os processos, abreviar serviços, e facilitar os cálculos. Entretanto, nem sempre foi dessa forma.

Antigamente, todos os processos eram manuscritos, desde os cálculos da folha de pagamento, controle de horários, até o gerenciamento da movimentação de funcionários.

Entretanto, para que tudo saia conforme o esperado, é importante que hajam profissionais qualificados e motivados – como ocorre em qualquer outra função dentro de uma empresa.

É fundamental ressaltar também que o departamento pessoal, hoje em dia, deixou de exercer determinadas funções.

Cuidando agora apenas da parte mais sistêmica do processo – como a papelada, os cálculos e pagamentos das remunerações, processo de admissão e desligamento, controle de férias, transporte, 13° salário, organização de horários, pagamento de taxas e impostos, entre outros.

As outras atribuições referentes a análises de qualidade do material humano da organização, conscientização e prevenção de acidentes ocupacionais, motivação de colaboradores, recrutamento e seleção de pessoal, entre outras funções relacionadas a aspectos comportamentais, fazem parte – atualmente – do setor de Recursos Humanos da empresa – que também é conhecida como Gestão de Pessoas ou Gestão de Talentos.

O Departamento Pessoal costuma ser encontrado dentro da própria empresa (em casos de empresas de grande porte), enquanto em empresas de porte menor, o departamento tende a ser um serviço terceirizado, através dos inúmeros escritórios de contabilidades à disposição.

Este setor tem como suas responsabilidades admitir, treinar, desenvolver, motivar, orientar e fazer o desligamento de funcionários, dentre outras.

O departamento tem enorme importância dentro de uma organização, devido à responsabilidade de gerenciar diversas partes e documentações burocráticas que a empresa deve administrar.

Entretanto, para que o departamento possa ser implementado, é necessário que existam funcionários qualificados na área e que disponham de um certo conhecimento em direitos trabalhistas – para que, dessa forma, seja possível realizar todas as atividades com excelência e dentro das legalizações trabalhistas.

As empresas que buscam cumprir com todas as leis impostas pelos órgãos públicos fiscais, e ter colaboradores engajados e comprometidos com a empresa, necessitam da realização correta de todos os procedimentos – desde processos de admissão até mesmo a processos rescisórios.

O departamento pessoal é imprescindível para que a empresa funcione corretamente, devido ao fato de ser responsável pela organização e manutenção do arquivo que contém toda a documentação – expedida durante a realização das rotinas, exigidas pelo governo.

Além disso, é encarregado pelo cumprimento das normas de higiene e segurança do trabalho, atendimento da fiscalização trabalhista e da justiça do trabalho.

Algumas corporações possuem a visão na modernidade, uma tendência do mundo corporativista (que visa à valorização das pessoas), e se associam ao Departamento de Gestão de Pessoas.

Afinal, é este que irá cuidar da idoneidade da empresa frente aos seus colaboradores e, a estes, seus direitos frente à empresa.

As empresas se preocupam com o futuro e, dessa forma, tendem a investir no presente de modo criativo, porém, constante – se diferenciando das demais e obtendo resultados promissores.

Investir em um Departamento Pessoal não significa, necessariamente, ter um departamento direcionado apenas à admissões, desligamentos, avaliações, treinamentos, recrutamentos e seleções, visto que em algumas empresas não contam com um grande fluxo de pessoal.

A empresa pode, por exemplo, investir em recursos humanos tendo como base um plano de carreira – em que o colaborador possa participar e crescer juntamente a organização.

Estrutura do Departamento Pessoal:

A estrutura de um departamento pessoal é composta por três partes: Admissão/Cadastro, Processamento e Desligamento.

Para obter bons resultados com a interação destas partes, que são totalmente independentes, é fundamental que a estrutura esteja bem definida.

O objetivo a ser alcançado é fazer com que as informações possam fluir, de modo a minimizar ao máximo a possibilidade de erros ou problemas.

Deve ser levado em consideração que, para que haja sucesso com a interação, as pessoas integradas no departamento tenham ciência desta estrutura – devendo conhecer bem toda a rotina do departamento.

A estrutura do departamento pessoal tende a ser composta a partir dos seguintes procedimentos:

• Admissão – Após o recrutamento e seleção realizada pelo RH, é dado início ao processo de admissão. É neste momento que são recolhidas a cópia dos seus documentos, exame admissional, e a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social). O novo colaborador será informado a respeito de qual vai ser seu horário de trabalho, seus benefícios e entrega do crachá de identificação.
• Cadastro – O cadastro precisa ser feito com muita atenção, afinal, é a partir do cadastro que será realizado todo controle deste colaborador. Para que não ocorram complicações em outras atividades do departamento pessoal, o cadastro deverá ser elaborado corretamente – a falta de atenção promove riscos de receber reclamações futuramente.
• Processamento – Este segmento trata das atividades ligadas aos cálculos de pagamento dos proventos e descontos do colaborador, além de ser responsável pelo cálculo de impostos sobre o Calculo da Folha de Pagamento. Os proventos são advindos dos direitos adquiridos pelo colaborador através da apuração de ponto ou em conformidade com contrato de trabalho e convenção coletiva – bem como são os proventos são os descontos.

