Organização no Trabalho: Aumente a Sua Produtividade! Saiba mais!17 min read

Organização no trabalho é tarefa para técnicos preparados e que tem como função determinar um nível qualificativo para qualquer tipo de tarefa.

Na realidade o verdadeiro motivo da organização do trabalho é para que tudo funcione como um relógio de precisão.

Se prestarmos atenção no funcionamento de um relógio, todas as peças unidas dão uma informação preciosa que resulta naquilo que precisamos para guiar-nos no tempo. Por isso, a organização no trabalho é essencial.

Cada peça tem sua função a desenvolver-se. E depois de tudo o que realmente nos dá a indicação final são peças que estão em perfeito funcionamento interligadas entre si: os ponteiros.

Porém, a organização do trabalho depende da união de todas as peças. Os ponteiros não podem funcionar sem uma máquina precisa e esta, por sua vez, não se move sem uma fonte de energia. Por isso, a organização no trabalho é essencial.

Isso se chama organização do trabalho; cada peça funcionando em conformidade com as demais, formando um grupo organizado e conseguindo o objetivo ao qual nos referimos: organização no trabalho.

Se um trabalho é organizado, possivelmente todos os objetivos propostos obterão aquilo o que se propuseram o objetivo final que é nada mais nada menos que cumprir todas as metas propostas por uma empresa, associação, organização, etc.

A importância da organização no trabalho

Manter a organização no ambiente de trabalho é muito importante para qualquer profissional que queira ter mais produtividade e qualidade, pois garante às pessoas melhores condições de vida e facilidade no dia-a-dia, além do conforto e limpeza.

A desordem pode causar muitos atrasos e até situações desconfortáveis, como a perda de tempo, por exemplo, quando é preciso encontrar algo como um documento, um número de telefone anotado ou até mesmo um simples lápis.

Essa desorganização implica no rendimento do profissional e acaba afetando o seu humor e a sua saúde, além da possibilidade de desentendimento ou desgaste com outras pessoas.

Para garantir que o ambiente de trabalho esteja adequado é necessário fazer uma avaliação de tudo que existe lá. Precisa-se entender que muitas coisas não estão sendo utilizadas e podem ser descartadas ou, até repassadas para profissionais de outros setores da empresa.

A partir dessa “limpeza” faz-se uma organização de tudo que é realmente necessário e usado constantemente. Todos os objetos devem ter o seu devido lugar e sempre que forem utilizados devem voltar para o local original.

Num tempo onde a tecnologia prevalece e muitos documentos e arquivos são digitais, não se pode deixar de lado a ordem também das ferramentas que utilizamos, como, por exemplo, os e-mails, arquivos, pastas e agendas.

Essa prática garante praticidade e segurança de ter todos os dados importantes no momento em que for preciso encontrá-los.

Além de tudo que já foi citado, é preciso lembrar também da organização pessoal, em ações simples como ter a  agenda em dia, não se atrasar para compromissos, reuniões e tarefas.

De nada adianta ter um ambiente limpo, espaçoso e bem organizado, se o clima organizacional for péssimo.Por isso, a organização no trabalho é essencial.

O bom clima organizacional impacta na fluidez nos processos corporativos, ajuda na tomada de decisões, contribui no aumento da produtividade, otimiza a convivência entre os profissionais, promove a sinergia e eleva a motivação dos colaboradores, tornando o dia a dia muito melhor na organização.Por isso, a organização no trabalho é essencial.

Quando você era criança e tinha preguiça de arrumar a sua cama, provavelmente escutou da sua mãe ou avó a frase: “Quem não arruma a cama, não arruma a vida”.

E essa máxima se aplica a vida profissional, se você não consegue organizar o seu ambiente de trabalho, dificilmente conseguirá organizar o seu trabalho e fazê-lo render.

Além de ser um dever de cada colaborador, manter um ambiente de trabalho limpo, bem organizado e com iluminação adequada é algo assegurado pela legislação trabalhista, embora nem todas as empresas atendam a esses requisitos.

E além dos aspectos físicos e perceptíveis do ambiente de trabalho, existem outros que contribuem diretamente para os resultados da empresa: aqueles que incluem os relacionamentos e a convivência. Por isso, a organização no trabalho é essencial.

Preparamos o post de hoje para mostrar como contribuir para um ambiente de trabalho mais prazeroso e profissional.

O planejamento visa a organização do trabalho, assim, procura-se sempre a utilização racional da melhor técnica, qualidade e econômica, associada a aplicação de mão-de-obra, equipamentos e materiais de construção, para assegurar um melhor desempenho da empresa.

