Planejamento Organizacional | Você Ainda Não Fez???15 min read

A forma como uma empresa é administrada afeta diretamente os sucessos e fracassos que ela terá. Quando a equipe de gerenciamento identifica objetivos sólidos de longo prazo para a organização, além de maneiras inovadoras de alcançá-los, a organização como um todo tem motivação para trabalhar em direção a esse resultado.

O planejamento é uma função-chave de gerenciamento em qualquer organização, seja uma empresa privada, uma organização sem fins lucrativos, uma empresa corporativa ou uma agência governamental.

Os gerentes se envolvem em diferentes tipos de planejamento organizacional para direcionar estrategicamente suas empresas para futuros lucrativos e bem-sucedidos.

O planejamento efetivo depende de um entendimento completo da variedade de variáveis envolvidas em cada decisão e da colaboração com funcionários de diferentes níveis de uma organização. Revisar alguns exemplos de planejamento organizacional pode refinar suas próprias habilidades de planejamento.

Imagine trabalhar para uma organização na qual a equipe de gerenciamento não reconheceu nenhum plano de crescimento ou meta de longo prazo.

O que aconteceria com essa empresa? Pode se sustentar por alguns meses, mas a falta de planejamento organizacional ou intervenção estratégica pode levar à sua morte.

Da mesma forma, não ter qualquer orientação da gerência sênior pode fazer com que os funcionários percam a confiança na empresa. O planejamento organizacional, que inclui estratégias para todos os níveis da empresa, é imprescindível para o sucesso do negócio.

O Que É Planejamento Organizacional?

O planejamento da organização começa quando a equipe de gerenciamento identifica os objetivos de curto e longo prazo da empresa.

Depois que essas metas forem definidas e refinadas para que sejam claras e atingíveis, é essencial formular estratégias e planos específicos para alcançar esses objetivos.

O planejamento organizacional garante que haja uma visão do negócio para que os funcionários conheçam e entendam como seus trabalhos cotidianos contribuem para a empresa como um todo.

As metas que uma empresa define precisam ser realistas o suficiente para serem implementadas nos recursos da organização. É bom alcançar as estrelas, mas, ao mesmo tempo, as metas também precisam ser atingidas.

Não ser capaz de atingir alvos que estão fora de alcance pode ser desmoralizante para a empresa. Um bom objetivo também deve ser quantitativamente mensurável.

Dessa forma, a empresa pode acompanhar seu progresso ao longo do ano fiscal, verificando até onde eles chegaram e quanto mais eles ainda precisam ir.

Também é importante delinear um prazo para atingir a meta, como em um ano fiscal ou trimestre. Desta forma, a empresa pode definir prazos de projeto para manter todos no caminho certo.

Além de definir objetivos e desenvolver planos para alcançá-los, o planejamento organizacional abrange o pessoal e a alocação de recursos.

As pessoas certas precisam estar no local para desempenhar suas funções, e os recursos necessários, incluindo finanças, precisam estar disponíveis para a organização, para que possam implementar com sucesso os planos em vigor.

Como toda organização é única, nenhuma estrutura ou método de trabalho funcionará para todas as empresas. No entanto, certos fatores devem sempre ser considerados no planejamento de uma estrutura organizacional eficaz.

As empresas precisam pesquisar e avaliar os pontos fortes e fracos de várias opções de estrutura organizacional, como estruturas funcionais, divisórias ou matriciais, e considerar qual delas irá configurá-las para melhor atingir seus objetivos organizacionais.

A empresa também precisará prever seus padrões de crescimento e como eles se encaixam em seus planos gerais. Além disso, a organização precisará ver qual estrutura produzirá a eficiência operacional e a satisfação do trabalhador mais significativas.

O planejamento organizacional pode ser aplicado a qualquer tamanho de empresa, seja um pequeno empreendimento ou um conglomerado multinacional. Em qualquer situação, é crucial que a equipe de gerenciamento determine as metas da empresa e estabeleça planos para alcançá-las, além dos recursos necessários para atingir essas metas.