1. Proventos: Relativo ao salário, horas extras, salário família, pagamento de ticket alimentação e refeição, apuração de comissões, gratificações, prêmios, décimo terceiro, férias e outros proventos oferecidos pela empresa.
2. Descontos: Faltas, atrasos, alimentação, vale transporte, INSS, IRRF, Imposto Sindical, pensão alimentícia, outros descontos em conformidade com o colaborador.
3. Impostos: Emissão de guias para recolhimentos dos impostos gerados pelo processamento da: Folha de Pagamento, GPS, SEFIP, DARF, GRS.
4. Gerar informações obrigatórias mensais e anuais: Gerar CAGED, RAIS, DIRF, inscrição no PAT, informações IBGE.

Desligamento – Segmento responsável por cuidar da demissão do colaborador, emitindo um Aviso Prévio, encaminhando o ex-colaborador para realizar o exame Demissional, incumbido por retirar o extrato de FGTS e calcular a rescisão e multa do FGTS. Além dos cálculos é também responsável por organizar a documentação para efeito de fiscalização (DRT e INSS) e reclamação trabalhista.

Rotinas de Departamento Pessoal:

Uma das principais características em qualquer segmento no meio de trabalho é a existência das rotinas. Em um Departamento Pessoal, estão presentes os seguintes tópicos para a composição de uma rotina, dentre eles:

• Recrutamento – É a partir deste item que a rotina do Departamento Pessoal se inicia. A partir do momento em que surge a abertura de uma vaga, surge também a necessidade de se contratar novos profissionais – acionando os funcionários desta área. Estes colaboradores são encarregados por realizar o mapeamento de cargos concomitantemente ao setor que necessita de mais pessoas, definindo o perfil exato para cada vaga, buscando formas de divulga-la.
• Admissão – Assim que o candidato for selecionado, o departamento terá de assumir outra tarefa: A contratação. Para que esse processo seja possível, é fundamental que sejam recolhidos todos os documentos necessários do novo funcionário. Também é nesta etapa em que são feitos os registros dos benefícios do colaborador, tais como plano de saúde, vale-alimentação e vale-transporte.
• Treinamento, acompanhamento e supervisão – Passado o momento inicial, chega a hora do profissional do departamento efetivar a integração do novo colaborador com a equipe – além de apresentar e explicar sua função. Para isso, ele precisará passar por treinamentos, devendo ser acompanhado e supervisionado de perto.

Entretanto, não são apenas os funcionários mais recentes que necessitam da atenção da equipe de recursos humanos. Para que a organização alcance melhores desempenhos, é necessário que todos os colaboradores passem por treinamento e acompanhamentos constantes.

• Compensação de pessoal – Este item corresponde a uma rotina de extrema relevância no departamento pessoal. Uma compensação de pessoal nada mais é do que o controle de frequência dos profissionais da empresa. São eles os responsáveis por calcular os salários, impostos, benefícios, dissídios e outros adicionais. Dessa forma, é importante sempre estar atualizado quanto à legislação e às leis trabalhistas.
• Desligamento – Além de serem responsáveis pelos indivíduos que entram na empresa, os profissionais também cuidam dos indivíduos que saem. Em momentos de desligamento (seja uma demissão por justa causa ou através de um acordo entre as partes) é da responsabilidade deste setor colocar em prática os pontos estabelecidos por lei.

Por isso, o Departamento Pessoal é encarregado de calcular valores, estabelecer o aviso prévio, fazer o termo de rescisão, escrever a guia de seguro-desemprego e acompanhar o profissional que está se desligando da empresa.

Apesar de o departamento ser o encarregado por representar a empresa perante o colaborador, perante os vários órgãos da Justiça do Trabalho e os sindicatos, não significa que o departamento efetue pagamentos.

Na verdade, ele prepara as documentações e papelada necessárias para que o departamento financeiro possa efetuá-los.

Dessa forma, é possível afirmar que a importância do departamento pessoal dentro do contexto empresarial se dá pelo fato do mesmo agilizar os processos burocráticos internos – na relação funcionário-empresa –, manter as relações trabalhistas (conforme as diretrizes trabalhistas em vigor) e manter uma relação harmoniosa entre a empresa e os sindicatos para que, assim, possa ser garantido um bom fluxo de produção na empresa.