Administração Financeira E Orçamentária | Como Fazer O Melhor14 min read

Visa sempre o desenvolvimento, evitando gastos desnecessários, desperdícios, observando os melhores caminhos para a condução financeira da empresa.

Como a administração financeira e orçamentária é decidir, o processo decisório básico que garante o sucesso de toda empresa vem assumindo complexidade e riscos cada vez maiores na economia brasileira.

A administração financeira e orçamentária é um campo de atuação teórico e prático que objetiva, essencialmente, assegurar um melhor e mais eficiente processo de gestão empresarial de captação e alocação de recursos de capital, buscando maximizar os resultados.

Importância da Administração Financeira e Orçamentária

O planejamento em uma empresa é essencial, visto que não se pode viver de imprevistos. As empresas bem organizadas sabem da importância e das vantagens de um bom planejamento de suas atividades em busca de seus objetivos, sendo que a área em que se deve dar atenção especial é a de finanças, pois os recursos são escassos e os riscos são grandes.

Todavia, um planejamento financeiro não trata apenas de assuntos relacionados a finanças. Ele contribui significativamente para que o planejamento estratégico tenha êxito.

Inicialmente deve ser feito um planejamento financeiro com projeção em longo prazo, que direcionará a elaboração de planos em curto prazo.

Ambos são de suma importância para a organização. A seguir deve-se elaborar corretamente o orçamento como uma das etapas de um planejamento empresarial eficaz e abrangente.

O orçamento é um valioso instrumento de planejamento e controle das operações da empresa, qualquer que seja seu ramo de atividade, natureza ou porte.

Estabelece, da forma mais precisa possível, como se espera que transcorram os negócios da empresa, geralmente num prazo mínimo de um ano, proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura.

É através da administração financeira e orçamentária que se estabelece metas com a equipe, dando, assim, uma visão clara de onde a empresa quer e pode chegar.

Administração Financeira

Dentro da administração financeira e orçamentária a gestão financeira é sobre preparar, dirigir e gerenciar as atividades financeiras de uma empresa, como comprar, vender e usar dinheiro para obter os melhores resultados para maximizar a riqueza ou produzir o melhor custo-benefício.

É basicamente aplicar conceitos gerais de administração ao dinheiro da empresa. Gestão financeira também pode ser definida como – a gestão das finanças de uma empresa / organização, a fim de atingir os objetivos financeiros.

A administração financeira é o processo de colocar os fundos disponíveis com o melhor proveito do ponto de vista de longo prazo dos objetivos de negócios. É crucial para organizações do setor público e privado.

Tomando uma empresa comercial com a estrutura organizacional mais comum, os principais objetivos da gestão financeira seriam:

• Criar riqueza para o negócio
• Gerar dinheiro e
• Proporcionar um retorno adequado do investimento, tendo em conta os riscos que o negócio está a assumir e os recursos investidos

Existem três elementos-chave para o processo de administração financeira:

Planejamento Financeiro

Neste ponto, a administração financeira e orçamentária se unem para garantir que haja fundos suficientes disponíveis no momento certo para atender às necessidades do negócio.

No curto prazo, o financiamento pode ser necessário para investir em equipamentos e ações, pagar funcionários e financiar as vendas feitas a crédito.

A médio e longo prazo, o financiamento pode ser necessário para adições significativas à capacidade produtiva do negócio ou para fazer aquisições. Isto liga-se ao processo de tomada de decisão financeira e à previsão orçamentária.

Controle Financeiro

O controle financeiro é uma atividade extremamente importante para ajudar o negócio a garantir que esteja atingindo seus objetivos. O controle financeiro aborda questões como:

• Os ativos estão sendo usados ​​eficientemente?
• Os ativos das empresas são seguros?
• A administração age no melhor interesse dos acionistas e de acordo com as regras de negócios?

Tomada de Decisão Financeira

Os principais aspectos da tomada de decisão financeira dizem respeito a investimento, financiamento e dividendos:

• Os investimentos devem ser financiados de alguma forma – no entanto, há sempre alternativas de financiamento que podem ser consideradas.

