Planejamento Estratégico: Como Fazer? Exemplos Práticos?


Sempre que estamos diante da abertura de uma empresa ou estamos estudando administração e gestão de pessoas. Surgem o Planejamento Estratégico, por isso tudo hoje falaremos mais sobre ele.

Planejamento Estratégico, Tático e Operacional

Administrar uma empresa sem um planejamento é como sair para viajar sem definir o destino.

Como no exemplo da viagem, sempre há a possibilidade de você sair por aí, ao léu e chegar a lugares bacanas, mas também existe a possibilidade de acabar em algum lugar (ou situação) bem desagradável e até mesmo perigoso.

E ainda que chegue a algum lugar interessante, os custos e esforços talvez pudessem ser muito menores com um pouco de planejamento prévio.

Na Gestão Empresarial é a mesma coisa. Não importa se estamos falando de uma empresa é grande, média ou pequena.

Se a ferramenta utilizada vai ser o papel, planilhas, sistemas especializados ou está “na cabeça do dono” (muito cuidado com esta última).

Qualquer administrador de empresas, seja ele o próprio empreendedor, sócio ou um administrador profissional sabe que toda empresa precisa planejar seu futuro.

E esse planejamento do futuro, dividimos em três grandes blocos: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Vamos falar sobre cada um deles na sequência.

Planejamento Estratégico

Planejamento Estratégico

Tudo começa com o Planejamento Estratégico, onde definimos as estratégias com foco no longo prazo da empresa.

Nesta etapa é preciso buscar sempre ter uma visão holística da companhia e sem entrar muito em detalhes, afinal o Planejamento Estratégico geralmente é feito para um período de 5 a 10 anos e seria bastante complicado e muito pouco provável acertar tantos detalhes para um período tão futuro.

O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos a organização, por exemplo, o cenário econômico global e a situação do mercado em que a empresa atua.

Uma excelente ferramenta nesta hora é a análise SWOT que ajuda a mapear todas as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças e fornece uma ótima base para a estruturação dos demais planos estratégicos.

Mas antes de falar de forças e fraquezas e começar a analisar o mercado ou cenário econômico, sua empresa precisa ter muito bem definido quem ela é, aonde quer chegar e o que considera mais importante no caminho.

A isto damos o nome de Missão, Visão e Valores, um dos instrumentos de gestão mais importantes e ao mesmo tempo mal utilizados pelas empresas (em geral).

Recomendamos bastante que antes de continuar você de uma olhada neste post que escrevemos sobre isto recentemente.

E então, a partir deste mapeamento inicial, você precisa definir as Metas e Objetivos a serem alcançados pela empresa dentro do horizonte que está sendo projetado.

Mas muito cuidado! Não estamos falando aqui de objetivos como volume de produção ou metas de vendas e sim os Objetivos Estratégicos que empresa pretende atingir.

Lembre da posição de mercado que pretende ocupar ou como quer ser reconhecida por seus clientes em dentro de alguns anos.

Lembre-se de sempre criar Metas e Objetivos SMART que vão facilitar a todos na empresa entenderem.

Alguns exemplos de objetivos estratégicos:

  • Aumentar a satisfação dos clientes em 20%;
  • Reduzir os custos produtivos em 15%;
  • Elevar o índice de capacitação dos funcionários em 30%.

Para deixar mais simples, separamos algumas questões fundamentais que podem ajudar na hora de realizar o Planejamento Estratégico de sua empresa são:

  • Quem somos?
  • O que fazemos?
  • Por que fazemos?
  • Onde estamos?
  • Onde queremos chegar?
  • O que valorizamos?

É importante ressaltar que apesar de o Planejamento Estratégico ser criado para um horizonte de até 10 anos, é essencial que ele seja revisado e atualizado constantemente.

Se isto não ocorrer, os planos sofrem um sério risco de ficarem obsoletos e serem abandonados dentro da empresa.

O Planejamento Estratégico precisa ser inspirador e motivador.

Os planos de longo prazo são uma das formas mais simples e poderosas de engajar seus colaboradores com os objetivos da empresa e gerar grande satisfação em todos com o alcance dos resultados.

Como Medir o Desempenho do Colaborador

Uma das tarefas mais difíceis do gestor é manter a equipe trabalhando unida e comprometida com as metas e sucesso da empresa. Lidar com pessoas não fácil, cada colaborador possui suas características e personalidade.

Então como encontrar uma maneira de obter o respeito de todos e manter a equipe motivada e produtive? É simples: Justiça!

