Administração Financeira | Como Gerenciar de Forma Acertiva!18 min read


Administração financeira significa planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades financeiras, como compras e utilização de fundos da empresa. Isso significa aplicar princípios gerais de gerenciamento aos recursos financeiros da empresa.

A administração financeira é mais do que manter registros contábeis. É uma parte essencial da gestão organizacional e não pode ser vista como uma tarefa separada a ser deixada para profissionais que não possuam conhecimento específico.

A administração financeira envolve planejamento, organização, controle e monitoramento de recursos financeiros para atingir os objetivos organizacionais.

Uma empresa só pode obter uma administração financeira eficaz se tiver um plano organizacional sólido. Um plano nesse contexto significa ter objetivos definidos e ter acordado, desenvolvido e avaliado as políticas, estratégias, táticas e ações para alcançar esses objetivos.

A boa administração financeira envolverá o empresário no planejamento estratégico de longo prazo e no planejamento de operações de curto prazo. Esse planejamento financeiro deve se tornar parte do processo de planejamento contínuo de sua organização.

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Conhecimentos Básicos da Administração Financeira

É ótimo ouvir sobre seu espírito empreendedor ao iniciar uma empresa. Mas fique atento para realmente ter certeza de que você tem a experiência de trabalho e a equipe para avançar com sucesso com este empreendimento.

Às vezes, os empresários entram em um empreendimento e, depois de sujar as mãos, percebem que não têm todas as ferramentas para ter sucesso.

Como você sabe, finanças e contabilidade são elementos cruciais em todos os negócios. Por mais básico que possa parecer, muitos empresários entram em um empreendimento sem pensar em como vão ganhar dinheiro (ou seja, ser lucrativos) e em dar contas desse dinheiro.

Seu primeiro passo é criar formalmente um plano de negócios. O plano de negócios não precisa ter 100 páginas, mas deve incluir:

  • Um resumo de negócios
  • Uma equipe de gerenciamento
  • Serviços oferecidos
  • Mercado Alvo
  • Clientes
  • Estratégia de vendas e marketing
  • Modelo Financeiro
  • Concorrentes
  • Vantagem Competitiva

É recomendo que você dedique seu tempo com o plano de negócios e perceba como cada elemento afeta o financiamento e a contabilidade do seu negócio de uma forma ou de outra.

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Por exemplo, os impulsionadores do crescimento da receita da empresa podem ser determinadas estratégias de marketing que seriam necessárias para quantificar o crescimento em um modelo financeiro.

De fato, a construção da modelagem financeira é a saída de todos os dados subjacentes – ou seja, marketing, funcionários, concorrência, etc.

Depois de ter concluído a maioria do seu plano de negócios, comece a trabalhar na construção de um modelo financeiro.

Você precisará destacar todos os impulsionadores específicos do crescimento da receita em seu modelo para que possa medir seu progresso ao atingir seus marcos em cada iniciativa de crescimento.

Indo para o lado das despesas de administrar um negócio, por vezes é uma área que os empresários geralmente subestimam e é a causa comum de uma crise de caixa mais tarde.

Seu primeiro passo é listar tantas despesas que você pode pensar em uma folha de papel comum. Pense muito sobre isso e faça algumas pesquisas, pois pode haver despesas que não vêm à sua mente no começo.

Além disso, converse com outros empresários do setor, pois eles provavelmente preencherão as lacunas que podem estar faltando na sua lista.

Quando sua lista de despesas estiver completa, incorpore-a no modelo financeiro. Tenha em mente que à medida que você cresce, suas despesas provavelmente também aumentarão,

Assim você desejará modelar as despesas operacionais, como número de empregados, espaço de escritório, taxas administrativas e qualquer outra coisa que vá para o seu negócio.

Além disso, muitas vezes é útil incorporar algumas análises de cenário em seu modelo (ou seja, cenário de pior cenário, caso base, esperado).

Por exemplo, se você estivesse estimando os custos de combustível para os veículos da empresa anualmente, uma análise de cenário implicaria modelar os preços nos níveis atuais, níveis mais altos e níveis mais baixos.

