Um dos elementos fundamentais nas organizações é o planejamento financeiro empresarial, que consiste em uma projeção de receitas e despesas, cuja finalidade é indicar a situação econômica geral da empresa ou de um projeto.
A partir daí, é possível definir quanto de dinheiro está disponível e, assim, direcionar o seu uso.
Todos nós sabemos que o planejamento é um ponto chave na realização de qualquer objetivo, sendo ele pessoal ou organizacional.
O planejamento financeiro empresarial, por sua vez é de extrema importância, implicando na consideração dos recursos necessários, riscos e oportunidades de se realizar uma determinada ação ou decisão que diz respeito às finanças da empresa.
Nas organizações o planejamento financeiro é realizado por meio de planos sistemáticos e por metas propostas que tem como objetivo evitar e/ou resolver problemas financeiros.
Os planos propostos por esse tipo de planejamento podem ser classificados entre: Plano em longo prazo (estratégicos) e Plano em curto prazo (operacionais).
O Planejamento Financeiro empresarial é uma das ferramentas básicas para a Operação e Continuidade das organizações.
Ele tem uma missão fundamental que é em primeiro lugar assegurar o sucesso financeiro das empresas e em segundo fazer com que as empresas agreguem valor aos seus negócios.
Para atingir objetivos, empresas precisam monitorar os diversos indicadores financeiros.
Para isso o conhecimento do passado será essencial para determinarem metas ( KPI´s ) e se construírem estratégias para que as metas sejam atingidas.
Para que as estratégias sejam atingidas se fazem necessários planos de ações bem idealizados, corretamente implementados e eficientemente monitorados.
Importância do Planejamento Financeiro Empresarial
O planejamento é importante nas organizações, pois disciplina as operações proporcionando trabalho em equipe e aprimora os meios de comunicação entre as pessoas que trabalham para atingir as metas desse planejamento.
Outros fatores, são:
- Torna condições possíveis para a distinção entre o supérfluo e o necessário.
- Gera maior responsabilidade em relação ao lucro previsto, pois todos os colaboradores realizarão atividades para que haja rentabilidade na empresa, se tornando assim parte do processo.
- Permite analisar os pontos fortes e fracos da empresa, dando possibilidade de correção se necessário.
Logo, podemos perceber que o planejamento financeiro empresarial não tem por finalidade apenas o lucro da empresa, mas também evidencia a situação atual da empresa, aonde ela quer chegar e quais caminhos devem ser percorridos.
Tendo como base todas as informações acima, podemos ver que o planejamento é de extrema importância no ambiente organizacional.
Sendo assim, é a partir do planejamento financeiro que podemos identificar as despesas, dívidas e patrimônio que a empresa possui.
Além disso, possibilita traçar objetivos, identificar oportunidades e dificuldades no sistema financeiro da empresa.
Com a análise do planejamento financeiro empresarial é possível criar antecipadamente estratégias para solucionar situações adversas.
Sem um planejamento financeiro, é praticamente impossível realizar as projeções, analisar e aplicar seus investimentos no momento certo, supor custos e reconhecer as melhores oportunidades para direcionar seu negócio.
Qualquer negócio, seja ele grande, médio ou pequeno, precisa, fundamentalmente, ter um planejamento financeiro completo e realista, para que possa crescer de modo saudável.
E, por mais importante que seja, muitos empreendedores ignoram a sua relevância.
Talvez esta seja a principal causa de muitas empresas finalizarem as suas atividades nos primeiros anos de existência.
O novo empreendedor pode encontrar dificuldades para projetar o seu planejamento financeiro.
Contudo, se levar em conta alguns passos fundamentais, poderá identificar facilmente o seu perfil, as suas metas e o modo de atuação.
Como Fazer um Planejamento Financeiro Empresarial
Para que uma empresa, independente do porte e segmento colha bons frutos, é necessário que faça planejamentos e análises financeiras, no qual é preciso entender os lucros, compreender os resultados e como aplicá-los da melhor forma.
