Gestão De Estoque | A Quantidade Certa No Lugar Certo15 min read

Toda empresa sofre com problemas de gestão de estoque. Se você está tentando expandir seus negócios, acompanhar os níveis de estoque e gerenciar seu inventário pode influenciar seu crescimento em termos de lucro ou prejuízo e também sua capacidade de satisfação do cliente.

A gestão de estoque tem objetivos que deve alcançar. Essas metas ajudam a identificar a eficácia do seu sistema atual e também se a melhoria é possível, onde e como. Esses objetivos são:

• Saber a localização em tempo real do seu inventário;
• Ter informação atualizada das alterações no seu inventário;
• Deve envolver um plano de quanto estoque para encomendar e manter.

A gestão de estoque eficiente permite que você tenha a quantidade certa de estoque no lugar certo, na hora certa.

Assegura que o capital não está amarrado desnecessariamente e protege a produção caso surjam problemas com a cadeia de fornecimento.

Este é um processo complexo, especialmente para organizações maiores, mas os princípios básicos são essencialmente os mesmos, independentemente do tamanho ou tipo da organização.

Em comparação com organizações maiores com mais espaço físico, em empresas menores, as mercadorias podem ir diretamente para a área de estoque em vez de um local de recebimento, e se a empresa for uma distribuidora atacadista, as mercadorias podem ser produtos acabados, em vez de matérias-primas ou componentes.

As mercadorias são então retiradas das áreas de estoque e transferidas para as instalações de produção, onde são transformadas em produtos acabados.

Os produtos acabados podem ser devolvidos para as áreas de estoque onde são mantidos antes do embarque, ou podem ser enviados diretamente aos clientes.

A gestão de estoques usa uma variedade de dados para rastrear as mercadorias à medida que elas se movimentam pelo processo, incluindo números de lote, números de série, custo de mercadorias, quantidade e as datas em que elas passam pelo processo.

Por que a Gestão de Estoque é Importante?

O inventário é um ativo importante que representa o capital imobilizado. A gestão eficaz do estoque permite, portanto, que uma empresa liberte capital.

O controle eficiente de estoque requer o entendimento do mix de diferentes tipos de estoque e o reconhecimento de suas demandas.

Isso ajuda a manter o estoque em um nível razoável, equilibrando a necessidade de suprimentos excedentes com a necessidade de reduzir o capital imobilizado.

A gestão de estoque é um componente da cadeia de suprimentos que supervisiona o fluxo de mercadorias do fabricante para o depósito.

A partir daí são transportadas para o comprador final. Qualquer contratempo trivial ao longo dessa sequência de eventos pode causar muitos danos e as consequências para a empresa podem ser muito negativas.

A importância de uma boa gestão pode ser caracterizara seguintes benefícios, como:

• Permite acesso a dados em tempo real;
• Utilização otimizada que leva a maiores retornos sobre o investimento;
• Menores riscos associados a excesso de estoque e interrupções;
• Maior espaço para diversificação.

Sistemas de Gestão de Estoque

Os sistemas geralmente começam como planilhas simples que rastreiam as quantidades de mercadorias em um depósito, mas se tornam mais complexos, de acordo com a necessidade, tipo ou tamanho da organização.

Eles podem ter várias camadas e integrar-se a sistemas contábeis. Os sistemas de gestão de estoque rastreiam mercadorias, às vezes em vários locais de depósito.

Também podem calcular os custos – geralmente em várias moedas – para que os sistemas contábeis sempre tenham uma avaliação precisa do valor das mercadorias.

Alguns sistemas são projetados para grandes empresas e podem ser altamente personalizados para os requisitos específicos dessas organizações.

Grandes sistemas eram tradicionalmente executados nas instalações, mas agora também são implantados em ambientes de nuvem pública, nuvem privada e nuvem híbrida.

As empresas de pequeno e médio porte normalmente não precisam de sistemas tão complexos e caros, e geralmente utilizam sistemas autônomos, por meio de aplicativos.

Acompanhando Manualmente

A gestão de estoque envolve a criação de um estoque ou lista de estoque e a anotação de sua localização e valor. Muitas vezes, é um exercício anual, uma espécie de auditoria para calcular o valor do estoque como parte do processo de contabilidade.

