O mapeamento de competências auxilia e muito uma organização comercial, pois sugere a possibilidade de medidas preditivas de sucesso com base na identificação de competências.
Competências são as habilidades, comportamentos e padrões de desempenho que transformam o “quê” de uma expectativa em “como”.
Os proprietários de negócios podem usar as principais competências organizacionais para definir a cultura de negócios, apoiar objetivos estratégicos e tomar decisões de contratação.
Todos esses usos garantem que os negócios e seus funcionários atinjam seus objetivos.
O mapeamento de competências é uma plataforma para comparar o nível atual e desejado de habilidades e competências de um indivíduo, necessário para executar uma tarefa de forma eficaz e eficiente.
Isso ajuda a identificar as necessidades de treinamento do indivíduo e as avaliações de desempenho também.
O mapeamento de competências estabelece um nível de objetividade que incentiva a comunicação aberta entre a gerência e os funcionários.
Os gerentes podem avaliar de maneira mais objetiva o desempenho e ser mais específicos ao comunicar aos funcionários o que é necessário para o sucesso.
Os funcionários ganham uma compreensão mais clara das expectativas de seu papel.
Acompanhar o treinamento baseado em competências não apenas fornece meios para que os funcionários expandam suas habilidades atuais, mas também fornece um caminho bem definido para o aprendizado de novas habilidades através de treinamento cruzado e para avançar na organização.
Objetivos do Mapeamento de Competências
Os objetivos do mapeamento de competências são ajudar uma empresa a se tornar mais eficiente, eficaz e competitiva.
Começa com um conjunto de padrões de competência de alto nível, como inovação, criatividade, conhecimento técnico, qualidade e um foco orientado para o cliente, que refletem objetivos de negócios estratégicos.
Através do processo de mapeamento de competências, essas metas tornam-se benchmarks de desempenho de funcionários.
Os gerentes usam esses benchmarks para identificar as necessidades de treinamento que, em última instância, aumentam a produtividade e o desempenho dos funcionários e a eficiência, eficácia e competitividade do negócio como um todo.
O mapeamento de competências essenciais para as habilidades que os funcionários em potencial já possuem é outra maneira pela qual o mapeamento de competências pode ajudar um negócio.
A inclusão de competências essenciais e específicas do trabalho nos anúncios de oportunidades de emprego fornece uma base objetiva para avaliar os aplicativos e eliminar os candidatos não qualificados.
O mapeamento de competências também pode encurtar o tempo que leva para contratar e reduzir os requisitos de treinamento, permitindo que o pessoal de contratação traga apenas os candidatos que já possuem ou estão bem encaminhados para possuir os requisitos essenciais de competência.
Processo
Depois de identificar as principais competências, a gerência geralmente inclui funcionários individuais ou grupos de foco de funcionários na criação de novas descrições de cargo baseadas em competências.
O uso de entrevistas, questionários, descrições de cargos existentes e formulários de avaliação de desempenho são comumente usados como grupos de trabalho para identificar o conjunto de habilidades, o nível de conhecimento e a atitude necessária para atender às principais competências dentro de cada função.
Uma vez completo, o mapeamento envolve uma análise minuciosa durante a qual um gerente e um funcionário trabalham juntos para identificar pontos fracos e pontos fortes e traçar um curso para outras ações.
Etapas Para o Mapeamento de Competências
Monte uma equipe de projeto com o objetivo comum de criar um programa abrangente, equitativo e proposital com base em critérios claramente definidos e avaliação de competências como foco na promoção dos funcionários. Em um nível muito alto, você pode começar com essas sete etapas em mente:
Descrição de Cargos
Identifique os principais componentes das descrições de cargos dos funcionários – apenas os pontos críticos. Concentre-se em quais características e habilidades são absolutamente essenciais para realizar o trabalho.
Lembre-se de que as descrições de cargos costumam ter finalidades diferentes ao postar uma posição do que o necessário para explicar as responsabilidades da função.
Seja Objetivo
Esclareça os papéis e elimine informações supérfluas – restrinja o escopo novamente. Olhe através de suas palavras e frases essenciais.
