As melhores práticas da Avaliação de Desempenho14 min read

Para que a Avaliação de Desempenho seja um processo realmente eficaz tanto para as empresas quanto para os colaboradores, é preciso buscar a melhor prática. Isto é, um modelo que se aplique às necessidades e ao perfil da empresa.

O que muitos gestores não atentam é que as práticas de Avaliação de Desempenho incluem diversos componentes para análise do desempenho de colaboradores.

Isso quer dizer, que as práticas de Avaliação de Desempenho se constituem em um processo de gerenciamento de desempenho como um todo.

O que as práticas de Avaliação de Desempenho devem envolver

As melhores práticas de Avaliação de Desempenho são aquelas que envolvem os seguintes fatores:

• Treinamento de liderança;
• Questionários bem elaborados e adequados à realidade da empresa e dos colaboradores;
• Uma boa comunicação e troca de informações e dados entre os colaboradores e seus gestores;
• O incentivo a um bom relacionamento entre os colaboradores.

A importância de implantar melhores práticas em todos os momentos

 

Iniciar práticas de gerenciamento de desempenho desde o recrutamento e seleção fará com que a Avaliação de Desempenho de sua empresa seja mais eficaz.

Isso porque, desde o início o funcionário ficará ciente dos objetivos e expectativas do empregador com relação à sua contratação.

A contratação deve ser uma decisão baseada na escolha do profissional que melhor atenda às expectativas de desempenho da organização.

Após a contratação, a Avaliação de Desempenho deverá identificar os objetivos dos colaboradores a longo prazo. Além, é claro, de ser uma ferramenta para que os gerentes possam medir o desempenho dos colaboradores.

Nesta perspectiva, o método de Avaliação de Desempenho utilizado dependerá do perfil dos colaboradores e deverá estar de acordo com os objetivos da empresa.

Por exemplo, pode-se utilizar a autoavaliação, avaliação 360º, avaliação por competência, avaliação por objetivo, avaliação por custos e entre outros modelos que podem ser aplicados para a revisão do desempenho.

A partir das informações e dados coletados, é possível elaborar ações disciplinares e corretivas para que haja melhorias no trabalho. Essas ações, incluem ainda um plano com metas e objetivos que devem ser cumpridos em um determinado período, que em geral é de um ano.

A eficácia do treinamento de liderança

Uma boa liderança é a base de uma Avaliação de Desempenho bem sucedida, pois garante que haja um gerenciamento correto.

Dessa forma, no treinamento de liderança é fundamental para que haja um bom relacionamento interpessoal entre gestores e sua equipe de trabalho.

Os gestores precisam passar confiança, respeito, integridade, serenidade e equilíbrio para seus colabores. Essas competências podem ser desenvolvidas a partir de treinamentos.

Os treinamentos também são importantes para que os gestores consigam ser um retorno (feedback) construtivo e contínuo à sua equipe. Dessa forma, eles darão uma rota do trabalho que precisa ser realizado e orientações para que os profissionais desenvolvam suas carreiras e cresçam junto com a empresa.

É importante que o treinamento de liderança forneça orientação, tanto em grupo, quanto individual, para os gestores durante o período em que está sendo aplicada a Avaliação de Desempenho.

Os motivos para considerar a autoavaliação

Um sistema de Avaliação de Desempenho bem estruturado deve, em algum momento, fazer uso da auto avaliação de seus colaboradores.

Este complemento à Avaliação de Desempenho é constantemente utilizado em empresas renomadas no mundo todo.

A autoavaliação é a oportunidade que os colaboradores possuem de fazer uma reflexão acerca de suas carreiras e os incentiva a traçarem seus próprios objetivos de desenvolvimento de carreira.

Além do mais, este processo permite que os gestores saibam como os colaboradores se enxergam na empresa e quais as expectativas deles com o trabalho.

A autoavaliação é uma oportunidade para a abertura de diálogos entre gestores e colaboradores.

Se as concepções de gestores e empregados estão muito destoantes, é preciso que haja uma conversa franca onde os pontos divergentes sejam colocados em pauta até que se chegue a um consenso.

Conheça os benefícios da matriz de responsabilidade

Você já ouvir falar na matriz de responsabilidade?

Trata-se de uma ferramenta bastante útil no que diz respeito à distribuição de responsabilidades e funções dentro de um plano de ação e/ou projeto específico.

O principal objetivo da matriz de responsabilidade é conceder clareza de informações e proporcionar o alinhamento necessário para o estabelecimento de expectativas e metas. De forma que as funções delegadas sejam justas e plausíveis de serem cumpridos.

Para que a matriz tenha sucesso, é preciso que a delegação de funções e responsabilidades sejam formalizadas e documentadas pelos gestores juntamente com a equipe.

As informações registradas devem ficar em um local de fácil acesso a todos da equipe, como em uma pasta compartilhada na rede ou enviada por e-mail e até mesmo impressa e distribuída a todos.

É imprescindível que qualquer dúvida seja sanada para que não haja nenhum tipo de conflito no decorrer do projeto.