Não precisa ser exato, pois ninguém pode prever o futuro, mas você deve pensar em diferentes cenários para se preparar melhor.

Passando para o lado contábil de começar um negócio, ter um sistema de contabilidade adequado é necessário para fins fiscais e para entender as principais tendências financeiras e de negócios que afetam a sua área de atuação.

Por exemplo, a maioria das empresas de varejo deve ter dados detalhados de cliente / fornecedor por produto, região e data para entender melhor os padrões de vendas, as criações de inventário e como executar um negócio eficiente em geral.

É possível que as vendas diminuam em uma região específica devido à concorrência e você gostaria de saber essas informações o mais rápido possível para reduzir as compras e impedir a criação de um inventário.

Sendo um negócio de inicialização, você provavelmente desejará implementar um sistema de contabilidade que seja o mais fácil possível de usar.

Como a maioria das transações comerciais é semelhante por natureza e o negócio é local, um software básico de contabilidade é provavelmente suficiente.

Existem aplicativos gratuitos de contabilidade, muito populares e eficientes ultimamente. Eles lançaram vários novos recursos, como integração com um aplicativo de faturamento, Freshbooks.

Além disso, certifique-se de que, seja qual for o software de contabilidade que você escolher implementar, você pode facilmente reconciliar / exportar dados de sua conta bancária e compará-los a seus livros reais.

Muitas empresas ficam preguiçosas com isso, mas é bem possível que vários erros sejam evitados com essa funcionalidade e a reconciliação.

Por fim, lembre-se de manter a documentação de suporte, seja em papel ou eletrônica, para todos os recibos, compras, despesas e recibos de folha de pagamento.

Administração Financeira Estratégica

O termo “estratégica” refere-se essencialmente à administração financeira que está focada no sucesso a longo prazo.

O gerenciamento financeiro envolve o gerenciamento de todos os ativos e passivos da empresa, incluindo o monitoramento de itens de financiamento operacional, como gastos, receitas, contas a receber e contas a pagar, fluxo de caixa e lucratividade.

A administração financeira estratégica engloba todos os itens acima, juntamente com a avaliação e o planejamento contínuos para manter a empresa focada e no caminho certo para atingir metas de curto e longo prazo com um foco abrangente na maximização da rentabilidade e do valor da empresa.

Parte da administração financeira estratégica pode envolver o sacrifício ou readequação de metas de curto prazo para atingir os objetivos de longo prazo da empresa com mais eficiência.

Por exemplo, se uma empresa sofrer uma perda líquida no ano, ela poderá optar por reduzir sua base de ativos por meio de fechamentos de instalações ou reduções de pessoal, diminuindo assim suas despesas operacionais necessárias.

A adoção dessas medidas pode resultar em custos de reestruturação ou outros itens únicos que afetam negativamente as finanças da empresa no curto prazo, mas colocam a empresa em uma posição geral melhor para atingir suas metas de longo prazo.

Elementos da Administração Financeira Estratégica

A gestão financeira estratégica é aplicada em todas as operações organizacionais da empresa e envolve elementos projetados para maximizar o uso eficiente dos recursos financeiros da empresa.

Os principais elementos da administração financeira estratégica incluem orçamento, gerenciamento de risco e revisão e avaliação.

O planejamento cuidadoso dos recursos financeiros e despesas operacionais de uma empresa é essencial no planejamento financeiro estratégico.

O orçamento ajuda a empresa a funcionar com eficiência financeira geral e auxilia na identificação de áreas da empresa que incorrem em maior quantidade de custos operacionais ou que excedam regularmente o custo orçado.

O orçamento inclui garantia de liquidez suficiente para cobrir as despesas operacionais do dia-a-dia, sem acesso a recursos financeiros externos.

O orçamento também aborda a questão de como uma empresa pode investir seus ganhos para atingir metas de longo prazo de maneira mais eficaz.

