Ambiente Organizacional | Como Está A Saúde da Sua Empresa?


A organização trabalha dentro da estrutura fornecida por vários elementos da sociedade, chamados de ambiente organizacional e todos esses elementos encontram-se fora da organização.

Além disso, a organização pode criar um ambiente interno que afeta os vários subsistemas da organização. A organização precisa entender adequadamente o ambiente para um gerenciamento eficaz.

Nos últimos anos a atenção das empresas sobre a “qualidade do trabalho ambiental” aumentou exponencialmente, como fator produtivo e bem-estar dos trabalhadores. Este aspecto, se analisado, é capaz de retornar um sinal sobre o estado de saúde da empresa.

É necessário medir o ambiente organizacional, a fim de identificar a lacuna entre as expectativas das pessoas e a realidade, de modo a fazer uma espécie de diagnóstico de check-up da empresa.

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Importância de Medir o Ambiente Organizacional

A importância da medição do ambiente organizacional está no fato de que o ato de fazer uma análise ambiental já traz efeitos positivos, pois é um sinal de que a empresa se preocupa com o bem-estar dos funcionários.

Essa avaliação permite que a empresa conheça o estado de coisas existente, entenda qual é a natureza de quaisquer problemas e entenda se esses problemas são uma consequência direta dos efeitos do comportamento e das práticas aplicadas no passado na gestão de pessoal.

O objetivo final desta avaliação é melhorar o ambiente organizacional e sua percepção, de modo a motivar os funcionários para o trabalho, incentivar a formação de um ambiente colaborativo e, em última análise, aumentar a produtividade.

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Ferramentas Que Medem o Ambiente

As ferramentas utilizadas para a análise do ambiente organizacional são geralmente o questionário e o centro de avaliação.

Para a construção do questionário procede-se à definição precisa do objeto de investigação, a fim de determinar as variáveis ​​sobre as quais pretendemos trabalhar.

As vantagens do uso do questionário são múltiplas, como a ausência do entrevistador (isso evita constrangimentos que podem ser gerados pela sua presença), a maior quantidade de tempo disponível para o entrevistado que permite maior meditação, a habilidade do entrevistador.

Entrevistado para escolher o momento mais apropriado para responder, o menor custo (na verdade não há despesas relacionadas aos entrevistadores, ou relativas ao envio do questionário, pois ele pode ser enviado por e-mail ou disponibilizado em um site da Internet) .

Normalmente, depois de coletar informações do questionário autoadministrado, prossegue-se com o centro de avaliação ou com uma avaliação dos funcionários por meio de uma discussão em grupo.

Esta metodologia consiste na simulação de contextos corporativos para observar o comportamento implementado pelos indivíduos envolvidos.

Tais simulações podem reproduzir situações que exigem que você analise e resolva problemas, avalie alternativas, tome decisões, organize atividades e projetos, conduza atividades de negociação ou apresente resultados e propostas.

Tendo obtido uma imagem clara da situação do negócio e do clima organizacional, você avança para a etapa final: os resultados são devolvidos à empresa e as intervenções de treinamento propostas para alterar e corrigir quaisquer áreas de fraqueza destacadas.

Fatores que Afetam o Ambiente Organizacional

A importância do ambiente de negócios e a necessidade de considerar as forças externas à organização foram incorporadas pela primeira vez no pensamento gerencial durante o final da década de 1950.

Foi durante os anos 60 que a administração reconheceu que a organização deve considerar ativamente seu ambiente, pois ele afeta todos os aspectos de seu sucesso e, consequentemente, todos os gerentes de decisão.

No passado, os gestores concentravam a atenção em seu ambiente econômico e técnico. Nos últimos anos, no entanto, mudanças nas atitudes humanas, valores sociais, forças políticas e obrigações legais levaram esses gestores a ampliar o escopo das forças ambientais que consideram.

Essas características do ambiente podem ser categorizadas da seguinte maneira:

  • Inter-relação de fatores
  • Complexidade
  • Taxa de mudança ou volatilidade
  • Incerteza

Inter-relação de Fatores

Os fatores ambientais estão inter-relacionados. Uma mudança em um dos fatores ambientais pode causar uma tremenda mudança em outros.

