Gestão Administrativa | Projetando A Organização Para Fora Do Negócio15 min read

O atual mercado competitivo exige que as empresas não apenas se posicionem bem em seu segmento, mas também que tenham uma boa gestão administrativa que inspire confiança.

Isso significa que não é suficiente fazer um trabalho satisfatório. Esse trabalho precisa ser metódico e resultar em excelência.

A realidade é que não existe uma fórmula pronta que todas as organizações possam usar, porque ajustes devem ser feitos para as diferentes realidades e necessidades de cada uma.

Atingido o equilíbrio e todos dedicados a cumprir o mesmo objetivo, é possível obter ótimos resultados.

Teorias da Gestão Administrativa

A teoria da gestão administrativa tenta encontrar uma maneira racional de projetar uma organização como um todo. A teoria geralmente exige uma estrutura administrativa formalizada, uma divisão clara do trabalho e delegação de poder e autoridade aos administradores, relevantes para suas áreas de responsabilidade.

Teóricos da Gestão Administrativa

Henri Fayol (1841-1925): Fayol nasceu na França, onde trabalhou para um negócio de mineração de carvão. Ele desenvolveu 14 princípios administrativos para estrutura organizacional e gerenciamento.

James D. Mooney (1884-1957): Mooney estudou engenharia mecânica e acabou se tornando um membro-chave da alta gerência da General Motors.

Em 1931, ele escreveu Onward Industry! O livro é considerado por muitos estudiosos como uma contribuição significativa para a teoria da gestão administrativa.

Luther H. Gulick (1892-1993): Gulick é frequentemente considerado o “Decano da Administração Pública”. Ele aplicou os princípios da teoria de gestão administrativa ao governo.

Os Princípios de Fayol na Gestão Administrativa

No último século, as organizações já tiveram que lidar com a gestão na prática. No início dos anos 1900, grandes organizações, como fábricas de produção, tinham que ser gerenciadas também.

Na época, havia poucas ferramentas externas de gerenciamento, modelos e métodos disponíveis.

Graças a cientistas como Henri Fayol, as primeiras bases foram estabelecidas para a gestão administrativa moderna.

Esses primeiros conceitos, também chamados de princípios de gestão, são os fatores subjacentes para o sucesso do gerenciamento.

Henri Fayol explorou isto de forma abrangente e, como resultado, ele sintetizou os 14 princípios de gestão. Os princípios de gestão e pesquisa de Henri Fayol foram publicados no livro “General and Industrial Management” (1916).

Os 14 princípios da gestão administrativa são declarações baseadas em uma verdade fundamental. Esses princípios de gestão servem como diretriz para as ações de tomada de decisão e gestão.

Eles são elaborados por meio de observações e análises de eventos que os gerentes encontram na prática. Henri Fayol foi capaz de sintetizar 14 princípios de gestão após anos de estudo, a saber:

• Divisão de trabalho

Na prática, os funcionários são especializados em diferentes áreas e possuem habilidades diferentes. Diferentes níveis de especialização podem ser distinguidos dentro das áreas de conhecimento, de generalista à especialista.

Desenvolvimentos pessoais e profissionais suportam isso. Segundo Henri Fayol, a especialização promove a eficiência da força de trabalho e aumenta a produtividade.

Além disso, a especialização da força de trabalho aumenta sua precisão e velocidade. Este princípio de gestão é aplicável a atividades técnicas e gerenciais.

• Autoridade e Responsabilidade

Para fazer as coisas em uma organização, a gerência tem autoridade para dar ordens aos funcionários. Claro que com essa autoridade vem a responsabilidade.

Segundo Henri Fayol, o poder ou autoridade que o acompanha dá à administração o direito de dar ordens aos subordinados.

A responsabilidade pode ser rastreada a partir do desempenho e, portanto, é necessário fazer acordos sobre isso. Em outras palavras, autoridade e responsabilidade andam juntas e são duas faces da mesma moeda.

• Disciplina

Este terceiro princípio da gestão administrativa é sobre obediência. Frequentemente faz parte dos valores centrais de uma missão e visão na forma de boa conduta e interações respeitosas.

