Ciclo PDCA | A Cultura Da Melhoria Continuada Nos Processos15 min read

Imagine que sua pontuação de satisfação do cliente em um site popular de classificações de negócios tenha diminuído. Quando você observa os comentários recentes, percebe que seus clientes estão reclamando de atrasos na entrega e que os produtos estão sendo danificados em trânsito.

Você decide executar um pequeno projeto piloto por um mês, usando um novo fornecedor para entregar seus produtos a uma pequena amostra de seus clientes, e fica satisfeito em ver que o feedback desses clientes é positivo.

Como resultado, você decide usar o novo fornecedor para todos os seus pedidos. O que você acabou de fazer é dar uma volta em torno de um ciclo chamado PDCA, que ajuda você a buscar melhorias contínuas em seus negócios. Neste artigo, exploramos os detalhes do PDCA e analisamos como e quando aplicá-lo.

O que é o Ciclo PDCA?

PDCA, às vezes chamado de “Deming Wheel”, “Deming Cycle”, ou PDSA foi desenvolvido pelo renomado consultor de gestão Dr. William Edwards Deming na década de 1950. O próprio Deming chamou-o de “Ciclo de Shewhart”, já que seu modelo foi baseado em uma ideia de seu mentor, Walter Shewhart.

Deming queria criar uma maneira de identificar o que fazia com que os produtos deixassem de atender às expectativas dos clientes. Sua solução ajuda as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa mudar e, em seguida, testa-as em um ciclo contínuo de feedback.

Deming usou o conceito de Plan-Do-Study-Act (PDSA). Ele descobriu que o foco no Check é mais sobre a implementação de uma mudança.

O foco de Deming estava em prever os resultados de um esforço de melhoria, estudando os resultados reais e comparando-os para possivelmente revisar a teoria. Ele ressaltou que a necessidade de desenvolver novos conhecimentos, a partir da aprendizagem, é sempre guiada por uma teoria.

O ciclo PDCA  é uma abordagem iterativa de quatro estágios para melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços e para resolver problemas. Ela envolve testar sistematicamente possíveis soluções, avaliar os resultados e implementar os que são mostrados para funcionar.

As quatro fases são:

• Plan – Planejar: identificar e analisar o problema ou oportunidade, desenvolver hipóteses sobre quais podem ser os problemas e decidir qual deles testar;
• Do – Fazer: teste a solução potencial, idealmente em pequena escala, e meça os resultados;
• Check – Verificar / estudar: estude o resultado, meça a eficácia e decida se a hipótese é apoiada ou não;
• Act – Agir: se a solução foi bem sucedida, implemente-a.

O ciclo PDCA ajuda você a resolver problemas e implementar soluções de maneira rigorosa e metódica. Siga estes quatro passos para garantir que você obtenha resultados da mais alta qualidade.

Planejar

• Estabeleça os objetivos e metas da tarefa a ser melhorada ou desenvolvida;
• Descreva a tarefa em detalhes com especificações claras;
• Desenvolva uma equipe que fará parte do ciclo PDCA e defina os prazos;
• Anote os dados a serem usados, os recursos que serão necessários, o custo esperado, os riscos e as etapas de mitigação, a mão de obra necessária e o suporte necessário do gerenciamento;
• Desenhe um plano de implementação com detalhamento de cada tarefa, proprietário, resultado esperado, procedimento operacional ou diretrizes etc.

Fazer

• De acordo com o plano de implementação, execute todas as tarefas;
• Mantenha as partes interessadas informadas sobre o progresso;
• Siga o cronograma e destaque quaisquer preocupações e variações significativas observadas.

Verificar

• Uma atividade é realizada, validar se o resultado é como pretendido e planejado;
• Anote todas as variações, defeitos, melhores práticas, áreas de dor e desafios enfrentados;
• Identifique as causas principais dos problemas.

Agir

• Corrija os defeitos e cumpra as especificações;
• Identifique as ações preventivas para todas as causas raízes identificadas;
• Implemente as ações preventivas e verifique se o resultado é o esperado;
• Repita as etapas Faça-Verificar-Agir até que todos os objetivos sejam atingidos para a satisfação das partes interessadas.

Assim, o ciclo PDCA ajudará a melhorar o desempenho de um processo, estágio por estágio, de maneira estável e nivelada.