Pergunte a si mesmo se você tem mais palavras do que o necessário para descrever as características essenciais.
Então, pergunte a si mesmo se as responsabilidades do papel são claras. Como eles se alinham à tarefa? a missão da equipe? a estratégia organizacional global? Se não, volte para a prancheta.
Identificando Características
Identificar aptidões, atitudes, habilidades e conhecimentos requeridos para os papéis – os componentes críticos das competências são o que está abaixo da superfície do comportamento dos funcionários.
Como um iceberg, vemos apenas o que está acima da água, mas percebemos que a grande maioria está por baixo.
Esses valores, habilidades subjacentes e abordagem ao trabalho é o que você procura. Identifique o que você precisa para um funcionário bem-sucedido.
Resumindo Ideias
Sintetizar ideias em temas centrais e defini-las – não mais do que 10 competências. Você vai ficar atolado na parte de avaliação e análise, se você não reduzi-las em poucos críticos.
Comece pesquisando outras organizações similares e as competências que elas exigem dos funcionários.
Olhe para o setor educacional do ensino fundamental e médio. Há um pouco de conhecimento sobre as competências dos professores que provavelmente se alinharão muito bem com sua equipe.
Criando Rubricas
Crie um sistema de rubrica em cinco escalas – descreva como é um novato para cada competência. E quanto ao seu especialista? Como é o desempenho em cada nível intermediário? Quais são as habilidades, aptidões e conhecimentos necessários no mínimo para cada nível?
Aqui é onde você vai querer descrever claramente os comportamentos exibidos por indivíduos que executam em cada nível na escala de principiante à especialista.
Peça para outras pessoas reverem sua lista. Eles saberiam o que se espera que desempenhe em cada nível? Se não, volte à prancheta.
Avaliações
Crie avaliações – organize seu conjunto de perguntas para identificar o nível de alinhamento de cada uma das cinco escalas que você projetou.
Não faça perguntas que meçam se alguém é um especialista. Procure perguntas abertas como “descreva como você faria …” ou “explique o que você fez quando conseguiu realizar …”.
Pergunte aos seus candidatos várias perguntas em camadas. Nunca, faça uma pergunta que possa ser respondida com um “sim ou não”.
Você está procurando profundidade de resposta aqui para que você possa avaliar o quão bem ela se encaixa na sua rubrica.
Logística Para Ciclos de Medição
Construa a logística para ciclos de medição contínuos. Você constrói uma lista de competências, definiu-as, construiu rubricas para avaliar o nível de competência em uma escala de principiante à especialista.
Agora você precisa lançar seu programa. Preste atenção ao seu público. Eles são um grupo de pessoas com ansiedade de teste?
Eles preferem avaliação escrita ou oral? Eles ficariam empolgados em mostrar onde estão no que diz respeito ao seu desempenho? O programa perderá seu brilho se você fizer isso apenas uma vez.
Avaliação Contínua
Construa um plano para avaliação contínua, mas sem exageros. Duas vezes por ano é provavelmente mais que suficiente.
Use o tempo entre para construir as áreas de gap da sua equipe. Certifique-se de que eles estão indo em direção ao conjunto de habilidades do seu especialista definido.
No entanto, não assuma que todos chegarão lá. Uma boa regra é que você terá a maioria de sua equipe no meio de 60%, com 20% deles em ambos os lados da escala de principiante à especialista.
O produto final é um programa que é repetível, específico e deve engajar os membros da equipe em seu próprio desenvolvimento profissional.
A próxima tarefa é desenvolver ferramentas de desenvolvimento de habilidades para abordar as lacunas identificadas nas avaliações.
Concentre-se em seus objetivos e nos elementos críticos necessários para alcançá-los. Aceite que você irá construir e reconstruir e refinar ao longo do caminho. Reúna sua equipe e comece a trabalhar hoje!
Afinal, você não pode se dar ao luxo de esperar até que suas próprias operações sejam insuficientes para atender às suas demandas.
Matriz de Competências
Uma matriz de habilidades, ou matriz de competência, é uma ferramenta para mapear as habilidades necessárias e desejadas para uma equipe ou projeto.