Este princípio de gestão é essencial e é visto como o óleo para fazer o motor de uma organização funcionar sem problemas.

• Unidade de comando

O princípio de gestão unidade de comando, significa que um colaborador individual deve receber ordens de um gerente e que o empregado é responsável perante esse gerente.

Se tarefas e responsabilidades relacionadas são dadas ao colaborador por mais de um gerente, isso pode gerar confusão, que pode levar a possíveis conflitos. Usando este princípio, a responsabilidade por erros pode ser estabelecida mais facilmente.

• Unidade de direção

É tudo sobre foco e unidade. Todos os colaboradores entregam as mesmas atividades que podem ser vinculadas aos mesmos objetivos.

Todas as atividades devem ser realizadas por um grupo que forma uma equipe. Essas atividades devem ser descritas em um plano de ação.

O gerente é responsável por esse plano e monitora o progresso das atividades definidas e planejadas. As áreas de foco são os esforços feitos pelos funcionários e a coordenação.

• Subordinação de interesse individual

Há sempre todos os tipos de interesses em uma organização. Para que uma organização funcione bem, Henri Fayol indicou que os interesses pessoais estão subordinados aos interesses da organização – ética.

O foco principal está nos objetivos organizacionais e não nos do indivíduo. Isso se aplica a todos os níveis de toda a organização, incluindo os gerentes.

• Remuneração

Motivação e produtividade estão próximas umas das outras no que diz respeito ao bom funcionamento de uma organização.

Este princípio de gestão administrativa argumenta que a remuneração deve ser suficiente para manter os funcionários motivados e produtivos.

Existem dois tipos de remuneração, ou seja, não monetária – um elogio, mais responsabilidades, créditos e monetária -compensação, bônus ou outra compensação financeira.

Em última análise, trata-se de recompensar os esforços que foram feitos.

• O grau de centralização

A gerência e a autoridade para o processo de tomada de decisão devem ser adequadamente equilibradas em uma organização. Isso depende do volume e do tamanho de uma organização, incluindo sua hierarquia.

A centralização implica a concentração da autoridade decisória na alta administração – diretoria executiva.

O compartilhamento de autoridades para o processo de tomada de decisão com níveis mais baixos – média e baixa gerência, é chamado de descentralização por Henri Fayol. Ele indicou que uma organização deve lutar por um bom equilíbrio nisso.

• Cadeia escalar

A hierarquia se apresenta em qualquer organização. Isso varia de gerenciamento sênior – conselho executivo, para os níveis mais baixos da organização.

O princípio de gestão de “hierarquia” de Henri Fayol afirma que deve haver uma linha clara na área de autoridade: de cima para baixo e todos os gerentes em todos os níveis.

Isso pode ser visto como um tipo de estrutura de gerenciamento. Cada funcionário pode entrar em contato com um gerente ou com um superior em uma situação de emergência sem contestar a hierarquia.

• Ordem

De acordo com este princípio de gestão administrativa, os colaboradores de uma organização devem ter os recursos certos à sua disposição para que possam funcionar adequadamente em uma organização.

Além da ordem social que é responsabilidade dos gestores, o ambiente de trabalho deve ser seguro, limpo e arrumado.

• Equidade

O princípio de gerenciamento da equidade frequentemente ocorre nos valores centrais de uma organização. Segundo Henri Fayol, os colaboradores devem ser tratados com gentileza e igualdade.

Eles devem estar no lugar certo na organização para fazer as coisas corretamente. Os gerentes devem supervisionar e monitorar esse processo e devem tratar os colaboradores de forma justa e imparcial.

• Estabilidade da posse de pessoal

Este princípio de gestão administrativa de Henri Fayol representa a implantação e gestão de pessoal e isso deve estar em equilíbrio com o serviço que é fornecido pela organização.

A gerência se esforça para minimizar a rotatividade de funcionários e ter a equipe certa no lugar certo. Áreas de foco, como mudança frequente de posição e desenvolvimento suficiente, devem ser bem gerenciadas.