Tipos de Planejamento Organizacional

Há muitas maneiras de categorizar os tipos de planos de organização, embora muitos deles se encaixem em quatro categorias principais: financeira, estratégica, contingência e sucessão.

Cada tipo de plano de organização considera o negócio como um todo, mas através das lentes de uma determinada área. Dessa forma, é fácil ver como a empresa se sairá em muitos cenários diferentes.

Planejamento Financeiro

O planejamento financeiro em uma organização visa gerar uma receita maior ou aumentar a participação de mercado do negócio. Além disso, o planejamento financeiro pode resolver problemas financeiros previsíveis que a empresa pode enfrentar no futuro.

A maneira como um plano financeiro é estruturado depende do nível da empresa e das metas que deseja atingir. Um fator importante de um plano financeiro é que ele precisa estar enraizado na realidade.

Assim como um planejamento eficaz de metas, o plano financeiro precisa levar em conta o verdadeiro quadro financeiro da empresa, agora e no futuro.

O plano também precisa ser voltado para o futuro, para que ele possa detectar possíveis problemas que a empresa possa precisar superar.

Imagine uma pequena empresa, como uma agência de marketing digital, por exemplo. Com uma equipe de cinco pessoas, a empresa está parada em um patamar e não tem recursos humanos suficientes para expandir seus negócios.

Aumentar suas vendas é um dos objetivos organizacionais. No entanto, se contratarem outro funcionário, eles não terão dinheiro para pagar por eles.

Ter um plano financeiro claro em vigor para esta organização não só os ajudará a descobrir como trazer um recurso adicional, mas também como pagar por eles. Além disso, ter esse novo funcionário pode ajudá-los a aumentar suas vendas e atingir seu objetivo organizacional.

As empresas se envolvem em atividades de planejamento financeiro da mesma forma que indivíduos e famílias. As empresas fazem planos para administrar dívidas e utilizar seus lucros da maneira mais produtiva.

Empresas experientes nunca deixam o dinheiro ocioso. Em vez disso, elas sempre colocam dinheiro livre para usar para obter um retorno ou investir no futuro da empresa.

Os proprietários de empresas podem elaborar seus próprios planos financeiros ou recorrer a profissionais experientes para maximizar o valor das participações financeiras. Fazer planos para gastar o lucro alocado da maneira mais produtiva é um exemplo de planejamento financeiro nos negócios.

Por exemplo, uma empresa pode decidir gastar todo o seu lucro em atividades de marketing para aumentar a demanda por seus produtos e decidir usar o crédito para comprar o estoque extra necessário para atender à nova demanda criada pelos gastos de marketing.

Investir em títulos do governo para obter ganhos de capital com dinheiro ocioso é outro exemplo de planejamento financeiro nos negócios.

Planejamento Estratégico

Outro tipo de plano de organização é o planejamento estratégico, que envolve traduzir a visão da empresa em metas e objetivos, com etapas para alcançá-los.

O planejamento organizacional estratégico não olha apenas para dentro da própria empresa, mas também se concentra no mercado e na indústria, além dos concorrentes.

Esse tipo de planejamento envolve a análise das oportunidades futuras da empresa e possíveis ameaças recebidas. Também exige conhecer plenamente os pontos fortes e fracos da organização.

O planejamento estratégico também requer ter uma compreensão de quem são os concorrentes no mercado, e precisamente quais são seus pontos fortes e fracos em comparação com a organização. Ter uma visão realista do mercado global e da economia também é imperativo.

No caso da agência de marketing digital, por exemplo, parte de sua visão estratégica pode ser oferecer um novo serviço, como redação de materiais de geração de leads.

Se a empresa tem se concentrado principalmente em web design e publicidade online até esse ponto, eles precisarão conduzir uma pesquisa completa no campo de copywriting para entender como se sai no setor.

Se seus concorrentes oferecem copywriting como um serviço, então pode ser prudente para eles oferecer também. Eles também podem precisar de uma maneira de diferenciar seus serviços de copywriting de seus concorrentes.

