Gerenciamento De Projetos | Como Fazer De Maneira Eficaz13 min read


O gerenciamento de projetos tem a finalidade de saber exatamente quais são suas metas, como você as alcançará, quais recursos serão necessários e quanto tempo levará para alcançar essa meta específica.

Na verdade, o objetivo do gerenciamento de projetos é garantir que todos os envolvidos conheçam e estejam cientes do propósito de determinado projeto.

De Onde Surgiu o Conceito de Gerenciamento de Projetos?

A Wikipedia descreve o gerenciamento de projetos como “a disciplina de iniciar, planejar, executar, controlar e fechar o trabalho de uma equipe para atingir metas específicas e atender a critérios específicos de sucesso”.

A ideia de gerenciamento de projetos remonta ao final do século XIX. No entanto, podemos traçar nosso atual conceito de gerenciamento de projetos até a década de 1950.

Henry Gantt foi um dos criadores do gerenciamento de projetos como o conhecemos. Com a criação do gráfico de Gantt, um diagrama popular de gerenciamento de projetos, o nome de Gantt é um dos que você verá com frequência.

As cinco funções gerenciais de Henri Fayol, precursoras de nossas cinco fases atuais de gerenciamento de projetos, fixam sua posição como outro fundador.

Outro meio para gerenciamento de projetos, os gráficos PERT, surgiu em meados do século XX. A estrutura analítica do Trabalho do Departamento de Defesa dos Estados Unidos surgiu como outra técnica para gerenciar projetos.

Enquanto as ferramentas de gerenciamento de projetos prevaleciam nos setores espacial, governamental, de engenharia e militar, logo as empresas privadas começaram a entender os benefícios do trabalho organizado em torno de um projeto específico.

Uma maneira clara de gerenciar esses projetos especiais surgiu quando as empresas perceberam que a coordenação e a comunicação em todos os níveis, entre as unidades de negócios e incluindo diferentes áreas de especialização, era crucial para seu sucesso geral.

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O que é um Projeto?

O Business Dictionary define um projeto como um “conjunto planejado de tarefas inter-relacionadas a serem executadas durante um período fixo e dentro de certos custos e outras limitações”.

Um projeto, então, poderia ser algo fora ou além da norma da empresa para um negócio típico. Talvez uma atualização de negócios, uma necessidade financeira ou uma solicitação do cliente possam ser o catalisador para a origem de um projeto.

Os parâmetros de um projeto incluirão uma meta clara a ser alcançada, portanto, por natureza, os projetos incluem uma linha de partida e chegada para realizar um resultado único e específico.

Esse empreendimento de curto prazo exigirá um cronograma especificado, escopo claro, orçamento designado e recursos de capital humano que incluem uma equipe de projeto e um gestor.

O que é um Gestor de Projetos?

Um gestor de projetos é a pessoa que lidera a equipe do projeto que, em conjunto, realiza a meta do projeto. Embora qualquer pessoa que detenha um cargo de gestão tenha funções permanentes durante a duração de seu mandato em uma empresa, a liderança de um gestor de projeto é temporária para alcançar um objetivo distinto.

Para qualquer projeto específico, haverá um gestor de projeto nomeado. No entanto, se esse não for seu título oficial em período integral, digamos que você seja um gestor de departamento ou outro tipo de supervisor, é uma boa ideia adicionar um conhecimento básico de habilidades de gerenciamento de projetos ao seu currículo.

Trabalhe para aprender a realizar várias tarefas, desenvolvendo habilidades eficazes para pessoas com deficiência e concluindo tarefas de rotina de forma satisfatória e pontual.

Nem todas as empresas mantêm gestores de projeto em tempo integral, e você pode encontrar-se ligado para liderar um projeto especial.

Prepare-se para aceitar esse tipo de responsabilidade, aumentando assim sua visibilidade perante a liderança da empresa.

A equipe do seu projeto pode incluir colegas reunidos de outros departamentos e, talvez, supervisão executiva. Esse tipo de exposição pode reforçar a ampla reputação de sua empresa, melhorando a probabilidade de bônus ou promoção, além do crescimento pessoal e profissional que você experimentaria ao tentar algo novo.

Você se beneficia destacando que não apenas pode atender às expectativas em sua função atual, mas também pode agregar valor participando de projetos especiais.

Se sua empresa oferece aulas internas ou on-line ou reembolsos para cursos universitários externos, considere algumas aulas em gerenciamento de projetos.

Alguns tópicos de cursos que você pode incluir podem ser estratégias de planejamento, agendamento / organização, análise / aquisição de financiamento e gerenciamento de mudanças.

Essa educação adicional pode ajudá-lo a ser confiante quando você se tornar o primeiro a ser voluntário para novas oportunidades de projetos especiais.

Embora todas as posições gerenciais incorporem o gerenciamento do tempo, a organização e as habilidades das pessoas, o gerenciamento de projetos exige um enfoque singular afetado por recursos e resultados ditados por um determinado período de tempo.

O ajuste fino dessas características pode proporcionar oportunidades de crescimento na carreira.