Códigos, incluindo códigos de barras, podem tornar todo o processo muito mais fácil, mas ainda pode ser bastante demorado.

Verificar o estoque com mais frequência, um inventário contínuo, evita um exercício anual massivo, mas exige atenção constante durante todo o ano.

A identificação por radiofrequência, usando leitores portáteis pode oferecer uma maneira simples e eficiente de manter uma verificação contínua do estoque.

Qualquer sistema de controle de estoque deve permitir você:

• Rastrear níveis de estoque
• Fazer pedidos
• Emitir estoque

O sistema manual mais simples é o livro de ações, que atende às pequenas empresas com poucos itens em estoque. Ele permite que você mantenha um registro das ações recebidas e ações emitidas.

Pode ser usado em conjunto com um simples sistema de re-order. Por exemplo, o sistema de dois compartimentos trabalha com dois contêineres de itens de estoque. Quando um está vazio, é hora de começar a usar o segundo escaninho e pedir mais estoque para encher o vazio.

As cartas de ações são usadas para sistemas mais complexos. Cada tipo de ação tem um cartão associado, com informações como:

• Descrição
• Valor
• Localização
• Reordenar níveis, quantidades e prazos de entrega
• Detalhes do fornecedor
• Informações sobre histórico de estoque passado

Sistemas manuais mais sofisticados incorporam codificação para classificar itens. Os códigos podem indicar o valor do estoque, sua localização e de qual lote, o que é útil para o controle de qualidade.

Utilizando de Software

Os sistemas computadorizados de gestão de estoque são executados em princípios semelhantes aos manuais, mas são mais flexíveis e a informação é mais fácil de recuperar.

Você pode obter rapidamente uma avaliação de estoque ou descobrir como um determinado item de estoque está se movendo.

Um sistema informatizado é uma boa opção para empresas que lidam com muitos tipos diferentes de estoque. Outros recursos úteis incluem:

• Dados de estoque e de preços integrados aos sistemas contábil e de faturamento

Todos os sistemas utilizam o mesmo conjunto de dados, portanto, você só precisa inserir os dados uma vez. O processamento da ordem do cliente e o processamento da ordem de compra podem ser integrados no sistema para que os saldos e as estatísticas do estoque sejam atualizados automaticamente à medida que os pedidos são processados.

• Monitoramento automático de estoque, acionando pedidos quando o nível de reordenamento é atingido.
• Controle automático de lotes, se você produzir mercadorias em lotes.
• Identificando os fornecedores mais baratos e mais rápidos.
• Sistemas de codificação de barras que aceleram o processamento e a gravação. O software imprimirá e lerá os códigos de barras do seu computador.
• Identificação por radiofrequência que permite que produtos ou componentes individuais sejam rastreados em toda a cadeia de suprimentos.

O sistema será tão bom quanto os dados colocados nele. Faça um inventário completo para garantir números precisos.

Escolha do Sistema de Gestão de Estoque

Existem muitos sistemas de software disponíveis. Converse com outras pessoas em sua linha de negócios sobre o software que eles usam ou entre em contato com sua associação comercial para obter orientação.

Faça uma lista de verificação de suas necessidades. Por exemplo, suas necessidades podem incluir:

• Vários preços para itens;
• Preços em diferentes moedas;
• Atualização automática, selecionando grupos de itens para atualizar, atualização de item único;
• Usando mais de um armazém;
• Capacidade de se adaptar às suas necessidades em mudança;
• Controle de qualidade e rastreamento de lotes;
• Integração com outros pacotes;
• Vários usuários ao mesmo tempo;

Evite escolher um software que seja muito complicado para as suas necessidades, pois será um desperdício de tempo e dinheiro.

Metodologias de Gestão de Estoque

O gerenciamento de estoques usa várias metodologias para manter a quantidade certa de mercadorias à disposição para atender à demanda do cliente e operar com lucratividade.

Todas são projetados para fornecer um sistema eficiente, permitindo decidir o que, quando e quanto pedir. Você pode optar por um método ou uma mistura de dois ou mais se você tiver vários tipos de estoque.