Por exemplo, a redução no fornecimento de petróleo, principalmente devido à mudança na estrutura política de alguns países da OPEP, especialmente o Irã, teve um forte efeito nas condições econômicas gerais do mundo.

Os preços mais altos do produto de petróleo causaram um aumento geral nos preços de quase todos os produtos.

O ambiente de muitas organizações também foi afetado porque os sindicatos exigiam mais remuneração para compensar os preços inflacionados. Algumas empresas sofreram uma perda de consumidores.

Complexidade do Ambiente

Estes se referem ao número de fatores ambientais externos que a organização deve responder e também ao grau de variedade dentro de cada fator.

Com relação ao número de fatores ambientais aos quais uma organização deve responder, ela pode estar sujeita a muitas regulamentações governamentais, negociações freqüentes com sindicatos, muitos concorrentes, etc.

E a organização que usa muitas tecnologias diferentes que estão passando por um rápido desenvolvimento também seria considerada mais complexa do que aquela que não está.

Taxa de Mudança

Volatilidade refere-se à taxa na qual o ambiente de uma organização está mudando. A volatilidade do ambiente é geralmente maior para algumas organizações do que para outras.

Por exemplo, a taxa de mudança no ambiente tecnológico e competitivo é maior nas indústrias de medicamentos, produtos químicos e eletrônicos do que nas indústrias de maquinário, autopeças e confeitaria.

Além disso, a volatilidade do ambiente pode ser maior para alguns departamentos / subunidades de uma organização do que para outros.

Por exemplo, o departamento de pesquisa e desenvolvimento, porque deve acompanhar as aplicações tecnológicas desenvolvidas recentemente, enfrenta uma alta volatilidade.

Incerteza

A incerteza ambiental é uma função da quantidade de informação que se tem sobre um determinado fator e sua confiança nessa informação.

Se houver pouca informação disponível ou se não houver confiança na sua precisão, o fator ambiental é mais incerto do que em uma situação em que a informação adequada esteja disponível e haja boas razões para considerá-la altamente precisa. Quanto mais incerto o ambiente, mais difícil é tomar uma decisão efetiva.

Ambientes da Organização

Uma forma de avaliar o ambiente externo e facilitar a compreensão de suas influências na organização é dividir as forças ambientais em categorias principais. Fatores ambientais diretos e indiretos.

O ambiente de ação direta consiste naqueles fatores que afetam diretamente e são afetados pelas operações da organização.

Esses fatores incluem fornecedores, sindicatos, leis e agências reguladoras do governo, clientes e concorrentes.

O ambiente de ação indireta são aqueles fatores que podem não ter um efeito direto imediato sobre as operações, mas que, no entanto, os influenciam.

Estes incluem fatores como condições econômicas gerais, tecnologia, desenvolvimento sócio-cultural, psicológico, político, grupos demográficos e de interesse, e a influência de eventos em países estrangeiros.

A Nigerian Breweries PLC, por exemplo, é diretamente afetada por fornecedores de materiais (malte etc) usado na fabricação de cerveja, as leis que regulam a importação de trigo, as preferências do cliente e a ação de seu principal concorrente, como Guinness Nig PLC, devem direcionar diretamente a esses fatores, como novos negócios.

No entanto, fatores como novos desenvolvimentos tecnológicos na indústria de cerveja, inflação, recessão, etc, embora não afetem imediatamente as operações diárias da Nigerian Breweries PLC, também devem ser considerados para que a empresa seja bem-sucedida a longo prazo.

O Ambiente de Ação Direta

  • Fornecedores

Do ponto de vista do sistema, uma organização é um veículo para transferir entradas e saídas.

A relação entre a organização e a rede de fornecedores a partir da qual esses insumos são obtidos é um dos exemplos mais claros de forças no ambiente direto, influenciando a operação e o sucesso de uma organização.

Claramente, se a organização é incapaz de obter insumos essenciais de qualidade, quantidade e preço que são necessários para atingir seus objetivos, possivelmente não conseguirá fazê-lo.