Como Escolher o Melhor Gestor de Projetos e Evitar Falhas?

Escolher o melhor gestor para o trabalho pode significar a diferença entre o sucesso ou o fracasso do projeto. Esse gestor desempenha um papel crucial em levar qualquer projeto do conceito à conclusão.

Ele deve ter conhecimentos técnicos e de habilidades sutis para orquestrar todos os detalhes que entram na composição da estratégia do projeto. Erros resultam em marcos perdidos, perda de tempo e dinheiro.

O líder da equipe deve ter fortes habilidades de pensamento crítico para antecipar quaisquer riscos, de modo que ele possa criar medidas preventivas ao longo do caminho.

No gerenciamento de projetos a pessoa responsável deve ser capaz de articular quais são os objetivos de cada membro da equipe e as linhas precisas de comunicação.

Como você pode imaginar, projetos de sucesso não acontecem. Um gestor de projeto bem sucedido seria um líder estabelecido, possuindo boa comunicação, resolução de conflitos, gerenciamento de tempo e habilidades de pensamento crítico.

Processo de Gerenciamento de Projetos?

Aqui estão cinco fases de gerenciamento de projetos que você pode utilizar para entregar um resultado bem sucedido.

  • Fase de Iniciação ou Definição

Esta etapa inclui o início formal do projeto e a explicação do escopo. Sua documentação da Fase 1 incluirá sua declaração de descrição do conceito, que inclui os objetivos baseados no objetivo do projeto, bem como o resultado desejado em detalhes.

Depois de receber a aprovação, você redigirá sua proposta, incluindo seus cálculos de risco, finalizando tudo em seu contrato de projeto.

  • Fase de Planejamento

O gestor de projeto formula a melhor estratégia para a equipe atingir o objetivo do cliente. Pode recair sobre a responsabilidade de escolher os membros de sua equipe, além de requisitar outros recursos.

A definição da linha do tempo, cronograma e linhas de comunicação também ocorreria durante essa fase.

  • Fase de Execução

O gestor de projetos mudará o foco durante esse estágio. Ele / ela implementará e supervisionará todas as atividades que criam o resultado, conforme descrito no plano do projeto. Prepare-se para esta fase para ocupar mais tempo, recursos e energia.

  • Fase de Controle

No gerenciamento de projetos, execução e controle ocorrem simultaneamente. O gestor monitora a equipe assegurando que o desempenho projetado da fase de planejamento se torne uma realidade.

  • Fase de Encerramento

Durante esta última etapa, o gestor facilitará a finalização de quaisquer tarefas administrativas, informando a atualização da documentação e apresentará a entrega resultante à sua liderança executiva.

Você pode calcular seu desempenho individual e gerencial de sua equipe de projeto respondendo a uma pergunta importante: você conheceu e / ou excedeu os requisitos do cliente para o trabalho?

Muito provavelmente, as principais prioridades do seu cliente incluirão uma execução no prazo, enquanto a sua equipe estiver com orçamento limitado. O cliente precisa ditar todo o resto.

Além das 5 fases, o processo de gerenciamento de projetos inclui várias outras áreas de conhecimento com as quais todo o gestor de projetos deve estar familiarizado.

No entanto, conforme aplicado a um projeto específico que inclui metas exclusivas, adesão a um cronograma rigoroso e sujeição a uma quantidade definida de recursos, os gestores devem prestar atenção especial as seguintes áreas:

  • Integração

Esta área de conhecimento contém todos os 5 estágios do projeto. Durante a integração, você desenvolverá o plano, avaliará os riscos e fará os ajustes necessários ao longo do caminho para garantir uma execução bem sucedida.

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  • Escopo

O escopo delineia as expectativas das partes interessadas. Compreender o resultado desejado do seu projeto é fundamental para o seu sucesso como gestor de projeto.

  • Tempo

Dizem que o tempo é tudo, e manter o seu projeto no caminho é de extrema importância. A especialização em gerenciamento de tempo o ajudará a designar atividades e definir marcos de projeto apropriados para cumprir prazos e alocar recursos com êxito.

  • Custo

Elementos de gerenciamento de custos ocorrem durante todo o projeto. A estimativa adequada de todas as áreas do custo do projeto e a supervisão das despesas durante o processo do projeto ajudarão você e sua equipe a manter o orçamento.

  • Qualidade

Garantir que o seu PSR – produto / serviço / resultado atenda às expectativas do cliente é o seu objetivo. Seu projeto fica aquém se a sua entrega é outra coisa que não exatamente o que o cliente e / ou partes interessadas exigem.

  • Aquisição

Pode ser que você precise de serviços que contribuam para o resultado de seu projeto que estejam fora da experiência da sua equipe de projeto. Você deve saber como planejar essa contingência, escolher um fornecedor externo e criar / encerrar um contrato.

  • Recursos Humanos

Pode ser da responsabilidade do gestor de projeto reunir o seu time em todo o pool de capital humano da sua empresa e, possivelmente, trazer fornecedores externos também. Independentemente do tamanho do seu projeto, você precisa saber coordenar e liderar sua equipe com eficiência.

