Processos Gerenciais | Entendendo A Rotina Das Organizações14 min read


Processos gerenciais são um conjunto de atividades realizadas para atingir um determinado propósito. É um processo de definição de metas, planejamento e / ou controle da organização e condução da execução de qualquer tipo de atividade.

Na maioria dos casos, seguimos um processo para realizar algo de forma consistente sempre que precisamos concluir uma tarefa.

Por exemplo, todas as manhãs você acorda e se prepara para ir aonde precisa ir. Muitos de nós realizamos a mesma rotina.

Nossos processos variam de pessoa para pessoa, mas os processos matinais comuns consistem em tomar banho, vestir-se e tomar o café da manhã.

Realizamos essas mesmas atividades quase todas as manhãs com o objetivo de chegar onde precisamos, seja trabalho ou aula. Ao considerar os processos gerenciais, a definição não muda.

Os processos gerenciais variam dependendo do tipo de negócio e do tipo de trabalho que o indivíduo faz. Por exemplo, um agente de crédito de um banco tem um processo de reunião com o cliente, inserindo as informações do cliente no sistema, extraindo o relatório de crédito e decidindo se o banco pode emprestar ou não dinheiro ao cliente.

Em uma fábrica, há um processo específico que precisa ocorrer para transformar matérias-primas em produtos acabados.

Realizamos processos gerenciais todos os dias e talvez nem saibamos disso. Todos nós temos nossas próprias rotinas e maneiras de fazer as coisas. Os processos gerenciais são críticos porque eles têm o poder de determinar a lucratividade de um negócio.

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Gestão

Para entender os processos gerenciais, deve-se primeiro examinar o que é gestão.

A gestão é um processo com um elemento social. Requer o uso eficiente de recursos combinado com a orientação de pessoas para alcançar um objetivo organizacional específico.

Envolve a responsabilidade de atingir os objetivos e de cumprir propósitos por meio de planejamento e regulamentação econômica e eficaz.

Trata-se de assumir a responsabilidade e garantir que o foco seja colocado nas coisas e nos aspectos do negócio que ajudam a alcançar a visão e os objetivos.

Três características principais definem os processos gerenciais.

  • Primeiro, a gestão é um processo de atividades contínuas e relacionadas.

Cada uma das funções está relacionada entre si e se complementam. É difícil considerar as funções isoladamente, pois o gerenciamento requer que cada atividade se complemente. Quando você, como gestor, se envolve em uma função, também inicia o processo de outra função.

  • A segunda característica central da gestão é envolver e concentrar-se nos objetivos organizacionais.

A gestão é amplamente focada em alcançar a missão principal da organização, sua visão. Embora existam objetivos detalhados nos quais ela possa se concentrar, a gestão está interessada principalmente em identificar os objetivos organizacionais mais amplos e usar as diferentes funções para atingi-los.

Cada função leva a organização mais perto de alcançar sua visão.

  • Finalmente, a gestão atinge as metas organizacionais trabalhando com pessoas e recursos da organização.

Você pode usar diferentes recursos financeiros ou equipamentos físicos como parte dos processos gerenciais, ao mesmo tempo em que dirige e orienta a equipe para os objetivos. O gestor é responsável por apoiar as pessoas e conectar a pessoa certa com os recursos certos.

Em essência, a gestão é sobre um processo dinâmico, com vários elementos e atividades como parte dele. O elemento dinâmico e social do gerenciamento significa que as funções da gestão são separadas das funções operacionais.

Enquanto as funções operacionais se referem a atividades e processos como marketing, finanças e compras, as funções de gerenciamento diferem dependendo do nível organizacional em que elas ocorrem.

As funções permanecem as mesmas, mas são essencialmente diferentes dependendo da hierarquia organizacional. Um gestor no nível sênior estará envolvido em atividades diferentes do gerente de nível júnior.

Os conceitos centrais podem ser os mesmos, mas são dinâmicos em manifestação. Por outro lado, a função operacional de marketing mudará de acordo com a organização, a pessoa responsável e os objetivos operacionais.

Para funções gerenciais, o objetivo da atividade específica permanece basicamente o mesmo, embora a manifestação possa ser diferente dependendo da situação.

As funções de gerenciamento são as mesmas, mas os processos gerenciais utilizados podem ser diferentes. Um estilo ou processo de gerenciamento pode depender da organização, do gestor em questão e até dos objetivos.

É provável que você mude o estilo de gerenciamento se estiver dirigindo uma única pessoa ou controlando uma equipe.

Processos Gerenciais e suas Funções

A gestão é um aspecto do negócio que não tem os mesmos deveres específicos que algumas das outras partes do negócio têm.

Embora um contador sempre conheça claramente a especialização e as responsabilidades que tem, um gestor precisa ter um conjunto muito mais amplo de habilidades, com as tarefas variando dependendo do negócio.

No entanto, a gestão, como todas as outras partes do negócio, tem certas funções para orientar os processos gerenciais.

