Planejamento Operacional: A Solução Para Seu RH Estratégico!17 min read

Os objetivos estratégicos de uma organização são delineados no plano estratégico ou de negócios, que destaca a direção pretendida da organização.

Os planos estratégicos podem ser, principalmente, identificados de forma mais específica abaixo:

• Os pontos fortes e fracos da organização
• A posição da organização no mercado
• Possíveis áreas de crescimento
• Áreas de vulnerabilidade

O planejamento operacional deve alinhar com os objetivos gerais da organização conforme detalhado no plano estratégico.

Esse alinhamento pode ser conseguido garantindo que o objetivo da equipe, seção ou departamento se alinhe com os objetivos do plano estratégico. Por sua vez, o planejamento operacional da equipe, seção ou departamento deve alinhar com a finalidade.

Os planos operacionais são usados ​​para identificar os seguintes aspectos:

• Os objetivos da equipe, seção ou departamento
• Como os objetivos serão alcançados
• Que recursos são necessários para atingir os objetivos

Embora não haja regras rígidas quanto ao formato de um planejamento operacional, eles normalmente contêm as seguintes informações:

• Objetivos específicos
• Ações necessárias para alcançar objetivos
• Recursos humanos necessários
• Recursos físicos necessários
• Orçamento necessário
• Uma indicação de quanto tempo os objetivos levarão para alcançar

Planejamento de contingência:

O planejamento de contingência envolve a criação de um plano alternativo no caso de mudanças de circunstâncias.

Definir um planejamento operacional envolve fazer uma melhor estimativa sobre o que acontecerá.

No entanto, as circunstâncias podem mudar, resultando no plano original tornando-se inadequado. Portanto, é importante que você tenha uma estratégia alternativa para lidar com as mudanças.

O nível e o grau de planejamento de contingência que você realiza dependerão do impacto do seu plano no negócio e do grau em que o meio ambiente pode mudar.

Exemplo de Planejamento Operacional

Alguns dos principais exemplos de planejamento operacional podem ser destacados na tabela abaixo. As cinco estratégias localizadas na coluna da esquerda são para demonstração e exemplificação, somente.

Portanto, a exemplificação de planejamento operacional destaca que por mais que este planejamento seja feito através de todas as formas corretas e seguindo todos os detalhes, irão surgir erros e momentos imprevisíveis que poderão afetar o planejamento operacional.

A partir deste momento em que o planejamento não se mostram 100 % efetivo, é preciso, primeiramente, rever todo o plano e reajustar e estruturar todas as ideias que não deram certo e que não foram corretamente organizadas.

Um planejamento operacional é a base para a realização de atividades de uma empresa e, visando uma realização mais precisa e correta, é indispensável mapear todo o processo, com o foco direcionado para uma reestruturação do planejamento operacional.

Planejamento Operacional Tático e Estratégico

O planejamento é essencial para alcançar o sucesso, pois determina onde a empresa quer chegar e como ela fará para executar o seu objetivo.

Para que um planejamento dê certo, é preciso envolver pessoas de vários níveis, se comunicar claramente, garantir que todos conheçam os seus objetivos e coordenar as atividades da organização para que as coisas aconteçam.

Para isso, é necessário entender os principais níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional, que se diferenciam no prazo das ações, nos níveis hierárquicos envolvidos e como cada planejamento influência no resultado geral da organização.

Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é o começo de tudo, é a visão do futuro da organização, que se estrutura nos fatores ambientais externos, e nos fatores internos, onde definimos os valores, visões e missão da organização.

As decisões tomadas no planejamento estratégico são de responsabilidade da alta administração da empresa.

Na sua maioria pela alta direção, proprietário, CEO, presidente ou diretoria, isso depende de como a empresa distingue o nível hierárquico dos seus processos.

As ações são criadas pensando em longo prazo, normalmente feitas para o período de 5 a 10 anos, que buscam uma visão ampla da organização sem ações muito detalhadas, pois seria difícil acertar tantos detalhes para um período tão longo.

É importante lembrar que devido as ações de longo prazo, o planejamento deve ser revisado e atualizado continuamente, para que as informações sejam mais reais e sirvam como fatos e dados para tomadas de decisão.

Este passo é essencial para que não haja grandes variações entre o que foi planejado e o que foi executado.