Para fazer uma análise financeira satisfatória é preciso executar quatro itens importantes:
- Verificar se todos os registros estão sendo bem controlados
- Fazer levantamento de contas a pagar e contas a receber
- Levantar todos os custos da empresa
- Fazer previsões de um período de 12 meses
Se o gestor executar estes passos e utilizar o tripé da análise financeiro que é composto pelo caixa, lucro e patrimônio, pode-se avaliar o aspecto financeiro da organização como um todo, ou seja, as receitas, despesas e custos, investimentos, lucro/prejuízo, acúmulo de patrimônio, etc.
Assim poderá ver todo o caminho que o dinheiro percorre dentro da organização e principalmente identificar os porquês desses caminhos.
É possível também identificar de onde o dinheiro vem, para onde ele vai, tendo assim a possibilidade de planejar e definir estratégias, agindo com maior segurança.
Alguns instrumentos são necessários para fazer um planejamento financeiro empresarial, como:
- Fluxo de Caixa
- Movimento Diário
- Controle Bancário
- Acompanhamento de Estoques
Logo, planejamento financeiro controla as principais receitas, custos e despesas, tendo como objetivo promover o crescimento e construir a solidez da organização, bem como planejar os investimentos que estão sendo executados no momento ou futuramente.
Quando se faz uma análise financeira, possibilita ao gestor uma ideia clara do futuro da empresa, criando estratégias para atingir melhores resultados.
Um planejamento bem elaborado com dados reais, é um valioso instrumento que auxilia na tomada de decisão.
Outra maneira de realizar um planejamento financeiro empresarial, é seguir as etapas abaixo:
Primeiro Passo: Reconheça a sua real situação.
Não há outra forma de iniciar a elaboração de um planejamento financeiro: é necessário delimitar as condições de sua empresa.
Considere o tempo de mercado, os pontos positivos e outros a melhorar, o tipo de serviço, o público alvo, o tipo de comunicação que tem com o seu público e todas as características que compõem o seu perfil.
Em suma, além de aspectos gerais de sua empresa, é necessário também fazer um balanço patrimonial de seu negócio.
Considerando a sua real situação, é possível definir melhor o tipo de planejamento para a sua empresa e seu investimento inicial para fazer as mudanças necessárias.
A planilha passa ser uma ferramenta alinhada neste momento.
Segundo Passo: Preveja cenários diferentes para o seu negócio.
Ninguém é capaz de prever o futuro, mas todos somos capazes de nos prepararmos para ele.
Podemos prever alguns cenários de atuação.
O indicado é definir três diferentes cenários para facilitar o seu planejamento.
Além disso, nesta etapa, é possível alinhar também as suas receitas e a sua estrutura de gasto – estabelecer a receita média mensal e levantar quais serão as despesas fixas e variáveis da empresa.
A Planilha de Orçamento é um recurso muito útil neste momento do planejamento financeiro empresarial.
Terceiro Passo: Trace um plano de ação.
Esta é a hora de elaborar um minucioso plano de ação, fazendo com que tudo aquilo que foi escrito no papel se torne realidade.
É o momento certo para arregaçar as mangas e tomar algumas medidas, como:
- Definir os seus objetivos
- Mapear as ações necessárias
- Criar um cronograma realista
- Dividir tarefas conforme as responsabilidades e competências de sua equipe
- Mensurar resultados
- Documentar as suas ações para que possam ser avaliadas futuramente
O Relatório Financeiro Mensal e o Relatório de Vendas Mensal são bastante eficazes nesta tarefa.
Desta forma, a auto consultoria pode ser a chave para você otimizar os processos de sua empresa.
Afinal, trata-se de um recurso para que você compreenda melhor o seu negócio e aprenda a alinhar as ações corretas em função do seu sucesso.
Planejamento Financeiro Empresarial nas Pequenas e Médias Empresas
Planejamento é um tema recorrente na pauta dos empreendedores, independente do tamanho da empresa, segmento de atuação e momento do ciclo de vida.
Nas grandes empresas esse conceito já é amplamente difundido e o processo de planejamento e suas revisões é parte da rotina e do calendário anual.
