Não se iluda. Você terá, sim, de fazer um gerenciamento de riscos no seu projeto. Como Gerente, precisará planejar, identificar e elaborar respostas.

O gerenciamento dos riscos inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto.

De forma geral, você deve entender a gestão dos riscos como uma forma de aumentar o impacto positivo das oportunidades e reduzir o impacto negativo dos riscos.

Os processos de gerenciamento de riscos encontram-se na etapa de planejamento e execução, sendo eles:

• Planejar o gerenciamento dos riscos do projeto
• Identificar os riscos
• Realizar a análise qualitativa dos riscos
• Realizar a análise quantitativa dos riscos
• Planejar as respostas aos riscos e controlar os riscos
• Entendendo melhor o Gerenciamento de Riscos

Durante a identificação, registramos os riscos encontrados. Este é um processo contínuo, pois sempre devemos manter a nossa atenção para perceber novos riscos e oportunidades.

Fazemos então uma análise qualitativa, subjetiva, para logo em seguida analisar de forma quantitativa os riscos para sabermos quanto teremos de gastar, investir e desembolsar para sanar ou aproveitar a oportunidade/risco.

Tendo feito as análises, partimos para a elaboração das respostas aos riscos. Controlamos, por fim, os eventos de riscos e avaliamos de forma geral os planos e as respostas que elaboramos, assim como ativamos as mesmas caso seja necessário.

Apenas conhecendo os processos podemos planejar o gerenciamento dos riscos, tendo em vista também os propósitos do projeto, fatores ambientais e ativos de processos organizacionais.

Planejar o gerenciamento dos riscos é o processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos do projeto, por meio de uma abordagem bem pensada para os processos que farão parte da gestão dos riscos.

O plano de gerenciamento de riscos tem de se encaixar ao projeto, orientação estratégica e o escopo do projeto.

No plano, temos de apontar recursos, até onde estamos dispostos a ir para aproveitar oportunidades e o apetite à riscos da organização.

A Matriz de Risco é utilizada para priorizar as ações e tipo de abordagem em relação aos riscos. Os seus fatores são pontuados com peso e notas, demonstrando a saúde financeira das organizações.

Algumas das qualidades da Matriz de Risco são um grande poder de comunicação visual (ela será usualmente montada de acordo com um sistema do tipo verde/amarelo/vermelho), e simplicidade de elaboração e gestão.

Veremos a seguir as principais características dessa técnica e alguns dos desafios para sua aplicação prática.

Como funciona a Matriz de Risco?

Basicamente, a Matriz de Risco apresenta nos seus eixos escalas de probabilidade de ocorrência e impacto corporativo para um dado fator de risco (não existe alocação formal para as escalas entre horizontal e vertical).

Observe o exemplo a seguir:

Desenhada a estrutura da matriz, cada um dos fatores de risco identificado deve ser avaliado (qualitativamente, a priori) em termos de probabilidade e impacto, e posicionado na Matriz de Risco.

A região vermelha engloba os riscos que devem ser tratados prioritariamente.

Sob essa concepção simples, entretanto, muitas perguntas emergem quando da aplicação dessa técnica.

Existe uma “escala” padronizada para os eixos? Quantos “níveis” a avaliação qualitativa deve apresentar? Eventuais controles existentes devem ser considerados ao definir Probabilidade e/ou Impacto (ex. seguros ou estruturas de investimento diversificadas).

Na verdade, a Matriz de Risco é uma ferramenta totalmente adaptável às necessidades de cada empresa e, ainda mais, de cada projeto.

Isso é o que irá definir sua apresentação, partindo de uma estrutura básica.

Observe a seguir um exemplo:

Matriz de Risco – Análise Qualitativa

A análise qualitativa de riscos inclui métodos de priorização dos riscos identificados na Matriz de Risco para ação adicional, como análise quantitativa de riscos ou planejamento de respostas a riscos.