Essa tarefa é particularmente complexa quando as organizações precisam lidar com milhares de unidades de gestão de estoque que podem abranger vários armazéns. As metodologias incluem:

Nível mínimo de estoque

Você identifica um nível mínimo de estoque e reordena quando o estoque atinge esse nível. Isso é conhecido como o nível de nova encomenda.

Revisão de estoque

É a metodologia mais simples e geralmente mais atraente para empresas menores. A revisão de estoque envolve uma análise regular do estoque disponível em relação às necessidades futuras projetadas. Em cada revisão, você faz um pedido para devolver os estoques a um nível predeterminado.

Ele usa principalmente o esforço manual, embora possa haver uma revisão de estoque automatizada para definir um nível mínimo de estoque que permita inspeções regulares e reordenamento de suprimentos para atender aos níveis mínimos.

A revisão de estoque pode fornecer uma medida de controle sobre o processo de gestão de estoque, mas pode ser trabalhosa e propensa a erros.

Just-in-time – JIT

Metodologia na qual os produtos chegam à medida que são ordenados pelos clientes e que é baseada na análise do comportamento do cliente.

Visa reduzir os custos reduzindo o estoque ao mínimo. Os itens são entregues quando são necessários e usados ​​imediatamente.

Essa abordagem envolve a pesquisa de padrões de compra, demanda sazonal e fatores baseados na localização que apresentam uma imagem precisa de quais bens são necessários em determinados momentos e locais.

A vantagem do JIT é que a demanda do cliente pode ser atendida sem precisar manter quantidades de produtos disponíveis, mas os riscos incluem interpretar mal a demanda do mercado ou ter problemas de distribuição com os fornecedores, o que pode levar à falta de estoque.

Metodologia de análise ABC

Classifica o estoque em três categorias que representam os valores de estoque e a significância de custo dos produtos.

A categoria A representa bens de alto valor e baixa quantidade, a categoria B representa mercadorias de valor moderado e quantidade moderada, e a categoria C representa mercadorias de baixo valor e alta quantidade.

Cada categoria pode ser gerenciada separadamente por um sistema de gestão de estoque, e é importante saber quais itens são os mais vendidos para manter as quantidades de estoque de reserva à mão.

Por exemplo, itens de categoria A mais caros podem demorar mais para serem vendidos, mas podem não precisar ser mantidos em grandes quantidades.

Uma das vantagens da análise ABC é que ela fornece melhor controle sobre bens de alto valor, mas uma desvantagem é que ela pode exigir uma quantidade considerável de recursos para analisar continuamente os níveis de estoque de todas as categorias.

O controle de estoque é a área de gestão de estoques que se preocupa em minimizar o custo total do estoque e, ao mesmo tempo, maximizar a capacidade de fornecer produtos aos clientes em tempo hábil. Em alguns países, os dois termos são usados como sinônimos.

Esses métodos podem ser usados ​​juntamente com outros processos para refinar o sistema de controle de estoque. Por exemplo:

• Reordenar o lead time

Permite verificar o tempo entre o pedido e o recebimento.

• Quantidade de ordem econômica

Uma fórmula padrão usada para chegar a um equilíbrio entre manter estoque em excesso ou muito pequeno. É um cálculo bastante complexo, então você pode achar mais fácil usar um software de gestão de estoque.

• Controle de lotes

Gerenciando a produção de mercadorias em lotes. Você precisa ter certeza de que tem o número certo de componentes para atender às suas necessidades até o próximo lote.

Se suas necessidades são previsíveis, você pode pedir uma quantidade fixa de estoque toda vez que fizer um pedido, ou pedir em um intervalo fixo, digamos, toda semana ou mês.

Com efeito, você está fazendo um pedido permanente, portanto, é necessário manter as quantidades e os preços sob revisão.

• Primeiro a entrar, primeiro a sair

Um sistema para garantir que o estoque perecível seja usado eficientemente para que não se deteriore. O estoque é identificado pela data de recebimento e passa por cada etapa da produção em ordem estrita.