Por exemplo, é possível obter financiamento com a venda de novas ações, empréstimos de bancos ou crédito de fornecedores. Isso está ligado ao orçamento de capital e à previsão ao lidar com ativos fixos e projetos.

• Opções financeiras

Isto está ligado à captação de recursos de várias fontes, como bancos ou investidores financeiros, que dependerão das opções do tipo de fonte, período de financiamento, custo de financiamento e retorno líquido atual gerado.

Uma decisão chave de financiamento é se os lucros auferidos pelo negócio devem ser retidos em vez de distribuídos aos acionistas, via dividendos. Se os dividendos forem muito altos, o negócio pode ficar sem financiamento para reinvestir mais receitas e lucros.

Todas essas áreas da administração financeira e orçamentária também se aplicam à nossa vida pessoal e familiar. É basicamente gerenciar as finanças de uma empresa.

Âmbito da Administração Financeira

A gestão financeira tem um amplo escopo e segundo certa teoria, inclui os cinco “A” seguintes:

• Antecipação

A gestão financeira estima as necessidades de dinheiro da empresa. Ou seja, descobre quanto financiamento é necessário para a empresa operar.

• Aquisição

Coleta financiamento para a empresa de diferentes fontes.

• Alocação

Ela usa esse financiamento coletado para comprar ativos fixos e atuais.

• Apropriação

Divide os lucros da empresa entre os acionistas, debenturistas, etc. Mantém uma parte dos lucros como reservas.

• Avaliação

Também controla todas as atividades financeiras da empresa. A administração financeira é a área funcional mais importante do gerenciamento.

Todas as outras áreas funcionais, como gerenciamento de produção, gerenciamento de marketing, gerenciamento de pessoal, etc., dependem da administração financeira e orçamentária.

Gestão financeira eficiente é necessária para a sobrevivência, crescimento e sucesso da empresa.

O que a Gestão Financeira Alcança?

A administração financeira significa essencialmente coletar financiamento para a empresa a baixo custo e usar este financiamento coletado para obter lucros máximos.

Assim, a administração financeira geralmente se preocupa com o fluxo e o controle do dinheiro dentro de uma organização, seja setor privado ou público.

Objetivos da Administração Financeira

Uma administração financeira de qualidade busca de modo geral otimizar ao máximo a aplicação dos recursos. Existem alguns objetivos que se destacam dentro desta gestão, que são:

Maximização do lucro

O principal objetivo da administração financeira é a maximização do lucro dentro do setor privado. O gerente financeiro é responsável por ajudar a obter lucros máximos para a empresa, no curto e longo prazo.

No entanto, eles não podem garantir lucros a longo prazo devido à incerteza dos negócios. Porém, uma empresa pode obter lucros máximos se:

• A administração financeira e orçamentária tomam decisões adequadas e planejam bem.
• A organização usa as finanças da empresa com cuidado e de forma estratégica.

Maximização da riqueza

A maximização da riqueza significa ganhar riqueza máxima para os acionistas. Assim, o gerente financeiro tentará obter dividendos máximos para os acionistas e também tentará aumentar o valor de mercado das ações.

O valor de mercado das ações deve estar diretamente relacionado ao desempenho da empresa. Quanto melhor o desempenho, maior o valor de mercado das ações e vice-versa.

Previsão adequada do requisito de caixa financeiro total

A administração financeira e orçamentária se unem para realizar uma estimativa adequada do total das necessidades. Elas devem descobrir quanto dinheiro será necessário para iniciar e administrar a organização.

Estimam também os requisitos de capital fixo e capital de giro da empresa. Suas previsões ter o máximo de precisão possível, caso contrário, poderá haver escassez ou excedente de financiamento disponível.

A previsão dos requisitos financeiros é um trabalho muito difícil. O gerente financeiro deve considerar vários fatores, como o tipo de tecnologia utilizada pela empresa, o número de colaboradores, a escala de operações, os requisitos legais, a concorrência, o ambiente externo, a economia, etc.