Algo que ninguém tolera é a injustiça, e muitos colaboradores se veem injustiçados. Você já deve ter se deparado com burburinhos como estes:

  • “Trabalho muito e não tenho reconhecimento”
  • “Fulano chega sempre atrasado e ninguém fala nada”
  • “Fulano passa o dia no Facebook e eu aqui me matando”

Estes são só alguns exemplos do que uma má administração de equipe pode ocasionar. A mente do ser humano funciona assim: “Se ele ganha o mesmo que eu e não faz nada, porque eu devo fazer?”

Quando seus melhores talentos começarem a pensar dessa maneira, sua produtividade descerá ladeira a baixo! Você não pode deixar que as coisas cheguem a esse ponto.

Você deve manter sua equipe em um nível sadio de competição, sempre puxando para cima. Sua equipe deve formar exemplos, um colaborador deve ver o esforço do outro e pensar “Fulano tem dado duro e foi reconhecido, vou me esforçar para produzir tanto ou mais do que ele!”

E a única maneira de você jogar limpo e transparente com sua equipe é ter dados concretos para apresentar. A Avaliação de Desempenho não é um plus que grandes empresas devem ter. É uma realidade que TODAS as empresas deveriam se preocupar.

O capital humano é o maior ativo de qualquer empresa. Pense comigo:

  • Você tem CERTEZA de qual funcionário é seu melhor talento?
  • Você tem CERTEZA de qual colaborador é o mais produtivo?
  • Quantos colaboradores da sua equipe chegaram atrasado nos 2 últimos meses?
  • Quantos colaboradores da sua equipe faltaram e apresentaram atestado nos últimos 6 meses?

Se você é um gestor de equipe, você deveria ter todos estes dados a poucos cliques de alcance. Deveria possuir um sistema atualizado com tudo o que acontece na sua equipe, e assim ter total controle sobre ela.

Como recompensar o melhor colaborador e evitar perdê-lo para um concorrente por falta de reconhecimento? Como planejar ações de melhoria e desenvolvimento para seus colaboradores que podem render mais?

Como saber quais competências cada colaborador tem de melhor, e desenvolver e a primorar as que possui deficiência?

A resposta para todas as perguntas é: Avaliação de Desempenho.

Com a Avaliação de Desempenho você resolve todas estas situações:

Um colaborador foi demitido e acionou sua empresa na justiça: Com a Avaliação de Desempenho, você terá dados concretos e atualizados (desde a entrada do funcionário na empresa até sua saída) e poderá justificar o porque da demissão.

Terá anotações de cada atraso, de cada conduta equivocada ou falta de preparo para exercer a função requerida, tendo assim uma base sólida para se defender.

Evitar que “Uma maçã podre estrague o cesto de frutas”: Um colaborador revoltado causa grandes danos a uma equipe. Fora o próprio desempenho ruim, pode instigar seus colegas a também fazerem corpo mole ou sabotar a empresa por algum motivo.

Com a avaliação de desempenho, você terá subsídios para refutar qualquer argumento que este colaborador tenha para infectar a equipe. Mostre ao resto da equipe que as reclamações dele não tem fundamento, baseado em dados concretos que ele não poderá negar.

Evitar Gastos Desnecessários Com Treinamentos Equivocados: É muito comum nas empresas, equipes inteiras receberem treinamentos. Mas, isso é correto? Não seria bem mais assertivo que cada colaborador recebesse o treinamento que mais precisa para se qualificar, ou para exercer melhor a sua função?

Com a Avaliação de Desempenho, você consegue filtrar cada competência em que seu colaborador é melhor e pior, e assim estabelecer o Plano de Desenvolvimento Individual para que ele se qualifique da melhor maneira possível.

 

Planejamento Tático

Avançando um pouco, o próximo passo é a criação do Planejamento Tático.

Estes são planos com foco no médio prazo e com um pouco menos de detalhes que o Planejamento Estratégico, mais ainda se mantendo enxutos e com certa visão holística.

Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o Planejamento Tático é que o primeiro é voltado para a organização com um todo, já o segundo é orientado as áreas e departamentos da empresa, sendo o detalhamento com os meios para atingir os objetivos e metas da organização.

Ou seja, podemos dizer que o Planejamento Tático é a decomposição do Planejamento Estratégico para cada setor, para cada área da empresa.

No Planejamento tático as projeções também são feitas para um período um pouco menor, geralmente de 1 a 3 anos. E nesta etapa que vamos ter os planos de marketing, os planos de produção, planejamento de pessoal e tudo isto resultando no planejamento financeiro empresarial, com a visão geral de entradas e saídas da companhia para o período que está sendo planejado.

