Ata de Reunião: Tire suas Dúvidas na Hora de Redigir o Documento!19 min read

Para evitar qualquer modificação posterior a ata deve ser redigida de tal maneira que isso não seja possível.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa “digo”, como neste exemplo:

“Aos dezesseis dias do mês de julho, digo, de junho, de dois mil e cinco…”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se em tempo: “Em tempo: Onde se lê julho, leia-se junho”.

O passo a passo seria esse

1. Título da Reunião:
2. Cidade, dd de mmm de aaaa das hh:mm as hh:mm:
3. Local:
4. Introdução: Descrição do título do evento, local, data, hora, participantes
5. Participantes: Nome completo/Instituição
6. Agenda: Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis
7. Desenvolvimento: Descrição dos principais temas discutidos na reunião
8. Conclusões: Descrição das conclusões e decisões provenientes da reunião
9. Recomendações: Descrição das recomendações provenientes da reunião
10. Distribuição: Pessoas a quem a ata deve ser enviada.

Como Fazer uma Ata de Reunião?

Fazer uma ata requer atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido.

Por mais informal que seja o ambiente de trabalho, toda reunião deve ter registrada e transmitida a todos os participantes.

Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões,

assembléias e associações pelo seu formato simples e prático.

E sabe do que mais? A pessoa que deve obrigatoriamente saber como fazer uma ata, é você. 😉

Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem exigida.

Mas hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos.

Algumas regras antigas ainda permanecem, como, por exemplo, as informações imprescindíveis.

Existem algumas fórmulas para escrever uma ata de sucesso. A que eu recomendo é:

O que não pode faltar?

Data, local, horário. Aqui é importante citar horário de início e fim da reunião;

Pessoas presentes e seus cargos.

Todos que tiverem acesso a essa ata precisam saber com clareza por quem as decisões foram tomadas;

Pauta para a reunião. Aqui serão apresentados os temas/assuntos que serão discutidos;

Discussões abordadas.

Aqui será relatado o porque que algumas ideias não foram aprovadas, porque determinadas decisões foram tomadas.

Isso ajuda a evitar que a mesma discussão ocorra em várias reuniões.

Compromissos.

É o compromisso para o pós-reunião. Aqui fica bastante claro qual o prazo para executar as ações necessárias,

quem será responsável pelo mesmo (nessa etapa pode envolver mais de uma pessoa, quando se trata,

por exemplo, de uma equipe), qual horário, data e participantes da próxima reunião.

Uma boa ata precisa ter todas essas informações, pois a falta delas pode deixar o leitor com dúvidas,

ainda mais para quem não esteve presencialmente na reunião.

Fundamentalmente, a escrita deve ser clara, objetiva e de fácil entendimento.

Antigamente as atas eram redigidas a mão, pelo “secretário”, em texto corrido e em um único parágrafo.

Era assinada por todos os participantes no final da reunião e não era permitido nenhum tipo de rasura.

Hoje as atas estão mais modernas (thanks God!).

Muitas empresas adotaram um modelo próprio de ata, com layout e tudo mais.

Isso não a torna menos eficiente.

Ao contrário, isso ajuda os participantes da reunião, porque um modelo único facilita

a redação de qualquer um, caso a secretária não esteja presente.

Me preparando para a reunião:

Lembre-se de levar papel e caneta para fazer todas as anotações necessárias.

Sente-se em um local de onde possa ouvir com clareza toda a discussão.

Se preferir redigir a ata diretamente no computador, certifique-se que realmente digita com rapidez;

caso contrário, opte por anotar as informações a mão e, mais tarde, com calma, redigir no computador.

Verifique a questão do barulho do teclado do computador. Acredite: ele irrita!

Ainda mais em reuniões que exigem concentração.

Arquive o documento e encaminhe por e-mail.

Uma opção é disponibilizar a ata por internet para todos os participantes.

Caso sinta-se mais segura, você poderá gravar a reunião na forma de audio.

Isso ajuda a tirar dúvidas na hora de redigir a ata. Caso opte por essa opção, é importante comunicar a todos que a reunião será gravada para esse objetivo.

Após preencher as informações básicas solicitadas, começa-se a descrever os assuntos abordados e decisões tomadas. Abaixo um pequeno exemplo:

• ATA DE REUNIÃO – 01/2014
• Data: dd/mm/aaaa     Horário de Início: hh:mm   Horário de Término: hh:mm
• Local:
• Participantes: Nome – Área – Cargo
• Nome – Área – Cargo
• Pauta: Assunto 1, assunto 2, assunto 3…
• Assunto 1: tema discutido, decisão tomada, responsável, prazo, etc.