Planejamento Tático

Enquanto o planejamento estratégico se desdobra para toda a organização, o planejamento tático tem um envolvimento mais limitado, a nível departamental, envolvendo às vezes apenas um processo de ponta a ponta.

O planejamento tático é o responsável por criar metas e condições para que as ações estabelecidas no planejamento estratégico sejam atingidas.

Por se tratar de um planejamento mais específico, as decisões podem ser tomadas por pessoas que ocupam os cargos entre a alta direção e o operacional, como executivos da diretoria e gerentes.

Outra característica que diferencia o planejamento tático é o tempo que as ações são aplicadas, geralmente no período de 1 a 3 anos mensurando ações para um futuro mais próximo do que o visado no planejamento estratégico, ou seja, médio prazo.

Aqui os planos começam a ser mais detalhados, e podemos dizer que o planejamento tático é a decomposição do planejamento estratégico.

Ele traduz e interpreta o plano estratégico para transformá-lo em planos concretos, onde vamos desenvolver o plano de marketing, produção, pessoal, ou seja, financeiro empresarial.

Planejamento Operacional na Empresa

O planejamento operacional é de onde saem as ações e metas traçadas pelo nível tático para atingir os objetivos das decisões estratégicas.

Neste planejamento os envolvidos são aqueles que executam as ações que são aplicadas em curto prazo, geralmente, no período de 3 a 6 meses.

Aqui, todos os níveis da organização estão envolvidos e cuidam do acompanhamento da rotina, garantindo que todas as tarefas e operações sejam executadas, de acordo com os procedimentos estabelecidos, preocupando-se em alcançar os resultados específicos.

É importante entender que um planejamento estratégico não vai sair do papel se os planos do nível tático e operacional não forem bem estabelecidos, pois é um processo integrado e interdependente.

Todos os níveis são necessários: o estratégico para o orientar a visão, o tático para desdobrar essa visão em planos de ação menores, e o operacional para levar os planos a execução.

Por isso, os planejamentos devem envolver todos da empresa e é um incentivo para que as pessoas se comprometam com os resultados.

Tipos de Planejamento Operacional

Os planos comprometem pessoas, departamentos, organizações e os recursos de cada uma com ações específicas para o futuro.

Os objetivos organizacionais efetivamente projetados se encaixam em uma hierarquia, de modo que a realização de metas em níveis baixos permite a realização de metas de alto nível.

Esse processo é chamado de cadeia de fins-de-meios porque os objetivos de baixo nível levam à realização de metas de alto nível.

Três tipos principais de planos podem ajudar os gerentes a alcançar os objetivos de sua organização: estratégica, tática e operacional.

Os planos operacionais levam à realização de planos táticos, que, por sua vez, levam à realização de planos estratégicos.

Além desses três tipos de planos, os gerentes também devem desenvolver um plano de contingência no caso de seus planos originais falharem.

• Planos operacionais

Os resultados específicos esperados dos departamentos, grupos de trabalho e indivíduos são os objetivos operacionais.

Esses objetivos são precisos e mensuráveis. “Processar 150 aplicações de vendas a cada semana” ou “Publicar 20 livros neste trimestre” são exemplos de objetivos operacionais.

Um plano operacional é aquele que um gerente usa para cumprir suas responsabilidades de trabalho.

Supervisores, líderes de equipe e facilitadores desenvolvem planos operacionais para apoiar planos táticos (veja a próxima seção).

Os planos operacionais podem ser um plano de uso único ou um plano contínuo.

Planos de Uso Único

Planos de uso único aplicam-se a atividades que não se repetem ou repetem.

Uma ocorrência única, como um programa especial de vendas, é um plano de uso único porque trata de quem, o quê, onde, como e quanto de uma atividade.

Um orçamento também é um plano de uso único porque prevê fontes e quantidades de renda e quanto eles são usados ​​para um projeto específico.

Planos de Uso Contínuo

Os planos contínuos ou em curso geralmente são feitos uma vez e mantêm seu valor ao longo de um período de anos ao serem submetidos a revisões e atualizações periódicas.

Os seguintes são exemplos de planos em andamento:

Uma política fornece uma diretriz ampla para os gerentes a seguir ao lidar com áreas importantes de tomada de decisão.

As políticas são declarações gerais que explicam como um gerente deve tentar lidar com as responsabilidades de gerenciamento de rotina.

