Organograma – Qual a Função e Como Estruturar. Veja Aqui!20 min read

Consiste na configuração global dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente interno de uma organização.

O organograma é considerado a melhor representação gráfica do desenho organizacional.

Ele é especialmente útil para pessoas de fora da empresa. Ao visualizar o organograma, a pessoa deve ser capaz de identificar qual pessoa contatar para resolver determinado problema.

Para funcionários recém-chegados , terão uma maior noção da sua posição e do seu papel no esquema global da empresa, além de deixar claro quem se reporta a quem.

Alguns organogramas apresentam o nome do dirigente de cada departamento, bem como o número de funcionários subordinado a ele e informações referentes à divisão do trabalho.

No entanto, um organograma com apenas o nome dos cargos é mais interessante, visto que a utilização dos nomes dos dirigentes faz com que os manuais organizacionais tenham que ser constantemente reeditados para atualizar nomes, sempre que houver mudança de direção.

Outra vantagem do organograma é identificar falhas estruturais na empresa, tais como duplicidade de funções e o consequente desperdício de mão-de-obra.

Os principais objetivos de um organograma são: apresentar os diversos órgãos competentes de uma organização, comunicar os vínculos e relações de interdependência entre os vários departamentos e indicar os níveis hierárquicos em que se dividem uma determinada empresa.

Organograma empresarial

O organograma de uma empresa é parte de sua organização estratégica, pois ele é importante para definir responsabilidades e limites, clarificando a cadeia hierárquica geral.

Por meio dessa ferramenta, uma empresa, de qualquer porte, promove a visualização de sua organização a todos os seus colaboradores e parceiros.

O organograma empresarial serve para representar a estrutura dos diferentes tipos de empresa e seu funcionamento hierárquico.

Nas pequenas e médias empresas, essa estrutura é conhecida por todos, não havendo, na maioria das vezes, necessidade de se elaborar um organograma gráfico da empresa.

Nas empresas de maior porte, no entanto, essa ferramenta é de extrema importância, para que todos entendam como a empresa funciona administrativamente.

O organograma de qualquer empresa é montado por meio de formatos gráficos, geralmente quadrados ou retângulos, com cada figura representando um cargo dentro da empresa.

Ele não deve apresentar nomes, já que são os cargos que importam dentro de estrutura administrativa.

Quando houver uma equipe, por exemplo, coloca-se o nome da equipe, e não o das pessoas que a compõem.

As linhas no organograma de uma empresa separam e mostram os níveis de hierarquia na administração da empresa, tornando mais fácil entender quem é subordinado a quem nessa estrutura.

Benefícios do Organograma Empresarial

O organograma empresarial, como mostra a estrutura administrativa da empresa, ajuda a simplificar o funcionamento e a fazer com que todos saibam a quem devem se reportar, diante de qualquer problema, ou prestar contas de suas obrigações.

Nele, devem ser definidos todos os níveis hierárquicos da equipe de colaboradores, mostrando cada setor abaixo de sua própria estrutura e representando, assim, de modo gráfico como é distribuída a organização dos cargos.

Essa distribuição deve ser feita desde a gerência ou diretoria até os cargos mais baixos hierarquicamente, definindo quem deve responder a quem em relação aos processos operacionais e administrativos.

Como Medir o Desempenho do Colaborador

Uma das tarefas mais difíceis do gestor é manter a equipe trabalhando unida e comprometida com as metas e sucesso da empresa. Lidar com pessoas não fácil, cada colaborador possui suas características e personalidade.

Então como encontrar uma maneira de obter o respeito de todos e manter a equipe motivada e produtive? É simples: Justiça!

Algo que ninguém tolera é a injustiça, e muitos colaboradores se veem injustiçados. Você já deve ter se deparado com burburinhos como estes:

• “Trabalho muito e não tenho reconhecimento”
• “Fulano chega sempre atrasado e ninguém fala nada”
• “Fulano passa o dia no Facebook e eu aqui me matando”

Estes são só alguns exemplos do que uma má administração de equipe pode ocasionar. A mente do ser humano funciona assim: “Se ele ganha o mesmo que eu e não faz nada, porque eu devo fazer?”

Quando seus melhores talentos começarem a pensar dessa maneira, sua produtividade descerá ladeira a baixo! Você não pode deixar que as coisas cheguem a esse ponto.