  • Governo

Em qualquer economia, a interação entre compradores e vendedores de cada insumo está sujeita a muitas restrições legais.

Toda organização tem um status legal específico, como empresa individual, sociedade, corporação ou corporação sem fins lucrativos que estabelece como pode conduzir os negócios e como ela será tributada, independentemente da administração que julgue essas leis, deve prestar atenção nelas ou enfrentar as consequências.

O ambiente legal é muitas vezes caracterizado não apenas pela complexidade, mas por mudanças rápidas e até mesmo incertas.

  • Clientes

A sobrevivência e a razão de existência de uma organização dependem diretamente de sua capacidade de identificar o cliente para sua produção e atender às suas necessidades.

Os clientes de uma organização determinam praticamente tudo relacionado à sua produção, decidindo quais produtos e serviços são desejáveis ​​e a que preço.

A necessidade de atender aos requisitos do cliente afeta as interações com o fornecedor de materiais e mão de obra.

  • Concorrência

A administração de todas as empresas está plenamente consciente de que, a menos que atenda às necessidades dos clientes tão efetivamente quanto seus concorrentes, a empresa não poderá sobreviver por muito tempo.

Em muitos casos, é importante perceber que os clientes não são a única área de competição entre as organizações.

As organizações também frequentemente competem por trabalho, material, capital e pelo direito de usar certas inovações técnicas.

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O Ambiente de Ação Indireta

O fator no ambiente indireto geralmente não tem um efeito tão marcante nas operações da organização quanto no ambiente de ação direta.

No entanto, a gerência também deve levá-los em consideração. O ambiente organizacional indireto é geralmente mais complexo do que o ambiente direto.

A gerência é frequentemente obrigada a fazer suposições a respeito, com base em informações incompletas, a fim de prever qual será o impacto na organização. Os principais fatores do ambiente indireto são os seguintes:

  • Tecnologia

O novo desenvolvimento tecnológico afeta a eficiência com que os produtos podem ser fabricados.

Alguns grandes desenvolvimentos tecnológicos que afetaram profundamente as organizações e a sociedade são o computador, o laser, a xerografia, circuitos integrados, semicondutores, televisão, energia sintética e combustível nucleares, entre outros.

  • Condições econômicas

As condições econômicas afetam o custo de todos os insumos e se a capacidade dos clientes de comprar determinados bens é prevista, por exemplo, a organização pode achar oportuno aumentar os estoques de suprimentos.

Da mesma forma, se uma recessão for prevista, a organização pode achar necessário reduzir seu estoque de produtos, porque eles podem não ser vendáveis, ou pode ser forçada a reduzir o tamanho de sua força de trabalho.

  • Fatores socioculturais

Todas as organizações operam dentro de pelo menos uma cultura. Portanto, os fatores socioculturais, incluindo as atitudes, valores e clientes predominantes dessa cultura, influenciam o ambiente organizacional.

Por exemplo, certos países possuem expectativas e valores sobre o que constitui prática comercial ética, como pagar suborno para obter contratos ou favores políticos, promoção com base em favoritismo em vez de competência. Estas práticas são consideradas antiéticas e imorais na América.

Em outras nações, no entanto, tais práticas são vistas como práticas comerciais normais e aceitáveis. Fatores socioculturais também afetam os produtos ou serviços que uma organização oferece.

Um bom exemplo disso é o negócio de cerveja na Nigéria. As pessoas muitas vezes estão dispostas a pagar mais pela cerveja que está no mercado há muito tempo e pela que leva nomes conhecidos, como a Gulder, Harp ou Guinness.

  • Ambiente político

Este fator tem um efeito no ambiente organizacional indireto na maioria das empresas. A estabilidade política e as políticas de um país afetam fortemente a empresa multinacional que gostaria de investir no país. A instabilidade política em um país estrangeiro pode tornar os negócios difíceis ou impossíveis.

  • Fator demográfico

A demanda do produto em um determinado momento será determinada, em parte, pelo número de pessoas com necessidade do produto, sua renda, o nível de preço existente e suas expectativas sobre renda e preço futuros.