Para facilitar o entendimento, separamos também algumas questões a serem abordadas:

  • O que fazer?
  • Dá para fazer?
  • Vale a pena fazer?
  • Vai funcionar?
  • Quando vamos fazer?

A partir do Planejamento Tático temos como saída os Objetivos Táticos para cada unidade específica da organização (produção, finanças, marketing e de recursos humanos, etc.). Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.

Alguns exemplos de Objetivos Táticos:

  • Garantir que os pedidos de clientes sejam atendidos em no máximo um dia;
  • Garantir que nenhum produto com defeito seja comercializado;
  • Garantir que 100% dos funcionários possuam graduação;
  • É fundamental pensar no Planejamento Tático como a conexão entre o Planejamento Estratégico e o Planejamento Operacional (que vamos ver na sequência).

Planejamento Operacional

Por fim, temos o Planejamento Operacional com planos bem mais focados no curto prazo, geralmente elaborados para períodos mais curtos, de 3 a 6 meses, com as definições de métodos, processos e sistemas a serem utilizados para que a organização possa alcançar os objetivos globais.

Estes são planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, especificando as pessoas envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, atividades, funções e divisão de tarefas além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.

Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que está sendo planejado.

Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a empresa a montar os Planos de Ações sem esquecer nenhum detalhe importante.

Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais:

  • Implantar um sistema de separação e rastreamento dos pedidos;
  • Implantar um programa de qualidade total;
  • Fechar parceria com uma universidade para capacitar os funcionários.

Na hora de pensar no Planejamento Operacional de sua empresa, além das informações do 5W2H, algumas questões que podem ajudar são:

  • Como fazer?
  • Quem vai fazer?
  • Qual o prazo esperado?
  • Quais as ferramentais e recursos necessários?
  • Quanto vai custar?
  • Quais as alternativas?

Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize.

Planejamento Estratégico Situacional

Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico e Situacional, sistematizado originalmente pelo Economista chileno Carlos Matus, diz respeito à gestão de governo, à arte de governar.

Quando nos perguntamos se estamos caminhando para onde queremos, se fazemos o necessário para atingir nossos objetivos, estamos começando a debater o problema do planejamento.

A grande questão consiste em saber se somos arrastados pelo ritmo dos acontecimentos do dia-a-dia, como a força da correnteza de um rio, ou se sabemos onde chegar e concentramos nossas forças em uma direção definida.

O planejamento, visto estrategicamente, não é outra coisa senão a ciência e a arte de construir maior governabilidade aos nossos destinos, enquanto pessoas, organizações ou países.

O processo de planejamento portanto diz respeito a um conjunto de princípios teóricos, procedimentos metodológicos e técnicas de grupo que podem ser aplicados a qualquer tipo de organização social que demanda um objetivo, que persegue uma mudança situacional futura.

O planejamento não trata apenas das decisões sobre o futuro, mas questiona principalmente qual é o futuro de nossas decisões.

Se tentamos submeter o ritmo do desenvolvimento dos acontecimentos à vontade humana devemos imediatamente pensar que governar em situações complexas exige exercer a prática do planejamento estratégico até seu último grau.

Para atingir este objetivo será necessário entender e ultrapassar muitos pré-conceitos em relação à atividade de planejamento no setor público.

Equívocos comuns sobre o conceito e a prática do planejamento:

  1. “Planejar é uma coisa, fazer é outra…”:  frase utilizada com frequência para tentar minimizar ou ridicularizar o esforço de planejamento na organização de sistemas.  
  2. “O planejamento engessa a organização…”: ao invés da decisão meramente intuitiva e lotérica, da administração do dia-a-dia, estabelecem-se critérios, metas, objetivos, diretrizes de longo prazo, enfim, o planejamento é um exercício sistemático de antecipação do futuro e é intensivo em gestão.
  3. A crítica ao Planejamento como uma “camisa-de-força” normalmente surge das organizações que perdem a base clientelística ou corporativa quando sistemas de planejamento participativo são implantados.
  4. Uma organização que pensa e planeja estrategicamente cria condições para o surgimento da liderança baseada na democracia interna e na delegação de autoridade, o monolitismo político e o dirigente autoritário surgem, quase sempre, no ambiente de ausência de planejamento estratégico e participativo.
  5. “O Planejamento é um rito formal, falado em código e desprovido de substância…”: este preconceito está muito associado com o próprio elitismo intelectual que o planejamento tradicional e seus defensores construíram ao longo de décadas venerando modelos abstratos e inúteis.
  6. . “O planejamento é obra de pura técnica, deve ser neutro…”: é evidente que os planejadores devem ter conhecimento técnico mínimo sobre o que planejam. A superação da visão tradicional requer uma mudança de postura intelectual e governamental, compreender que não cabe ao planejamento predizer o futuro, mas buscar viabilidade para criar o futuro, como uma ferramenta que amplia o arco de possibilidades humanas, um instrumento de liberdade.

