Gestão De Desempenho | Reconhecendo O Seu Colaborador14 min read

Mais do que apenas uma análise de desempenho anual, a gestão de desempenho é o processo contínuo de definição de objetivos, avaliação do progresso e fornecimento de coaching e feedback contínuos para garantir que os colaboradores estejam atingindo seus objetivos e metas de carreira.

Este modelo de gestão começou há cerca de 60 anos como uma fonte de justificativa de receita e foi usado para determinar o salário de um funcionário com base no desempenho.

As organizações usaram esse novo método para direcionar comportamentos dos funcionários, obtendo resultados específicos.

Na prática, isso funcionou bem para certos funcionários que eram motivados apenas por recompensas financeiras. No entanto, onde os funcionários eram motivados pelo aprendizado e pelo desenvolvimento de suas habilidades, o método foi totalmente falho.

A lacuna entre a justificação da remuneração e o desenvolvimento de habilidades e conhecimentos tornou-se um grande problema no uso da gestão de desempenho.

Isso ficou evidente no final dos anos 80. A percepção de que uma abordagem mais abrangente para gerenciar e recompensar o desempenho era necessária.

Essa abordagem de gestão de desempenho foi desenvolvida no Reino Unido e nos Estados Unidos muito antes que qualquer outro lugar.

Gestão de Desempenho Efetiva

Um sistema de gerenciamento de desempenho efetivo irá:

• Alinhar-se com a direção estratégica e a cultura de sua organização
• Ser prático e fácil de entender e aplicar
• Fornecer uma imagem precisa do desempenho de cada colaborador
• Incluir um processo colaborativo para definir metas e analisar o desempenho com base em comunicação bidirecional entre o colaborador e o gerente
• Monitorar e medir os resultados (o que) e os comportamentos (como)
• Incluir feedback positivo para um trabalho bem feito e feedback construtivo quando a melhoria é necessária
• Fornecer oportunidades de treinamento e desenvolvimento para melhorar o desempenho
• Garantir que os planos de trabalho dos funcionários apoiem ​​a direção estratégica da organização
• Estabelecer uma comunicação clara entre gerentes e colaboradores sobre o que eles devem realizar
• Fornecer feedback construtivo e contínuo sobre o desempenho
• Identificar e reconhecer as realizações dos colaboradores
• Identificar áreas com baixo desempenho e estabelecer planos para melhorar esse desempenho
• Apoiar a equipe na realização de seus objetivos de trabalho e carreira, identificando necessidades de treinamento e oportunidades de desenvolvimento
• Apoiar a tomada de decisões administrativas sobre promoções, rescisões, compensação e recompensas
• Fornecer documentação legal para demonstrar due diligence para contestações legais relacionadas a demissão ou responsabilidade indireta (um empregador pode ser responsabilizado pelos atos ou omissões de seus colaboradores durante o curso do emprego)

O estabelecimento de um sistema eficaz de gestão de desempenho requer tempo e recursos e, portanto, o apoio do conselho, do diretor executivo e de outros gerentes seniores.

Ao desenvolver um novo processo de gestão, uma organização pode criar um comitê composto por colaboradores, gerentes e membros do conselho para aumentar a aceitação, o entendimento e o suporte ao processo.

O apoio da administração para atuar nos resultados do processo de gerenciamento também é necessário para garantir que o bom desempenho seja reconhecido.

Se você está introduzindo um novo sistema de gestão de desempenho ou se está modificando um processo existente, é essencial que você comunique a finalidade e as etapas do processo aos colaboradores, antes que ele seja implementado.

Lembre-se também de revisar seu novo sistema de gerenciamento de desempenho após o primeiro ano e fazer os ajustes necessários.

Por que a Gestão de Desempenho Deve Ser Uma Prioridade

O gerenciamento de desempenho consistente desloca o foco das revisões anuais para uma forma mais contínua de responsabilidade.

A realização de reuniões periódicas garante um impulso contínuo para o progresso, em vez de uma corrida súbita para atender aos objetivos no momento da revisão.