Este recurso é um passo importante para que os prazos estabelecidos no plano de ação traçado após a Avaliação de Desempenho sejam estabelecidos.

• Como montar uma matriz em sua empresa

O modelo RACI é o mais usado quando se trata de matriz de responsabilidade.

Cada letra representa uma delegação de função, que são:

• Responsible: o grupo de colaboradores que será responsável por executarem tarefas determinadas;

• Accountable: são aqueles que irão responder pelas atividades designadas;

• Consulted: colaboradores que estão prontos e preparados para a auxiliarem as equipes durante todo o processo. Esses profissionais, geralmente, são aqueles que possuem bastante conhecimento sobre o assunto e área em questão;

• Informed: são os supervisores que deverão ser informados sobre o progresso do trabalho.

Veja 3 dicas para ter sucesso em sua matriz de responsabilidade:

1. Coloque um número de profissionais necessários para executar determinada tarefa, pois pessoas demais podem acabar atrapalhando a execução;

2. Atividades mais trabalhosas e complexas podem ser divididas em várias etapas, sendo que cada uma delas pode ter um responsável pela supervisão;

3. Uma atividade pode ter vários supervisores, mas apenas um prestador de contas.

Desenvolva seus colaboradores com o Plano de Desenvolvimento Individual

O Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) é um compromisso que os colaboradores firmam consigo e com seus gestores a respeito de seu desenvolvimento de carreira.

O PDI, que pode ser realizado após ou como parte integrante da Avaliação de Desempenho, é um plano que lista e organiza ações que devem ser tomadas para que o colaborador melhore seu trabalho e, com isso, evolua em sua carreira.

Muitos colaboradores se sentem perdidos e sem rumo em relação à suas carreiras e função que desempenham nas empresas. O PDI dá o rumo necessário à carreira deles. Com esse plano, eles terão uma noção clara da posição em que se encontram e de onde devem chegar.

O PDI faz com que os colaboradores tenham total clareza das expectativas da empresa em relação a eles. Além de dar motivação e satisfação ao capital humano, pois o Plano é uma das formas de caminhar em direção ao crescimento profissional dentro da empresa.

Por ser um documento com metas e prazos a serem cumpridos, o grande do benefício do PDI é fazer com que os colaboradores não percam o foco e trabalhem estrategicamente para atingirem o objetivo final.

O primeiro passo para construir um PDI com seus colaboradores é estabelecer um objetivo, que pode ser: promoção, conclusão de um projeto, atingir um objetivo, mudança de carreira e etc.

A partir daí se lista quais as competências serão necessárias para atingir esse objetivo e como elas podem ser desenvolvidas.

Com as competências e pontos fortes e fracos bem delimitados irá inicias a construção de estratégias para se chegar no objetivo a ser atingido.

O PDI é um trabalho de médio a longo prazo que traz muitos benefícios tanto às empresas quanto para os profissionais.

O profissional ganha em desenvolvimento de competências, experiência e se torna mais confiável para a organização. Já a empresa ganha a partir do momento que ajuda na construção de uma equipe forte de colaboradores capacitados e seguros. Tudo isso irá refletir na produtividade, tornando a empresa mais competitiva e apta ao sucesso no segmento de mercado que está inserida.

Tenha uma visão mais abrangente com o Feedback 360 graus

Considerado um dos modelos mais completos de revisão de desempenho, o Feedback 360 graus, que também é chamado de Avaliação de Desempenho 360 graus é o processo no qual o colaborador é avaliado por seus colegas, superiores, subordinados e até mesmo pelos clientes.

Além de ser avaliado, o colaborador também avaliará outros profissionais e também poderá se autoavaliar.

Como as avaliações são estritamente confidenciais, o colaborador terá acesso a somente ao resultado da avaliação e não sobre o que foi falado dele.

Ao final, este tipo de avaliação irá informações necessárias acerca do desenvolvimento dos colaboradores, além da identificação de pontos de melhorias.

Esses dados serão importantes na composição de um plano de ação.

Os feedbacks recebidos pelos colaboradores serão muito valiosos para que se identifique competências que precisam ser desenvolvidas, treinamentos de lideranças, elaboração de Plano de Desenvolvimento Individual, formulação de matriz de responsabilidades e entre outras medidas que podem ser tomadas por gestores e colaboradores.

Use a Matriz Nine Box para sucessão

A Matrix Nine Box é um componente da Avaliação de Desempenho usado mais especificamente para o planejamento de sucessão, ou seja, para recrutamentos internos e mudanças de cargos.

Contudo, a Matriz Nine Box também pode ser usada para o desenvolvimento dos colaboradores.

Neste tipo do processo é feita uma correlação entre as competências e o desempenho. Essas duas variáveis são colocadas em um eixo cartesiano (x,y).

A partir daí são estipulados nove quadrantes que irão dar um panorama do desempenho do colaborador. Os quadrantes indicam o nível que são: na vertical (baixo, médio e alto) e na horizontal (abaixo do esperado, esperado e acima do esperado).

O grande benefício da Matriz Nine Box é simplificar e colocar em uma forma visual as potencialidades dos profissionais. A partir daí, é preciso ter uma noção de o quanto eles podem evoluir e crescer dentro da organização.