Planejamento Estratégico de uma Empresa

O planejamento estratégico é uma grande oportunidade para construir, rever ou desenvolver a leitura da realidade de uma organização, onde leitura deverá ser crítica, coerente, completa, inteira, sistemática e compreensível, devendo ainda gerar confiança, segurança e clareza ao papel que a empresa quer assumir no mercado.

As empresas devem adotar o planejamento estratégico para implantar organização, direcionamento e controle; maximizar seus objetivos; minimizar suas deficiências e proporcionar a eficiência.

São etapas necessárias para se colocar em prática o planejamento estratégico:

Definir o negócio: dar um significado único para as suas atividades da empresa, a fim de evitar que ela seja percebida de maneira imprecisa;

  • Definir a visão de futuro, com o propósito de criar a imagem da empresa em um estado futuro ambicioso e desejável, relacionado essa imagem com a máxima satisfação dos clientes;
  • Definir a missão. Missão tem como origem o vocábulo “mitere”, que significa, a que foi enviado. É a razão de ser da empresa;
  • Definir os valores ou princípios filosóficos que regem as ações e decisões da empresa, segundo os quais ela age.

Com base nas definições do negócio, visão, missão e princípios filosóficos da empresa, os seus líderes, juntamente com sua equipe de colaboradores, realizarão uma análise do ambiente.

Inicialmente as equipes deverão avaliar os fatores internos do ambiente organizacional, segmentando-os em pontos fortes e pontos fracos, avaliando, dentre outros aspectos: a estrutura organizacional; as práticas funcionais; os fluxos de informações; a gestão financeira e o controle da gestão.

Considerando-se que a empresa está inserida em um sistema mais amplo e é influenciada pelo entorno do qual faz parte, pois é afetada pelas transformações do entorno e contribui também pelo processo de transformação deste entorno.

Após analisar o ambiente interno, a liderança e componentes da empresa, dentro de um processo de planejamento estratégico, deverá proceder à análise do seu ambiente externo.

Para isso, é preciso observar o seu macro entorno, constituído dos aspectos econômicos, sociais, políticos, legais, ecológicos, tecnológicos e culturais, bem como o entorno da empresa, que são aspectos externos que influenciam o seu comportamento, composto por clientes, competidores e fornecedores.

Na análise do ambiente externo avaliam-se as ameaças e oportunidades.

  • Feitas as análises do ambiente interno e ambiente externo, devem-se estabelecer estratégias de longo prazo:
  • Conjunto de ações que se pretende desenvolver num horizonte temporal acima de 02 anos;
  • Planos de curto prazo: conjunto de ações que se pretende desenvolver num horizonte temporal de 01 a 02 anos;

As Metas: quantificação das ações dos planos para o cumprimento da missão da empresa.

Concluído o planejamento estratégico, resta monitorá-lo sistematicamente para que as empresas não voltem a ser levadas ao cotidiano caracterizado pela urgência e pela realização de atividades que não dão sentido à sua existência e que ainda ameacem a sua permanência em um mercado altamente competitivo.

Planejamento Estratégico de uma Empresa

O planejamento determina que a empresa desenvolva seu conjunto de tarefas maiores, de maneira disciplinada e organizada, visando atingir objetivos que a levarão a um futuro melhor.

Por sua importância e abrangência, o planejamento deve ser desenvolvido pelo conjunto das principais lideranças da empresa, como forma de fortalecimento de ideias e intenções de maneira flexível.

Planejar estrategicamente significa compatibilizar as oportunidades oferecidas pelo ambiente externo às condições internas, favoráveis ou não, da empresa, de modo a satisfazer seus objetivos futuros.

Resumidamente, pode-se dizer que o planejamento enseja responder a três questões principais:

  • Onde estamos?
  • Para onde queremos ir?
  • Como chegar lá?

Para tanto, faz-se necessário seguir uma linha de orientação do trabalho. Nesta publicação, conheça o que fazer em cada etapa do planejamento:

  • Análise do cenário
  • Definição de objetivos
  • Definição de estratégias.
  • Elaboração de um programa de ações.

Tudo isso de uma maneira clara e objetiva, utilizando-se de dois componentes: O feeling e os dados obtidos.