Os grandes negócios normalmente trabalham com três processos de planejamento integrados em maior ou menor grau: planejamento financeiro (budget ou orçamento), planejamento de marketing (plano de marketing) e planejamento estratégico (ou revisão ou refresh da estratégia).
Para difundir a importância do planejamento entre as pequenas e médias empresas, destaca-se a importância do planejamento financeiro de curto prazo que, normalmente, recebe significativo destaque uma vez que é nesse processo que será definido o montante de investimento futuro, objetivo de vendas, necessidades de capital, dentre outros.
Fundamentalmente, essas metas de investimento terão peso significativo para definir a parte variável da remuneração dos executivos.
Irão também nortear as ações diárias nas mais diversas áreas da empresa, uma vez que além da criatividade, a inovação e a conquista de novos mercados depende dos recursos financeiros que estão disponíveis.
Porém, o modelo de gestão de pequenas e médias empresas é diferente das grandes por uma razão óbvia: disponibilidade de recursos.
Para os gestores de menor porte a pergunta básica é: o que eu ganho implementando um processo de planejamento financeiro empresarial na minha PME?
A resposta é que esse planejamento é tão importante que pode significar a diferença entre sobrevivência e morte empresarial.
A maioria dos administradores das pequenas empresas já deve ter enfrentado situações em que teve que atuar como bombeiro e correr atrás de fôlego para o capital de giro.
O problema é que esse fogo pode se alastrar e alguns incidentes podem levar à quebra de uma empresa, atraso de recebimento de algum cliente importante, necessidade de compra de matéria-prima, conserto de equipamento, despesa trabalhista inesperada, etc.
Implementar um fluxo de caixa futuro diário e dinâmico para curtíssimo prazo é prioridade total.
O capital de giro é o ABC do planejamento financeiro empresarial e a atualização diária desse caixa deve ser parte da rotina do departamento financeiro.
A importância do fluxo de caixa futuro é clara: você poderá gerenciar proativamente entradas e saídas e preparar uma reserva de capital.
Dessa forma terá uma boa noção de onde estarão seus “furos de orçamento”.
Aliás, gerenciar a reserva de caixa de acordo com o fluxo futuro de recebimentos e pagamentos é fundamental em empresas familiares, onde os sócios confundem a conta da empresa com a conta pessoal e acabam por retirar lucros em momentos inadequados.
Quando o negócio tem mais de um dono, a importância se torna ainda maior.
Regras claras devem ser criadas para retirada de lucro e definição de pró-labore – ou o dinheiro que deveria ser utilizado para pagar um fornecedor, acaba virando a viagem da filha de um dos sócios para a Europa.
Com planejamento, este cenário é plenamente possível e com segurança.
Planejamento Financeiro Empresarial e o Processo Orçamentário
O planejamento financeiro é produto da estruturação de ações e recursos financeiros com propósito de viabilizar projetos gerenciais e de investimentos (de curto, médio ou longo prazo).
São elementos do planejamento financeiro: objetivos, metas(objetivos quantificados), ações, esforço financeiro necessário e resultados esperados.
É por meio desse planejamento que se poderá selecionar e viabilizar as medidas que deverão ser implementadas, a fim de que os objetivos organizacionais sejam alcançados, tornando o futuro desejado, uma realidade.
Nesse contexto, o processo orçamentário é de fundamental importância porque traduz os objetivos da organização em expectativas.
O processo orçamentário consiste no conjunto de etapas necessárias à elaboração do orçamento: da implementação ao acompanhamento.
Como processo (e não um produto acabado), corresponde a uma seqüência de ações encadeadas, que envolve o planejamento do orçamento, análise dos objetivos organizacionais, determinação de padrões para desempenho (condizentes com a capacidade da empresa) e envolvimento coletivo.
Assim, o orçamento pode ser entendido como uma extensão necessária do planejamento financeiro empresarial, na medida em que o quantifica, tornando as expectativas mensuráveis.
O orçamento nada mais é do que um plano financeiro que determina, de forma mais fiel possível, o esforço financeiro das ações rumo a consecução dos objetivos organizacionais.
