Gráfico De Gantt | Ferramenta De Gerenciamento De Projetos14 min read


Um gráfico de Gantt, comumente usado no gerenciamento de projetos, é uma das formas mais populares e úteis de mostrar atividades (tarefas ou eventos) exibidas em relação ao tempo.

À esquerda do gráfico, há uma lista das atividades e, na parte superior, uma escala de tempo adequada. Cada atividade é representada por uma barra. A posição e a duração da barra refletem a data de início, a duração e a data final da atividade.

Isso permite que você veja:

  • Quais são as várias atividades
  • Quando cada atividade começa e termina
  • Quanto tempo cada atividade está programada para durar
  • Onde as atividades se sobrepõem a outras atividades e por quanto tempo
  • A data de início e fim de todo o projeto

Os gráficos de Gantt podem ser versões simples criadas em papel milimétrico ou versões automatizadas mais complexas criadas usando aplicativos de gerenciamento de projetos.

Um gráfico de Gantt é construído com um eixo horizontal representando o período total do projeto, dividido em incrementos (por exemplo, dias, semanas ou meses) e um eixo vertical representando as tarefas que compõem o projeto.

Por exemplo, se o projeto está equipando seu computador com um novo software, as principais tarefas envolvidas podem ser: conduzir pesquisas, escolher software, instalar software.

Barras horizontais de comprimentos variados representam as sequências, o tempo e o intervalo de tempo para cada tarefa.

Usando o mesmo exemplo, você colocaria pesquisa de conduta na parte superior do eixo vertical e desenharia uma barra no gráfico que representa a quantidade de tempo que você espera gastar na pesquisa e, em seguida, inseria as outras tarefas abaixo da primeira. além das barras representativas nos pontos no tempo que você espera executá-las.

As extensões de barra podem se sobrepor. Você pode conduzir pesquisas e escolher software durante o mesmo período de tempo.

À medida que o projeto avança, barras secundárias, pontas de seta ou barras escuras podem ser adicionadas para indicar tarefas concluídas ou as partes das tarefas que foram concluídas. Uma linha vertical é usada para representar a data do relatório.

O gráfico de Gantt fornece uma ilustração clara do status do projeto, mas um problema com ele é que não indicam dependências de tarefas. Você não pode dizer como uma tarefa que está atrasada afeta outras tarefas.

O gráfico PERT, outro método popular de gerenciamento de projetos, foi projetado para isso. Os gráficos de Gantt automatizados armazenam mais informações sobre tarefas, como os indivíduos atribuídos a tarefas específicas e notas sobre os procedimentos.

Eles também oferecem o benefício de ser fácil de mudar, o que é útil. Os gráficos podem ser ajustados com frequência para refletir o status real das tarefas do projeto, pois, quase inevitavelmente, eles divergem do plano original.

gráfico de gantt

História do Gráfico de Gantt

O primeiro gráfico de Gantt foi concebido em meados dos anos 1890 por Karol Adamiecki, um engenheiro polonês que dirigia uma siderúrgica no sul da Polônia e se interessou por ideias e técnicas de gestão.

Cerca de 15 anos depois de Adamiecki, Henry Gantt, um engenheiro americano e consultor de gerenciamento de projetos, criou sua própria versão do gráfico e foi isso que se tornou amplamente conhecido e popular nos países ocidentais.

Consequentemente, foi de Henry Gantt o nome que ficou associado a gráficos desse tipo.

Originalmente, o gráfico de Gantt foi preparado laboriosamente à mão. Cada vez que um projeto mudava era necessário alterar ou redesenhar o gráfico e isso limitava sua utilidade, sendo a mudança contínua uma característica da maioria dos projetos.

Hoje em dia, no entanto, com o advento dos computadores e do software de gerenciamento de projetos, o gráfico de Gantt pode ser criado, atualizado e impresso facilmente.

Atualmente, os gráficos de Gantt são mais usados ​​para rastrear cronogramas de projetos. Para isso, é útil poder mostrar informações adicionais sobre as várias tarefas ou fases do projeto.