A administração financeira estratégica também envolve a avaliação de riscos e o gerenciamento de riscos, avaliando a exposição financeira potencial de uma empresa ao fazer investimentos (CAPEX) ou instituindo determinadas políticas no local de trabalho.

Como a administração financeira estratégica tem tudo a ver com manter o foco em atingir as metas de negócios de longo prazo de uma empresa, ela necessariamente inclui o desenvolvimento e a implementação de procedimentos regulares para análise e avaliação do desempenho da empresa em termos de manter o rumo.

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Como Melhorar sua Gestão Financeira

A gestão financeira eficaz é vital para a sobrevivência e o crescimento dos negócios. Envolve planejar, organizar, controlar e monitorar seus recursos financeiros para atingir seus objetivos.

O bom gerenciamento financeiro ajudará sua empresa a usar recursos de maneira eficaz, cumprir compromissos com seus acionistas, obter vantagem competitiva e se preparar para a estabilidade financeira de longo prazo.

A administração financeira deve se tornar parte dos processos-chave em seu negócio e ser incluída em seu planejamento contínuo.

Você pode sentir que suas finanças são complicadas e confusas, mas siga as dicas a seguir que irão lhe ajudar a obter o controle sobre elas.

  • Tenha um plano de negócios claro

Um plano de negócios estabelecerá onde você está e para onde você quer chegar nos próximos anos. Ele deve detalhar como você financiará seus negócios e suas atividades, que dinheiro você precisará e de onde ele virá.

  • Monitore sua posição financeira

Você deve monitorar regularmente o progresso do seu negócio. Diariamente, você deve saber quanto dinheiro tem no banco, quantas vendas está realizando e quais são seus níveis de estoque.

Você também deve revisar sua posição em relação às metas estabelecidas no seu plano de negócios mensalmente.

  • Assegure-se de que os clientes lhe paguem a tempo

As empresas podem ter grandes problemas devido a pagamentos atrasados ​​de clientes. Para reduzir o risco de atraso ou falta de pagamento, você deve tornar seus termos e condições de crédito óbvios desde o início.

Você também deve emitir rapidamente faturas claras e precisas. Usar um sistema de gerenciamento de crédito computadorizado ajudará você a acompanhar as contas dos clientes.

  • Conheça os seus custos do dia-a-dia

Mesmo as empresas mais lucrativas podem enfrentar dificuldades se não houver dinheiro suficiente para cobrir os custos do dia a dia, como aluguel e salários.

Você deve estar ciente do mínimo que sua empresa precisa para sobreviver e garantir que você não fique abaixo disso.

  • Mantenha registros contábeis atualizados

Se as suas contas não estiverem atualizadas, você pode se arriscar a perder dinheiro deixando de verificar os pagamentos atrasados ​​do cliente ou não percebendo quando precisa pagar aos fornecedores.

O uso de um bom sistema de manutenção de registros ajudará você a rastrear despesas, dívidas e credores, solicitar financiamento adicional e economizar tempo e custos de contabilidade.

  • Cumprir prazos de impostos

O não cumprimento dos prazos para apresentação de declarações e pagamentos pode incorrer em multas e juros. Estes são custos desnecessários que podem ser evitados com algum planejamento antecipado.

Manter registros precisos economiza tempo e dinheiro da sua empresa e você pode ter certeza de que está pagando apenas o imposto que deve. Portanto, é importante que você cumpra suas obrigações.

  • Torne-se mais eficiente e controle as despesas gerais

Sua empresa está operando da maneira mais eficiente? Economizar energia e, portanto, dinheiro pode acontecer através da implementação de mudanças no comportamento e do uso de equipamentos existentes com mais eficiência.

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É uma das maneiras mais fáceis de reduzir custos. As áreas a serem observadas em um escritório médio incluem aquecimento, iluminação, equipamentos de escritório e ar-condicionado.

  • Controle de estoque

O controle eficiente de estoque garante que você tenha a quantidade certa de ações disponível no momento certo, para que seu capital não seja amarrado desnecessariamente.