• Iniciativa

Henri Fayol argumentou que, com esse princípio gerencial, os colaboradores devem poder expressar novas ideias. Isso incentiva o interesse e o envolvimento e cria valor agregado para a empresa.

Iniciativas de colaboradores são uma fonte de força para a organização, de acordo com Henri Fayol. Isso incentiva os colaboradores a se envolverem e se interessarem.

• Espírito de equipe

O princípio de gestão administrativa em relação ao espírito de equipe, significa lutar pelo envolvimento e unidade dos colaboradores.

Os gerentes são responsáveis pelo desenvolvimento da moral no local de trabalho, individualmente e na área de comunicação.

O espírito de equipe contribui para o desenvolvimento da cultura e cria uma atmosfera de confiança e compreensão mútuas.

Sobre os Princípios de Gestão Administrativa

Os 14 princípios de gestão podem ser usados para gerenciar organizações e são ferramentas úteis para previsão, planejamento, gerenciamento de processos, gerenciamento de organização, tomada de decisão, coordenação e controle.

Embora sejam óbvios, muitos desses assuntos ainda são usados com base no senso comum nas práticas atuais de gerenciamento nas organizações.

Continua sendo uma lista prática com áreas de foco que são baseadas na pesquisa de Henri Fayol que hoje ainda se aplica devido a vários princípios lógicos.

Benefícios de uma Boa Gestão Administrativa

Uma boa gestão administrativa traz vários benefícios à empresa. Abaixo, abordaremos alguns dos mais importantes que têm o maior impacto nas operações diárias de negócios. Confira eles!

Manter finanças saudáveis

Sem controlar os gastos, reduzir o desperdício e ter confiança nos seus dados, é impossível manter suas finanças em boa forma.

Se você organizar todas as áreas da sua empresa, incluindo o departamento financeiro, é muito mais fácil gerenciar o fluxo de caixa.

Estabelecer a frequência e os métodos para manter esse controle vale muito a pena. Você também precisa centralizar as informações para evitar duplicações e erros ao enviá-las para outros locais.

É por isso que você precisa substituir várias planilhas por um único sistema confiável que seja atualizado por um pequeno número de pessoas.

Aumentar a produtividade

É possível identificar quais equipes realizam determinadas tarefas melhor e deixá-las se concentrar em seus pontos fortes.

Identificar os erros do processo e corrigi-los resultará em uma metodologia mais eficiente, que desperdiçará menos tempo e, com frequência, menos recursos.

Ao identificar e corrigir erros, é possível produzir mais em menos tempo e usar menos recursos no processo – o que garantirá melhores resultados.

Ajudar a atingir metas

Atingir metas e resultados geralmente é devido à boa gestão administrativa. Isso ocorre porque o foco é criar e implementar processos mais eficientes que garantam que os objetivos sejam alcançados.

Os gerentes podem transferir seus esforços para atividades não físicas intelectuais e melhorar seus poderes de percepção à medida que o controle se torna mais fácil de manter.

Gerar satisfação do cliente e colaborador

Processos mais eficientes refletem-se em qualidade e prazos, e resultam em clientes tendo suas necessidades atendidas e superadas.

Seu relacionamento com seus clientes pode se tornar mais próximo, o que o ajudará a entender melhor suas necessidades e a oferecer produtos e serviços que os atendam.

Os colaboradores também ficarão mais satisfeitos quando perceberem que há menos desgaste e desperdício de esforços em tarefas irrelevantes.

Suas vozes começarão a ser ouvidas cada vez mais como parte do processo de transformação, levando-as a serem cada vez mais estimadas.

Promover decisões com base em dados

As decisões são tomadas com base nos resultados. Com isso, você pode tomar decisões mais precisas, analisar cenários passados e atuais e planejar o futuro.

A gestão administrativa ajuda você a trabalhar em seus processos e resultados finais.