Um exemplo, são as tarefas que se relacionam umas com as outras, em que medida cada tarefa progrediu, que recursos estão sendo usados ​​para cada tarefa e assim por diante…

Como Utilizar um Gráfico de Gantt

Os gráficos de Gantt vêm em muitas formas, desde o bom e velho papel até o desktop e até mesmo o software baseado na web.

Trazer esses gráficos on-line os transformou de um documento estático que rapidamente se torna obsoleto para uma representação viva e colaborativa do estado atual de um projeto.

Criando um Gráfico de Gantt

Os gráficos de Gantt são amplamente utilizados nos negócios para descrever e monitorar todos os tipos de projetos de acordo com as regras do gerenciamento de projetos.

A primeira coisa que você precisará antes de configurar um gráfico de Gantt é um plano de projeto detalhado.

Um plano de projeto é uma série de tarefas interdependentes que precisam ser executadas em uma ordem específica.

Ao mudar para um novo escritório, por exemplo, você não pode começar a redesenhar o espaço do escritório antes que o contrato de aluguel seja assinado.

Os planos de projeto têm uma data de início específica, correspondente ao início da primeira tarefa (por exemplo, definindo os requisitos para o novo escritório) e uma data final específica, correspondente ao final da última tarefa (por exemplo, mudança).

Uma maneira de criar um plano de projeto é usar uma estrutura de divisão de trabalho, uma técnica para dividir tarefas em sub-tarefas e criar uma hierarquia de tarefas.

O gráfico de Gantt geralmente permitem que você reflita a hierarquia do projeto na lista de tarefas, à esquerda do gráfico.

Você pode utilizar um software de mapeamento mental, que incentiva o pensamento criativo, ajudando você a desenvolver uma estrutura analítica do projeto e a garantir que nada seja omitido do plano geral.

Se o software de mapeamento mental incorpora gráfico de Gantt, ele permitirá que você insira dados conforme desenvolve o plano, economizando tempo mais tarde. Certifique-se de que seu plano seja o mais completo possível e suas premissas sejam realistas.

Como Criar um Gráfico de Gantt

Para efetivamente criar seu gráfico, você terá que realizar algumas etapas, como:

  • Defina as configurações do projeto, como sua data de início, data de término e modo de programação

O modo de programação mais comum é encaminhado a partir da data de início do projeto. Nesse modo, o padrão é que as tarefas sejam iniciadas o mais rápido possível, o que significa que todo o projeto é concluído na data mais próxima possível.

  • Defina o calendário do projeto. Isso define o número de dias úteis da semana, o número de horas trabalhadas no dia e assim por diante.
  • Digite ou edite nomes e durações de tarefas.
  • Configure uma lista global de recursos e atribua recursos a tarefas.

Embora você possa definir os recursos sempre que precisar deles, geralmente é mais rápido começar configurando uma lista global, a partir da qual você pode selecionar os recursos a serem atribuídos às várias tarefas do projeto.

  • Crie links para especificar as dependências entre as tarefas do projeto. Veja Vinculando tarefas em um gráfico de Gantt.
  • Defina restrições nas tarefas conforme necessário.
  • Faça os ajustes finais no plano do projeto.
  • Depois que o projeto tiver sido iniciado, inspecione-o em intervalos regulares para detectar possíveis problemas ou conflitos de programação e fazer as correções necessárias.

Com todos os dados inseridos, o gráfico de Gantt será exibido. Qualquer alteração no tempo de uma tarefa afeta todas as tarefas que dependem dela.

gráfico de gantt

Se uma tarefa for executada antes do planejado, o aplicativo de Gantt recalculará automaticamente as datas de todas as tarefas que dependem dela para aproveitar o tempo ganho.

Por outro lado, se uma tarefa é atrasada, todas as tarefas que dependem dela são automaticamente reprogramadas, o que pode ou não afetar a data final global do projeto.