Planejamento de Contingência

Muitas organizações também criam planos de contingência para resultados que estão fora do âmbito do normal. Esse tipo de planejamento organizacional ajuda a mitigar os riscos potenciais para a empresa e pode até mesmo potencialmente ajudá-los a evitar eventos que possam ter efeitos catastróficos.

Um plano de contingência robusto é bem pesquisado e apresenta cenários realistas que podem ter repercussões negativas na empresa e fornece uma solução passo a passo que a empresa pode implementar nesse cenário.

O planejamento de contingência pode salvar uma organização da queda e pode ajudá-la a crescer em tempos de transição.

Um possível cenário catastrófico para a agência de marketing digital pode ser que seu maior cliente, que fornece mais de 50% de sua receita, decida assinar com um de seus concorrentes.

Nesse caso, a empresa perderia grande parte de sua receita. Se eles não conseguirem substituí-lo, talvez precisem declarar falência.

Um plano de contingência, no caso deles, forneceria possíveis soluções para esse problema, o que pode incluir maneiras de trazer esse cliente de volta à empresa, aumentar sua receita através de outros canais ou até mesmo fazer um empréstimo para alívio de curto prazo.

Por ter um plano já em vigor se o seu maior cliente for embora, a agência de marketing digital pode, então, ir direto ao trabalho tentando resolver seu problema, em vez de perder tempo tentando descobrir um plano enquanto estão em modo de crise.

Planejamento de Sucessão

O planejamento sucessório é outra maneira eficaz de planejar a organização. Isso envolve o desenvolvimento de uma estratégia para ser implementada quando um participante importante da organização for embora.

Se alguém em uma função de gerenciamento de tomada de decisão deixa a organização por qualquer motivo, planejado ou não, a empresa como um todo pode ser desvalorizada.

Talvez eles não consigam atingir seus objetivos organizacionais se não tiverem a liderança certa. O planejamento organizacional de sucessão envolve mais do que simplesmente nomear um sucessor.

Isso significa treinar e preparar essa pessoa para ocupar a posição de liderança antes que surja a necessidade. Dessa forma, não há tempo de atraso para o sucessor se atualizar, e a organização pode continuar com os negócios como de costume.

Se o desenvolvedor web líder da agência de marketing digital sair de repente, por exemplo, a empresa pode não ser capaz de concluir seus projetos existentes ou quaisquer novos projetos até que eles tenham uma substituição no local.

Para um pequeno negócio, isso pode significar que eles podem ter que fechar suas portas. Com um plano de sucessão, eles podem ter treinado um desenvolvedor júnior para assumir o papel.

Se essa pessoa já estivesse preparada para a posição de tomada de decisão principal, então a agência poderia continuar a atender seus clientes sem nenhum problema.

Por que Você Precisa de um Planejamento Organizacional?

O planejamento adequado da organização permite que a empresa atinja todo o seu potencial. Usando uma abordagem sistemática, as empresas podem estabelecer onde querem ir e, em seguida, implementar as etapas que podem usar para chegar lá.

Se uma organização está interessada no crescimento e não sabe como chegar lá, o planejamento da organização pode ajudar a estabelecer as etapas necessárias para definir seus objetivos e alcançá-los.

O planejamento organizacional ajuda as empresas a serem estratégicas na maneira de tomar decisões importantes. Quando existem objetivos maiores da empresa, é mais fácil chegar a certas decisões ao usar um método estratégico.

Da mesma forma, o planejamento da organização pode ajudar as empresas a desenvolver seus pontos fortes. Se houver áreas específicas nas quais a organização se destaca, seria prudente jogar com elas mais para expandir os negócios.

No outro extremo do espectro, os pontos fracos de uma organização podem ser melhorados usando o planejamento organizacional.

Os elementos do planejamento financeiro e de contingência podem desempenhar um papel significativo na superação das deficiências de um negócio.

Definir a empresa para o sucesso é uma das principais razões pelas quais elas devem utilizar o planejamento organizacional. Através do desenvolvimento de planos e processos, a empresa pode trabalhar para melhorar os procedimentos que são implementados continuamente.