A gestão de desempenho, quando implementada corretamente, pode gerar grandes resultados. Abaixo estão alguns benefícios básicos para colaboradores, gerentes e organizações:

• Melhor comunicação

Os colaboradores e gerentes se comunicam com mais regularidade para discutir os objetivos da empresa e o progresso geral.

• Regras estabelecidas

Colaboradores e gerentes compreendem mais facilmente o processo e as condições de execução das avaliações de desempenho.

• Redução do estresse

Os colaboradores não estão preocupados em impressionar um gerente por meio de alguma tarefa aleatória e os gerentes não estão preocupados em atacar os funcionários por não apresentarem desempenho.

Alinhando Atividades Com Metas da Empresa

Sem ênfase nos objetivos estratégicos e progresso, os empregadores não podem realmente determinar se foram feitas melhorias em conformidade com os objetivos da organização.

Alinhar essas tarefas diárias e projetos com os objetivos da empresa requer um processo bem definido que estabeleça a base para a excelência.

Os colaboradores devem ter uma compreensão clara do que é esperado deles e como seus objetivos contribuirão para as conquistas gerais da empresa.

As expectativas de desempenho devem ir além da descrição do trabalho e acarretar uma série de resultados esperados:

• Quais bens e serviços o trabalho deveria produzir?
• Que efeito o trabalho deve ter sobre a empresa?
• Como os colaboradores devem agir com clientes, colegas e supervisores?
• Quais valores organizacionais o colaborador deve demonstrar?
• Quais processos ou métodos o colaborador deve usar?

Você e seus colaboradores podem aproveitar ao máximo o programa de gestão de desempenho da empresa com certar medidas, tais como:

Criar objetivos e expectativas mensuráveis ​​baseados no desempenho

Os funcionários devem entender e dar informações sobre como o sucesso de cada objetivo deve ser medido. As expectativas geralmente podem se dividir em duas categorias:

• Resultados

Os bens e serviços produzidos por um colaborador são frequentemente medidos por objetivos ou padrões.

• Ações e comportamentos

Os métodos usados ​​para criar um produto ou executar um serviço e os comportamentos e valores demonstrados durante o processo. Ações e comportamentos podem ser medidos através de dimensões de desempenho.

Definir planos de desenvolvimento profissional

Supervisores e colaboradores devem trabalhar juntos para criar planos de desenvolvimento. O plano pode se concentrar em habilidades destinadas a dominar o trabalho ou em habilidades de desenvolvimento profissional que vão além do escopo da descrição do trabalho do empregado.

Os colaboradores devem ter uma palavra a dizer sobre  coisas novas eles aprendem e como podem usá-las para o benefício da empresa.

Reúna-se regularmente para discutir o progresso geral e identificar potenciais obstáculos. Em vez de esperar até uma revisão anual, os gerentes e funcionários devem estar ativamente engajados ao longo do ano para determinar o progresso geral da meta.

Objetivos e Indicadores Precisam ser SMART

Para que a gestão de desempenho seja efetiva, você deve utilizar objetivos e indicadores realmente capazes de serem atingidos. Eles devem ser:

Específicos: Especifique claramente o que deve ser feito, quando deve ser feito, quem deve realizá-lo e quanto deve ser realizado.

Mensuráveis: Faça perguntas como: quanto custa? Quantos? Como vou saber quando isso é feito? Múltiplas medidas devem ser usadas, se possível, por exemplo, quantidade, qualidade, prazo e custo.

Atingíveis: Assegure-se de que haja um caminho razoável para a realização e as probabilidades viáveis de que você chegará lá.

Realistas: As necessidades objetivas devem corresponder ao nível de complexidade com a experiência e capacidade do colaborador e nenhuma força fora do controle do funcionário deve impedir sua realização.

Com tempo limitado: Seja claro sobre o período de tempo em que os objetivos de desempenho devem ser alcançados. Na maioria dos casos, os objetivos devem ser concluídos até o final do período de avaliação de desempenho.

Monitoramento na Gestão de Desempenho

Para que um sistema de gerenciamento de desempenho seja eficaz, o progresso e o desempenho dos colaboradores devem ser monitorados continuamente.