As políticas típicas de recursos humanos, por exemplo, abordam questões como contratação de funcionários, rescisões, avaliações de desempenho, aumentos salariais e disciplina.

Um procedimento é um conjunto de instruções passo-a-passo que explica como as atividades ou tarefas devem ser realizadas.

A maioria das organizações tem procedimentos para a compra de suprimentos e equipamentos, por exemplo. Este procedimento geralmente começa com um supervisor completando uma requisição de compra.

A requisição é então enviada ao próximo nível de gerenciamento para aprovação. A requisição aprovada é encaminhada para o departamento de compras.

Dependendo do montante da solicitação, o departamento de compras pode fazer um pedido, ou pode precisar de garantir cotações e / ou lances para vários fornecedores antes de fazer o pedido.

Ao definir as etapas a serem tomadas e a ordem em que devem ser feitas, os procedimentos fornecem uma maneira padronizada de responder a um problema repetitivo.

Uma regra é uma declaração explícita que diz ao empregado o que ele ou ela pode e não pode fazer.

As regras são “fazer” e declarações “não” colocadas no lugar para promover a segurança dos funcionários e o tratamento e comportamento uniforme dos funcionários.

Por exemplo, as regras sobre o atraso e o absentismo permitem que os supervisores tomem decisões de disciplina rapidamente e com um alto grau de equidade.

Planos táticos

Um plano tático está preocupado com o que as unidades de nível inferior dentro de cada divisão devem fazer, como devem fazê-lo e quem é responsável por cada nível.

As táticas são os meios necessários para ativar uma estratégia e fazê-la funcionar.

Os planos táticos estão preocupados com prazos mais curtos e escopos mais restritos do que os planos estratégicos.

Esses planos geralmente abrangem um ano ou menos porque são considerados objetivos de curto prazo.

Os objetivos de longo prazo, por outro lado, podem levar vários anos ou mais para realizar.

Normalmente, é responsabilidade do gerente intermediário assumir o plano estratégico amplo e identificar ações táticas específicas.

Um plano estratégico é um esboço de etapas projetadas com os objetivos de toda a organização como um todo em mente, e não com os objetivos de divisões ou departamentos específicos.

O planejamento estratégico começa com a missão de uma organização.

Os planos estratégicos esperam nos próximos dois, três, cinco ou mesmo mais anos para mover a organização de onde atualmente é para onde quer ser.

Exigindo envolvimento multi-nível, esses planos exigem harmonia entre todos os níveis de gerenciamento dentro da organização.

O gerenciamento de nível superior desenvolve os objetivos direcionais para toda a organização, enquanto os níveis mais baixos de gerenciamento desenvolvem objetivos compatíveis e planos para alcançá-los.

O plano estratégico da alta gerência para toda a organização se torna o quadro e define as dimensões para o planejamento de nível inferior.

Planos de contingência

A gestão inteligente e bem-sucedida depende de uma busca constante de adaptação, flexibilidade e domínio das condições de mudança.

O gerenciamento forte requer uma abordagem “mantendo todas as opções abertas” em todos os momentos – é aí que o planejamento de contingência vem.

O planejamento de contingência envolve a identificação de cursos alternativos de ação que podem ser implementados se e quando o plano original se revelar inadequado devido à mudança de circunstâncias.

Tenha em mente que eventos além do controle de um gerente podem causar até mesmo os cenários futuros alternativos cuidadosamente preparados. Problemas e eventos inesperados ocorrem frequentemente.

Quando eles fazem, os gerentes podem precisar mudar seus planos. Antecipar mudanças durante o processo de planejamento é melhor se as coisas não forem como esperado.

O gerenciamento pode então desenvolver alternativas para o plano existente e prepará-los para uso quando e se as circunstâncias tornam essas alternativas apropriadas.

Cronograma de Planejamento Operacional

O planejamento e agendamento das operações é importante para cumprir os prazos, maximizar os lucros e proteger a qualidade do seu produto.

Muitas de estudos foram realizados tentando encontrar o algoritmo perfeito para a produtividade.

No entanto, se você tem uma pequena empresa – em vez de uma enorme linha de montagem – o gerenciamento de suas operações não precisa ser tão complicado.

• Projetos de longo prazo

Se você está preocupado com vários departamentos se alinhar para um objetivo de longo prazo, ou se o seu negócio apenas assume alguns projetos por vez, você basicamente tem duas opções quando se trata de agendamento: carregamento para trás e carregamento para trás.