Exemplo de Ata de Reunião

Quem participa de reuniões no trabalho já deve ter necessitado fazer uma ata de reunião.

Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas,

e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio da ata.

Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões pelo seu formato simples e prático.

A ata é um relato resumido do que foi discutido e normalmente é redigido por uma secretária executiva.

Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de uma secretária executiva, e requer atenção

porque nenhum detalhe pode passar despercebido.

Por mais informal que seja o ambiente de trabalho, toda reunião deve ter registrada e transmitida a todos os participantes.

Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem exigida.

Mas hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos.  

Algumas orientações gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um

documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada.

Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações.

Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato e sua apresentação.

Tipos de atas

As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma reunião oficial ou privada,

como podem ser de um congresso, por exemplo; são também os certificados que atestam a eleição de alguém para um cargo.

Além disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório.

Uma ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo:

“Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois mil e treze…”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”: “Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”.

Modelo de ata de reunião

O que você precisa para facilitar sua vida e conseguir fazer uma ata de reunião eficiente, é partir de um modelo de ata de reunião.

• sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página;
• sem abreviaturas;
• números escritos por extenso;
• sem rasuras nem emendas;
• sem uso de corretivo
• com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
• com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

Aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão registradas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá ser enviado ao RH. Ex: reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre outros.

Principais tópicos que devem constar na ata simples:

Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber onde e quando as pautas foram discutidas;

Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as decisões foram tomadas;

Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;

Discussões abordadas: parte fundamental para registro das discussões para esclarecer porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas a fim de evitar que a mesma discussão ocorra várias outras vezes;

Registro das decisões: outra parte fundamental para registrar o que de fato foi acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos;

Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião;

Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas.

É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas.

E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.

Como fazer uma ata de reunião formal

Aspecto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada em cartório.

Ex: alteração contratual, alteração de diretoria, entre outros.

A ata formal é constituída por 5 partes:

Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;

Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos.

Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;

Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;

Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante uma reunião,

devendo ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;

Encerramento e desfecho: quando os acontecimentos foram registrados.

Adendo a Ata de Reunião

A maioria das reuniões é executada de acordo com os princípios das Regras de Ordem de Robert, um conjunto de diretrizes feito para reuniões formais de empresas e organizações. As atas lavradas em reuniões são um registro legal do que ocorreu.

Atas podem precisar ser alteradas, agregando o que é chamado de um “adendo”, depois de terem sido aprovadas por causa de erros, como de digitação ou factuais. Mude atas de acordo com o procedimento para garantir que elas permaneçam legalmente válidas.

Uma alteração feita antes de a ata ser aprovada é feita na reunião seguinte, dentro do texto da ata, com uma nota que diz “corrigido”.

Atas que exigem uma mudança depois de terem sido aceitas exigem um movimento formal e votação.

1- Traga a ata da reunião na qual a mudança é necessária. Após a leitura da ata, o dirigente perguntará se há alguma mudança.

2- Explique a necessidade da mudança.

Inclua toda e qualquer documentação de apoio. Discuta a razão para a mudança e qualquer informação adicional que deva ser adicionada para fazer a ata completa e precisa. Responda a quaisquer perguntas que a comissão possa ter até que o grupo esteja de acordo.

3- Peça uma moção para a mudança se a ata já foi formalmente aprovada. Isso é chamado de “modificação de entendimento anteriormente adotado”.

O dirigente pedirá apoio para a moção. Se a ata não foi formalmente aprovada e está em fase de projeto, ela poderá ser alterada no texto, com a aprovação unânime do grupo.

4-Faça uma votação, se necessário, sobre a moção, para aprovar a mudança. Uma vez aprovada, altere a parte da ata em questão.

Faça uma observação na nova ata, perto da assinatura do secretário, dizendo que foi “aprovada a versão corrigida”.

5- Distribua a ata corrigida e o adendo na próxima reunião.

O adendo deve incluir a linguagem exata que foi votada e aprovada para a mudança. Remova todas as cópias da ata anterior de arquivos e registros e substitua-a pela versão revisada.

A importância da ata de reunião

Reuniões com atas bem documentadas são mais efetivas e eficientes do que sem esse tipo de registro.

As decisões são anotadas e os itens de ação e quem é responsável por eles são acompanhados.

Elementos essenciais da discussão são descritos para que as pessoas que não compareceram à reunião possam facilmente descobrir o que aconteceu sem desperdiçar tempo em novos encontros. Ao criar atas, você adicionará coisas boas à sua reputação de realizar ótimas reuniões.