Você deve manter sua equipe em um nível sadio de competição, sempre puxando para cima. Sua equipe deve formar exemplos, um colaborador deve ver o esforço do outro e pensar “Fulano tem dado duro e foi reconhecido, vou me esforçar para produzir tanto ou mais do que ele!”

E a única maneira de você jogar limpo e transparente com sua equipe é ter dados concretos para apresentar. A Avaliação de Desempenho não é um plus que grandes empresas devem ter. É uma realidade que TODAS as empresas deveriam se preocupar.

O capital humano é o maior ativo de qualquer empresa. Pense comigo:

• Você tem CERTEZA de qual funcionário é seu melhor talento?
• Você tem CERTEZA de qual colaborador é o mais produtivo?
• Quantos colaboradores da sua equipe chegaram atrasado nos 2 últimos meses?
• Quantos colaboradores da sua equipe faltaram e apresentaram atestado nos últimos 6 meses?

Se você é um gestor de equipe, você deveria ter todos estes dados a poucos cliques de alcance. Deveria possuir um sistema atualizado com tudo o que acontece na sua equipe, e assim ter total controle sobre ela.

Como recompensar o melhor colaborador e evitar perdê-lo para um concorrente por falta de reconhecimento? Como planejar ações de melhoria e desenvolvimento para seus colaboradores que podem render mais?

Como saber quais competências cada colaborador tem de melhor, e desenvolver e a primorar as que possui deficiência?

A resposta para todas as perguntas é: Avaliação de Desempenho.

Com a Avaliação de Desempenho você resolve todas estas situações:

Um colaborador foi demitido e acionou sua empresa na justiça: Com a Avaliação de Desempenho, você terá dados concretos e atualizados (desde a entrada do funcionário na empresa até sua saída) e poderá justificar o porque da demissão.

Terá anotações de cada atraso, de cada conduta equivocada ou falta de preparo para exercer a função requerida, tendo assim uma base sólida para se defender.

Evitar que “Uma maçã podre estrague o cesto de frutas”: Um colaborador revoltado causa grandes danos a uma equipe. Fora o próprio desempenho ruim, pode instigar seus colegas a também fazerem corpo mole ou sabotar a empresa por algum motivo.

Com a avaliação de desempenho, você terá subsídios para refutar qualquer argumento que este colaborador tenha para infectar a equipe. Mostre ao resto da equipe que as reclamações dele não tem fundamento, baseado em dados concretos que ele não poderá negar.

Evitar Gastos Desnecessários Com Treinamentos Equivocados: É muito comum nas empresas, equipes inteiras receberem treinamentos. Mas, isso é correto? Não seria bem mais assertivo que cada colaborador recebesse o treinamento que mais precisa para se qualificar, ou para exercer melhor a sua função?

Com a Avaliação de Desempenho, você consegue filtrar cada competência em que seu colaborador é melhor e pior, e assim estabelecer o Plano de Desenvolvimento Individual para que ele se qualifique da melhor maneira possível.

 

Função do organograma

O objetivo do organograma é ilustrar, de forma clara, cada departamento da empresa e seus colaboradores em questão, com intuito de esclarecer dúvidas de clientes, parceiros e fornecedores.

O ponto positivo é garantir a agilidade da percepção das áreas de negócios, ou seja, entender quem é o responsável e quais departamentos podem crescer e para onde os colaboradores podem almejar uma evolução.

A interpretação de um organograma não deve ser linear quando o tema é desenvolvimento de carreira.

O nível no qual o funcionário chegará depende de seu desempenho, ou seja, pelo organograma, um funcionário de assistente irá para analista júnior, mas, esta interpretação não dever ser limitada.

É interessante enfatizar que é importante desenvolvê-lo com base em posições que precisam ser preenchidas e não com base em pessoas atualmente dentro da organização, desta maneira, a planta da empresa fica completa.

O principal objetivo do organograma é fazer com as pessoas de dentro, como as de fora da empresa, entendam, de maneira clara, como as pessoas e atividades se relacionam dentro de determinada empresa.

Em outras palavras, o organograma esclarece dúvidas de clientes, parceiros e fornecedores.

Outra função importante do organograma é proporcionar a agilidade na percepção das áreas de negócio.

A partir do momento em que se conhecem os responsáveis, assim como os seus departamentos, fica mais fácil entender para onde esses podem crescer e como os colaboradores podem contribuir para tanto.

Resumindo, o organograma empresarial ajuda a reconhecer possíveis problemas, da mesma forma que ajuda a desenvolver melhorias para as áreas que as necessitam.