Você deve colocar sistemas em funcionamento para manter o controle dos níveis de estoque – assumir o controle disso permitirá que você libere dinheiro, além de ter a quantidade certa de estoque disponível.

  • Obtenha o financiamento certo

É essencial que você escolha o tipo certo de financiamento para o seu negócio – cada tipo de financiamento é projetado para atender diferentes necessidades.

As pequenas empresas geralmente dependem mais de cheques especiais e financiamentos pessoais, mas isso pode não ser o melhor tipo de financiamento para sua empresa.

  •  Enfrente os problemas quando eles surgirem

É sempre muito estressante enfrentar os problemas financeiros de um negócio, mas há ajuda e conselhos disponíveis para auxiliar você a lidar com eles antes que seja tarde demais para lidar com isso. Então busque aconselhamento profissional o mais rápido possível.

Há também algumas etapas iniciais que você pode tomar para minimizar o impacto, como abordar as dívidas prioritárias primeiro e avaliar como você pode melhorar seu gerenciamento de fluxo de caixa.

Clientes Pagando com Atraso – Como Evitar?

Existem várias maneiras de incentivar seus clientes a pagarem no prazo acordado. No entanto, apesar de seus melhores esforços, os atrasos ainda podem acontecer.

Se for o caso, entre em contato com o cliente para tentar resolver o problema e revisar seus procedimentos para reduzir a possibilidade de acontecer novamente no futuro.

Observe que você tem direitos sob legislação de atrasos de pagamento para adicionar juros e custos de recuperação de dívidas a pagamentos atrasados. Você pode exercer esses direitos a seu critério.

Existem várias formas de gerenciar o pagamento atrasado. Sua escolha pode depender de quem é o devedor, o tamanho da dívida e quão atrasado está o pagamento.

Você pode oferecer qualquer período de crédito para seus clientes, mas deve deixar claro também o período de pagamento, antes que a transação ocorra.

Não presuma que seus termos usuais se apliquem, pois o período de pagamento deve ser parte de sua negociação sobre preços e é o período acordado entre as partes. Este acordo pode ser verbal, mas deve ser preferencialmente por escrito.

Os padrões de pagamento tendem a ser mensais líquidos – isto é, o pagamento no final do primeiro mês completo, após o recebimento da fatura.

Esses termos são padrão, pois permitem que uma empresa planeje ativamente os pagamentos. No entanto, você deve negociar seus próprios termos e precificar seus serviços de acordo.

Onde não há um acordo em vigor nem um costume e prática em operação, a lei estabelece um período padrão de 30 dias.

Este período começa a partir de qualquer um dos seguintes itens:

  • A data em que as mercadorias são entregues ou o serviço é executado;
  • A data em que o cliente recebe o aviso do montante da dívida.

Os compradores não podem contratar a legislação de atrasos de pagamento – ou seja, não podem negar ao fornecedor o direito de, por exemplo, cobrar juros legais quando o pagamento estiver vencido.

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Erros Comuns na Administração Financeira

Aqui vamos dar uma olhada em alguns dos erros financeiros mais comuns que muitas vezes levam as pessoas a grandes dificuldades econômicas. Mesmo se você já estiver enfrentando dificuldades financeiras, evitar esses erros pode ser a chave para a sobrevivência.

Gastos Excessivos

Grandes fortunas são frequentemente perdidas um real de cada vez. Pode não parecer grande coisa, quando você toma um cappuccino duplo ou janta fora, por exemplo, mas cada pequeno item se soma.

Faça as contas e você poderá se surpreender com o valor gasto por semana, mês ou ano. Analise suas despesas e defina o que você pode abrir mão, sem ficar escravo dos números.

Este valor poderá ser aplicado para fomentar seu negócio. Se você está passando por dificuldades financeiras, evitar esse erro realmente importa – afinal, numa situação crítica, cada real contará mais do que nunca.

Vivendo com dinheiro emprestado

Usar cartões de crédito para comprar itens essenciais tornou-se um tanto normal.