O carregamento direto significa que você quebra os prazos que esperam no prazo desde a data de início, criando esses prazos com base em quanto tempo você espera que cada parte da produção seja realizada.

O carregamento para trás significa que você olha a data de vencimento para o seu produto e agende os prazos para o prazo para cumprir o prazo.

• Tempo de processo mais curto

Se você fizer vários tipos diferentes de produtos e precisar organizar qual produto é feito primeiro, um método popular é a regra do tempo de processamento mais curto, que às vezes é designado como tempo mínimo de processamento.

Isso significa que suas tarefas são realizadas de acordo com o que pode ser feito o mais rápido, com a tarefa mais rápida sendo completada primeiro.

Um estudo de 1963 realizado por Earl LeGrande descobriu que este é um dos métodos de agendamento mais eficientes.

Importância do Planejamento Operacional

O planejamento ajuda uma organização a traçar um curso para alcançar seus objetivos.

O processo começa com a revisão das atuais operações da organização e identificando o que precisa ser melhorado operacionalmente no próximo ano.

A partir daí, o planejamento envolve a visualização dos resultados que a organização deseja alcançar e a determinação das etapas necessárias para chegar ao destino pretendido – sucesso, seja medido em termos financeiros, ou metas que incluam ser a organização de melhor classificação na satisfação do cliente.

• Uso eficiente de recursos

Todas as organizações, grandes e pequenas, têm recursos limitados.

O processo de planejamento fornece informações que a alta administração precisa para tomar decisões efetivas sobre como alocar os recursos de forma a permitir que a organização atinja seus objetivos.

A produtividade é maximizada e os recursos não são desperdiçados em projetos com poucas chances de sucesso.

• Estabelecer metas

Definir metas que desafiam todos na organização a lutar por um melhor desempenho é um dos principais aspectos do processo de planejamento. Os objetivos devem ser agressivos, mas realistas.

As organizações não podem se deixar ficar muito satisfeitas com a forma como estão atualmente a fazer – ou são susceptíveis de perder terreno para os concorrentes.

O processo de definição de metas pode ser um despertador para gerentes que se tornaram complacentes.

O outro benefício da configuração de metas ocorre quando os resultados da previsão são comparados aos resultados reais.

As organizações analisam variações significativas da previsão e adotam medidas para remediar situações em que as receitas foram mais baixas do que o plano ou as despesas superiores.

• Gerenciando Riscos e Incertezas

Gerenciando o risco é essencial para o sucesso de uma organização.

Mesmo as maiores corporações não podem controlar o ambiente econômico e competitivo em torno delas.

Ocorrem eventos imprevistos que devem ser tratados rapidamente, antes que as consequências financeiras negativas desses eventos se tornem severas.

O planejamento encoraja o desenvolvimento de cenários “do que fazer”, onde os gerentes tentam visualizar possíveis fatores de risco e desenvolver planos de contingência para lidar com eles.

O ritmo de mudança nos negócios é rápido e as organizações devem ser capazes de ajustar rapidamente suas estratégias para essas condições em mudança.

• Consolidação de equipe

O planejamento promove a construção de equipes e um espírito de cooperação.

Quando o plano é completado e comunicado aos membros da organização, todos sabem quais são suas responsabilidades e como outras áreas da organização precisam de sua assistência e experiência para completar as tarefas atribuídas.

Eles vêem como seu trabalho contribui para o sucesso da organização como um todo e pode se orgulhar de suas contribuições.

O conflito potencial pode ser reduzido quando a alta gerência solicita a entrada dos gerentes de departamento ou divisão durante o processo de definição de metas.

Os indivíduos têm menos probabilidades de ressentir metas orçamentárias quando tiveram uma palavra a dizer na sua criação.

• Criando vantagens competitivas

O planejamento ajuda as organizações a ter uma visão realista de seus pontos fortes e fracos atuais em relação aos principais concorrentes.

A equipe de gerenciamento vê áreas onde os competidores podem ser vulneráveis ​​e, em seguida, estratégias de marketing de artesanato para tirar proveito dessas fraquezas.

Observar as ações dos concorrentes também pode ajudar as organizações a identificar oportunidades que podem ter negligenciado, como mercados internacionais emergentes ou oportunidades de comercializar produtos para grupos de clientes completamente diferentes.