Pode ser alcançado através de:

• definição precisa dos métodos de execução e dos modos operacionais, permitindo colocar em prática técnicas modernas de construção e equipamentos de alto rendimento;
• escolha em quantidade é qualidade do pessoal para a execução dos serviços, de tal forma que se tenha à racionalização do ciclo de trabalho;
• formação adequada das equipes de trabalho, coordenando e distribuindo de forma equilibrada a concentração de pessoal especializado;
• continuidade na execução dos serviços, procurando-se evitar picos desnecessários de trabalho;
• coordenação de atividades para se obter eficaz e economicamente a execução de um serviço, ou seja, pesquisa de uma maior eficiência na ordenação do trabalho;
• acompanhamento da evolução das técnicas construtivas, que obriga a rever periodicamente certos conceitos adquiridos;
• atualmente, as obras de construção exigem por parte dos contratados espaços de mobilização e construção no menor tempo possível, assegurando-se o máximo de qualidade independentemente de localização geográfica e, como decorrência, maior racionalização na aplicação de materiais.

Com o decorrer do tempo as empresas de construção passaram a ter maiores despesas indiretas e, devido às dificuldades de mão-de-obra, procuram minimizar as despesas diretas, harmonizando o sistema homem-máquina – material.

Em conclusão, a organização do trabalho é uma necessidade essencial para a empresa, que procura sempre ajustar a solução ótima ao sistema homem-máquina – material, de tal forma que se tenha uma melhor produtividade, objeto primordial da organização do trabalho.

A empresa necessita estar bem organizada para enfrentar o sistema. competitivo do mercado, ou seja, necessita reduzir racionalmente o custo do seu produto.

Como melhorar a organização no trabalho

Dê uma olhada no seu local de trabalho – seja ele uma sala de escritório, uma oficina, um táxi, qualquer lugar  – é um lugar organizado? Devido à correria do dia a dia, não temos tempo para prestarmos atenção nisso. E por isso, em alguns casos, trabalhamos num lugar desorganizado.

Tem gente que acha que este tipo de ambiente indica que os funcionários trabalham bastante, não tendo tempo para cuidar destas coisas. Mas podemos continuar produzindo o suficiente e, ao mesmo tempo, cuidar do nosso local de trabalho.

A primeira coisa que devemos ter em mente é que esta organização é importante. Afeta até mesmo o nosso rendimento no serviço. Quando estamos num lugar organizado, trabalhamos mais animados. Se precisamos procurar alguma coisa como uma ferramenta ou uma nota fiscal, achamos com muita mais facilidade.

Não tem como escapar, uma vida profissional desorganizada reflete diretamente na nossa mesa de trabalho: papéis para todos os lados, várias revistas e pastas amontadas, xícaras de café sujas, cabos embolados, cartões de visitas para todos os lados e nunca achamos uma caneta quando precisamos de uma.

Isso porque os nossos ambientes são reflexo direto da organização de nossas mentes.

E, assim como mentes organizadas vivem em ambientes organizados, a organização da mesa de trabalho pode ser o primeiro passo para diminuir nossa ansiedade e estresse. Faz com que você perca menos tempo com retrabalho, buscando coisas e papéis importantes e, consequentemente, aumentando a produtividade.

Nada que não é funcional deve estar em cima de nossa mesa de trabalho.

Tire uma tarde apenas para organizar cada um dos itens a seguir: papéis, cartões de visita, cadernos antigos, revistas e catálogos, cabos e fones de ouvido, eletrônicos quebrados, lanchinhos, canetas sem tintas. Jogue fora o que for lixo (recicle, sempre!), separe itens para doar e para levar para casa.

Faça uma lista de tudo o que você precisa para trabalhar confortavelmente: canetas e lápis, borrachas, marca-texto, clips, um caderno, um bloco de notas, post-its e um porta-caneta.

Revise os materiais que precisam ser trocados, como fones de ouvido e mouses.

Adquira produtos ergonômicos, como um suporte para notebook e um bom mouse pad, com apoio para o pulso.

Compre um porta cartões de visitas e pequenas caixas para servirem de porta-trecos em cima da mesa.

Se você não tem uma pequena agenda de papel que caiba na bolsa ou na mochila, pare tudo o que você está fazendo e compre uma agora!

A agenda de papel é muito mais eficiente para pessoas com um a tendência à desorganização. Anote em cada dia os compromissos marcados, as tarefas a serem feitas, além disso, ajuda bastante criar uma lista de tarefas com um quadradinho para que você possa “ticar” o que já foi feito.

Independentemente de o seu local de trabalho ser em sua própria casa, num espaço de coworking ou numa empresa, a organização do seu espaço de trabalho tem relação direta com os seus níveis de motivação.

Um ambiente de trabalho desorganizado pode afetar a sua motivação e até diminuir a sua produtividade e qualidade da tarefa que está sendo desempenhada.

