15 modelos de e-mails estratégicos para Gestores13 min read

Situação 1: Colaborador que não pode lidar com críticas

A crítica , isto é o feedback negativo, é muito importante para ajudar no crescimento do empregado. Mas, muitas vezes, ele pode levar para o lado pessoal.

Por isso, você, como bom gestor, deve fazer que ele entenda que a crítica atende, mais do que aos interesses da empresa, o próprio desenvolvimento de carreira do empregado.

Olá,  _________,

Você pareceu um tanto incomodado com meu comentário. Espero que não haja nenhum mal entendido, pois tudo que disse foi formulado para ajudá-lo a crescer e se tornar um profissional mais capacitado.

Quero que saiba que valorizo você como colaborador e, verdadeiramente, gosto de poder contar com você na minha equipe..

Se houver alguma coisa que você gostaria de falar, por favor não hesite! Será muito bom ouvir suas colocações.

Obrigado!

Situação 2: Um empregado que tem uma atitude negativa

Uma atitude negativa precisa ser tratada de forma leve, pois ela já possui uma enorme carga negativa. Como um líder, você deve lidar rapidamente com isso e manter o equilíbrio da situação.

Caso contrário, essa atitude negativa pode impactar na moral e desmotivar toda a equipe.

Caro, _________,

Eu só queria ter certeza de que está tudo bem com você, pois me pareceu que você estava incomodado com algo.

Você tem alguma dúvida ou comentário que gostaria de expressar?

Estou à sua disposição para caso você queira compartilhar algo ou precise de qualquer suporte.

Obrigado!

Situação 3: Colaborador está constantemente esgotado no trabalho

Obviamente, você quer que seus colaboardores estejam sempre motivados e produtivos. Este é um e-mail que é importante escrever, mas é preciso demonstrar sua sensibilidade. Isso mostrará ao colaborador que você se importa com ele e o valoriza.

Prezado, _________,

Notei que você parece um pouco cansado nos últimos dias e isso tem me preocupado.

Eu não quero invadir sua privacidade, mas há alguma coisa acontecendo fora do trabalho em que eu poderia lhe ajudar de alguma forma?

Se você precisar conversar sobre qualquer coisa, saiba que pode ter em mim um amigo.

Atenciosamente,

Situação 4: Eles continuamente aparecem para trabalhar tarde

Não é justo com os outros se há um colaborador que está constantemente atrasado.

Olá, _________,

Notei que você está sempre chegando depois do horário.

Eu não acho justo com seus colegas de trabalho que precisam de você.

Está tudo bem?

Se há algum problema ou algo que você queira me falar, por favor, me avise! Ficarei feliz em lhe ajudar!

Obrigado.

Como Medir o Desempenho do Colaborador

Uma das tarefas mais difíceis do gestor é manter a equipe trabalhando unida e comprometida com as metas e sucesso da empresa. Lidar com pessoas não fácil, cada colaborador possui suas características e personalidade.

Então como encontrar uma maneira de obter o respeito de todos e manter a equipe motivada e produtive? É simples: Justiça!

Algo que ninguém tolera é a injustiça, e muitos colaboradores se veem injustiçados. Você já deve ter se deparado com burburinhos como estes:

• “Trabalho muito e não tenho reconhecimento”
• “Fulano chega sempre atrasado e ninguém fala nada”
• “Fulano passa o dia no Facebook e eu aqui me matando”

Estes são só alguns exemplos do que uma má administração de equipe pode ocasionar. A mente do ser humano funciona assim: “Se ele ganha o mesmo que eu e não faz nada, porque eu devo fazer?”

Quando seus melhores talentos começarem a pensar dessa maneira, sua produtividade descerá ladeira a baixo! Você não pode deixar que as coisas cheguem a esse ponto.

Você deve manter sua equipe em um nível sadio de competição, sempre puxando para cima. Sua equipe deve formar exemplos, um colaborador deve ver o esforço do outro e pensar “Fulano tem dado duro e foi reconhecido, vou me esforçar para produzir tanto ou mais do que ele!”

E a única maneira de você jogar limpo e transparente com sua equipe é ter dados concretos para apresentar. A Avaliação de Desempenho não é um plus que grandes empresas devem ter. É uma realidade que TODAS as empresas deveriam se preocupar.

O capital humano é o maior ativo de qualquer empresa. Pense comigo:

• Você tem CERTEZA de qual funcionário é seu melhor talento?
• Você tem CERTEZA de qual colaborador é o mais produtivo?
• Quantos colaboradores da sua equipe chegaram atrasado nos 2 últimos meses?
• Quantos colaboradores da sua equipe faltaram e apresentaram atestado nos últimos 6 meses?

Se você é um gestor de equipe, você deveria ter todos estes dados a poucos cliques de alcance. Deveria possuir um sistema atualizado com tudo o que acontece na sua equipe, e assim ter total controle sobre ela.

Como recompensar o melhor colaborador e evitar perdê-lo para um concorrente por falta de reconhecimento? Como planejar ações de melhoria e desenvolvimento para seus colaboradores que podem render mais?