Como Fazer PDCA

Antes de mergulhar no ciclo PDCA, você precisa escolher um dos processos fundamentais da empresa. Qualquer um: processo de vendas, produção de algum produto, entrega de um serviço, fechamento financeiro, enfim, cabe ao usuário escolher o que mais precisa inicialmente de atenção.

Não se preocupe em ser meticuloso na escolha, porque a ideia da metodologia PDCA é ser incluída na cultura corporativa para sempre. Em outras palavras, todos os processos acabarão sendo considerados no final.

Todo processo tem gargalos e é neles que o ciclo atua. Qual é o gargalo que você mais acredita estar interferindo no processo escolhido? Use indicadores para medir as perdas de cada etapa do processo. A medição pode ser feita de algumas maneiras:

• Perda na conversão

É muito comum analisar a eficiência de um processo de negociação e vendas, por exemplo, convertendo entre etapas. Um contato, ou lead, como algumas empresas gostam de referir, passa por várias etapas até que um contrato seja concluído.

Onde está a maior perda? Um processo de vendas pode consistir em Chamada> Reunião> Proposta> Contrato. Se a maioria dos leads desistir da etapa Proposta, é provável que haja mais gargalos relevantes.

• Perda de tempo

Alguns processos não possuem conversão entre etapas, como o fechamento contábil. No entanto, são processos que precisam cumprir um prazo dentro do cronograma mensal ou anual das empresas.

Nesse tipo de atividade, você pode identificar os gargalos de quanto tempo cada etapa dura. É muito comum perceber, por exemplo, que a equipe financeira gasta muito tempo identificando contas de outras, áreas quando se trata de reconciliação bancária. Neste caso, o ciclo PDCA pode atuar perfeitamente na comunicação entre as áreas como gargalo.

• Perda através de resíduos

Em processos ligados à produção de produtos, a eficiência é geralmente medida através dos resíduos gerados em cada estágio. Medir os passos que geram mais perdas nesse sentido e atuar nos gargalos que levam a isso é outra hipótese de usar o ciclo PDCA.

Explorando os Usos do Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)

A resiliência do ciclo PDCA para a prática em qualquer nível ou magnitude contribuiu para o seu desenvolvimento como uma das metodologias de melhoria de processos mais populares e perenes, além de estender seu uso para várias outras finalidades.

Melhoria de processos

A metodologia PDCA é um ciclo contínuo de planejamento, execução, verificação ou estudo e atuação. Isso faz do ciclo PDCA o modelo ideal para:

• Melhoria contínua: o ciclo PDCA repetido impulsiona a melhoria do processo, independentemente dos objetivos, e fecha a porta para a complacência.
• Implementação de novos projetos ou processos: O mecanismo interno de planejamento, teste e feedback do PDCA permite corrigir obstáculos e melhorar a situação no estágio de implementação do processo, sem colocar em risco toda a reputação ou recursos.
• Trilhas do processo: O ciclo PDCA envolve a verificação das consistências implementadas antes de adotá-las em todos os níveis.

A utilização do ciclo planejar-fazer-checar-agir permite decompor um projeto em pequenas etapas gerenciáveis e permite melhorias incrementais graduais.

Mudar a gestão

O modelo PDCA incorpora o que precisa mudar para a metodologia de melhoria contínua. O processo de modificação sob o PDCA envolve incorporar os parâmetros que exigem mudança no componente de planejamento (planejar), implementação de um protótipo (fazer), a revisão do protótipo para adequação e desempenho (verificar) e implementação generalizada ou implementação bem-sucedida do protótipo (agir).

Isso contribui para integrar o processo de gerenciamento de mudanças na atividade organizacional normal do dia a dia, tornando o processo de mudança transparente.

Gestão da Qualidade

Um dos principais usos desse processo é o gerenciamento da qualidade. O loop de feedback contínuo do PDCA permite a análise, medição e identificação de fontes de variações dos requisitos do cliente e permite a tomada de ações corretivas.

O PDCA é a ferramenta popular para implementar o Gerenciamento da Qualidade Total e é a base para a iniciativa Seis Sigma DMAIC. A implementação de tais sistemas de qualidade depende da análise estatística e do controle que o PDCA facilita.

A aplicação do ciclo PDCA para melhoria da qualidade ajuda a planejar a coleta de dados e realiza análises estatísticas dos dados para verificar e priorizar os problemas ou as causas-raiz dos problemas. Identifica os meios para reduzir o desvio entre o estado existente e o estado desejado.

