O tempo é uma das manifestações mais valiosas que o ser humano poderia ter, a pessoa pode ter todo o dinheiro, mas se não tiver tempo, não poderá usufruir desse bem. Entenda como a gestão de tempo é importante tanto para o ambiente profissional, quanto pessoal.
O que é gestão do tempo?
A gestão de tempo é o processo de organizar e planejar como os períodos devem ser divididos entre as diversas atividades de uma rotina. Passando a levar em conta os esforços de cada pessoa, sendo mais eficazes com a ideia central de fazer o melhor trabalho em menos tempo.
A gestão do tempo deve ser a primeira etapa a se seguir para a conseguir realizar tudo o que devemos fazer, alcançando os objetivos.
É necessário se atentar a algumas questões que são conhecidas como “ladrões do tempo”, como:
- Redes sociais;
- Desorganização;
- Procrastinação;
- Sono acumulado.
Essa situação acaba diminuindo a produtividade, fazendo gastar mais tempo do que seria necessário em uma tarefa, podendo gerar frustração, cansaço e até mesmo problemas de saúde.
Logo, a gestão de tempo traz uma série de vantagens para o indivíduo.
A pessoa se torna mais pontual e disciplinada com suas tarefas. Essa prática passa a gerar resultados efetivos, alcançando mais rápido as metas, aumentando o nível da produtividade, diminuindo a carga de estresse, ansiedade, proporcionando uma melhoria da reputação profissional e, como consequência, gerando um tempo livre.
Passos para fazer uma boa gestão do tempo
Com uma boa gestão de tempo, é possível atingir os resultados de forma esperada. Algumas ferramentas utilizadas no aprimoramento dessa habilidade devem incluir:
-
Planejamento
É importante planejar o que precisa ser feito, dando uma visão mais clara das atividades que devem ser realizadas, sendo possível colocar em ordem de prioridade e focar nas tarefas mais importantes, trazendo mais resultados.
Esse planejamento pode ser diário, semanal ou mensal.
-
Pendências
Escrever as pendências fará com que pare de pensar nelas e as resolva.
As pendências são itens que mais atrapalham a produtividade, ter elas de forma clara, fará com que saiba que precisa ser resolvido para deixar a mente mais tranquila.
-
Metas e prazos
É fundamental ter uma definição das metas que precisam ser alcançadas, com os seus respectivos prazos.
Crie um cronograma onde você possa determinar as metas e os prazos para a realização das atividades.
-
Prioridades
Definidas prioridades, isso fará com que consiga focar nas tarefas mais importantes de onde realmente importa trabalhar.
Saiba diferenciar o que é urgente e importante.
-
Foco
O foco fará com que consiga ter uma gestão de tempo muito melhor, como resultado realizar as tarefas dentro dos prazos planejados.
Então é recomendado fazer uma coisa por vez para que possa gerar um ritmo de execução muito maior e com mais qualidade.
-
Delegue as tarefas
Dividir as suas tarefas com outras pessoas ajudará na sua gestão do tempo.
Por isso, dentro de uma organização, é fundamental entender a relação entre as entregas e saber delegar as tarefas para as pessoas certas.
-
Gerencie as demandas
É importante fazer um bom gerenciamento das demandas que aparecem assim que as tarefas vão surgindo. Entenda qual é a urgência de cada uma, fazendo a ordem de prioridades.
-
Cuide da sua saúde
É importante cuidar de si mesmo, porque é fundamental para o sucesso da sua gestão do tempo, que esteja com sua saúde e o sono bem regulado, porque você mesmo será a principal ferramenta de suas tarefas.
-
Tecnologia
Utilize a tecnologia ao seu favor, hoje em dia existem muitos sistemas que podem auxiliar na gestão de tempo da empresa, assim como o sistema crm.
O sistema CRM, significa Customer Relationship Management, que tem por tradução, a gestão de relacionamento com o cliente.
Para uma organização, é extremamente fundamental a relação do vendedor para com o cliente, principalmente quando se trata da otimização do tempo.
Ao fazer a utilização dessa ferramenta, é possível que consiga ganhar tempo em algumas circunstâncias
Com o crm gratuito, a empresa passa a ganhar uma automação, fazendo com que a produtividade possa aumentar.
A situação em que pode ocorrer essa automação, é entrar em contato com o cliente para oferecer alguma promoção ou produto, ao invés da pessoa física fazer isso, a organização pode programar o sistema para que a mensagem seja enviada automaticamente.
Através do software crm gratuito, pode ser feito para a publicação de conteúdos em redes sociais, é possível programar hora e data para que o conteúdo seja publicado. Essa situação otimizará o processo, disponibilizando tempo livre para investimentos em outras pendências dos funcionários.
Muitas empresas fazem a utilização de planilhas para guardar informações sobre os seus clientes, quando tem necessidade de encontrar algum, passam a perder tempo procurando-os.
Através do CRM, é possível fazer o controle de leads, de uma forma clara específica e precisa, sendo possível fazer a busca, de uma forma online, evitando a perda de tempo procurando de um por um.
Importância das ferramentas da gestão de tempo
As ferramentas são importantes porque quando a pessoa começa a desfocar, basta olhar para as ferramentas e ver quais ainda não foram realizadas e precisam ser realizadas.
Isso poderá aumentar o nível de influência sobre as suas tarefas, diminuindo a preocupação, porque tirará as tarefas e os compromissos da cabeça, sendo considerada uma forma de “alívio”.
Dentro de uma organização é extremamente importante essas ferramentas, porque são muitas coisas a serem resolvidas, elas servirão justamente para auxiliar os colaboradores.
O funil de vendas também pode ser considerado uma ferramenta para a otimização do tempo.
Ele serve para fazer o acompanhamento do cliente durante o processo de vendas, desde a captação até o fechamento de negócio.
Ao invés do gestor ficar com as fases que o cliente está passando apenas na cabeça, com o app funil de vendas é possível medir exatamente a sua trajetória.
Com a aquisição dessas ferramentas é possível que a empresa ganhe um tempo maior resultando em uma boa lucratividade de vendas.
Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Markplan, site voltado
para a veiculação de conteúdos relevantes sobre estratégias de negócios, pensados para abranger informações e novidades relacionadas aos maiores segmentos empresariais.