Como saber quais competências cada colaborador tem de melhor, e desenvolver e a primorar as que possui deficiência?

A resposta para todas as perguntas é: Avaliação de Desempenho.

Com a Avaliação de Desempenho você resolve todas estas situações:

Um colaborador foi demitido e acionou sua empresa na justiça: Com a Avaliação de Desempenho, você terá dados concretos e atualizados (desde a entrada do funcionário na empresa até sua saída) e poderá justificar o porque da demissão.

Terá anotações de cada atraso, de cada conduta equivocada ou falta de preparo para exercer a função requerida, tendo assim uma base sólida para se defender.

Evitar que “Uma maçã podre estrague o cesto de frutas”: Um colaborador revoltado causa grandes danos a uma equipe. Fora o próprio desempenho ruim, pode instigar seus colegas a também fazerem corpo mole ou sabotar a empresa por algum motivo.

Com a avaliação de desempenho, você terá subsídios para refutar qualquer argumento que este colaborador tenha para infectar a equipe. Mostre ao resto da equipe que as reclamações dele não tem fundamento, baseado em dados concretos que ele não poderá negar.

Evitar Gastos Desnecessários Com Treinamentos Equivocados: É muito comum nas empresas, equipes inteiras receberem treinamentos. Mas, isso é correto? Não seria bem mais assertivo que cada colaborador recebesse o treinamento que mais precisa para se qualificar, ou para exercer melhor a sua função?

Com a Avaliação de Desempenho, você consegue filtrar cada competência em que seu colaborador é melhor e pior, e assim estabelecer o Plano de Desenvolvimento Individual para que ele se qualifique da melhor maneira possível.

Situação 5: Colaboardor que precisa de mais formação

Este é um e-mail que você precisa de grande sensibilidade para escrever, pois você não quer que seu colaborador ache que ele não é bom o suficiente para determinada função.

É preciso que ele saiba que você está sempre disposto a ajudar no desenvolvimento e melhoria de sua carreira.

Caro,  _________,

Como vai tudo?

Você está fazendo um grande trabalho em sua função e é um membro valioso em nossa equipe. Gostaria de lhe agradecer por isso.

Acho que você tem grande potencial e grandes chances de crescer em nossa empresa. Por isso, acredito que há algumas coisas nas quais você poderia se capacitar mais, como (citar a situação).

Eu ficaria feliz em ajudá-lo, talvez possamos agendar algum tempo, uma vez por semana, para isso. O que você acha?

Eu realmente acho que poderia fazer uma enorme diferença para você!

Se estiver interessado, me fale!

Obrigado!

Situação 6: Colaboardor  flerta durante o expediente

A tensão sexual em um escritório é comum, mas pode deixar os coaboradores um tanto desconfortáveis.

Olá, _________,

Como você está?

Eu queria falar com você sobre algo, um assunto um pouco sensível, mas que é importante debatermos para a boa convivência em nosso ambiente de trabalho.

Fiquei sabendo que você está se comportando de forma inadequada com um (a) de seus (suas) colegas de trabalho, especificamente que você anda falando coisas que podem ser interpretadas por um caminho errado.

Eu sei que você provavelmente não faz isso de forma intencional, mas precisamos ter certeza de que isso não acontecerá novamente.

É apenas algo a ter em mente. Este tipo de coisa não tem lugar no trabalho, por isso é importante atentar a forma que você está interagindo no trabalho.

Se tiver algo a falar sobre isso, estou à disposição.

Atenciosamente,

Situação 7: Colaboardor está tirando muitas folgas

É importante incentivar que o colaborador mantenha equilíbrio entre sua vida profissional e o trabalho, mas se ele está tirando muitas folgas e isso, certamente, terá impacto na produtividade da empresa.

Oi, _________,

Como você está?

Nossa empresa sempre incentiva o equilíbrio entre a vida pessoa e profissional de nossos colaboradores, pois acreditamos que uma complementa a outra.

Mas, tenho reparado que você está tirando muitas folgas ultimamente e isso pode impactar de forma negativa em nosso cronograma.

Se você está com algum problema de saúde ou em sua família, por favor, me avise! Ficaria muito feliz em lhe ajudar da maneira que puder.

Estou à disposição!

Obrigado!

Situação 8: Solicitando feedback aos colaboradores

Obter o feedback de seus colaboardores é uma das coisas mais valiosas que você possui a sua disposição. Por isso, deixe eles saberem o quanto a opinião deles é valiosa.

Olá a todos!

Eu quero pedir a vocês um enorme favor.

Queremos ter certeza de que este é um lugar incrível para trabalhar e que vocês estão satisfeitos com seus empregos.

Por isso, adoraria que vocês tirassem um tempo para nos dar um feedback nos pontos em que podemos melhorar.

Por favor, não tenham vergonha ou receio de falar nada. Tudo é estritamente anônimo e confidencial para que você se sinta a vontade de compartilhar tudo que deseja.

A sua opinião é muito importante para tornar nossa empresa cada vez mais forte e melhor.