Porém, para que um organograma cumpra seu papel com excelência, é preciso que ele seja claro e flexível.

Claro para que represente com fidelidade a estrutura da empresa, sem deixar margem a interpretações errôneas.

Flexível para que as pessoas não se tornem engessadas dentro de uma hierarquia rígida que muitas vezes pode comprometer a desenvoltura dos departamentos e dos funcionários.

Ou seja, um organograma eficiente deve retratar o momento atual da empresa e ser flexível o suficiente para ser alterado de acordo com a necessidade e com as mudanças do dia a dia da empresa.

Tipos de organograma

Existem quatro tipos de organogramas. A seguir, é possível ter uma ideia melhor sobre cada um dos tipos de organograma:

Organograma vertical

O modelo mais comum de organograma empresarial é o vertical, utilizado para mostrar a hierarquia de cima para baixo.

Nesse modelo, a diretoria está no mais alto nível, enquanto que os subordinados são inseridos nas figuras que vêm abaixo.

No organograma vertical, temos uma situação mais comum e tradicional, seguindo uma linha hierárquica de forma mais rígida.

Assim, quanto maior for a autonomia e a responsabilidade exigidas para cada cargo ou setor, mais alta deve estar a sua posição na representação.

A interligação é feita de cima para baixo, podendo haver alguma, também, entre os diversos cargos ou setores, de acordo com a realidade administrativa da empresa.

Por exemplo, no organograma empresarial vertical, o presidente vai ocupar a posição mais alta, tendo como subordinados os diretores comercial, administrativo e de produção, que, por sua vez, terão subordinados os gerentes, e assim por diante.

Organograma circular ou radial

Nesse modelo de organograma empresarial, também é apresentada a hierarquia, embora de forma mais suave, colocando-se os cargos lado a lado.

O modelo circular ou radial começa no centro, com a gerência e a diretoria, espalhando-se pelos lados os cargos diretamente ligados.

O organograma circular ou radial não tem a preocupação de mostrar a estrutura hierárquica, sugerindo mais a ideia de uma colaboração entre os profissionais, com a participação entre as áreas, que são representadas em círculos concêntricos.

Esse tipo de organograma é o mais usado em empresas modernas, ressaltando a importância do trabalho em equipe e do contato de clientes com os setores da empresa ou com a direção.

Organograma funcional

O modelo de organograma funcional possui muitas semelhanças como organograma vertical, embora, em vez de representar as relações de trabalho de forma hierárquica, ele traz as relações funcionais dentro da organização.

O organograma empresarial funcional é o mais racional entre todos os modelos.

Organograma matricial

No organograma empresarial matricial, temos uma estrutura semelhante ao organograma tradicional.

Entretanto, ele é aplicado para representar a estrutura de empresas que não mantêm uma definição clara das unidades funcionais, e sim dos grupos de trabalho, que podem ser temporários.

Assim, o organograma matricial oferece maior flexibilidade, enquadrando-se nos modelos de empresas com estrutura dinâmica e mutável, como aquelas de consultoria, engenharia e outras, orientadas para projetos.

Organograma linear de responsabilidade

No organograma linear, temos um modelo diferente, representando a relação entre os cargos e a execução de suas respectivas tarefas.

A sua estrutura pode ser mais complexa, em razão da variedade de rotinas existentes dentro da empresa.

No entanto, depois de montado, ele permite uma análise mais objetiva da estrutura da empresa.

Esse é um modelo de organograma mais adequado a empresas com estrutura formal e rígida, onde cada profissional executa estritamente sua responsabilidade, dando pouca margem à criatividade e à inovação.

Organograma em barras

No organograma em barras ou em retângulos, os cargos são distribuídos através da utilização de barras com tamanhos diferentes e proporcionais à importância e à autoridade de cada cargo.

É um organograma pouco utilizado, já que não permite a visualização das relações entre os órgãos, apresentando apenas o nível de hierarquia, ou seja, quanto mais alto o cargo, mais alto e maior também é o retângulo ou barra.

Portanto, o organograma empresarial é uma ferramenta necessária em toda e qualquer organização, apresentando sua estrutura e deixando claro — não só aos empregados, como também aos clientes, fornecedores e parceiros — como é montada a sua estrutura administrativa.