Decisões

Cada pessoa em uma reunião terá sua perspectiva do que ocorreu e do que foi decidido.

Ao registrar essas decisões e publicá-las como parte da ata, há uma versão oficial do ocorrido caso existam desentendimentos no futuro.

Fazer atas pode também forçar uma maior clareza sobre aquilo que foi decidido.

Para garantir que as anotações sejam precisas quando a discussão não estiver clara, o secretário pode fazer perguntas como “Então todos concordam que o lançamento do produto acontecerá em julho ou agosto?”.

Isso faz com que todos os participantes saiam do encontro com o mesmo entendimento.

Itens de ação

Um registro de itens de ação concordados em uma reunião é especialmente útil com grupos que se encontram regularmente.

Revisar os itens de encontros anteriores faz com que seja fácil saber o que ainda precisa ser feito. Isso dá aos membros da equipe um incentivo para realizar suas tarefas antes da reunião.

Exigências legais

Em alguns casos, como para reuniões de conselhos, as atas podem ser uma exigência dos estatutos do grupo.

Elas podem ser consideradas documentos legais para propósitos como impostos e auditorias.

Essas empresas normalmente possuem um secretário que é responsável pelas atas em todas as reuniões.

Definindo um secretário

Como atas precisas são importantes, cada reunião deve ter um secretário definido.

Fazer anotações completas e também participar ativamente do encontro pode ser desafiador, portanto é frequentemente melhor que o facilitador da reunião escolha outra pessoa para registrar os fatos.

Esse funcionário deve anotar as decisões, itens de ação e discussão do encontro de maneira clara e concisa. Textos muito grandes podem não ser lidos.

Estilos

Existem estilos diferentes para escrever atas de reunião.

Para encontros de conselhos, onde esses papéis são documentos legais e oficiais, as leis podem ditar qual tipo de informação será relatada nos textos.

Alguns tipos de ata não registram a discussão que resultou na decisão final sobre determinada questão.

No entanto, em reuniões de negócios ou de equipes de projetos, é normalmente mais eficaz registrar os pontos-chave da discussão.

Ter um registro desses pontos é útil para pessoas que não puderam estar presentes ou que desejam lembrar o que foi discutido anteriormente, para que não se desperdice tempo na próxima reunião.

Quem redige a ata de reunião?

Uma ata de reunião poderá ser pedida pelo gestor, feita por ele ou mesmo redigida pela secretária.

No caso de condomínios, a ata ao contrário do que muita gente pensa, a feitura da ata atribuição do síndico e

sim de um secretário especialmente escolhido pelo presidente da assembleia.

É vedado ao síndico secretariar ou presidir os trabalhos (assim prevê a grande maioria das convenções).

Na verdade, não existe um modelo padrão de feitura de ata.

Por se tratar de uma narrativa do que acontece na reunião, ela deve ser clara e objetiva, devendo-se evitar narrativas longas,

sem esquecer de registrar tudo o que foi decidido, enumerando o quórum de cada deliberação (PRINCIPALMENTE OS TEMAS POLÊMICOS). Para isso, deve-se seguir alguns requisitos, a saber:

• Deve haver abertura e encerramento;
• A pauta deve ser transcrita, assim como o nome do presidente e do secretário;
• Pode ser redigida no ato, diretamente no livro ou por meio de computador, e não há nada que proíba ser aprovada ao final da reunião, porém, deve ser lida na próxima assembleia.
• É importante registrar se a Assembleia foi realizada em primeira ou em segunda convocação;

Quando solicitado, deve-se registrar voto contrário assim como qualquer declaração e/ou manifestação dos condôminos;

Não há necessidade de assinatura dos presentes, sendo bastante a do presidente e do secretário, desde que haja registro de presença.

Não existe nenhuma obrigatoriedade quanto ao registro das atas em cartório (TÍTULOS E DOCUMENTOS),

porém, algumas são mais importantes, e se faz necessário registrá-las, como: ELEIÇÃO DE SÍNDICO, REAJUSTE DE TAXA DE CONDOMÍNIO, CRIAÇÃO DE TAXA-EXTRA, bem como todas aquelas que tenham sido tomadas  em DECISÕES POLÊMICAS.

O Síndico, até 08 dias após a realização da Assembleia, deve dá conhecimento aos condôminos do que foi decidido na Reunião.

Cópia da ata distribuída a todos, supre esta necessidade.

Perceba a importância da Ata, ela é importante até para os casos dos condomínios e isso só ressalta o cuidado ao fazer uma ata.