O processo orçamentário pode ser dividido em quatro fases:
Fase 1: Diagnóstico das necessidades específicas de cada área da organização.
É a fase de releitura do planejamento, onde aspectos técnicos, operacionais e estratégicos são discutidos e analisados criteriosamente.
Fase 2: Planejamento da implantação do orçamento, ou seja, organização dos recursos necessários à elaboração do orçamento empresarial.
Fase 3: Implantação do orçamento e promoção do teste piloto.
Fase 4: Crítica, acompanhamento do processo e ajustes.
Os orçamentos se baseiam em estimativas, presunções e expectativas, lastreadas ou não em laudos técnicos ou pesquisas de mercado.
É sempre desejável e recomendável que se baseie em uma rigorosa base técnica (suporte/fundamentação), a fim de que as previsões sejam o mais próximas possíveis da realidade.
O estudo de orçamentos anteriores em geral é uma forma interessante de aprendizagem, porque se baseia em experiências concretas, o que enseja a autocrítica.
O orçamento empresarial possui diferentes propósitos e funções:
- Alinha as ações aos objetivos institucionais (função de integração).
- Libera os recursos para as unidades de resultado na proporção adequada às suas necessidades evitando com isso, o desperdício (função de controle).
- Serve de base de dados para pesquisas operacionais, promovendo maior produtividade e eficiência, além de estimular a autonomia gerencial no debate dos problemas organizacionais.
Todavia, faz-se necessário alguns requisitos para eficácia do processo orçamentário. Vejamos alguns deles:
Para que o processo orçamentário tenha êxito é importante pensar nas pessoas, em seu engajamento e comprometimento.
O envolvimento das pessoas é um fator que contribui para o sucesso do processo orçamentário.
Algumas técnicas são recomendadas a exemplo do brainstorming e realização de workshops.
O profissional responsável pela implementação orçamentária deve fazer convergir os propósitos das pessoas aos institucionais, compatibilizando interesses e diminuindo conflitos.
Naturalmente remanescerão objetivos que não serão alinhados, mas que não trazem impactos negativos às partes.
Os conflitos são inerentes a qualquer sistema de gestão que envolve delegação de responsabilidades e liberdade de ação dentro dessas responsabilidades.
É função do controller e os executivos de frente gerir tais conflitos.
Crie um ambiente onde as pessoas se sintam à vontade para opinar e sugerir mudanças.
Em algumas organizações, o orçamento é visto como uma peça cuja função exclusiva é controlar e impor limites de ação.
Entretanto, a função de controle do planejamento financeiro empresarial inclui necessariamente estímulo à criatividade.
O controle não visa exclusivamente os pontos negativos, mas sim, igualmente aqueles pontos positivos que alavancam desempenhos favoráveis e demandam recompensas.
Elabore um orçamento de fato realista.
Os objetivos comerciais devem levar em conta a empresa como um todo e podem ser apenas parcialmente quantificáveis.
Alguns são gerais, outros refletem preocupações específicas de marketing, organizacionais ou financeiros.
Orçamentos superavaliados não desafiam apenas. Também desmotivam.
Não prepare um documento extremamente rígido, cujo resultado inevitavelmente não será o desejado.
Prepare orçamentos alcançáveis. Orçamentos irreais desviam atenção para otimização de diferenças insolúveis por força de limitações da capacidade estrutural da entidade.
Questione: o que é de fato atingível?
- Faça do planejamento financeiro empresarial um processo participativo e aberto.
- Conscientize os gestores e demais colaboradores acerca da importância do instrumento gerencial.
- Defina papéis com clareza. A definição de papéis é muito importante pois o orçamentos podem atender a diferentes funções.
- Quais as funções do orçamento? As pessoas na organização as conhecem? Como ajudar a atingir as metas da empresa, aferir desempenhos, fornecer dados para o reconhecimento do trabalho dos gerentes e dos departamentos, e ainda motivar os funcionários?
- Não copie orçamentos anteriores ou orçamentos de terceiros. Utilize-os como matéria-prima para estudos.