Diferença entre organograma e fluxograma

O fluxograma é uma ferramenta de representação gráfica do trabalho realizado na organização, possuindo vários tipos e grau de complexidade, de acordo com o objetivo a que se destinam.

O uso de fluxograma possibilita

• Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais
• Identificação de atividades críticas para o processo
• Conhecimento da sequência e encadeamento das atividades dando uma visão de fluxo de processo
• Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém admitidas na organização
• Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

Diagrama de bloco é o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos. Utilizando para uma visualização rápida do processo.

Pode ser horizontal ou vertical. Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas.

Um fluxograma padrão ANSI fornece uma compreensão detalhada de um processo, que excede, e em muito, aquela dada por um diagrama de blocos.

Na verdade, o diagrama de blocos é usado como ponto de partida, e um fluxograma padrão é usado para detalhar as atividades dentro de cada bloco, até o nível desejado do detalhe.

Há outros tipos de fluxograma, o funcional, o fluxograma, geográfico.

E, como já destacado o organograma é o gráfico que representa a estrutura formal de uma empresa, ou seja, a disposição e a hierarquia dos órgãos.

Existem várias maneiras de representar a cultura das empresas. A escolha do tipo ideal, como é dito para outros tipos de gráficos, fica a critério do analista, considerando esta a natureza da organização ou desconcentração.

Entre outros tipos de organograma, o clássico ou vertical é o tipo mais simplificado e procura deixar bem claros os níveis de hierarquia.

É bastante utilizado em instituições tradicionais, onde a visão é fator predominante.

Elaboração de um Organograma exige certos cuidados, uns de natureza estética, outros de natureza técnica.

Exemplo: devem ser evitadas siglas e abreviaturas dos órgãos para que qualquer pessoa possa ver e entender a estrutura da organização.

A subordinação de um órgão em relação a outro é representada por linha cheia, de cima para baixo, ou da esquerda para direita.

Órgãos de igual hierarquia não podem estão ligados uns aos outros, mas sim à linha da autoridade superior.

Deve ser buscado um equilíbrio estético entre os espaços laterais e verticais dos órgãos de mesmo nível hierárquico.

Para representação de órgãos de caráter mais formal deve ser dada a preferência à utilização de retângulos, em detrimento de outras formas geométricas, podendo o seu tamanho variar em função do nível hierárquico de cada setor representado.

Para a representação de setores menos formais, como grupos e equipes, ou até de setores ligados a atividades artísticas, sociais, ou criativas, dentre outras, admite-se usar outras formas gráficas, como:

• Círculos
• Triângulos
• Elipses
• Retângulos curvados
• Linha, sem circunscrição

O tipo de organograma mais utilizado pelas instituições e que, consequentemente, mais aparece nos livros e trabalhos técnicos é o organograma clássico ou vertical.

Além disso, o organograma e o fluxograma podem ser desenhados facilmente com a utilização de programas como o Microsoft Word e o Microsoft Visio.

O Microsoft Visio é muito mais fácil de utilizar para a criação de organogramas e fluxogramas. Os modelos utilizados dependerão das especificações de cada empresa.

Exemplo de organograma

Visando elaborar um exemplo através dos modelos de um organograma, é possível observar que a elaboração de um organograma tem alguns procedimentos padrão.

Todo organograma é montado com caixas, cada uma dela representando e sendo composta pelos cargos da empresa.

Um organograma não deve representar pessoas, mas sim a cargos. Mesmo se houver dez assessores de qualidade na sua empresa, apenas uma caixa representará esse cargo.

O organograma é composto por linhas de comunicação, unidade e hierarquia. E, cada linha, possui um significado:

Linhas de Comunicação

São linhas contínuas que interligam cargos ou áreas da empresa. Indicam que existe uma hierarquia direta entre esses setores.

Unidades de Trabalho e/ou Cargos

São as caixinhas, nas quais você deve escrever o cargo representado.

Hierarquia

Em geral, a linha de hierarquia funciona de cima para baixo, da esquerda para a direita ou de dentro para fora.

Hierarquia horizontal no trabalho

Cargos e/ou áreas em uma mesma linha indicam que têm nível hierárquico igual.

Com isso, observa-se que cada linha do organograma de empresa representa um nível de autoridade na organização.

Para elaborar o organograma de uma empresa, é essencial seguir três simples passos:

Primeiro, é preciso separar as funções exercidas por cada um dos funcionários da sua empresa. Isso é importante porque nas empresas menores é comum que uma única pessoa assuma diferentes cargos.