Como dizem estudiosos das áreas de organização, produtividade e criatividade que diz “cluttered life, cluttered mind” (ou “vida bagunçada, mente bagunçada”, numa tradução livre). Isso que dizer que o espaço à nossa volta influencia bastante em como o nosso cérebro percebe as nossas atividades.

Basicamente, a quantidade de objetos, papéis e, de maneira geral, bagunça na sua mesa ou nas proximidades do seu ambiente de trabalho na verdade ocupam o espaço onde o trabalho – de fato – deveria acontecer.

A bagunça ocupa o espaço da criatividade e da motivação. O cérebro reconhece aqueles objetos como algo com o qual ele deveria se preocupar, tirando o foco das tarefas que deveriam sem feitas.

Pense bem: quando a motivação e/ou a inspiração aparecerem, você não vai querer procurar por um lugar para acomodá-las e só depois tirar proveito delas para fazer o seu trabalho. Você vai querer usá-las imediatamente!

E é assim que deve ser. Por isso, pense no seu lugar de trabalho como um espaço “desenhado” para que você realmente trabalhe no que é importante, em vez de ser uma lembrança constante de que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo.

Se você é o tipo de pessoa que tem pilhas e pilhas de documentos em cima da mesa ou milhões de e-mails para responder e acha que esses hábitos são inofensivos, saiba que essa “bagunça” pode estar lhe custando tempo e dinheiro.

Tornar a organização um hábito não é algo que se resolve de um dia pro outro. A melhor abordagem é pensar na tarefa – se tornar organizado – como um checklist contínuo, com passos que devem ser realizados regularmente.

Como manter a organização no trabalho

Você chega ao trabalho e tem uma pilha de documentos em um canto da mesa, papeis com recados espalhados em outro, a lixeira cheia, e ainda vai tomar café e fazer um lanche em cima do computador.

Essa rotina é comum a diversos profissionais em todo o país. Essa falta de organização é ampliada pelo tempo apertado, que deixa as pessoas relapsas com algumas ações de limpeza. Porém, é importante manter o ambiente de trabalho limpo.

A limpeza do local de trabalho se faz necessária por diversos aspectos. Melhorar a qualidade do ambiente do trabalho e preservar a saúde são alguns deles.

E sem contar que um local organizado garante um aspecto bem melhor para qualquer empresa.

Para isso, é importante dedicar alguns minutos do dia para organizar a sua mesa de trabalho e facilitar o trabalho da equipe de limpeza.

A organização é um fator de extrema importância para a vida de uma sociedade. Toda pessoa que se organiza, obtém resultados.

No local de trabalho ser organizado é fundamental para que as atividades sejam realizadas em tempo hábil, sem contar com a vantagem de manter tudo visivelmente mais agradável.

Separe os documentos de acordo com a frequência de uso deles, ou seja, tenha à mão e bem próximos aqueles que são utilizados diariamente.

Em arquivologia esses documentos são chamados de “arquivos de primeira idade”, “correntes” ou “em curso”.

Então, separe o que é usado com frequência, deixe os usados menos frequentemente numa distância relativa e guarde em “depósitos” ou caixas de arquivos os raramente consultados. Isso facilita o manejo e evita que se acumulem papéis e coisas desnecessárias.

Papéis, catálogos velhos, material e outros objetos que não são necessários para o desempenho do trabalho.

Também retire da sua mesa o que não faz parte do serviço, como objetos pessoais. Deixe um local ou uma gaveta separada para as coisas pessoais e descarte tudo o que não tiver mais utilidade.

Alguns documentos e objetos não são usados frequentemente e podem ficar em gavetas e armários.

Esses locais precisam ser organizados de modo que, na hora que for necessário buscar algo, seja fácil encontrar.

Portanto, nomeie gavetas e separe tudo nos seus devidos lugares. Isso facilita na hora de encontrar as coisas e evita muitos aborrecimentos, principalmente para quem trabalha com muitos papéis.

Esse é um ponto de grande importância, pois um local jamais será organizado se não estiver limpo. Jogue o lixo na lixeira, evite comer no local de trabalho e deixar restos pelo chão. Limpe diariamente mesas e retire a poeira da superfície de objetos como computadores, impressoras e outros.

A limpeza é fator fundamental de organização. Não descuide dela!

Essas são algumas dicas simples para começar a organizar o local onde você passa grande parte do dia. Estabelecer a harmonia de um ambiente é importante para obter rendimento e a organização é um dos fatores mais importantes na hora de conseguir essa harmonia.

O seu local de trabalho deve ser agradável, ter boas energias e fazer com que se sinta bem. Comece hoje mesmo a aplicar essas dicas e veja como é bom trabalhar com organização.

Benefícios da organização no trabalho

Bem-estar e conforto

Chegar para trabalhar e encontrar o local todo bagunçado é desestimulante.