Melhorar a maneira como a empresa opera ajuda a dar-lhes uma vantagem competitiva, o que também pode aumentar seus negócios.

Como Melhorar o Planejamento?

Nenhum único método funciona para uma empresa. Muitas vezes, uma empresa precisa aplicar diferentes formas de planejamento organizacional para descobrir o que funciona bem para elas.

Melhorar o planejamento da organização é um trabalho contínuo, porque à medida que a empresa cresce e muda, a maneira como a empresa planeja atender aos novos requisitos, também deve mudar.

Honestidade e abertura são aspectos importantes do planejamento da organização. É vital ter uma visão clara e objetiva do desempenho da organização.

Desta forma, torna-se mais fácil identificar potenciais problemas ou ameaças que a organização enfrenta ou fraquezas específicas que são aparentes dentro da empresa.

Remover os obstáculos internos que os funcionários enfrentam ajuda-os a se concentrar na tarefa em mãos. Uma vez que os obstáculos internos, como alguns procedimentos ou políticas, são removidos, os funcionários podem trabalhar no sentido de melhorar os pontos fracos da organização.

Ao procurar melhorar o planejamento organizacional, é imperativo ter um conjunto de métricas para avaliar o desempenho do plano. As métricas podem oferecer grande valor e agir como um guia para a tomada de decisões sobre os principais elementos do negócio.

A gerência pode usar os dados para identificar áreas onde a organização precisa concentrar seus esforços e, em seguida, desenvolver estratégias para ajustar as operações, levando a empresa a melhorar seu desempenho geral.

Planejamento de Produtos e Serviços

O objetivo no planejamento organizacional de produtos é criar um mix de produtos ou serviços mais atraente do que o dos concorrentes.

O planejamento do produto é uma função dos departamentos de marketing, finanças e operações. O departamento de marketing é responsável por descobrir quais alvos os clientes desejam e precisam.

O departamento de operações é responsável por fornecer informações sobre a melhor forma de projetar e fabricar produtos ou desenvolver serviços. O departamento de contabilidade fornece orientação sobre como manter os custos baixos e define os preços ideais.

O modelo de lucro da pirâmide de produtos é um exemplo de estratégia de planejamento de produtos. No modelo de pirâmide de produtos, as empresas oferecem vários produtos diferentes na mesma categoria, cada um com um nível diferente de qualidade e um preço diferente.

Embora a empresa possa obter lucros reduzidos ou inexistentes nos produtos de baixo custo, o atendimento a todos os tipos de consumidores no segmento de mercado pode ajudar a empresa a conquistar mais participação de mercado para seus produtos ou serviços premium de alto lucro.

Planejando Expandir

Empresários e gerentes continuamente planejam os próximos estágios de crescimento em suas empresas. Os planos de crescimento identificam oportunidades e barreiras para o sucesso no mercado e estabelecem estratégias para superar os obstáculos e aproveitar as oportunidades para ganhar participação de mercado dos concorrentes.

As pequenas empresas têm uma gama de opções disponíveis para manter suas empresas em crescimento. O marketing pode ser um grande impulsionador de crescimento para novos negócios sem uma reputação estabelecida, por exemplo.

Como outro exemplo, o licenciamento pode permitir que os produtos de uma pequena empresa atinjam a distribuição nacional ou internacional rapidamente através de canais de distribuição estabelecidos.

A fusão com outras pequenas empresas ou a busca por uma empresa maior pode aumentar o tamanho e a participação de mercado de uma empresa rapidamente, como outro exemplo.

Um planejamento organizacional deve sempre tentar olhar para possíveis oportunidades de crescimento e maneiras de tornar o negócio melhor a cada ano. Ficar estagnado não permitiria que você acompanhe outras empresas.

Nenhuma estrutura, conjunto de sistemas ou método de equipe é apropriado para todas as organizações, pois as organizações operam em diferentes ambientes com diferentes produtos, estratégias, restrições e oportunidades.

Portanto, estude sua empresa, faça seu planejamento organizacional como quem planeja sua própria vida.