A própria estrutura do documento constitui um fator de sucesso, porque é o documento que comunicará o esforço do trabalho.
Sugerimos que a formalização do documento obedeça a seguinte estrutura:
- Apresentação do documento, indicando-se a relevância do instrumento gerencial para aquela entidade
- Módulos orçamentários (orçamento de vendas, de produção de capital, de despesas etc.)
- Notas orçamentárias
- Planilhas ou quadros complementares
- Cronograma
- Anexo: organograma institucional, dados de mercado, demonstrações contábeis projetadas, revisões etc.
Na elaboração do documento evite a utilização de gírias, jargões, frases complexas, expressões de difícil entendimento ou exclusivamente técnicas.
As expressões técnicas são importantes, mas não as empregue sem uma explicação preliminar. Adote parágrafos curtos.
Quando o orçamento não é imposto como uma atividade anual e sim como conseqüência de uma construção coletiva e continuada, os resultados tendem a ser melhores.
Diferenças entre Contas a Pagar/Receber e Planejamento Financeiro Empresarial
Apesar das contas a pagar e a receber poderem ser utilizadas no planejamento financeiro de uma empresa, tais processos apresentam diferenças, mas, ao mesmo tempo, são indispensáveis a uma empresa.
Uma das diferenças é a visão de curto prazo que as contas a pagar e a receber possuem.
Essa visão é atualizada de forma constante, tendo em vista que se dá de forma cotidiana.
Por exemplo: a venda de determinado produto em três parcelas, ou a compra de um bem de consumo durável em seis prestações, é lançada no contas a pagar e a receber diariamente.
Essas ações são baseadas em eventos que já foram realizados e dos quais o gestor possui conhecimento, ou mesmo em eventos altamente prováveis de ocorrerem, como o consumo de energia em dado período.
Já o planejamento financeiro possui uma visão de longo prazo, que vigora em um ano, dois anos ou mais e é atualizado poucas vezes dentro desse período, pois, uma vez realizado, ele apresenta metas e objetivos de vendas a serem alcançados no decorrer desse tempo.
Com ele, o gestor sabe, por exemplo, qual o faturamento necessário que a empresa necessita atingir e assim por diante.
Portanto o planejamento financeiro baseia-se em eventos, gastos estimados, que, talvez, ainda nem existam e, por isso, entram no rol das previsões.
Para uma eficiente gestão financeira, é necessário que a empresa implante alguns controles gerenciais que forneçam sistema gerador de informações, possibilitando a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.
De maneira que, se houver um controle financeiro eficaz, o gestor poderá avaliar como o capital rodou no passado e o que está acontecendo no presente.
Dessa forma, é possível identificar possíveis falhas e despesas desnecessárias, além de alternativas de lucro a partir do remanejamento de aplicações.
Existem diversas formas de realizar esse tipo de controle e há locações de softwares no mercado que desempenham essa função.
Benefícios do Planejamento Financeiro Empresarial
As empresas que fazem um esforço concertado nesse planejamento podem aumentar suas receitas em um ritmo mais acelerado do que as organizações que possuem um processo de planejamento ineficiente.
O planejamento financeiro fornece a lógica numérica para a tomada de decisões.
Isso mostra onde a empresa deve concentrar seus recursos para obter a máxima eficácia na construção de receitas e gerenciamento de custos.
O gerenciamento financeiro eficiente permite que mais fundos estejam disponíveis para marketing, expansão de operações e desenvolvimento de produtos, o que, por sua vez, gera mais crescimento.
O planejamento determina o curso de ação da empresa: as tarefas programadas para serem realizadas, bem como quem é responsável pela sua conclusão.
Além disso, leva as ações descritas no plano estratégico e as converte em renda.
O plano financeiro mostra as receitas projetadas resultantes da implementação das estratégias e as despesas necessárias para implementar as etapas de ação.
A gerência sênior e o pessoal de marketing e operações estão fortemente envolvidos no processo do planejamento financeiro empresarial, cujos esforços devem ser coordenados com os funcionários encarregados de elaborar o plano, resultando no engajamento dos envolvidos para alcançar os objetivos definidos.