Como Fazer uma Gestão Eficiente

Aqui estão algumas dicas para um gerenciamento administrativo eficaz. Uma boa gestão administrativa requer dedicação, muito estudo e processos eficazes. Veja as dicas que separamos abaixo para garantir uma gestão eficiente para sua empresa.

Planeje bem

É impossível ter um gerenciamento eficiente sem um bom planejamento. É isso que determina todas as diretrizes que sua organização precisa seguir para obter o sucesso desejado.

Por isso, é essencial que os objetivos estratégicos sejam bem definidos e muito claros para todos os colaboradores.

Dedique-se a definir metas simples e viáveis que estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização. Crie indicadores para acompanhar seu progresso no cumprimento desses objetivos, mas tenha cuidado para não criar medições desnecessárias.

Preste atenção em todos os processos da empresa

Siga todos os indicadores de perto. Certifique-se de que cada processo tenha uma pessoa responsável por mantê-lo e melhorar seus resultados.

Essa pessoa deve fazer relatórios periódicos e justificar grandes desvios. Essa pessoa também deve ser capaz de propor um plano de ação sempre que um indicador não apresentar bons resultados.

Dessa forma, qualquer problema apresentado por um processo será tratado antecipadamente, antes de assumir grandes proporções e se tornar incontrolável. Isso pode fazer a diferença entre o sucesso ou o fracasso de uma empresa.

Faça avaliações periódicas do desempenho da empresa

Reúna-se com outros gerentes da empresa pelo menos uma vez por mês para discutir os resultados gerais de cada área. Assim como nos processos, os gerentes precisam ter metas que garantam um bom planejamento estratégico.

Em setores mais críticos, é ideal ter reuniões quinzenais ou semanais. A frequência depende das características de cada setor e do grau em que esse setor afeta os resultados gerais da organização.

O ponto mais importante é que o progresso do monitoramento nunca deve ser subestimado. Por mais movimentada que seja sua agenda, essa avaliação constante é o que garantirá que sua empresa vai bem e continua sua lucratividade.

Sempre se comunique com sua equipe

Os problemas de comunicação são os maiores vilões das organizações. Nada é mais destrutivo para a sua empresa do que os rumores do escritório.

Muitos rumores podem ser evitados mantendo uma comunicação clara, transparente e direta com seus gerentes e fazendo o mesmo com suas equipes.

Fofoca Office pode afetar o clima geral dentro de sua organização e, como resultado, a produtividade global de seus colaboradores.

Além disso, a falta de comunicação pode levar os gerentes a tomar decisões erradas ou precipitadas, que não estão de acordo com os objetivos pretendidos pela sua organização. Certifique-se de que toda a sua equipe esteja ciente e alinhada com todas as diretrizes de planejamento estratégico de sua empresa.

Um último ponto importante é prestar atenção aos fatores que podem prejudicar a gestão administrativa de sua organização.

Cuide dos ativos fixos

O termo ativo fixo refere-se a móveis e utensílios, equipamentos, instalações e máquinas, computadores e afins. Há necessidade de ativos fixos adequados para o desempenho eficiente e econômico do trabalho para os diferentes departamentos.

Um procedimento padrão deve ser seguido para a seleção e compra do tipo certo de ativos fixos separadamente. Se assim for, o trabalho pode ser realizado ininterruptamente.

Em seguida, os ativos fixos adquiridos devem ser atribuídos adequadamente a vários departamentos e colaboradores, garantindo sua utilização e manutenção.

Evidencie as relações públicas

Uma empresa pode receber públicos como clientes, fornecedores, acionistas, colaboradores de outros departamentos  e afins.

Os interesses dessas pessoas são diferentes na natureza. É importante se certificar que esses interesses foram cumpridos pela empresa. Em suma, é importante que a cordialidade e a cortesia estejam inseridos na cultura da organização.

A gestão administrativa é um conjunto de atividades do dia a dia relacionadas ao planejamento financeiro, manutenção de registros e faturamento, pessoal, distribuição física e logística dentro de uma organização.

O gerenciamento administrativo desempenha um papel fundamental na infraestrutura de qualquer organização, independentemente da escala.