Recrutamento adequado

A cobrança de financiamento é um objetivo importante da gestão financeira. Depois de prever as exigências financeiras, o gerente financeiro deve decidir onde o caixa financeiro será originado.

Ele podem obter financiamentos de várias fontes, como ações, debêntures, empréstimos bancários, etc. Deve haver um equilíbrio adequado entre o financiamento próprio e o financiamento externo.

Utilização adequada do dinheiro

A utilização adequada do financiamento é um objetivo importante da administração financeira. O gerente financeiro deve planejar o uso otimizado dos recursos.

Ele deve utilizar esses recursos de maneira lucrativa, entregando a melhor relação custo-benefício, sabendo reconhecer projetos não lucrativos para desaconselhá-los a nível de investimentos.

A administração financeira deve prever adequadamente o fluxo de caixa para permitir o controle suave do estoque.

Administração Orçamentária

Para gerenciar os orçamentos de forma eficaz e eficiente, é necessário monitorar, controlar e registrar todas as receitas e despesas, minimizar os custos, investigar ou identificar áreas problemáticas e corrigi-las.

A administração orçamentária é um processo contínuo para qualquer organização e requer monitoramento, controle e elaboração de demonstrativos para posterior análise. Os orçamentos são desenvolvidos para cada ano financeiro ou sempre que for solicitado.

Os gerentes e colaboradores envolvidos terão que desenvolver orçamentos para suas próprias áreas de responsabilidade e depois entregá-los ao departamento financeiro. Esses esboços de orçamentos são então revisados pela alta gerência e depois aprovados por um comitê, ou algo similar, dependendo da organização.

Descrever Métodos para Monitorar, Controlar e Registrar Receitas e Despesas

O gerenciamento de orçamentos exige que você monitore, controle e registre constantemente as receitas e despesas para acompanhar todos os movimentos financeiros e seus resultados. Como você vai conseguir isso? Conheça algumas maneiras ou métodos.

Acompanhamento de Receitas e Despesas

O monitoramento do orçamento é feito para garantir que os recursos sejam utilizados de acordo com os planos do orçamento. Rastrear ou monitorar a forma como os recursos financeiros são utilizados é muito importante para todos os departamentos e organizações.

É um processo contínuo para garantir que os objetivos sejam atingidos conforme especificado no orçamento. É através desse monitoramento que você poderá tomar decisões orçamentárias e ações apropriadas sempre que necessário.

Esse procedimento de monitoramento pode ser feito em intervalos regulares, por exemplo, todos os meses. Ao monitorar os dados, é levado em conta o orçamento planejado para o ano seguinte e as despesas e receitas até o momento.

É necessário olhar o saldo remanescente para o resto do período no exercício financeiro atual e fazer uma previsão de como a situação será nesse ritmo até o final do exercício.

Deve-se observar as variações, se houver, positivas ou negativas, e tomar as ações necessárias para corrigi-las. Em cada etapa, é importante documentar todos os fatos e ações.

É melhor monitorar as receitas e despesas do titular do orçamento e níveis de gestão mais altos através de reuniões regulares. Deve haver uma gestão eficaz do fluxo de caixa, pois é muito importante para os serviços e produtos que a empresa oferece.

Os orçamentos podem ser divididos de acordo com os centros de custo ou outros códigos ou níveis, de modo que seja mais fácil monitorá-los. Isso ajudará a identificar áreas que superam e atingem pouco.

A administração financeira aliada à administração orçamentária deve ser capaz de analisar e fornecer explicações para qualquer variação das despesas propostas, seja positiva ou negativa.

Isto tem que ser acompanhado por um plano de ação garantindo que os recursos sejam usados ​​de maneira econômica, eficiente e eficaz.

Controle de Receitas e Despesas

A próxima questão importante é controlar a receita e a despesa. Sem essa etapa, a empresa estará gastando dinheiro fora da pista. Para controlar as receitas e despesas, a administração financeira e orçamentária se envolvem diretamente. O orçamento disponível deve ser comunicado a todo o pessoal relevante.