Obrigado!

Situação 9: Após ter recebido o feedback negativo

A reação inicial depois de receber feedback negativo é reagir. Dê um passo atrás, respire e tente aprender com ele.

Olá,

Acabei de receber alguns feedback anônimos com as preocupações de alguns de vocês. Feedbacks anônimos sobre a preocupação de que um de vocês tem.

Se quem escreveu puder se puder conversar por 15 minutos, ficaria feliz em resolver e debater qualquer situação.Você não está definitivamente em uma situação difícil.

Nós trabalhamos duro para fazer deste um ótimo local de trabalho e queremos ter certeza de que todo mundo está feliz aqui.

Obrigado!

Situação 10: Você recentemente demitiu um colaborador

Isso provavelmente irá diminuir a moral do resto da equipe, pelo menos inicialmente. Por este motivo, você deve ser pró-ativo, transparente, e explicar suas ações.

Ei _________,

Esta manhã eu infelizmente tive que deixar ________ ir.

Foi uma decisão difícil para mim, mas eu simplesmente senti que ele não estava se encaixando com a equipe muito bem.

Se você tiver alguma dúvida, não hesite, eu ficaria feliz em responder a quaisquer preocupações.

Obrigado.

Situação 11: Agradecendo à Equipe

Às vezes, toda a equipe merece elogios, e você expressar esse reconhecimento em forma de agradecimento irá contribuir para a motivação e engajamento de seus colaboradores. É importante lembrar que sua equipe é valiosa e que o trabalhos deles que garantem o sucesso de sua empresa.

Caros,

Eu só queria um minuto de vocês para agradecer a todos pela valiosa contribuição que vocês têm dado com seu trabalho.

Todos vocês fizeram um trabalho incrível. Tenho certeza que com isso teremos um grande crescimento.

Não posso expressar o quanto tudo isso significa para mim. É realmente um prazer trabalhar todos os dias com vocês.

O futuro parece brilhante!
Aproveitem o seu fim de semana 🙂

Situação 12: Agradecendo a um colaborador

Quando um colaborador faz algo grande, é importante investir um tempo para reconhecê-lo. Exemplifique seu agradecimento em alguma situação específica. Mostre que você realmente percebeu e é grato pelo bom trabalho.

Caro, _________,

Quero tomar um minuto para lhe agradecer pelo grande trabalho que desempenhou com sua apresentação. Eu realmente fiquei impressionado com sua dedicação e desempenho.

O modo como você conduziu seu projeto foi realmente muito inteligente. Temos muita sorte de poder contar com um colaborador como você.

Obrigado mais uma vez e mantenha o excelente trabalho!

Situação 13: Quando um colaboardor ameaça sair

Esta é uma situação de alta tensão. Um e-mail cuidadosamente redigido poderia ajudar a descobrir o que está realmente na mente de seu colaborador.

Ei _________,

Estou lhe escrevendo, pois estou pensando em algo que gostaria de compartilhar com você.

Acredito que você esteja bastante chateado com a empresa e isso me entristece muito.

Sei que posso ter uma parcela de culpa nisso e gostaria de consertar da forma que for possível.

Eu realmente o (a) valorizo (a) como um membro da equipe e sei que todos seus colegas também gostam de trabalhar com você.

Há algo que você gostaria de compartilhar comigo para se sentir mais satisfeito?

Talvez possamos conversar um pouco amanhã. O que você acha?

Avise-se me,

Obrigado!

Situação 14: Um colaborador que descumpre muitos prazos

Quando um colaborador perde prazos ele passa a ser visto com desconfiança, o que pode impactar diretamente na produtividade da equipe de trabalho. Sendo assim, você deve se certificar que isso não irá mais acontecer.

Olá, _________,

Tudo bem?

Queria falar com você sobre algo que eu tenho observado recentemente. Tenho notado que você perdeu alguns prazos importantes recentemente, isso faz com que haja uma pressão extra desnecessária no resto da equipe, o que acaba não sendo justo com seus colegas, não acha?

Temos clientes que dependem de nós e eu quero ter sua palavra de que isso não ocorrerá novamente.

Posso contar com você?

Obrigado.

Situação 15: Quando um colaboardor é muito arrogante

Ninguém quer um membro arrogante na equipe,  pois isso traz uma carga muito negativa ao trabalho, fazendo com que a moral da equipe fique abalada.

É importante trabalhar a humildade e igualdade entre seus colaboradores.

Ei _________,

Como vai tudo?

Eu queria falar sobre algo que tenho percebido sobre sua postura.

Você é um dos membros mais valiosos e inteligentes de nossa equipe. Apreciamos muito seu trabalho, mas, por vezes, algumas pessoas acham que você não é humilde e se vangloria demais de seus feitos.

Isso pode provocar alguns desconforto na equipe. Por isso, lembre-se que aqui somos um grande time, e que devemos nos ajudar mutuamente.

Continue com o ótimo trabalho!

Obrigado!

Se gostou dessas dicas, não esqueça de compartilhar e recomendar para seus colegas que possam gostar!