Usando o gráfico de Gantt, você pode criar e gerenciar planos completos de projeto neste formato padrão e bem definido.

Você pode facilmente adicionar ou remover tarefas, definir ou ajustar a duração das tarefas (comprimento das barras), vincular tarefas (por exemplo, fazer uma tarefa seguir imediatamente após a outra) e adicionar restrições (por exemplo, para especificar que uma tarefa deve terminar bem mais tarde do que uma determinada data).

Para ajudá-lo a começar, alguns aplicativos de Gantt incluem vários planos de projeto prontos para atividades de negócios comuns.

Por exemplo, organizando uma feira de negócios, produzindo uma publicação, lançando um produto, etc. Você pode usá-los para fins de treinamento ou como base para seus próprios planos de projeto.

Vinculando Tarefas em um Gráfico de Gantt

Os planos de projeto normalmente exigem que as tarefas sejam executadas em uma ordem específica. Por exemplo, uma publicação deve ser escrita e revisada antes de poder ser impressa.

Para conseguir isso, o aplicativo Gantt permite vincular tarefas para que elas dependam umas das outras.

Por padrão, as tarefas geralmente são vinculadas em um relacionamento ‘Finish to Start’ (dependência), o que significa que a primeira tarefa selecionada (a tarefa predecessora) deve terminar antes que a próxima tarefa selecionada (a tarefa sucessora) possa ser iniciada.

Isso é tipicamente representado no gráfico de Gantt por linhas com pontas de seta unindo cada tarefa ao seu sucessor. A ponta da seta indica a direção do link: vai do predecessor até o sucessor.

gráfico de ganttUma tarefa pode ter mais de um predecessor. Nesse caso, sua data de início é determinada pelo link predecessor que fornece a data de início mais recente.

Como as datas e horas mudam durante o curso do projeto, o link predecessor que determina a data de início da tarefa também pode ser alterado.

gráfico de ganttDa mesma forma, uma tarefa pode ter vários sucessores. Nesse caso, a tarefa determina a data de início de todas as suas tarefas sucessoras.

grafico de ganttQuando você está planejando um plano de projeto a partir de sua data de início, o aplicativo de Gantt calcula a data final do projeto automaticamente, com base nas durações das tarefas, nas dependências da tarefa e no calendário do projeto.

A possibilidade de vincular tarefas dessa maneira é o que torna o software de gerenciamento de projetos particularmente poderoso.

Você pode alterar a duração de uma ou mais tarefas, adicionar uma tarefa ou remover uma tarefa de uma cadeia de tarefas vinculadas e todas as datas são recalculadas automaticamente. como para manter as dependências de tarefas que você definiu.

Vantagens e Desvantagens do Gráfico de Gantt

O gerenciamento de projetos é bastante semelhante ao malabarismo, onde você está constantemente manipulando várias tarefas, pessoas, projetos e outras coisas.

No momento em que você perder um prazo, todo o planejamento pode dar errado e ter sérias repercussões.

Você pode ter um projeto de tamanho razoável em sua organização. A atividade do projeto pode ocorrer ao longo de vários meses e ter várias tarefas.

Normalmente, algumas tarefas dependem de outra. Ou seja, algumas das tarefas não podem ser iniciadas até que outras tarefas sejam concluídas.

Você pode escrever isso em palavras, mas às vezes pode ser difícil entender o significado de um documento que define um projeto como este.

Uma técnica para lidar com o gerenciamento de um projeto é um gráfico de Gantt. Isso fornece um método ilustrativo de gerenciamento do seu projeto.

Esses gráficos podem ser bastante sofisticados e complexos. Para pequenas empresas, você quer evitar isso. O propósito de ter o gráfico é tentar tornar as coisas mais claras e simples para as pessoas envolvidas no projeto.

Muita complexidade produz sobrecarga de informações e as pessoas se sentirão sobrecarregadas. Existem alguns programas de software que podem lidar com toda essa complexidade.