Pode haver diferentes seções do orçamento que serão controladas por diferentes colaboradores, por isso é melhor alocar e dar autoridade às pessoas que estão diretamente envolvidas – por exemplo, o aprovador do orçamento e o gerente de orçamento.

Os departamentos ou equipes devem ser informados sobre a pessoa responsável pelo controle das receitas e despesas. O montante total das finanças disponíveis para um determinado ano deve refletir as despesas totais planejadas para aquele ano em particular.

Registrando Receita e Despesa

O registro das receitas e despesas pode ser feito manualmente ou eletronicamente. Todas as contas relacionadas a receitas e despesas, quaisquer rendimentos devidos em, quaisquer pagamentos que foram recebidos, recibos e faturas emitidas, dívidas, etc., precisam ser registrados claramente com data e propósito.

Ferramentas Para Controlar Despesas de Negócios

Existem várias maneiras de controlar as despesas de forma eficiente. Siga as sugestões abaixo e obtenha os melhores resultados em sua administração orçamentária.

• Registre detalhes das áreas de negócio em ordem

Começando do mais lucrativo para o menos lucrativo. Isso automaticamente ajudará você a analisar e tomar medidas em áreas que criam enormes perdas.

Para pequenas despesas, é bom usar uma pequena conta. Essa é uma maneira eficiente de registrar pequenas despesas que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.

• Descreva maneiras pelas quais os custos podem ser minimizados na área de responsabilidade

Reduzir os custos nos negócios é uma maneira eficiente de gerenciar orçamentos ou fundos disponíveis. Se todos minimizarem custos em sua própria área de responsabilidade, isso resultará em enormes economias para os negócios.

É preciso saber fazer escolhas certas quando se trata de gastar dinheiro em áreas específicas.

As maneiras pelas quais os custos podem ser minimizados na área de responsabilidade são:

Faça uso efetivo da tecnologia

Há muitas tecnologias avançadas disponíveis atualmente, desde compras on-line até pagamento de contas, etc. Utilize essas tecnologias com eficiência, pois elas economizam tempo e dinheiro.

As reuniões podem ser realizadas usando teleconferências, o que significa que você economiza dinheiro em viagens, organização de salas / locais, economiza tempo na organização e planejamento de salas de reunião, etc.

Você pode fazer uso eficiente da tecnologia não imprimindo em papel e usando armazenamento eletrônico para arquivos e outros dados comerciais. Isso economiza tempo, dinheiro e meio ambiente.

Algumas empresas podem ser gerenciadas on-line dependendo da natureza ou pelo menos o marketing pode ser feito on-line. Isso ajudará a economizar muito dinheiro gasto com pessoal de marketing, espaço de escritório, equipamentos etc.

Débitos

Cartões de crédito têm altas taxas de juros e, portanto, eles devem ser pagos o mais rapidamente possível. Isso ajudará o negócio a longo prazo.

Despesas

Sempre desenvolva um orçamento para sua área de responsabilidade e adote-o. Quaisquer desvios podem ser bastante prejudiciais, mas darão a você um plano claro sobre o que fazer e o que evitar.

A administração financeira e orçamentária não é apenas manter os números corretos, mas também inclui gerenciar as pessoas envolvidas.

É preciso ter boas habilidades para gerenciar finanças, orçamentos e autorizar despesas. O titular do orçamento tem a responsabilidade pelo dinheiro alocado para um determinado objetivo e, portanto, eles precisa verificar se as despesas são legítimas e, em seguida, autorizar ou não tal orçamento.

Essa autoridade não significa que o administrador simplesmente pode gastar o dinheiro alocado. Isso significa que o dinheiro precisa ser gasto com responsabilidade e sabedoria.

Uma administração financeira e orçamentária poderá ter sérios problemas se não souber aplicar de forma eficiente os recursos, bem como poderá obter grandes recompensas se realizar seu trabalho com sabedoria e responsabilidade.