É uma grade que visualiza as habilidades e competências necessárias e disponíveis em uma equipe. Isso se torna uma ferramenta essencial para qualquer profissional de RH, podendo se orientar com os dados por ela fornecidos.
Uma matriz de competências oferece uma visão geral das habilidades necessárias, as habilidades disponíveis na equipe e as habilidades que a equipe está perdendo. Essa é a lacuna de habilidades.
Para Que Serve Uma Matriz de Competências?
Em relação aos aspectos mais práticos, uma matriz de competências ajuda a avaliar as habilidades necessárias para um projeto ou equipe.
Para implementar com sucesso uma matriz de competências, você precisa criar uma visão geral das habilidades necessárias para concluir o trabalho ou projeto com êxito.
Este exercício ajuda a definir as principais atividades da equipe e define as habilidades ou competências relevantes necessárias para concluir essas atividades.
Uma matriz de competências fornece insights sobre as habilidades disponíveis dentro de uma equipe. Depois de listar as habilidades necessárias para determinado projeto, você precisa avaliar as habilidades disponíveis na equipe.
Por exemplo, se um projeto de análise de RH requer perspicácia nos negócios, habilidades de TI, recursos de análise de dados e recursos de geração de relatórios, você precisa verificar qual pessoa na equipe tem tais habilidades.
Se houver uma habilidade específica em falta, você poderá contratar facilmente um funcionário com as habilidades relevantes para adicionar à equipe.
Fazer isso antes do início do projeto ajuda a garantir um resultado melhor. Se você precisar fazer uma análise de habilidades em retrospecto, isso geralmente significa que você está avaliando um projeto com falha!
Benefícios da Matriz no Mapeamento de Competências
Uma matriz de competências ajuda a impulsionar o desempenho de várias maneiras. Não é apenas benéfico para a equipe, mas também para o indivíduo, organização e, potencialmente, clientes internos e externos!
Equipe
A matriz de competência é basicamente uma ferramenta para ajudar a equipe como um todo. A equipe obtém uma visão geral rápida das habilidades que estão presentes e as que estão faltando.
Essas competências perdidas podem ser encontradas ao contratar pessoas com as competências relevantes.
Além disso, a equipe está mais consciente de seus próprios pontos fracos e pode tomar cuidado extra para evitar que as habilidades ausentes interfiram no desempenho.
Individual
A matriz de competências também ajuda o indivíduo a realizar uma autoavaliação. Dá a percepção individual de suas próprias competências, o que elas agregam e as deficiências.
Este é um excelente ponto de partida para oportunidades de aprendizado e desenvolvimento.
Em segundo lugar, isso faz com que o indivíduo tenha consciência das habilidades necessárias para o desempenho bem-sucedido da equipe.
Ele também comunica as expectativas à medida que a matriz mostra os recursos nos quais se espera que o indivíduo se sobressaia.
Organizações
Em uma escala maior, a organização obtém uma visão geral das competências disponíveis e áreas de melhoria.
Essas são as áreas nas quais a organização pode investir seu orçamento de aprendizado e desenvolvimento para funcionar melhor.
Além disso, essas matrizes de competência podem ajudar a redistribuir talentos internos para os locais mais necessários.
Clientes
O último stakeholder, clientes, recebe um melhor serviço. Não importa realmente se são clientes internos ou externos. As equipes aumentaram a conscientização sobre habilidades perdidas que ajudam a evitar armadilhas.
Etapas Para a Criação da Matriz de Competências
Os passos seguintes constituem a criação de uma matriz de competências:
Definir as habilidades relevantes para o projeto
As matrizes de competências geralmente são criadas por um gerente ou pelo departamento de RH para melhorar o desempenho da equipe.
O gerente quer avaliar quais habilidades estão faltando para evitar que a equipe perca prazos, conflitos internos ou outros custos mais tarde.
É por isso que você começa com uma avaliação das habilidades e competências relevantes necessárias para concluir um projeto.
Essa também é uma entrada para as competências nas quais você avaliará os membros da equipe, pois isso impede que você avalie uma longa lista de competências irrelevantes.