Mantendo o controle sobre um projeto

O modelo PDCA ajuda os gerentes de projeto a manter um controle maior sobre um determinado projeto de várias maneiras, como:

• Fornecendo respostas para quem, o que, quando, onde e por que do projeto. Isso aumenta o conhecimento que facilita a exploração de várias alternativas e a seleção de um método adequado de implementação do projeto;
• Garantir que as incógnitas no início do projeto permaneçam comprovadas ou reduzidas;
• Fornecimento de dados precisos e oportunos para melhorar a tomada de decisões;
• Possibilitando um melhor entendimento do fenômeno de custo e efeito.

Gerenciamento de desempenho

Um uso recente do PDCA está no gerenciamento de desempenho de colaboradores individuais e equipes de projeto diariamente. A etapa de “planejamento” incorpora as metas ou entregas para o colaborador ou equipe. A etapa “fazer” é o desempenho real, e a etapa “verificar” analisa o desempenho. A etapa de “ação” confirma esse desempenho.

Na maioria das organizações, o gerenciamento de desempenho – ou sua antiga versão de avaliação de desempenho – permanece como uma função distinta de “equipe”.

A abordagem do PDCA em relação ao gerenciamento de desempenho integra o gerenciamento de desempenho com a atividade operacional diária e contribui para melhorar a produtividade em grande escala.

Competitividade Organizacional

A aplicação do ciclo PDCA ajuda a organização a se tornar ágil ou a incorporar o gerenciamento de loop fechado com velocidade.

O PDCA ágil envolve a identificação de fontes de variabilidade e seus impactos negativos relativos e a eliminação ou redução de tais variabilidades, sempre que possível, alterando o design, as políticas ou as regras de negócios da cadeia de suprimentos. Planos de contingência são desenvolvidos para lidar com os riscos que permanecem.

O processo também ajuda a integrar o funcionamento do gerenciamento de demanda, gerenciamento de suprimentos, gerenciamento de atendimento, rápida reconfiguração de negócios e sistemas de TI em uma organização.

Esse lidar com a variabilidade e melhorar a coordenação entre os vários processos, acelera os ciclos de negócios, aumentando a competitividade da organização.

Usando o Ciclo PDCA Para Apoiar o Kaizen

O processo PDCA apoia os princípios e práticas de melhoria contínua e Kaizen. O Kaizen se concentra na aplicação de pequenas mudanças diárias que resultam em grandes melhorias ao longo do tempo.

O ciclo PDCA fornece uma estrutura para identificar oportunidades de melhoria e avaliá-las objetivamente. Usando o PDCA, uma organização em constante aprimoramento pode criar uma cultura de solucionadores de problemas e pensadores críticos.

Ideias de melhoria podem ser rigorosamente testadas em pequena escala. Usando dados, a equipe pode fazer ajustes na solução e reavaliar a hipótese.

Depois que uma ideia mostrou ser eficaz, ela pode ser padronizada e implementada em toda a empresa. O processo interativo do ciclo PDCA permite que as ideias sejam continuamente testadas e promove uma cultura de melhoria e aprendizagem contínuas.

Pontos chave

O ciclo PDCA é um ciclo contínuo de planejamento, execução, verificação (ou estudo) e atuação. Ele fornece uma abordagem simples e eficaz para resolver problemas e gerenciar mudanças, e é útil para testar medidas de melhoria em pequena escala antes de atualizar procedimentos e métodos de trabalho.

Você pode usá-lo em todos os tipos de processos de negócios, desde o desenvolvimento de novos produtos até o gerenciamento da cadeia de suprimentos.

A abordagem começa com uma fase de planejamento na qual os problemas são claramente identificados e compreendidos, e uma hipótese quantificada é desenvolvida. Soluções potenciais são testadas em pequena escala na etapa Fazer, e o resultado é avaliado e verificado.

Você pode percorrer os estágios Fazer e Verificar quantas vezes forem necessárias antes que a solução completa e polida seja implementada, na etapa Agir.

Problemas com o Ciclo PDCA

PDCA é o acrônimo para o ciclo Planejar-Fazer-Verificar-Agir. Existem vários problemas com PDCA. Enquanto alguns podem parecer triviais, eles podem ter fortes implicações culturais, pessoais e empresariais.