Tipos de Estoque

Tudo o que você usa para fabricar seus produtos, fornecer seus serviços e administrar seus negócios é parte de seu estoque. O tipo de estoque pode influenciar o quanto você deve manter. Existem quatro tipos principais de estoque:

• Matérias-primas e componentes: prontos para uso em produção;
• Trabalhos em curso: existências de bens inacabado;s em produção;
• Produtos acabados prontos para venda;
• Consumíveis: por exemplo, combustível e papelaria.

Valor do Estoque

Você pode categorizar ainda mais o estoque, de acordo com seu valor. Por exemplo, você pode colocar itens em categorias de valor baixo, médio e alto.

Se os seus níveis de estoque estiverem limitados pelo capital, isso ajudará você a planejar os gastos com estoque novo e de reposição.

Você pode optar por concentrar recursos nas áreas de maior valor. No entanto, itens de baixo custo podem ser cruciais para o seu processo de produção e não devem ser negligenciados.

Controle a Qualidade de seu Estoque

O controle de qualidade é um aspecto vital da gestão de estoque, especialmente porque pode afetar a segurança dos clientes ou a qualidade do produto acabado.

O controle eficiente deve incorporar rastreamento de estoque e rastreamento de lote. Isso significa ser capaz de rastrear um determinado item para trás ou para frente da origem até o produto final e identificar os outros itens no lote.

Os produtos devem ser verificados sistematicamente quanto à qualidade, falhas identificadas e o lote afetado deve ser eliminado.

Isso permitirá que você verifique qualquer problema com seu fornecedor e, ao mesmo tempo, demonstre a segurança e a qualidade de seu produto.

Com um bom sistema de controle, esse tipo de rastreamento é relativamente simples. Os métodos manuais de controle de estoque também podem usar códigos para sistematizar o rastreamento e facilitar o rastreamento de lotes específicos.

A identificação por radiofrequência pode ser usada para armazenar informações sobre a data de fabricação de um produto ou componente, para garantir que ele seja vendido ou processado a tempo.

O sistema também pode ser usado para rastrear produtos defeituosos com rapidez e eficiência.

Existem muitas tarefas administrativas associadas à gestão de estoque. Dependendo do tamanho e da complexidade do seu negócio, elas podem ser feitas como parte das tarefas de um gestor ou por um controlador de estoque indicado.

Por razões de segurança, é uma boa prática ter pessoal diferente responsável por finanças e estoque.

A documentação típica a ser processada inclui:

• Notas de entrega e fornecedor para mercadorias recebidas;
• Pedidos de compra, recibos e notas de crédito;
• Devolução de notas;
• Requisições e notas de emissão para mercadorias de saída.

O estoque pode atrelar uma grande fatia do seu capital de negócios, portanto, informações precisas sobre níveis e valores de estoque são essenciais para a contabilidade de sua empresa.

Os números devem ser verificados sistematicamente, seja por meio de uma auditoria regular do inventário de estoque, ou por meio de um programa contínuo de verificação de estoques.

Se os números não fecham, você precisa investigar como pode haver problemas de segurança de estoque ou uma falha no sistema.

Saúde e segurança

Os aspectos de saúde e segurança da gestão de estoque estão relacionados à natureza do próprio estoque. Questões como onde e como os itens são armazenados, como são movidos e quem os movimenta podem ser significativos, dependendo do que são.

Você pode ter materiais perigosos em suas instalações, bens que se deterioram com o tempo ou itens que são muito pesados ​​ou delicados para se mover.

Compreender o que você tem, onde está e quando o estoque está entrando e saindo pode ajudar a reduzir custos, acelerar o cumprimento de entregas e evitar fraudes.

Sua empresa também pode confiar em sistemas de controle de estoque para avaliar seus ativos atuais, equilibrar suas contas e fornecer relatórios financeiros.

Quando você tem controle sobre seu inventário, é possível fornecer um melhor atendimento ao cliente. Isso também ajudará você a entender melhor e em tempo real o que está vendendo e o que não está.

A chave para a gestão de estoque eficiente é uma compreensão mais profunda da demanda do cliente por seus produtos.