Modelo de ata de reunião

Abaixo vamos mostrar um modelo de Ata de reunião que poderá ser usado sem nenhum abaixo. Veja abaixo:

• Discussões do assunto 1

Decisão:

Compromissos:

• Discussões do assunto 2

Decisão:

Compromissos:

• Discussões do assunto 3

Decisão:

Compromissos:

Perceba que o modelo é bem simples e poderá ser utilizado em todos os casos que for necessário.

Como Medir o Desempenho do Colaborador

Uma das tarefas mais difíceis do gestor é manter a equipe trabalhando unida e comprometida com as metas e sucesso da empresa. Lidar com pessoas não fácil, cada colaborador possui suas características e personalidade.

Então como encontrar uma maneira de obter o respeito de todos e manter a equipe motivada e produtive? É simples: Justiça!

Algo que ninguém tolera é a injustiça, e muitos colaboradores se veem injustiçados. Você já deve ter se deparado com burburinhos como estes:

• “Trabalho muito e não tenho reconhecimento”
• “Fulano chega sempre atrasado e ninguém fala nada”
• “Fulano passa o dia no Facebook e eu aqui me matando”

Estes são só alguns exemplos do que uma má administração de equipe pode ocasionar. A mente do ser humano funciona assim: “Se ele ganha o mesmo que eu e não faz nada, porque eu devo fazer?”

Quando seus melhores talentos começarem a pensar dessa maneira, sua produtividade descerá ladeira a baixo! Você não pode deixar que as coisas cheguem a esse ponto.

Você deve manter sua equipe em um nível sadio de competição, sempre puxando para cima. Sua equipe deve formar exemplos, um colaborador deve ver o esforço do outro e pensar “Fulano tem dado duro e foi reconhecido, vou me esforçar para produzir tanto ou mais do que ele!”

E a única maneira de você jogar limpo e transparente com sua equipe é ter dados concretos para apresentar. A Avaliação de Desempenho não é um plus que grandes empresas devem ter. É uma realidade que TODAS as empresas deveriam se preocupar.

O capital humano é o maior ativo de qualquer empresa. Pense comigo:

• Você tem CERTEZA de qual funcionário é seu melhor talento?
• Você tem CERTEZA de qual colaborador é o mais produtivo?
• Quantos colaboradores da sua equipe chegaram atrasado nos 2 últimos meses?
• Quantos colaboradores da sua equipe faltaram e apresentaram atestado nos últimos 6 meses?

Se você é um gestor de equipe, você deveria ter todos estes dados a poucos cliques de alcance. Deveria possuir um sistema atualizado com tudo o que acontece na sua equipe, e assim ter total controle sobre ela.

Como recompensar o melhor colaborador e evitar perdê-lo para um concorrente por falta de reconhecimento? Como planejar ações de melhoria e desenvolvimento para seus colaboradores que podem render mais?

Como saber quais competências cada colaborador tem de melhor, e desenvolver e a primorar as que possui deficiência?

A resposta para todas as perguntas é: Avaliação de Desempenho.

Com a Avaliação de Desempenho você resolve todas estas situações:

Um colaborador foi demitido e acionou sua empresa na justiça: Com a Avaliação de Desempenho, você terá dados concretos e atualizados (desde a entrada do funcionário na empresa até sua saída) e poderá justificar o porque da demissão.

Terá anotações de cada atraso, de cada conduta equivocada ou falta de preparo para exercer a função requerida, tendo assim uma base sólida para se defender.

Evitar que “Uma maçã podre estrague o cesto de frutas”: Um colaborador revoltado causa grandes danos a uma equipe. Fora o próprio desempenho ruim, pode instigar seus colegas a também fazerem corpo mole ou sabotar a empresa por algum motivo.

Com a avaliação de desempenho, você terá subsídios para refutar qualquer argumento que este colaborador tenha para infectar a equipe. Mostre ao resto da equipe que as reclamações dele não tem fundamento, baseado em dados concretos que ele não poderá negar.

Evitar Gastos Desnecessários Com Treinamentos Equivocados: É muito comum nas empresas, equipes inteiras receberem treinamentos. Mas, isso é correto? Não seria bem mais assertivo que cada colaborador recebesse o treinamento que mais precisa para se qualificar, ou para exercer melhor a sua função?

Com a Avaliação de Desempenho, você consegue filtrar cada competência em que seu colaborador é melhor e pior, e assim estabelecer o Plano de Desenvolvimento Individual para que ele se qualifique da melhor maneira possível.