Em primeiro lugar

O PDCA simplifica todo o processo de melhoria. A razão para isso está em sua origem. Os japoneses absorveram as lições ensinadas por Walter Shewart sobre como melhorar um processo de produção de loop apertado com controle de processo usando técnicas de medição e controle estatístico contínuos.

Entenda-se por um processo de produção de loop apertado o conjunto de atividades em uma estação de trabalho de produção, e não através de múltiplas estações de trabalho / processos.

Eles naturalmente descreveram isso em japonês e não em inglês. Consequentemente, eles foram solicitados a descrever seu loop de controle de qualidade em inglês e surgiu a explicação mais simples possível, que se tornou: Plan Do Check Act.

Diga-se de passagem que até hoje a maioria dos japoneses tem pouco domínio do inglês e era ainda mais raro que os japoneses, no tempo de Shewart, fossem proficientes em inglês.

Na verdade, o ciclo real é mais detalhado do que na versão original em japonês. Na vida real, tentar usar o PDCA raramente é bem-sucedido porque é uma abstração simplificada e não reflete as várias atividades necessárias para ações de melhoria bem-sucedidas.

Por exemplo, os ciclos de melhoria mais sérios têm aspectos como patrocínio, liderança, coordenação, comunicação, educação, benchmarking e estabelecimento do processo modificado.

No conjunto de normas ISO 15504, essa necessidade de lidar com muitos aspectos em um programa de melhoria resulta em um processo de melhoria de nove fases.

Em segundo lugar

E relacionado ao primeiro problema, não há uma maneira real de melhorar continuamente. Por definição, meios contínuos não tem interrupção.

Se uma empresa ou parte dela está sujeita a melhorias contínuas, isso implica mudança contínua. Em tal situação, as pessoas ficarão rapidamente confusas sobre o status atual dos processos e procedimentos e / ou seguirão práticas fora de moda.

Há também o verdadeiro problema da “mudança de fadiga”: quando as pessoas que têm que se ajustar continuamente para mudar (melhorar), tornam-se confusas, desencantadas ou param de seguir as mudanças.

Devido à mudança de fadiga, o progresso tende a parar em uma empresa. A mudança requer motivar as pessoas e, portanto, precisa reconhecer a fadiga da mudança e gerenciá-la.

O gerenciamento de mudanças precisa cobrir pessoas, processos e produtos. Na verdade, Shewart e Deming defendiam  a Melhoria Contínua, isto é, um ciclo de melhoria com pausas para consolidar as mudanças.

Estando, então, sujeitos à verificação ou estudo para determinar se realmente a área de mudança melhorou, antes que a próxima melhoria seja iniciada.

No nível corporativo ou organizacional, a melhoria é uma atividade que consome tempo e esforço, que geralmente requer recursos substanciais para consolidar a mudança.

Na verdade, as normas internacionais (ISO) corrigiram isso na versão anterior da ISO9000, mudando a melhoria contínua na ISO9004: 2000. Na ISO15504 – Parte 4, uma posição similar relacionada à melhoria é descrita.

Em terceiro lugar

Do e Act têm o mesmo significado em inglês. O dicionário Oxford compacto fornece as seguintes definições relevantes:

Do

• Realizar ou executar (uma ação);
• Alcançar ou completar (um alvo especificado);
• Agir ou progredir de uma maneira específica;
• Trabalhar em (algo) para trazê-lo para um estado necessário.

Act

• Tome uma atitude, faça alguma coisa;
• Tenha efeito ou tenha um efeito particular;
• Comportar-se de uma maneira específica.

Então PDCA poderia facilmente ser PDCD ou PACA! Em outras palavras: Plan-Do-Check-Do ou Plan-Act-Check-Act! Isso é confuso, e o PDCA pode, assim, parecer trivial, especialmente para pessoas desinformadas.

Na realidade, o real significado do Act é Melhorar ou Corrigir (quando falhando em alcançar o estado desejado! Portanto, o ciclo deve ler Planejar-Fazer-Verificar-Melhorar ou Planejar-Fazer-Estudar-Melhorar. Então a sigla seria PDCI ou PDSI!

Por que Shewart e Deming não melhoraram o ciclo PDCA? Porque eles achavam melhor que as pessoas, pelo menos, lembrassem uma ideia simples sobre melhoria de qualidade, ao invés de nenhuma.