Fatores que influenciam essas variáveis incluem a população total de vários segmentos, como idade, grupos, raça, religião, nacionalidade e é tão relevante quanto a organização em particular.

Observe que os fatores ambientais discutidos acima também podem se tornar uma ameaça externa ao ambiente organizacional ou representar oportunidades.

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Para determinar em qual dos dois casos estão inseridos, é necessário haver um questionamento e análise dos seguintes itens:

Oportunidades

  • A empresa atende grupos de clientes adicionais?
  • Ingressou em um novo mercado ou segmento?
  • Tem diversidade de produtos?
  • Tem integrações verticais?
  • Tem capacidade de se mover melhor?
  • Tem crescimento estratégico?

Ameaças

  • A empresa provavelmente entrará em uma nova competição de mercado?
  • Tem ameaça operacional?
  • Tem um crescimento lento no mercado?
  • A política governamental é adversa?
  • Existe crescente poder de barganha do cliente e suprimentos?
  • Provável mudança demográfica adversa?
  • Existe a vulnerabilidade da recessão no círculo de negócios?

Avaliação Interna do Ambiente Organizacional

A avaliação do ambiente interno de uma organização é um requisito básico no estudo da gestão de negócios. Ser eficaz na avaliação, formulação e implementação de estratégias.

Portanto, tanto os gestores quanto os colaboradores devem entender o processo analítico e poder analisar organizações corporativas ou outras.

Para o gestor ativo, a avaliação do ambiente interno é uma avaliação da empresa em funcionamento e de suas operações. Para os colaboradores, é uma avaliação de uma situação simulada, como em um estudo de caso / análise.

Os fatores ambientais internos são aqueles que podem ser controlados pela gerência da organização. Tais fatores incluem:

  • Finanças

Setor financeiro propriamente dito, contabilidade, saldos de caixa, depreciações, retornos sobre investimentos, dividendos etc;

  • Fabricação

Compra de estoque, controle de qualidade, produção, agendamento de produtos etc;

  • Marketing

Publicidade, data de venda do produto, armazenagem, distribuição, precificação etc;

  • Pessoal

Formação, relações industriais, rotatividade de pessoal e benefícios, salários, etc.

Ao realizar a avaliação interna, o profissional responsável reúne e analisa informações disponíveis, como fatos, opiniões, declarações e observações.

Tal análise facilita a preparação de um perfil de recursos, pontos fortes e fracos sobre as organizações como um todo e também suas várias partes.

A partir deste perfil, são feitos julgamentos sobre as organizações de um modo geral ou parte dela. A partir desse perfil, o julgamento é feito sobre as organizações e suas subunidades, sobre as pessoas na organização e sobre a maneira como a organização foi gerenciada.

A avaliação interna por si só revela o que a empresa vem fazendo ou o que está fazendo agora e também revela as maneiras pelas quais o futuro está sendo abordado.

Combinar uma avaliação interna e externa fornecerá a avaliação completa, que permitirá aos analistas ver o que a empresa é, o que ela faz e o que não pode fazer.

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Gestão de Avaliação, Departamentos e Funções

Gestão

Dentro dos quadros estratégicos, a avaliação interna do ambiente organizacional, com os objetivos de desenvolver um perfil de força e fraqueza, começa e termina com a gestão da organização.

Para avaliar o ambiente de uma organização, é necessário avaliar quão bem as funções de gerenciamento foram realizadas e com quais resultados.

Essa distinção é feita, porque os resultados sozinhos nem sempre contam toda a história. Às vezes, as empresas demonstram sucesso de curto prazo em seus relatórios financeiros durante o tempo em que a má administração está se instalando.

Finanças e Contabilidade

A segurança e a utilização do fundo, juntamente com o planejamento tanto para o controle de despesas quanto para o relato de vendas de transações e resultados importantes para as partes apropriadas, são de importância crucial para instituições voltadas para o lucro ou as sem fins lucrativos.

Assim, esta área é um lugar provável para ser avaliada em qualquer organização. Obter insights sobre as situações financeiras pode colocar as condições da entidade em perspectiva de forma relativamente rápida.