As Cinco Funções da Gestão

Embora haja pequenas variações em como as funções são nomeadas e as diferentes teorias de gerenciamento podem combinar ou dividir certas funções em partes menores, o consenso aponta para cinco funções principais. São elas:

Planejamento

A primeira função que envolve os processos gerenciais é o planejamento. A função é criar um plano detalhado para atingir um objetivo organizacional específico.

Quando você está planejando, você está identificando as tarefas necessárias para atingir as metas desejadas, delineando como as tarefas devem ser executadas e identificando quando e por quem elas devem ser executadas.

O foco do planejamento é alcançar os objetivos e requer conhecimento dos objetivos e da visão da organização. Você precisará analisar o sucesso de curto e longo prazo da organização como parte do plano.

Um exemplo de planejamento seria uma situação em que você tem um objetivo, como aumentar as vendas em 20% no mês seguinte.

Você precisará observar as diferentes maneiras pelas quais você e a equipe podem alcançar esse objetivo. Isso pode incluir coisas como criar uma nova campanha de publicidade ou reduzir preços.

Sua função é escolher os processos gerenciais que você considera mais adequados e organizá-los em um padrão lógico. Você também deve identificar a linha do tempo para esses processos.

Como você pode perceber, o planejamento é uma função contínua. A gestão terá que planejar regularmente as tarefas futuras e ajustar os planos com base na situação organizacional e no cumprimento das metas anteriores.

Além disso, exige que toda a organização trabalhe em conjunto, já que os diferentes departamentos ou planos de equipe precisam se unir e alinhar-se com o objetivo organizacional. Você precisa de muito conhecimento e flexibilidade para planejar atividades de maneira eficaz.

Organização

A próxima função do gerenciamento segue o planejamento e é sobre organização. Trata-se de usar o plano para reunir os recursos físicos, financeiros e outros disponíveis e usá-los para atingir a meta organizacional.

Continuando no exemplo de aumentar as vendas, você iria analisar o plano e determinaria como dividir os recursos que tem para colocá-lo em prática.

A campanha de marketing seria entregue à pessoa responsável e você forneceria os recursos financeiros disponíveis e necessários para dar luz à campanha.

Também precisaria garantir que a equipe tenha acesso aos arquivos dos clientes para utilizar informações vitais. Em seguida, pediria a sua equipe para calcular as possíveis reduções que você poderia fazer, ajudando-os a ter os recursos para determinar quais produtos são melhores para descontos e assim por diante.

Você deve usar o plano e as informações acima sobre os recursos que você possui ou de que precisa e organizar os recursos nas tarefas certas.

Como mostra o exemplo, isso pode ser uma forma de organizar as finanças, garantir que o equipamento correto seja utilizado e nomear o pessoal para as tarefas específicas.

Seu objetivo como gestor é fornecer à sua equipe ou departamento os recursos necessários para transformar o plano em realidade.

A função de organização é sobre a estrutura geral do nível gerencial específico. Você está criando as bases para as operações diárias, organizando os recursos. Esta função está intimamente ligada à hierarquia de gerenciamento.

Dependendo do nível de gerenciamento, as responsabilidades e recursos são diferentes para organizar. Os gestores de nível superior precisam organizar as equipes abaixo deles, que receberão parcialmente ordens de organização efetiva.

Organizar é uma parte vital para garantir que a empresa possa funcionar de forma eficaz e se refere às atividades do dia a dia.

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Pessoal

Esta função é cada vez mais importante nos processos gerenciais, embora às vezes seja deixada de fora quando as funções principais são discutidas.

Ele pode ser visto de perto relacionado à organização, com ambos focados em garantir que os recursos sejam direcionados para os processos e tarefas corretos. Para o pessoal, o foco está nas pessoas e no seu trabalho em relação aos objetivos organizacionais.

A função visa garantir que a organização tenha sempre as pessoas certas nas posições certas e que a estrutura organizacional não seja prejudicada pela falta ou excesso de pessoal.

Você estaria essencialmente olhando para as tarefas à sua frente e determinando quem deve fazer o quê e se você tem a mão de obra certa para alcançar os objetivos desejados.

Em termos de atingir suas metas de vendas, você precisaria analisar se a equipe atual é capaz de executar as tarefas e se você tem colaboradores suficientes para garantir a integridade da organização.

Você pode achar a equipe de marketing pequena demais e considerar a contratação de um colaborador temporário ou até mesmo em período integral.

A razão pela qual a função pessoal está incluída de forma separada e considerada uma parte crucial do gerenciamento deve-se à natureza mutável da força de trabalho e da organização.

As empresas de hoje são muito mais complexas em termos de onde e quando operam – as empresas não estão mais confinadas entre fronteiras nacionais.

A tecnologia também teve um enorme impacto nas estruturas da empresa, criando novas posições e eliminando outras.

Considerando como exemplo que sua empresa de vendas de automóveis pode ter confiado principalmente em vendas face a face no passado, hoje você também pode fazer negócios on-line, o que significa que precisa de pessoas para funções específicas de TI e talvez menos vendedores.