E como nós já falamos, o organograma precisa representar cargos. Em seguida, assinale quem está no comando de cada setor e quem lidera o nível estratégico.

Uma boa dica é separar cada nível hierárquico por uma cor diferente.

E, por fim, depois é hora de oficializar o documento com o setor administrativo e todos os colaboradores.

Para melhor absorção, é essencial que o organograma seja colado em um local visível e acessível para todos os gerentes e funcionários.

Além disso, na hora de montar o organograma, tão importante quanto saber o passo-a-passo, é ter em mente alguns aspectos que o tornarão mais eficiente:

É essencial ter um conhecimento amplo sobre as áreas e atividades da empresa; um erro pode gerar extrema confusão e diversos equívocos entre os funcionários.

Quanto mais resumido for seu organograma de empresa, melhor será a assimilação pelas equipes.

Aposte em ferramentas para desenhar o organograma, como o Microsoft Excel. Assim, ele ficará mais atrativo visualmente e, reduz, consideravelmente, as chances de informações erradas serem inseridas.

Organograma área de recursos humanos

Organograma departamento pessoal é uma espécie de apresentação gráfica muito utilizada pelas empresas para organizar a hierarquia dos seus poderes e atribuições, neste caso específico, da área de Recursos Humanos.

De modo geral, mostra todas as ligações entre as repartições, o que cada setor faz e a quem está subordinado, como também cada função, posição dos colaboradores e a quem os profissionais devem responder diretamente.

Porém, antes, é necessário fazer um profundo mapeamento de todas as áreas da empresa, de modo que isso permita conhecer melhor seus setores e entender como foram estruturados.

O departamento de pessoal geralmente integra o setor de Recursos Humanos, que faz parte da Gestão de Pessoas de uma empresa.

Portanto, o organograma compreende três áreas muito importantes, que são respectivamente os setores de: Admissão, Compensação e Demissão.

Na primeira aba deste gráfico, vem o setor de admissão com as funções de: recrutamento e seleção de profissionais, integração e registro.

Na sequência o de compensação, que diz respeito a tarefas como: folha de pagamento, carga horária de trabalho, tributos e também os benefícios.

Por fim, vem à parte de desligamento, onde são feitas as rescisões de contratos e são tratados de assuntos relativos à fiscalização e Justiça do Trabalho.

Este é um exemplo de quais são as atribuições do departamento de pessoal e como suas tarefas podem ser subdivididas num organograma.

Para isso, caso haja mais funções ou setores, é importante incluir todos, de modo que seja possível visualizar mais claramente a forma de operacionalização de seus processos e entendê-los também.

Porém, um dos maiores erros das empresas é gastar seu tempo fazendo mapeamentos das áreas e organogramas que não são usados.

Assim, ao invés de usar estas ferramentas para melhorar sua gestão de pessoas e processos, elas acabam sendo apenas ilustrações de como a empresa deveria proceder.

Um gráfico como todo bom mapa pode ser usado como um guia de como os profissionais também devem proceder, pois quanto mais minucioso e detalhado, mais efetivos podem ser os resultados.

Na prática, os funcionários podem entender melhor como funciona a hierarquia da empresa e de que forma o seu trabalho contribui para os resultados.

Isso é importante para dar uma visão geral da organização aos seus trabalhadores e mostrar aos colaboradores os caminhos de crescimento possíveis.

Nada impede a pessoa que hoje está numa outra hierarquia de ascender e buscar outras funções e cargos mais altos na empresa.

Por isso, use os organogramas como um aliado a mais no desenvolvimento de práticas de gestão mais modernas e efetivas, mostre seu valor e inspire seus profissionais a respeitar a hierarquia e seguir as tarefas de acordo com o planejado.

Este alinhamento é fundamental e ajuda a empresa a melhorar os processos humanos e estratégicos de forma extraordinária e contínua.

Portanto, um organograma pode ser uma ferramenta interessante também para pequenas empresas.

Ele formaliza tudo o que envolve o negócio, seja no âmbito dos cargos, hierarquia, processos e qualquer outro fator que a empresa precisar e requisitar.

É um sistema muito utilizado por empresas de grande porte, mas, podem, também, ser completamente utilizados por empresas de pequeno porte.

E, além disso, através das análises é possível notar o quanto esta ferramenta pode servir em um possível desenvolvimento da empresa, visando sempre seu crescimento e sua melhora no âmbito comercial e analítico da empresa.