Monitorar o desempenho diário não significa observar todos os aspectos de como os funcionários realizam atividades e tarefas atribuídas.

Os gerentes não devem microgerenciar os funcionários, mas focar sua atenção nos resultados obtidos, bem como os comportamentos individuais e a dinâmica da equipe que afetam o ambiente de trabalho.

O monitoramento requer que colaborador e gerente se reúnam regularmente para:

• Avaliar o progresso em direção ao cumprimento dos objetivos de desempenho;
• Identificar quaisquer barreiras que possam impedir o colaborador de atingir os objetivos de desempenho e o que precisa ser feito para superá-los;
• Compartilhar feedback sobre o progresso em relação às metas;
• Identificar quaisquer alterações que possam ser necessárias ao plano de trabalho como resultado de uma mudança nas prioridades da organização ou se o colaborador for obrigado a assumir novas responsabilidades;
• Determinar se é necessário algum apoio extra do gerente ou de outras pessoas para ajudar o colaborador a alcançar seus objetivos.

Coaching Contínuo

A gestão de desempenho inclui treinar os colaboradores para tratar de preocupações e problemas relacionados ao desempenho, para que haja uma contribuição positiva à organização. Coaching significa fornecer orientação e suporte conforme necessário nas atividades e tarefas designadas.

Como coach, os gerentes precisam reconhecer os pontos fortes e fracos dos colaboradores e trabalhar com eles para identificar oportunidades e métodos a fim de maximizar os pontos fortes e melhorar as áreas fracas.

O papel do coach é demonstrar habilidades e dar ao colaborador feedback e confiança enquanto ele pratica novas habilidades.

Boas habilidades de escuta por parte do coach, juntamente com a capacidade de fornecer feedback honesto, são cruciais.

Em uma função de coaching, não se espera que você tenha todas as respostas. O poder estratégico de qualquer diálogo de coaching reside principalmente na capacidade do coach de fazer as perguntas certas.

Como Fornecer Feedback Corretamente

Feedback positivo envolve dizer a alguém sobre seu bom desempenho. Torne este feedback oportuno, específico e frequente. O reconhecimento pelo desempenho efetivo é um poderoso motivador.

O feedback construtivo alerta um indivíduo para uma área em que o desempenho pode melhorar. É descritivo e deve sempre ser direcionado para a ação, não para a pessoa.

O principal objetivo do feedback construtivo é ajudar as pessoas a entender onde estão em relação ao trabalho esperado e / ou produtivo no trabalho e no local de trabalho.

Frequentemente, o feedback positivo ou de apoio é mais fácil de realizar e facilmente compartilhado Por outro lado,  encontrar o caminho certo para fornecer feedback construtivo e abordar um problema específico de desempenho pode ser mais intimidante.

Se um funcionário não estiver atendendo às expectativas definidas na gestão de desempenho, os gerentes precisam fornecer um feedback honesto e construtivo.

É importante fazer isso logo que surge o problema, antes de se transformar em algo significativo. Aqui estão alguns pontos a considerar ao dar um feedback construtivo:

Prepare-se antecipadamente

• Pense no que você deseja abordar na reunião, confirme os fatos do problema de desempenho e verifique se sabe e pode descrever o que aconteceu ou está acontecendo;
• Seja claro sobre qual é o problema e sobre as consequências se o desempenho do funcionário não melhorar;
• Planeje se reunir em um local onde haverá privacidade e interrupções mínimas. Observe que, em um ambiente sindicalizado, talvez seja necessário convidar um representante do sindicato para ficar com o colaborador durante a discussão;
• Fique calmo, para que você possa abordar a discussão objetivamente e com clareza.

Indique os fatos

• Usando um tom não ameaçador, descreva o problema de desempenho de forma objetiva, factual e sem julgamento, fornecendo exemplos específicos;
• Identifique o impacto negativo nas pessoas no local de trabalho ou na organização.