A administração também se tornou mais focada no aspecto comportamental humano da liderança. Encontrar as pessoas certas, garantir que os colaboradores estejam satisfeitos e o bem-estar emocional, bem como a segurança física do trabalho, enfatizaram a importância do pessoal como uma função.

Direcionamento

Esta função às vezes também é referida como a função influenciadora ou principal dos processos gerenciais. Direcionar é sobre a atuação dos métodos para trabalhar eficientemente para atingir os objetivos definidos.

A função vai além de organizar os colaboradores para suas funções específicas e envolve garantir que eles sejam capazes de executar as tarefas por vários meios. Direcionar, em essência, é cuidar da produtividade e garantir que ela aumente.

A função se aprofunda na interação humana, fazendo com que o gestor motive, comunique e inspire seu pessoal. Neste estágio, você está se encontrando e se conectando com seus colaboradores para descobrir como as tarefas estão sendo realizadas.

Você falaria com eles sobre o novo programa de marketing, receberia seus comentários sobre o projeto e passaria o tempo inspirando-os com novas ideias. A função de direcionamento é toda sobre a interação do dia a dia entre os gestores e a equipe.

A função de direcionamento tem fortes ligações com ações como liderança. Um bom gestor será capaz de inspirar a força de trabalho a realizar suas tarefas em prol dos objetivos, não porque eles têm que fazê-lo, mas porque eles são levados a alcançar esses objetivos.

O papel do gestor não é apenas garantir que o local de trabalho tenha os recursos certos e que os colaboradores saibam o que estão fazendo.

Também é importante criar um ambiente de amizade. O gestor quer ser alguém que possa encorajar e motivar as pessoas e não que seja temido. Com uma orientação adequada, você pode ativar os processos gerenciais que você preparou com as três funções acima.

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Controle

A função final da gestão é controlar. A função garante que as outras quatro funções sejam seguidas corretamente e o fluxo de trabalho está movendo a organização para os objetivos que ela mesma definiu.

É o processo de verificar se está sendo feito ou não progresso adequado em direção aos objetivos e metas e, se necessário, agir para corrigir qualquer desvio.

Em nosso exemplo de ter o objetivo de aumentar as vendas em um determinado mês, o controle seria a função que mede se as vendas estão aumentando e ajuda a corrigir a situação se a meta especificada não estiver se aproximando.

Como gestor, você examinaria os processos que você define e anotaria se eles estão aprimorando seus registros de vendas. A eficácia da campanha de marketing seria avaliada e medida.

Se você achar que as reduções de preço estão ineficientes durante o processo, considere trocar os produtos à venda, modificar o percentual de redução ou abortar a campanha de desconto como ineficiente.

Controlar requer que você examine os objetivos de maneira mensurável. Você essencialmente precisa definir padrões, que garantem que você saiba exatamente o que deseja alcançar e o que conta como sucesso ou falha.

Mas o controle também é uma função que, devido ao conjunto de padrões, garante que você tenha a capacidade de corrigir comportamentos quando eles se desviam dos padrões.

Em essência, o controle é sobre monitoramento de qualidade. Você está olhando para os processos e garantindo que eles atinjam as metas certas para a organização.

Considerações Finais

Henri Fayol desenvolveu suas ideias sobre as funções dos processos gerenciais e sua teoria moldou amplamente a compreensão atual dos elementos centrais que qualquer gestão teria que executar.

As funções são fundamentais para o gerenciamento em todos os níveis, desde as posições de entrada até as funções mais altas.

Além disso, cada uma das cinco funções – planejamento, organização, pessoal, direção e controle – estão ligadas umas às outras. Para usar uma função, você normalmente precisa seguir com outra ou ter estabelecido uma antes.

Embora certos teóricos e especialistas possam discordar da existência de três, quatro, cinco ou seis funções, o consenso concorda com as representações detalhadas das habilidades, processos e estruturas acima.

A questão geralmente é mais sobre o quanto você deseja definir cada função. Se uma das funções estiver faltando, a gestão está operando de forma insuficiente e a eficiência organizacional pode sofrer.

Um bom gestor deve estar atento a todas as cinco funções, muitas vezes ao mesmo tempo, para garantir produtividade e lucratividade.

As funções dos processos gerenciais são cruciais para entender se você deseja ter sucesso como gestor. Conhecer o que foi descrito acima irá guiá-lo para se concentrar nos aspectos certos ao realizar o trabalho e lhe dar confiança em sua habilidade.

Também ajuda a fornecer mais clareza em termos das habilidades e características que você precisa ter para ser um bom gestor.

Ao compreender as funções acima, você identificou as áreas que precisa desenvolver e obter mais conhecimento.

Embora seu estilo de gestão possa diferir do estilo de outra pessoa, as funções acima serão necessárias para que você faça um bom trabalho.

Como a gestão é uma parte crucial de qualquer organização, a ênfase e o entendimento adequado das funções acima estimularão a eficiência operacional da empresa e, portanto, suas chances de sucesso.

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