As organizações podem melhorar o desempenho do projeto de modo eficaz se concentrando nos riscos de alta prioridade.

A análise qualitativa de riscos avalia a prioridade dos riscos identificados usando a probabilidade deles ocorrerem, o impacto correspondente nos objetivos do projeto se os riscos realmente ocorrerem, além de outros fatores, como o prazo e tolerância a risco das restrições de custo, cronograma, escopo e qualidade do projeto.

A análise qualitativa de riscos é normalmente uma maneira rápida e econômica de estabelecer prioridades para o planejamento de respostas a riscos e estabelece a base para a análise quantitativa de riscos, se esta for necessária.

Após a identificação na Matriz de Risco, a análise qualitativa dos mesmos deve ser reexaminada durante o ciclo de vida do projeto para acompanhar as mudanças em seus riscos.

Esta análise exige saídas dos processos de planejamento do gerenciamento de riscos e identificação de riscos. Este processo pode levar à análise quantitativa de riscos ou diretamente ao planejamento de respostas a riscos.

Entradas

• Plano de gerenciamento de riscos

Os principais elementos do plano de gerenciamento de riscos para sua análise qualitativa incluem funções e responsabilidades para conduzir o gerenciamento de riscos, orçamentos e atividades do cronograma para gerenciamento de riscos, categorias de risco, definição de probabilidade e impacto, a Matriz de Risco e revisão das tolerâncias a risco das partes interessadas.

Essas entradas são normalmente adequadas ao projeto durante o processo Planejamento do gerenciamento de riscos.

Se não estiverem disponíveis, poderão ser desenvolvidas durante o processo Análise qualitativa de riscos.

• Linha de base do escopo

Os riscos nos projetos de tipo comum ou recorrente tendem a ser melhor entendidos. Os projetos que usam tecnologias de ponta ou pioneiras, ou que são altamente complexos, tendem a ter mais incertezas.

Isso pode ser avaliado através do exame da linha de base do escopo.

• Registro de riscos

Um item importante do registro de riscos para a análise qualitativa é a lista de riscos identificados.

• Fatores ambientais da empresa

Os fatores ambientais da empresa podem fornecer a visão e o contexto para a avaliação dos riscos, tais como estudos do setor de projetos semelhantes por especialistas em riscos e bancos de dados de riscos, disponibilizados pelo setor ou por fontes proprietárias.

• Ativos de processos organizacionais

Os dados sobre riscos de projetos passados e a base de conhecimento de lições aprendidas podem ser usados no processo Análise qualitativa de riscos.

Ferramentas e Técnicas

• Avaliação de probabilidade e impacto de riscos

A avaliação de probabilidade de riscos investiga a probabilidade de cada risco específico ocorrer, o efeito potencial sobre um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade, inclusive os efeitos negativos das ameaças e os efeitos positivos das oportunidades.

A probabilidade e o impacto são avaliados para cada risco identificado. Os riscos podem ser avaliados em entrevistas ou reuniões com participantes selecionados por sua familiaridade com as categorias de risco da pauta.

São incluídos os membros da equipe do projeto e, talvez, especialistas de fora. A opinião especializada é necessária, pois podem existir poucas informações sobre riscos no banco de dados de projetos passados da organização.

Um facilitador experiente pode liderar a discussão, pois os participantes podem ter pouca experiência em avaliação de riscos.

A probabilidade de cada risco e seu impacto em cada objetivo são avaliados durante a entrevista ou reunião.

Os detalhes da explanação, inclusive as premissas que justificam os níveis atribuídos, também são registrados.

• Matriz de Risco

Os riscos podem ser priorizados para análise quantitativa e resposta adicionais, com base na sua classificação. As classificações são atribuídas aos riscos com base em sua probabilidade e impacto avaliados.

A avaliação da importância de cada risco e, portanto, a prioridade da atenção é normalmente realizada usando uma tabela de pesquisa ou uma Matriz de Risco.