Mas mesmo que um número cada vez maior de consumidores esteja disposto a pagar taxas de juros de dois dígitos sobre gasolina, mantimentos e uma série de outros itens que desapareceram muito antes de a conta ser paga na íntegra, não seja um deles.

As taxas de juros do cartão de crédito tornam o preço dos itens cobrados muito mais caro. Dependendo do crédito, também é mais provável que você gaste mais do que ganha.

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Comprando um carro novo

Milhões de carros novos são vendidos a cada ano, embora poucos compradores possam pagar por eles em dinheiro.

No entanto, a incapacidade de pagar à vista por um carro novo pode significar incapacidade de pagar o carro.

Afinal, poder pagar o financiamento não é o mesmo que poder pagar o carro. Além disso, ao financiar a compra de um carro, o consumidor paga juros sobre um ativo depreciável, o que amplifica a diferença entre o valor do carro e o preço pago por ele.

Pior ainda, muitas pessoas negociam em seus carros a cada dois ou três anos e perdem dinheiro em todos os negócios.

Às vezes uma pessoa não tem escolha a não ser contrair um empréstimo para comprar um carro, mas quanto um consumidor realmente precisa de um grande SUV?

Tais veículos são caros para comprar, manter e abastecer. A menos que você reboque um barco, precise de um reboque como transporte de carga, ou precise de um SUV para ganhar a vida, um motor de oito cilindros vale o custo extra de fazer um grande empréstimo?

Este cuidado na verdade, deve ser aplicado para qualquer tipo de aquisição. A pergunta deve ser: este gasto realmente é necessário?

Se você precisar comprar um carro e / ou pedir dinheiro emprestado para fazê-lo, considere comprar um que use menos combustível e que gere menos custo para manter. Carros são caros, e se você está comprando mais carros do que precisa, está queimando dinheiro que poderia ter sido economizado ou usado para pagar dívidas ou investir.

Aquisição de imóvel

Quando se trata de comprar uma casa, maior não é necessariamente melhor. A menos que você tenha uma família numerosa, a escolha de uma casa grande significará apenas mais impostos, manutenção e serviços públicos mais caros.

Você realmente quer colocar um desgaste tão significativo e de longo prazo em seu orçamento mensal?

Não investindo

Se você não conseguir que seu dinheiro trabalhe para você nos mercados ou por meio de outros investimentos geradores de renda, não poderá parar de trabalhar.

Fazer contribuições mensais para contas de aposentadoria designadas é essencial para uma aposentadoria confortável.

Entenda o tempo que seus investimentos terão para crescer e quanto risco você pode tolerar. Consulte um consultor financeiro qualificado para combinar isso com seus objetivos, se possível.

Não tendo um plano

Seu futuro financeiro depende do que está acontecendo agora. As pessoas passam incontáveis horas assistindo TV ou percorrendo seus feeds de mídia social, mas reservar duas horas por semana para suas finanças está fora de questão.

Você precisa saber onde você está para saber para onde está indo. Passe algum tempo planejando suas finanças como uma prioridade.

Despesas sem controle

Para se afastar dos perigos do gasto excessivo, comece monitorando as pequenas despesas que se acumulam rapidamente e, em seguida, passe a monitorar as grandes despesas.

Pense cuidadosamente antes de adicionar novas dívidas à sua lista de pagamentos e tenha em mente que a capacidade de efetuar um pagamento pode  não ser o mesmo de efetuar uma compra.

Superestimando vendas futuras

Embora o otimismo seja necessário para o proprietário de uma empresa, permitir que ele comprometa sua objetividade pode ser perigoso.

Por exemplo, enquanto o volume de vendas pode aumentar durante as férias de Natal, esperar que eles dobrem é um pouco irrealista.

Como tal, é crucial concluir a previsão de vendas objetiva e realista com base em evidências históricas e números reais. Essas informações ajudarão você a desenvolver projeções de vendas futuras mais realistas.

Por fim, guarde um pouco do que você ganha como prioridade mensal, além de dedicar tempo desenvolvendo um plano financeiro sólido.

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