Avalie os membros da equipe em seus níveis de habilidade atuais
Para a segunda etapa, você precisa avaliar os membros da equipe em seus níveis de habilidade atuais. Isso pode ser feito de forma muito simples, apenas pedindo-lhes.
Isso também pode ser feito de maneira mais rigorosa. Por exemplo, através do teste de competência da pessoa e seus pares diretos e gerente.
Para cada habilidade, você gostaria de saber a proficiência da pessoa. Isso pode ser agrupado em quatro categorias:
- Sem capacidade
- Nível básico de capacidade
- Nível intermediário de capacidade
- Nível avançado de capacidade
Um instrumento frequentemente utilizado para avaliar as competências é um instrumento de feedback de 180 graus, que avalia as habilidades de um funcionário perguntando a si mesmo, colegas e o gerente direto.
A vantagem de tal instrumento é que as pessoas nem sempre são precisas na avaliação de suas próprias habilidades.
Isso pode ser por causa de excesso de competência. Um exemplo é o efeito Dunning-Kruger, um viés cognitivo em que pessoas de baixa capacidade sofrem de superioridade ilusória.
Uma alternativa – e até melhor instrumento – é um instrumento de feedback de 360 graus. No topo do instrumento anterior, este também inclui outros relacionamentos, como clientes, relatórios diretos e chefes.
Você pode, claro, variar na medida em que você mede a proficiência de alguém. Algumas organizações utilizam uma escala de 5 pontos:
- Nenhuma experiência ou conhecimento
- Pouca experiência ou conhecimento
- Experiência ou conhecimento razoável
- Experiência ou conhecimento considerável
- Experiência especializada ou conhecimento
Sinta-se livre para mudar essas escalas da maneira que você gosta de usá-las, contanto que você seja consistente!
Determine o interesse de uma pessoa em trabalhar nas tarefas que foram propostas
Uma adição ao passo anterior é que você precisa de mais do que apenas habilidades. As pessoas também precisam gostar do trabalho em que são boas. Na maioria das vezes, este é o caso, mas às vezes não é.
Nesses casos, sua matriz de habilidades pode mostrar que você tem alguém competente em uma tarefa crucial – mas se a pessoa não estiver disposta a realizar a tarefa, você ainda chegará a um beco sem saída. Para cada pessoa, você gostaria de saber se elas tem:
- Nenhum interesse em aplicar esta habilidade ou conhecimento
- Interessado em aplicar esta habilidade ou conhecimento
Com esse conhecimento, você pode juntar tudo.
Incorporar todas as informações na matriz de habilidades e agir de acordo com os insights
Agora que você conhece as competências necessárias e as disponíveis, você pode criar a matriz de competências.
Essa matriz ajuda a visualizar quais habilidades estão disponíveis e quais habilidades estão faltando.
Gerenciamento de Competências
Se você tem ambições de sala de diretoria e gostaria de desempenhar um papel estratégico em uma organização, é necessário certificar-se de que suas habilidades de gerenciamento e liderança estão à altura do cargo.
Agora que você já sabe como fazer um mapeamento de competências, faça um bom gerenciamento de suas próprias habilidades, atingindo níveis cada vez mais altos, podendo chegar onde você quiser.
Pesquisas mostram que os jovens entre 16 e 21 anos não confiam em suas competências de liderança e administração e que investir nessas habilidades-chave deve estar na agenda de cada aspirante a promoções.
Então, se você quiser subir na carreira e impressionar os empregadores de negócios, precisará aprimorar as habilidades a seguir:
Habilidades interpessoais
Cargos de gerência são essencialmente um trabalho entre pessoas e a capacidade de construir relacionamentos de sucesso.
Se você quer liderar uma equipe, primeiro precisa conquistar o respeito de seus colegas e, para isso, precisa saber como lidar efetivamente com outras pessoas.
Reserve tempo para conhecer os membros de sua equipe, tanto em nível pessoal quanto profissional.
Talvez por meio de atividades sociais ou treinamento em equipe, mantendo as fronteiras profissionais, será um grande passo para ganhar o respeito deles.