Essa matriz especifica as combinações de probabilidade e impacto que levam à classificação dos riscos como de prioridade baixa, moderada ou alta.

Podem ser usados termos descritivos ou valores numéricos, dependendo da preferência organizacional.

A organização deve determinar as combinações de probabilidade e impacto que resultam em uma classificação de risco alto (condição vermelha), risco moderado (condição amarela) e risco baixo (condição verde).

Em uma Matriz de Risco em preto e branco, essas condições podem ser indicadas pelos diferentes tons de cinza. Especificamente, a área cinza escuro (com os números mais altos) representa risco alto; a área cinza médio (com os números mais baixos) representa risco baixo; e a área cinza claro (com números intermediários) representa risco moderado.

Em geral, essas regras de classificação de risco são especificadas pela organização antes do projeto e são incluídas nos ativos de processos organizacionais.

As regras de classificação dos riscos definem a forma que serão apresentados na Matriz de risco e podem ser adequadas no processo Planejamento do gerenciamento de riscos para o projeto específico.

Uma organização pode classificar um risco separadamente por objetivo (por exemplo, custo, tempo e escopo).

Além disso, pode desenvolver maneiras de determinar uma classificação geral para cada risco.

Finalmente, as oportunidades e ameaças podem ser tratadas na mesma Matriz de Risco, usando definições dos diversos níveis de impacto que são adequadas para cada uma delas.

A pontuação do risco ajuda a orientar as respostas a riscos. Por exemplo, riscos que, se ocorrerem, terão um impacto negativo nos objetivos (ameaças) e que se encontram na zona de alto risco (cinza escuro) da matriz podem exigir ações prioritárias e estratégias agressivas de resposta.

As ameaças na zona de baixo risco (cinza médio) podem não exigir nenhuma ação de gerenciamento pró-ativo, além da sua colocação em uma lista de observação ou da sua adição a uma reserva para contingências.

Isso ocorre de forma similar para as oportunidades. Portanto, deve-se buscar primeiro as oportunidades na zona de alto risco (cinza escuro) da Matriz de Risco que podem ser obtidas mais facilmente e oferecem o maior benefício.

As oportunidades na zona de baixo risco (cinza médio) devem ser monitoradas.

Matriz de Risco – Avaliação da Qualidade dos Dados Sobre Riscos

Uma análise qualitativa de riscos exige dados exatos e imparciais para ser confiável. A análise da qualidade dos dados sobre riscos é uma técnica para avaliar o grau de utilidade dos dados para o gerenciamento de riscos.

Ela envolve examinar até que ponto o risco é entendido e também a exatidão, qualidade, confiabilidade e integridade dos dados sobre riscos.

O uso de dados sobre riscos de baixa qualidade pode levar a uma análise qualitativa de pouca utilidade para o projeto. Se a qualidade dos dados não for aceitável, talvez seja necessário coletar dados de melhor qualidade.

A coleta das informações sobre riscos é muitas vezes uma atividade difícil e consome mais tempo e recursos do que os originalmente planejados.

Categorização de riscos

Os riscos do projeto podem ser categorizados por fontes de risco (por exemplo, usando a EAR), pela área do projeto afetada (por exemplo, usando a EAP) ou por outra categoria útil (por exemplo, fase do projeto) para determinar as áreas do projeto mais expostas aos efeitos da incerteza.

O agrupamento dos riscos por causas-raiz comuns pode possibilitar o desenvolvimento de respostas a riscos eficazes.

Avaliação da urgência do risco: A abordagem dos riscos que exigem respostas a curto prazo pode ser considerada mais urgente. Os indicadores de prioridade podem incluir o tempo para efetuar uma resposta a riscos, sintomas e sinais de alerta, e a classificação dos riscos.

Opinião especializada

A opinião especializada é necessária para avaliar a probabilidade e o impacto de cada risco a fim de determinar sua localização na Matriz de Risco.