Só de imaginar ter que revirar uma pilha de papel para encontrar um documento pode causar calafrios em alguns.

Começar o dia dessa maneira não é legal.

Agora, se você chega em um ambiente organizado a sensação é outra: o trabalho é estimulado, o funcionário se sente mais confortável e até a produtividade melhora.

Boa impressão

Seus clientes podem aparecer na sua empresa buscando um serviço ou para participar de uma reunião.

E se nesse momento eles encontrarem um ambiente todo sujo e bagunçado?

Vão ficar com uma péssima impressão sobre a sua empresa, o que pode prejudicar os seus negócios.

Afinal, a desorganização também pode ser associada como hábito das pessoas que trabalham naquele ambiente.

Organização

A desorganização, como falamos no tópico anterior, pode ser associada à mentalidade da própria empresa.

Com a organização acontece o mesmo — só que dessa vez de maneira positiva.

Além de criar uma boa imagem, um ambiente de trabalho organizado contribui para que os funcionários consigam encontrar tudo o que precisam, o que permite a melhora na rotina produtiva.

Saúde em dia

Poeira e sujeira aumentam as chances de aparecerem bactérias e microrganismos que possam prejudicar a saúde.

Restos de comidas são atrativos para animais e insetos, como ratos e baratas.

E tudo isso tem um preço para a saúde das pessoas.

Portanto, a limpeza do escritório é um item fundamental para a qualidade de vida de empresários, colaboradores e até mesmo do cliente.

Mais produtividade

Em alguns tópicos acima, citamos que a organização contribui para a produtividade.

E isso acontece porque pessoas estimuladas e saudáveis tendem a ter um desempenho melhor em suas funções.

O ambiente do trabalho é um dos elementos que contribui para a motivação, a saúde e o bem-estar dos seus funcionários. Por isso, a organização no trabalho é essencial.

Técnicas de organização no trabalho

A primeira coisa que devemos ter em mente é que esta organização é importante. Afeta até mesmo o nosso rendimento no serviço.

Quando estamos num lugar organizado, trabalhamos mais animados. Se precisamos procurar alguma coisa como uma ferramenta ou uma nota fiscal, achamos com muita mais facilidade. Por isso, a organização no trabalho é essencial.

Agora, se temos problema com a organização, existem algumas ferramentas que podem nos ajudar.

Uma desta ferramentas é o 5S – uma metodologia japonesa para organização de qualquer ambiente.

O que significa os 5S? São palavras que, transliteradas para o nosso idioma, começam com a letra S. São elas: Seiri, Seiton, Seisõ, Seiketsu e Shitsuke. Vamos falar um pouco sobre cada uma delas:

Seiri –  senso de utilização – verifica o que é realmente necessário no ambiente de trabalho ( ferramentas, materiais, papéis etc ).

O que não está sendo usado é guardado ou descartado. Este processo diminui os obstáculos à produtividade no trabalho.

Seiton – senso de ordenação – enfoca a necessidade de um espaço organizado ( quadro de ferramentas, arquivo de documentos etc ).

Dispomos os materiais que precisamos no nosso serviço de maneira a melhorar o fluxo do nosso trabalho e eliminando movimentos desnecessários.

Seisõ – senso de limpeza – a limpeza é uma necessidade diária de qualquer ambiente. Geralmente, em escritórios existe uma equipe que faz esta limpeza. Mesmo assim, podemos ajudar jogando o lixo fora, por exemplo.

Existe ambientes, como as oficinas por exemplo, onde os funcionários devem fazer esta limpeza. No final do expediente pode-se tomar alguns minutos para executar esta organização.

Seiketsu – senso de saúde – este senso pode parecer um tanto metódico, mais é importante. Basicamente, ele padroniza as práticas do trabalho, como manter os materiais juntos, canetas com canetas, livros com livros e assim por diante. Favorece à saúde física, mental e ambiental. Por isso, a organização no trabalho é essencial.

Shitsuke – senso de autodisciplina – quando implantamos os últimos quatro S considerados, aplicamos este quinto S para fazer a manutenção e manter a ordem em nosso ambiente de trabalho.

É um tanto difícil, pois é necessário fazer com que os funcionários mantenham à ordem no local de trabalho. Devem seguir regras como ” usou, guarde”, “sujou, limpe”. Como eu disse, não é fácil, mas é importante tentar. Por isso, a organização no trabalho é essencial.

Algumas empresas fazem ,periodicamente,  inspeções nos departamentos para a verificação da organização. Pode se nomear alguns funcionários para fazer estas inspeções de tempos em tempos. O objetivo é fazer uma manutenção dos 5S, ajudar na aplicação dos princípios por parte dos funcionários.