Você precisa demonstrar suas qualidades gerenciais e autoridade, mantendo a capacidade de desempenhar o seu papel como membro de uma equipe.
Comunicação e motivação
O mapeamento de competências sugere que líderes eficazes devem dominar todas as formas de comunicação, incluindo habilidades escritas, verbais e auditivas.
Como gerente de equipe, você é a principal linha de comunicação entre a equipe da linha de frente e a gerência sênior, portanto, será necessário poder se comunicar com várias pessoas, desde funcionários iniciantes até chefes de departamentos e CEOs de várias maneiras diferentes, como por e-mail e mídia social, por telefone e em apresentações, reuniões e reuniões individuais.
Como líder, você precisará estabelecer um relacionamento de confiança com seus funcionários para que eles se sintam à vontade em compartilhar informações com você e vice-versa.
Para garantir que as linhas de comunicação permaneçam abertas, você precisará tornar-se prontamente disponível e acessível aos seus funcionários para discutir quaisquer questões ou preocupações que surgirem.
Colocar em prática uma política de portas abertas ou reuniões de equipe semanais ou mensais deve facilitar isso. Ao comunicar, deixe sua equipe saber que é importante manter contato visual, sorrindo e ouvindo atentamente.
Projetar uma atitude aberta e positiva no trabalho contribui muito para criar um ambiente de trabalho feliz e saudável.
Não se desligue ou se coloque em um pedestal. Coisas simples, como incentivo ativo, reconhecimento de conquistas e interesse na vida de seus funcionários, aumentam o moral e garantem que a equipe se sinta valorizada pela empresa.
Se as pessoas são um produto de seu ambiente, um ambiente de trabalho positivo cria funcionários felizes e motivados.
Organização e delegação
No dia-a-dia, um gerente deve lidar com múltiplas responsabilidades, de modo que as excelentes habilidades organizacionais são vitais.
Você precisará gerenciar sua própria carga de trabalho, supervisionar o trabalho de outros funcionários, participar de reuniões e sessões de treinamento, realizar avaliações e revisar as políticas da empresa.
Práticas de trabalho desleixadas, atrasos e uma falta geral de capacidade organizacional não serão toleradas a este nível e podem dar um mau exemplo ao seu pessoal.
Habilidades organizacionais eficazes reduzem o estresse, economizam tempo e garantem que prazos importantes sejam cumpridos.
Muitos gerentes facilitam sua própria carga de trabalho, delegando tarefas a colegas. Para fazer isso efetivamente, você precisa fazer um mapeamento de competências, analisar e identificar as aptidões de seus funcionários e atribuir tarefas a cada um, dependendo de suas habilidades.
A delegação está longe de ser um sinal de fraqueza e pode de fato multiplicar a quantidade de trabalho que um gerente pode realizar, enquanto desenvolve a confiança e as habilidades de um funcionário.
Planejamento avançado e pensamento estratégico
É tarefa de um gerente pensar no quadro geral, então, além de se concentrar nas tarefas e responsabilidades de hoje, você precisa planejar o futuro.
Isso significa definir prioridades de acordo com as metas da empresa, revisar sistemas e políticas, participar de treinamento e gerenciar as atividades de sua equipe.
Como um pensador estratégico, você incentivará a inovação e a mudança para tornar sua equipe e a organização como um todo mais produtivas e lucrativas.
Resolução de problemas e tomada de decisão
Como gerente, você será encarregado de identificar e resolver problemas diariamente. Isso requer uma atenção excepcional aos detalhes e a capacidade de manter a calma sob pressão.
No mapeamento de suas próprias competências, você descobriu que para garantir que sua equipe seja produtiva e que o fluxo de trabalho ocorra sem problemas, você terá que pensar com engenhosidade, quando surgirem problemas.
O pensamento criativo ajudará você a criar soluções inovadoras que minimizem o impacto na sua equipe e no negócio como um todo.
Isto também será útil quando você precisa tomar uma decisão imediatista sobre como concluir com êxito uma tarefa ou atingir uma meta de negócios.
Ser capaz de pesar rapidamente os prós e contras de uma situação e tomar uma decisão consciente é essencial.
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