Os especialistas geralmente são pessoas com experiência em projetos semelhantes e recentes. A obtenção de opinião especializada geralmente é realizada com o uso de entrevistas ou oficinas de riscos.

A tendenciosidade dos especialistas deve ser levada em consideração nesse processo.

Saídas

Documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a:

• Atualizações no registro dos riscos

À medida que novas informações são disponibilizadas através da análise qualitativa na Matriz de Riscos, o registro dos riscos é atualizado.

As atualizações no registro dos riscos podem incluir análises de probabilidade e impactos para cada risco, classificações ou pontuações dos riscos, informações sobre a urgência dos riscos ou a categorização dos riscos e uma lista de observação para os riscos de baixa probabilidade ou os riscos que requeiram mais análise.

• Atualizações no registro das premissas

À medida que novas informações são disponibilizadas através da análise qualitativa dos riscos, as premissas podem mudar. O registro das premissas deve ser revisto para incluir essas novas informações.

As premissas podem ser incorporadas na especificação do escopo do projeto ou em um registro de premissas separado.

Trocando a Matriz de Risco Pela Estrela do Risco

A Matriz de Risco talvez seja a ferramenta/técnica mais conhecida da Gestão de Risco. Ela se enquadra dentro do processo de análise qualitativa dos riscos de um projeto e serve para avaliar a importância de cada risco.

Em outras palavras, a Matriz direciona a atenção do gerente do projeto para os riscos mais relevantes.

Mesmo sabendo da sua importância e utilidade, você saberia montar uma Matriz de Risco?

Percebendo a dificuldade das pessoas para montar a Matriz, apresentamos  a Estrela do Risco. Com ela é possível visualizar a criticidade dos riscos de um projeto de maneira simples e prática.

Nesse artigo será apresentado como montar uma Estrela do Risco e como dela se utilizar.

Como Utilizar a Estrela do Risco

 

1. Leia sempre do verde para o amarelo. Isto é, da probabilidade de ocorrência do risco para o impacto do risco no projeto.

2. A resposta, ou criticidade do risco, será sempre a reta vermelha central entre as 2 pontas da Estrela do Risco em análise.

Exemplo: um determinado risco tem

• Probabilidade (verde) de ocorrência A – alta
• Impacto (amarelo) B – baixo
• Logo, a criticidade do risco é M – média, que corresponde a reta vermelha central entre as 2 pontas da Estrela do Risco em análise.

A terceira dica de leitura da Estrela do Risco é: se houver dúvida entre as letras da reta vermelha, escolha a que a seta aponta.

Exemplo: um determinado risco tem

• Probabilidade (verde) de ocorrência A – alta
• Impacto (amarelo) M – médio
• Logo, a criticidade do risco é A – alta, que corresponde a reta vermelha central entre as 2 pontas da Estrela do Risco em análise e que a seta aponta.

Nota: Cuidado para sempre ler do Verde para o Amarelo. Da probabilidade para o impacto.

Caso queira exercitar/conferir a Estrela do Risco, compare com o resumo da Matriz de Risco.

 

Como Montar Uma Estrela do Risco

1. Sobreponha 2 triângulos equiláteros (cada triângulo deverá ter 3 lados iguais).

Um triângulo Verde, que representará a Probabilidade.

Um triângulo Amarelo, que representará o Impacto.

2. Trace 3 setas vermelhas que devem passar exatamente entre os encontros dos 2 triângulos.

Preste atenção para onde apontam as setas (sempre para o lado direito. A seta do meio, aponta para os 2 lados).

3. Vértice dos triângulos

Cada vértice de cada triângulo, ou cada ponta de cada triângulo, deverá ser nomeado na ordem A – M – B (Alto – Médio – Baixo) no sentido horário, começando onde indica a seta preta.

4. Setas vermelhas

Cada seta vermelha, em cada extremidade, deverá receber uma letra A, M ou B (Alta, Média ou Baixa).