Se o colaborador estiver em uma condição muito inferior, talvez seja o caso de analisar a movimentação para um cargo inferior ou, até mesmo, demissão. Mas antes de ações drásticas, analise as circunstâncias que levaram a este desempenho: nem sempre a responsabilidade é exclusiva do colaborador.  Contudo, se o colaborador alcançar a posição mais alta do eixo, é possível ponderar dar a ele maiores responsabilidades, uma promoção e, de acordo com a situação, uma posição de liderança.

A importância do feedback contínuo

O feedback consiste em uma alimentação de retorno, que deve ser visto sempre de uma forma construtiva.

Após a Avaliação de Desempenho, o feedback é fundamental. Contudo, pesquisas na área de Gestão de Pessoas e Recursos Humanos já comprovaram que o feedback contínuo, isto é, aquele que é dado pelo gestor sempre que identifica um problema ou quando algo de positivo é feito no trabalho, é mais eficaz do que aquele feedback que é dado apenas uma vez ao ano.

Esse fato ocorre por o feedback ser considerado uma ótima ferramenta de aprendizado e aprimoramento do trabalho. É a partir deste retorno que os colaboradores recebem uma rota correta para a trajetória de seus trabalhos.

O feedback ineficaz ou incompleto é, geralmente, a grande reclamação dos colaboradores após a Avaliação de Desempenho. Isso porque, esses trabalhadores se sentem insatisfeitos com o retorno dado por seus superiores e acabam achando que o processo de Avaliação de Desempenho é ineficiente, pois, na prática, não muda em nada no desenvolvimento de suas carreiras.

O feedback é uma atitude dos gestores que demonstra consideração, respeito e interesse pelos trabalhadores, já que é uma forma dos gestores demonstrar que se importam com seus empregados e além de desejar, não irão medir esforços para que eles cresçam junto com a empresa.

Com o feedback, os colaboradores serão apresentados ao desempenho, comportamento e postura que a empresa deseja deles. A falta do feedback, os deixa perdidos e sem direção a seguir. Dessa forma, esta prática fundamental da Avaliação de Desempenho pode ser comparada como uma bússola.

Se esse feedback for dado de forma contínua, é possível corrigir um erro de execução no trabalho antes que se torne um problema sério e de difícil resolução. Dessa forma, há economia significativa em relação ao tempo, ao desperdício de recursos e, é claro, gastos de produtividade.

Por isso, o feedback contínuo deve fazer parte das melhores práticas de Avaliação de Desempenho.

Como lidar com colaboradores com performance insatisfatória

A Avaliação de Desempenho foi feita, os gestores identificaram os problemas de desenvolvimento dos colaboradores e agora, o que fazer?

É preciso trabalhar no desenvolvimento de performance dos colaboradores. Mas, muitos gestores possuem dúvidas de como iniciar esse trabalho.

Primeiramente, é preciso ter em mente que investir no desenvolvimento dos colaboradores é a melhor maneira de motivá-los e ter ganho em resultados e produtividade.

Para fazer isso de forma eficaz, veja 5 dicas para elevar a performance de seus trabalhadores:

1. Defina as funções de forma clara

Os gestores devem definir e apontar de forma clara e transparente as funções e responsabilidades de cada empregado. Sempre mostrando a importância do cumprimento de cada função. Normalmente, estas informações compõem a Descrição de Cargos.

Estabelecer plano de cargos e salários e metas a se cumprir são boas opções para definir e designar a participação estratégica de cada colaborador na empresa.

2. Invista na capacitação

Ao entender as competências necessárias para cada cargo, fica mais fácil investir em habilidades e conhecimentos dos colaboradores para que haja o desenvolvimento das competências desejadas.

Programas de capacitação, treinamentos, cursos, reciclagem e entre outras atividades podem ser oferecidas pela empresa para melhor capacitar e desenvolver os colaboradores.

3. Incentive promoções

A promoção é uma forma da empresa mostrar aos colaboradores que eles podem desenvolver suas carreiras dentro da empresa.

Por isso, assim que surgir cargos que demandem uma maior responsabilidade, ao invés de fazer novas contratações, o que incidirá em mais gastos em recrutamento e treinamento, verifique através de processos de seleção interna se há profissionais aptos a nova função.

4. Trabalhe com bonificações e incentivos

O reconhecimento, o incentivo e até mesmo a bonificação são formas de aumentar a motivação dos trabalhadores.

Ajustes de salários, participação nos lucros, bônus por metas atingidas, concessão de folgas e entre outras atitudes podem ser usadas pelos gestores.

5. Incentive a boa comunicação

A comunicação clara entre gestores e colaboradores é muito importante para o desenvolvimento de carreiras e bom funcionamento da empresa.

Por isso, além de falar o que deseja e certificar que houve o entendimento dos colaboradores, é essencial ouvir o que sua equipe de trabalho tem a dizer.

Neste sentido, abrir canais de comunicação é uma ótima opção, como a ouvidoria, por exemplo, onde os empregados podem se expressar sem serem identificados.