O que é planejamento estratégico

Planejamento Estratégico

Planejamento estratégico é um conceito comum no âmbito da administração, que significa o ato de pensar e fazer planos de uma maneira estratégica.

É uma área do planejamento empresarial, que facilita a gestão de uma empresa.

O planejamento estratégico auxilia na definição de objetivos e estratégias para alcançar esses objetivos, sendo por isso, uma parte crucial do empreendedorismo.

Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis de forma eficiente, aumentando a produtividade de um indivíduo ou empresa.

A gestão do tempo é crucial para qualquer empresa, pois é um dos recursos mais valiosos à nossa disposição. A gestão estratégica dos riscos também é uma área importante para qualquer empresa.

O planejamento financeiro também pode ser incluído em uma forma de planejamento estratégico.

É de grande importância para a empresa, sendo que remete para a previsão das receitas e despesas, criando uma estimativa dos meios financeiros que serão necessários para o futuro e manutenção da empresa.

Existe também o planejamento estratégico pessoal, que é o ato de pensar a vida pessoal de forma estratégica, identificando a sua missão e valores, juntamente com as metas e objetivos no âmbito pessoal que o indivíduo pretende alcançar.

Planejamento estratégico de gestão de pessoas

O planejamento estratégico tem um conceito de ser um processo que estabelece uma série de atitudes que devem ser tomadas pelos gestores em um determinado período.

“O planejamento estratégico corresponde ao estabelecimento de um conjunto de providências a serem tomadas pelos executivos para a situação em que o futuro tende a ser diferente do passado; entretanto, a empresa tem condições e meios de agir sobre variáveis e fatores de modo que possa exercer alguma influência; o planejamento é, ainda um processo contínuo, um exercício mental que é executado pela empresa.” (Oliveira 2005, p. 35)

Pode-se hierarquizar o planejamento em três níveis sendo que um depende do outro nas decisões que serão necessárias para se chegar ao objetivo geral.

  • Estratégico;
  • Tático; e
  • Operacional

No nível estratégico as decisões estratégicas devem ser tomadas pela alta direção da empresa e define qual a melhor caminho deve ser tomado, neste nível a empresa é observada no seu todo e as ações são de longo prazo.

No nível tático acontece também as decisões táticas que estão mais ligadas a determinados setores da empresa, geralmente estas decisões estão ligadas aos gerentes intermediários da empresa ou os gerentes medianos da instituição, e as ações são curto prazo.

No nível operacional acontece a formalização do planejamento. Geralmente as decisões que ocorrem neste nível são ações do dia-a-dia,

Dentro desta metodologia pode-se afirmar que a gestão estratégica de pessoas faz parte do nível tático, sendo que as ações como: plano de recrutamento e seleção, plano de treinamento, plano de motivação, plano de cargos e salários, planos de promoções e planos de capacitação fazem parte do nível operacional.

Existem várias metodologias para se realizar um planejamento estratégico, a metodologia aqui analisada é uma síntese da metodologia utilizada por Oliveira em sua obra “Planejamento Estratégico: Conceitos, Metodologia e Práticas, 2005”.

Dentro desta metodologia o planejamento estratégico é dividido em etapas sendo estas facilmente adaptada na gestão estratégica de pessoas:

  • Diagnostico;
  • Instrumentos;
  • Controle e avaliação.

Diagnóstico estratégico, analisa todos os aspectos que podem interferir no planejamento, interna e externamente. Pode-se afirmar que nesta etapa se se identifica a visão que representa o que pretende atingir no futuro, identifica-se os valores que são os princípios e crenças da empresa, elaborar uma análise externa, identificando as ameaças e oportunidades que podem ocorrer no ambiente e elaborar uma análise interna identificando os pontos fortes, pontos fracos e pontos neutros.

Instrumentos, nesta fase explica-se como deve ser trabalhado. Esta etapa está dividida em: estabelecimento de objetivo, desafios e meta, estabelecimento de estratégias e o estabelecimento dos projetos e planos de ações.

Controle e avaliação, nesta fase verifica-se como a empresa está se comportando diante das etapas anteriormente planejadas e identificadas.

“O controle e avaliação pode ser definido, em termos simples, como a ação necessária para assegurar a realização dos objetivos, desafios, metas, estratégias e projetos estabelecidos. ” (Oliveira 2005, p. 80)

Diante disso, afirmar-se que esta metodologia pode perfeitamente ser adaptada em um planejamento estratégico em que envolve a gestão de pessoas, já que as fases aqui explicitadas podem ser transferidas na sua integridade sem causar qualquer prejuízo de avaliação.

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