Como Medir o Desempenho do Colaborador
Uma das tarefas mais difíceis do gestor é manter a equipe trabalhando unida e comprometida com as metas e sucesso da empresa. Lidar com pessoas não fácil, cada colaborador possui suas características e personalidade.
Então como encontrar uma maneira de obter o respeito de todos e manter a equipe motivada e produtive? É simples: Justiça!
Algo que ninguém tolera é a injustiça, e muitos colaboradores se veem injustiçados. Você já deve ter se deparado com burburinhos como estes:
- “Trabalho muito e não tenho reconhecimento”
- “Fulano chega sempre atrasado e ninguém fala nada”
- “Fulano passa o dia no Facebook e eu aqui me matando”
Estes são só alguns exemplos do que uma má administração de equipe pode ocasionar. A mente do ser humano funciona assim: “Se ele ganha o mesmo que eu e não faz nada, porque eu devo fazer?”
Quando seus melhores talentos começarem a pensar dessa maneira, sua produtividade descerá ladeira a baixo! Você não pode deixar que as coisas cheguem a esse ponto.
Você deve manter sua equipe em um nível sadio de competição, sempre puxando para cima. Sua equipe deve formar exemplos, um colaborador deve ver o esforço do outro e pensar “Fulano tem dado duro e foi reconhecido, vou me esforçar para produzir tanto ou mais do que ele!”
E a única maneira de você jogar limpo e transparente com sua equipe é ter dados concretos para apresentar. A Avaliação de Desempenho não é um plus que grandes empresas devem ter. É uma realidade que TODAS as empresas deveriam se preocupar.
O capital humano é o maior ativo de qualquer empresa. Pense comigo:
- Você tem CERTEZA de qual funcionário é seu melhor talento?
- Você tem CERTEZA de qual colaborador é o mais produtivo?
- Quantos colaboradores da sua equipe chegaram atrasado nos 2 últimos meses?
- Quantos colaboradores da sua equipe faltaram e apresentaram atestado nos últimos 6 meses?
Se você é um gestor de equipe, você deveria ter todos estes dados a poucos cliques de alcance. Deveria possuir um sistema atualizado com tudo o que acontece na sua equipe, e assim ter total controle sobre ela.
Como recompensar o melhor colaborador e evitar perdê-lo para um concorrente por falta de reconhecimento? Como planejar ações de melhoria e desenvolvimento para seus colaboradores que podem render mais?
Como saber quais competências cada colaborador tem de melhor, e desenvolver e a primorar as que possui deficiência?
A resposta para todas as perguntas é: Avaliação de Desempenho.
Com a Avaliação de Desempenho você resolve todas estas situações:
Um colaborador foi demitido e acionou sua empresa na justiça: Com a Avaliação de Desempenho, você terá dados concretos e atualizados (desde a entrada do funcionário na empresa até sua saída) e poderá justificar o porque da demissão.
Terá anotações de cada atraso, de cada conduta equivocada ou falta de preparo para exercer a função requerida, tendo assim uma base sólida para se defender.
Evitar que “Uma maçã podre estrague o cesto de frutas”: Um colaborador revoltado causa grandes danos a uma equipe. Fora o próprio desempenho ruim, pode instigar seus colegas a também fazerem corpo mole ou sabotar a empresa por algum motivo.
Com a avaliação de desempenho, você terá subsídios para refutar qualquer argumento que este colaborador tenha para infectar a equipe. Mostre ao resto da equipe que as reclamações dele não tem fundamento, baseado em dados concretos que ele não poderá negar.
Evitar Gastos Desnecessários Com Treinamentos Equivocados: É muito comum nas empresas, equipes inteiras receberem treinamentos. Mas, isso é correto? Não seria bem mais assertivo que cada colaborador recebesse o treinamento que mais precisa para se qualificar, ou para exercer melhor a sua função?
Com a Avaliação de Desempenho, você consegue filtrar cada competência em que seu colaborador é melhor e pior, e assim estabelecer o Plano de Desenvolvimento Individual para que ele se qualifique da melhor maneira possível.
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