Basta seguir a lógica: as extremidades do alto ganham letra A – alta, as do meio ganham letra M – média e as de baixo ganham letra B – baixa.

Erros Mais Comuns ao Gerenciar Projetos e Como Evitá-los

Saiba como agir para prevenir falhas antes que aconteçam e fuja da estatística de que grande parte dos projetos não atinge o sucesso

É triste, mas é real. Erros acontecem independente da vontade ou da experiência do gerente de projetos.

Estatísticas apontam que cerca de 30% dos projetos falham ou não atingem os objetivos inicialmente contratados. O melhor é tentar se antecipar aos possíveis erros que possam ocorrer no caminho para minimizar os riscos de insucesso.

Imprevistos podem acontecer, falta de informação, preenchimento inadequado da Matriz de Risco ou da Estrela do Risco, falta de comprometimento dos envolvidos, enfim, várias podem ser as causas dos erros no gerenciamento de projetos.

Com base em muitas pesquisas e cientes das angústias e necessidades dos gerentes de projetos,  levantamos as principais falhas que ocorrem, independente da área em que o projeto é desenvolvido.

Confira!

Escopo mal definido ou falta de planejamento

O planejamento é chave para o sucesso de qualquer projeto. Não tenha pressa nessa etapa. Analise cada item com cuidado e envolva sua equipe.

Ter um roteiro de trabalho, uma metodologia, utilizando a Matriz de Risco de forma adequada, ajuda a orientar para qual direção o projeto deve seguir.

Isso envolve um escopo bem definido, de acordo com as expectativas dos stakeholders e do patrocinador do projeto. Evite mudanças de escopo com o projeto em andamento.

Erros de gestão, como micro-gerenciamento ou falta de marcos

A definição de marcos do projeto é fundamental para gerenciar a evolução das entregas e facilita o entendimento dos relatórios. É bastante comum gerentes de projeto se esquecerem dos marcos. Outro problema de gestão é o micro-gerenciamento.

É um erro pensar que é preciso acompanhar tudo de perto o tempo todo. Confie na equipe, delegue tarefas e ganhe tempo para focar na gestão como um todo. Não se esqueça que o projeto está inserido num contexto maior, do qual você deve estar ciente.

Subestimar riscos depois de iniciado o projeto

Gerentes de projetos sabem que é preciso calcular riscos e se dedicam a essa tarefa no início do projeto. O que muitos se esquecem é de seguir monitorando e de atualizar a lista de riscos durante o desenvolvimento.

Riscos calculados inicialmente podem perder a força e novos riscos podem aparecer. Não espere o problema acontecer.

Fique atento ao status e ao progresso dos indicadores para identificar rapidamente um problema. Tenha uma margem em suas metas para ganhar poder de negociação.

Falhas de comunicação

Por se tratar de um ecossistema bastante técnico, a comunicação não costuma ser o forte do ambiente de projetos. Isso resulta em falhas desastrosas.

Dedique tempo toda semana ou mês para comunicação do projeto, tanto entre equipe quanto stakeholders e clientes. Pode ser em forma de boletins, intranets, comunidades fechadas em redes sociais, apresentações presenciais, o que for mais adequado.

Use um software de gerenciamento de projetos para armazenar informações e apresentar relatórios, além de estimular a colaboração.

Má administração do tempo

Todos os anos há feriados e eles podem ser diferentes em cada cidade, estado ou país. Se sua equipe trabalha remota, ou se o cliente está em outro fuso horário, esquecer um feriado pode ser um problema.

Planejar um cronograma factível é uma das principais dificuldades de gerentes de projetos.

Dedique-se a ele, estabeleça prazos que possam ser executados, verifique o esforço e a duração que sua equipe é capaz de entregar e se há os recursos necessários para isso.

Uma boa dica é controlar o andamento das reuniões para que não consumam tempo precioso. Os clientes agradecem.