Um gráfico de Gantt é construído listando em primeiro lugar todas as coisas que você pode pensar que precisam ser feitas em um projeto.

Esta pode ser uma lista bastante longa. Então, você deve agrupar essas tarefas em títulos específicos.

O gráfico de Gantt que será utilizado regularmente por várias pessoas  envolvidas no projeto, deve ser mantido apenas nesses títulos mais abrangentes.

Uma versão mais detalhada pode ser mantida pela pessoa que está executando o projeto.

gráfico de gantt

Vantagens

  • Cria uma imagem mais simplificada

Se pudermos ver ideias complexas como uma imagem, isso ajudará nossa compreensão.

  • Organiza seus pensamentos

É o conceito de dividir e conquistar. Um grande problema é conquistado dividindo-o em partes componentes. Um gráfico de Gantt forçará você a fazer isso.

  • Demonstra que você sabe o que está fazendo

Quando você produz um gráfico de Gantt bem apresentado com tarefas de alto nível organizadas adequadamente e recursos alocados para essas tarefas, ele fala muito sobre se você está no topo das necessidades do projeto e se o projeto será bem-sucedido.

  • Deve ajudá-lo a definir prazos realistas

As barras no gráfico indicam em qual período uma determinada tarefa ou conjunto de tarefas será concluída. Isso pode ajudá-lo a ver as coisas em perspectiva corretamente.

E quando você fizer isso, certifique-se de pensar em eventos em sua organização que não tenham nada a ver com esse projeto que possa consumir recursos e tempo.

  • Pode ser altamente visível

Pode ser útil colocar o gráfico ou uma versão grande dele, onde todos possam vê-lo. Isso ajuda a lembrar as pessoas dos objetivos e quando certas coisas vão acontecer.

É útil se todos em sua empresa tiverem um nível básico de compreensão do que está acontecendo com o projeto, mesmo que não estejam diretamente envolvidos com ele.

Desvantagens

  • Eles podem se tornar extraordinariamente complexos

Com exceção dos projetos mais simples, haverá um grande número de tarefas realizadas e recursos empregados para concluir o projeto.

Existem aplicativos de software que podem gerenciar toda essa complexidade. No entanto, quando o projeto chega a este nível, ele deve ser gerenciado por um pequeno número de pessoas (talvez uma) que gerencia todos os detalhes.

Às vezes isso não funciona tão bem em uma empresa que não está acostumada a esse tipo de gerenciamento.

As grandes empresas frequentemente empregam um ou mais gerentes de projeto que são muito habilidosos nisso. Por diversas razões, isso pode não funcionar tão bem em uma empresa menor.

  • O tamanho da barra não indica a quantidade de trabalho

Cada barra no gráfico indica o período de tempo durante o qual um determinado conjunto de tarefas será concluído.

No entanto, olhando para a barra de um determinado conjunto de tarefas, você não pode dizer qual o nível de recursos necessários para alcançar essas tarefas.

Assim, uma barra curta pode levar 500 horas, enquanto uma barra mais longa pode levar apenas 20 horas. A barra mais longa pode indicar aos desinformados que é uma tarefa maior, quando na verdade não é.

  • Eles precisam ser constantemente atualizados

Quando você entra em um projeto, as coisas mudam. Se você usar um gráfico de Gantt, deverá ter a capacidade de alterar o gráfico com facilidade e frequência.

Novamente, você provavelmente precisará de um software para fazer isso, a menos que esteja mantendo o gerenciamento de projetos em um nível mais alto.

  • Difícil de ver em uma folha de papel

Os produtos de software que produzem esses gráficos precisam ser visualizados em uma tela de computador, geralmente em segmentos, para poder ver todo o projeto.

Torna-se então difícil mostrar os detalhes do plano a uma audiência. Além disso, você pode imprimir o gráfico, mas isso normalmente implicará um grande exercício de cortar e colar. Se você vai fazer isso com frequência, pode ser muito demorado.

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