  • Comunicações

A comunicação não é apenas sobre a informação certa. Você também deve saber como e quando fornecer informações ao longo do caminho. Aprenda como criar uma mensagem eficaz, como divulgar essa mensagem e como gerenciar o conhecimento do projeto.

  • Gestão de risco

Mesmo os melhores planos, por vezes, não saem sem problemas. Saiba como identificar e avaliar as coisas que podem atrapalhar seu projeto, de modo que, por meio do planejamento e monitoramento de resposta contínuos, você possa reduzir os atrasos e os recursos em relação aos gastos.

  • Gestão das Partes Interessadas

As partes interessadas incluem pessoas ou organizações envolvidas no seu projeto. Você deve saber como criar abordagens de engajamento e gerenciamento para incluir suas partes interessadas no resultado do projeto.

Implementar a mudança de maneira eficiente e eficaz é parte do gerenciamento de projetos. Cada projeto inclui um intervalo de tempo específico durante o qual sua equipe executa inúmeras atividades.

Seu objetivo é atender a necessidade do cliente, seja interno ou externo, ao atingir metas de marcos e ficar abaixo do orçamento.

A especialização em planejamento, monitoramento de sua equipe e fornecimento do suporte necessário é a chave para a execução bem sucedida do projeto.

A Importância do Gerenciamento de Projetos

Por que o gerenciamento de projetos é importante?

Sem o gerenciamento de projetos, o desenvolvimento de um projeto seria caótico.

O principal objetivo é garantir que todos os envolvidos saibam exatamente o que precisa ser feito, por quanto tempo precisam concluir uma atividade, quais recursos estão disponíveis e com quem devem conversar caso encontrem um problema.

Se todos souberem claramente o que devem fazer, haverá chances muito maiores de atender aos requisitos do projeto.

Além disso, erros que de outra forma exigiriam tempo adicional para correção são eliminados desde o início. Isso pode levar você a perder dados e recursos importantes no processo.

Mas o que torna o gerenciamento de projetos bem sucedido?

Seu principal objetivo é garantir o sucesso final de um projeto. Um projeto é bem sucedido uma vez que todos os objetivos tenham sido seguidos a tempo e dentro do orçamento e o cliente esteja satisfeito com o resultado.

Alguns indicadores-chave que podem mostrar se um projeto está no caminho certo incluem metas definidas, um plano de projeto organizado, colaboração e comprometimento da equipe, fundos e recursos suficientes, prazos respeitados, poucos erros e correção efetiva de erros.

Os principais benefícios do uso de princípios de gerenciamento de projetos em seu trabalho diário são:

  • Você pode ver qual tarefa está designada e quais recursos devem ser usados, incluindo orçamento e ferramentas disponíveis.
  • Ao acompanhar seu tempo, você pode criar relatórios de quadro de horários, analisá-los para encontrar tempo livre para tarefas adicionais, estabelecer as próximas etapas do projeto ou estimar os prazos para projetos futuros.
  • O estágio de monitoramento do gerenciamento de projetos permite que você identifique erros sempre que eles ocorrerem através de uma análise detalhada do que todos os colaboradores estão fazendo e quais recursos estão usando.
  • Designe um membro da equipe para resolver um problema usando os recursos disponíveis dentro do prazo disponível.
  • Diferentes membros da equipe podem ser atribuídos a um projeto ou tarefa e colaborar em tempo real para concluí-lo com êxito.
  • Através da transparência do projeto, todos os responsáveis ​​por um projeto poderão ver em que a equipe está trabalhando ou trazer sua própria contribuição para o desenvolvimento do projeto.
  • O gerenciamento de projetos permite reunir informações, registrar dados que não eram previsíveis e usá-los para tomar as decisões corretas baseadas em dados.
  • Permita que seu cliente veja tudo o que está acontecendo com o projeto e sugira melhorias sempre que algo não estiver indo de acordo com a visão do projeto.

O gerenciamento de projetos pode parecer complicado, mas é provável que você já esteja envolvido em um processo como este.

Então, da próxima vez que você estiver planejando o aniversário de sua amiga, saiba que está trabalhando em um projeto e é seu próprio gestor de projeto.

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Quando o Gerenciamento de Projetos é Feito Corretamente

Dito isto, os benefícios do gerenciamento de projetos são enormes: o gestor realmente consegue administrar ao liderar sua equipe e instituir uma estratégia que verá um específico projeto alcançar fruição.

O cliente se beneficia porque pode fornecer feedback, enquanto saboreia que sua contribuição realmente significa alguma coisa.

E, finalmente, a equipe de produção se beneficia porque, sem a equipe de produção, o projeto não começaria em primeiro lugar, muito menos seria concluído.

Além disso, a equipe de produção é capaz de apostar em algo, trabalhar nessa aposta e ver um projeto do começo ao fim.

Então, logo você tem Tríade do Gerenciamento de Projetos: gerente, cliente e colaborador trabalhando para o bem comum.

Na verdade, é exatamente essa aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas que, em última análise, atenderá ou excederá as necessidades e / ou expectativas das partes interessadas em qualquer projeto.

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