Ouça

• Peça que o colaborador descreva a situação do ponto de vista dele e forneça uma explicação. Esteja aberto a qualquer novo insight que possa surgir;
• Responda à negação, culpabilização de outros, etc., reafirmando informações factuais e revendo os impactos negativos da questão de desempenho.

Embora possamos simpatizar com as circunstâncias pessoais exclusivas de um colaborador e seus motivos pelos quais ele não está executando sua atividades de forma esperada, é importante manter o foco no problema de desempenho.

Se você alterar o que é exigido de um colaborador, ou seja, quebrar as regras, terá que estar preparado para fazê-lo com todos os demais.

Como gerente de desempenho, tente evitar colocar-se na posição de ter que julgar quais circunstâncias merecem tratamento especial e quais não merecem.

Concorde com um plano de ação

• Pergunte ao colaboradores por suas sugestões para abordar o problema e também ofereça, se necessário;
• Chegue a um acordo sobre um plano de ação específico: incluindo o que o funcionário fará, como planejará fazê-lo e em que período;
• Documente o plano de ação e anexe ao arquivo de gestão de desempenho dos colaboradores;
• Especifique as consequências para o colaborador se o problema de desempenho não for resolvido.

Faça um acompanhamento, monitorando os resultados e se reúna periodicamente para discutir o progresso. Fornecer reforço positivo para melhoria fará com que o colaborador perceba que continua sendo apoiado.

Se a questão não melhorou ou não foi resolvida ao longo do período de tempo especificado, promulgue as consequências, conforme discutido no plano de ação.

Revendo o Processo

A reunião de avaliação é uma oportunidade para revisar, resumir e destacar o desempenho do colaborador ao longo do período em que foi avaliado.

A autoavaliação é uma parte padrão da maioria das avaliações de desempenho. Usando o plano de desempenho e o formulário de avaliação como um guia, os colaboradores podem avaliar seu desempenho como preparação para a reunião.

Esse processo pode identificar as lacunas entre a autopercepção dos colaboradores e as visões do gerente e pode permitir uma discussão mais aprofundada desses pontos de desempenho durante a reunião.

Os gerentes devem analisar as notas de gestão de desempenho e a documentação gerada ao longo do ano para avaliar com mais eficácia o desempenho do colaborador.

Somente os problemas que já foram discutidos com o funcionário devem fazer parte da documentação e reunião de avaliação.

Isso garantirá que os gerentes lidem com problemas de desempenho quando surgirem e que não haja surpresas durante a reunião de avaliação de desempenho.

Na reunião de avaliação de desempenho, os colaboradores e gerentes irão:

• Resumir o trabalho realizado durante o ano anterior em relação às metas definidas no início do período de desempenho. Isso inclui capturar os principais resultados, realizações e deficiências para cada um dos objetivos;
• Documentar os desafios encontrados durante o ano e identificar áreas de treinamento e / ou desenvolvimento;
• Identificar e discutir quaisquer barreiras imprevistas à realização dos objetivos.

O colaborador e o supervisor devem assinar o formulário. Isso reconhece o envolvimento no processo, mas não necessariamente o acordo do colaborador com o conteúdo da avaliação.

Se um colaborador discordar de alguma parte da avaliação de desempenho, ofereça a oportunidade de anexar seus comentários e arquivar junto com o formulário de avaliação de desempenho.

Os gerentes devem garantir que o colaborador receba uma cópia do formulário de avaliação e que o documento assinado seja colocado no arquivo do funcionário.

A gestão de desempenho é um estilo de gerenciamento que se tornou cada vez mais popular. Envolve um processo no qual uma empresa, organização ou instituição cria um ambiente de trabalho que capacita os colaboradores a trabalhar com o melhor de suas habilidades.

O processo que um empregador usa para realizar isso muitas vezes varia de um negócio para outro. Apesar dessas variações, o processo de gerenciamento de desempenho geralmente envolve alguma forma de estabelecimento de metas, avaliação e recompensa.

Independentemente da variação dos processos, a gestão de desempenho é o caminho ideal para unir os objetivos da organização aos objetivos individuais de cada colaborador.