Muitos fatores cruciais podem ser reunidos no tempero inicial das operações e conclusões preliminares podem ser prontamente desenhadas.

As demonstrações financeiras oferecem uma abundância de informações sobre a posição atual do ambiente organizacional, além de mostrar os resultados das operações ao longo do tempo.

As partes correntes do balanço dizem respeito a recebíveis de caixa e inventores e passivos correspondentes. As proporções podem ser calculadas por várias fórmulas, as quais podem ser empregadas para aprender mais.

As primeiras respostas às informações das demonstrações financeiras devem ser elaboradas posteriormente. Os analistas devem ter cuidado redobrado ao concluírem que a empresa tem muitas dívidas, mas que também é forte.

Pode ser certo que o Retorno sobre o Investimento de uma empresa (ROI) e a natureza de seus negócios possam indiquem que uma excelente administração financeira foi empregada.

Balanços e demonstrações de resultados fornecem informações factuais dentro da limitação dos princípios contábeis, uma justificativa de inferências e conclusões.

Marketing

As avaliações da área de marketing do ponto de vista global são muito necessárias para gestores de negócios. O marketing é a área que reúne a organização e muitas partes externas e ambientes tão cruciais para sua própria existência.

É um requisito vital que as organizações olhem para fora do cliente. Concorrentes e várias mudanças na tecnologia, ambientes sociais e outros, em pesquisa de mercado, análise de mercado, previsão de mercado, previsão de vendas, aplicação de publicidade, engenharia e venda direta, etc.

A área de marketing realiza a missão de trazer informações de volta para a organização e encaminhar para os clientes.

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Fabricação e Engenharia de Produção

Ao analisar a área de produção, fabricação, engenharia e funções relacionadas, o gestor deve estar familiarizado com o relacionamento dessas áreas. A promoção de marketing depende muito de informações de vendas.

O cronograma de produção geralmente é baseado na ordem do cliente e nas previsões. Analisar se a empresa está fazendo “o que pode vender”. O grupo de fabricação e engenharia de uma empresa tem comunicação e interação com outras áreas além do marketing.

Eles devem trabalhar efetivamente com pesquisa e desenvolvimento para que os itens desenvolvidos possam ser fabricados e projetados de maneira a considerar o custo envolvido e a eficácia do produto acabado.

Pesquisa e Desenvolvimento

A importância da função de P & D varia de acordo com a natureza da organização em questão. É de menor importância nas operações de varejo em alguns casos e outros, que não produzem diretamente um produto.

O P & D de interesse do analista é normalmente um produto voltado para a produção, embora muitas empresas desenvolvam novos esforços orientados para o produto. Mas, os consumidores finais, aqueles com produtos tecnicamente orientados estão mais envolvidos no P& D.

Vantagens notáveis ​​em eletrônica de estado sólido e miniaturização, tecnologia eletromecânica e outros campos receberam muita atenção.

Na verdade, todo e qualquer setor que constitui uma empresa deve ser analisado criteriosamente, identificando seu estado de saúde, pois suas condições interferem diretamente no ambiente organizacional.

O ambiente de negócios externo também pode desempenhar um papel importante na estrutura organizacional de uma empresa.

Ambientes dinâmicos com desejos ou comportamentos de consumidores em constante mudança são geralmente mais turbulentos do que ambientes estáveis.

As empresas que tentam atender à demanda do consumidor podem se esforçar ao criar uma estrutura organizacional em um ambiente dinâmico.

Mais tempo e capital também podem ser gastos em ambientes dinâmicos, atendendo à criação e estrutura organizacional. Esse capital adicional é geralmente uma despesa negativa para muitas pequenas empresas.

É importante que cada organização de negócios interaja e transacione com seu ambiente, porque o ambiente de negócios tem relação direta com a organização.

O sucesso ou fracasso de uma organização é primeiramente estabelecido pela eficácia de sua interação com seu ambiente.

Diferentes restrições são impostas a todas as organizações pelo ambiente. O empreendimento tem pouca influência nesse meio e, portanto, é importante que a empresa se identifique com o entorno de sua operação e planeje suas políticas em relação às forças naquele ambiente organizacional.

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